Traitement des demandes d`analyse

GCS
BIOLOGIE
85
LABO-PR045
Traitement des demandes d’analyse
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Version A
Dr Bénédicte LUREAU
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Sommaire
1. Objet .................................................................................................................................................................. 2
2. Domaine d’application ..................................................................................................................................... 2
3. Personnes concernées .................................................................................................................................... 2
4. Documents associés ........................................................................................................................................ 2
5. Déroulement de l’activité ................................................................................................................................. 3
5.1. Circuit du traitement de la demande................................................................................................................. 3
5.2. Demandes d'examens biologiques traitées par le laboratoire ............................................................................. 3
5.3. Critères d'acceptation ..................................................................................................................................... 4
5.4. Traitement d'une demande dite « urgente »...................................................................................................... 5
5.5. Traitement des demandes d’examens dans le cadre des consultations externes ................................................. 5
5.6. Traitement d'un ajout d'examens ..................................................................................................................... 5
5.7. Traitement d'une demande d'examens sans prescription ................................................................................... 6
5.8. Traitement d'une prescription d'examens hors nomenclature ............................................................................. 6
5.9. Traitement d'une demande d'examens non remboursé...................................................................................... 6
5.10. Traitement d'une demande provenant d'un autre laboratoire ............................................................................ 7
5.11. Traitement d’une demande d’analyse à visée médico-légale............................................................................ 7
5.12. Traitement d’une demande d'un patient souhaitant garder l’anonymat .............................................................. 7
6. Classement et archivage ................................................................................................................................. 8

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1. Objet
Cette procédure décrit les principes de prise en charge des demandes d’examens biologiques.
Elle ne concerne pas les principes d'acceptation des prélèvements qui font l'objet d'une autre procédure ( LABO
PR059)
2. Domaine d’application
Elle s'applique à l'ensemble des demandes traitées par le laboratoire
3. Personnes concernées
Elle concerne l’ensemble du personnel du laboratoire
4. Documents associés
LABO PR059 « Gestion des non conformités »
« Manuel de prélèvement et guide pratique du Laboratoire » sur intranet/internet
LABO PR055 « Traitement des demandes d’examens »
LABO FT769 « Gestion des examens de biologie urgents »
LABOFT734 « accueil d’un patient »
LABO FT733 « Création du dossier informatique »
LABO FT723 « Identitovigilance : points importants à respecter lors de la prise en
charge d’une demande d’analyses »
LABO FT728 « Préconisations pour les examens réalisés par le patient »
LABO FT729 « Réception des prélèvements (boîtes, ou autres…) transmis dans le
cadre d'une consultation externe ou du CH »
Contrats et/ou conventions

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5. Déroulement de l’activité
5.1. Circuit du traitement de la demande
Voir le logigramme suivant.
Responsabilités Actions Moyens / Méthodes
Refus suite au non respect
des conditions de prélèvement
ou autres critères
Non
Acceptation de
la demande ?
Demande d'analyse
Patient, prescripteur
Autre laboratoire
Avec ou sans feuille de
demande…(Cf. §5.2)
Réception de la demande
Personne présente à
l'accueil
Cf. LABO FT734
"Accueil d'un patient"
Personne présente à
l'accueil
+ biologiste
Enregistrement de la demande
Personne présente à
l'accueil
Cf. LABO FT733
"Création du dossier
informatique"
Préciser les raisons au
prescripteur, patient ou
au laboratoire
Selon les critères du §5.3
Personne présente à
l'accueil
+ biologiste
Classement de la demande
Secrétaire
Oui
5.2. Demandes d'examens biologiques traitées par le laboratoire
La liste ci dessous répertorie l'essentiel des demandes traitées par le laboratoire :
 Demande d’examens pour les patients hospitalisés au pôle Sud Vendée (hôpital+clinique) et les patients
d'EHPAD
 Demande reçue en soin externe (prescription du secteur libéral via IDE libérales… ou accueillies directement
au labo, prescription d'autres établissements de soins)
 Demande reçue dans le cadre de consultations hospitalières
 Demande reçue dans le cadre de consultations du planning familial
 Demande reçue dans la médecine du travail
 Demande reçue dans le cadre du centre de Santé
 Demande reçue dans le cadre de bilan d’assurance
 Demande pour des patients de l'UCSA
 Demande personnelle du patient (sans prescription médicale)
 Demande d’un laboratoire en contrat ou convention (par liaison HPRIM ou feuille de demande jointe).
 Demande d’ajout d’analyse
Le biologiste contrôle en permanence la charge de travail et s’assure qu'il dispose des moyens et ressources
nécessaires pour répondre aux demandes d'examens.

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5.3. Critères d'acceptation
➔ Conformément à la procédure LABO PR059 et quelque soit le format ou support de la demande
d'examens, celle-ci doivent au minimum comporter les éléments suivants :
 Identification du prescripteur (personne, unité fonctionnelle, laboratoire transmetteur…) ainsi que ses
coordonnées.
 Identification complète du patient (nom d'usage, nom de naissance, prénom, date de naissance et sexe)
 Liste des examens
 Date de la prescription
 Nom du préleveur
 Date et heure du prélèvement
 Signature du prescripteur sauf prescription connectée
 La nature de l’échantillon, le site anatomique et le mode de recueil le cas échéant
 les renseignements cliniques pertinents et/ou but del’analyse
Les bons de prescription d'examens diffusés par le labo au sein des services de soins du pôle reprennent les
éléments cités ci-dessus.
Dans le cas des prélèvements transmis avec une prescription sur un autre support (que les bons du
laboratoire), la fiche de transmission (LABO FE539) doit l’accompagner.
Elle est mise à disposition dans les différents secteurs de consultations et unités de soins du pôle, au planning
familial, notamment pour accompagner les échantillons biologiques dans le cadre de prescription sur ordonnance
de format classique (site intranet).
Elle est diffusée dans les boîtes de prélèvements destinées aux IDE libérales susceptibles de nous transmettre
des échantillons (site internet).
Rappel : conformément au décret 2002-660 du 30/04/2002 relatif aux conditions de transmission des prélèvements biologiques aux
laboratoires d'analyses, l'échantillon biologique doit être transmis au laboratoire accompagné de la prescription et d’une fiche de
transmission de prélèvement qui reprend les éléments précités et dont la présentation est fixée par arrêté du ministre chargé de la santé.
Par ailleurs, il peut également être accompagné, si le prescripteur ou le biologiste l'estime utile, d'une fiche de suivi médical comportant
les renseignements relatifs au patient et utiles à la réalisation et l'interprétation de l'examen.
➔La date et l’heure de réception des prélèvements au laboratoire correspondent à la date et heure de
création de la demande dans le SIL :
- les demandes d'examens déposés par le vaguemestre sont quasiment horodatés dans le sens où l'horaire de
passage de celui-ci est connu à +/- 5 min.
- les demandes d'examens déposés par le service des urgences ou les demandes urgentes doivent être remise
en main propre, de ce fait l’enregistrement est réalisé en général dans les 5 min (n’excède jamais 10’)
- les autres demandes réceptionnées au laboratoire, elles ne sont pas horodatées mais l'heure de réception est
enregistrée avec une marge n'excédant qu'exceptionnellement 30 min par rapport à l'heure réelle de dépôt du
prélèvement.

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➔Particularités de certaines demandes liées aux examens prescrits
Certains examens nécessitent le respect d’exigences particulières au moment du prélèvement.
Les documents répertoriant ces exigences sont disponibles à l’accueil et diffusées aux préleveurs (salle de
prélèvement du laboratoire, sites intranet et internet..) :
- liste des préconisations pour le patient (LABO FT 728),
- liste des interférences Médicaments/ Aliments (LABO FT872)
- liste des examens nécessitant l’obtention de renseignements particuliers (LABO FE376)
Si un ou plusieurs de ces critères (type de demande et exigences liées à l'analyse) ne sont pas respectés
et que l’information ne peut être obtenue, seul le biologiste peut décider de l’acceptation éventuelle de la
demande. Une notion de réserve peut être alors notée sur les résultats.
▲Remarque : si une demande n’entre dans aucun des cas cités ci-dessus, voir avec le biologiste.
5.4. Traitement d'une demande dite « urgente »
Voir LABO FT769 Gestion des examens de biologie urgents
5.5. Traitement des demandes d’examens dans le cadre des consultations externes
La prise en charge des demandes d’examens transmises par les IDE libéraux ou maison de retraite est traitée
dans l’instruction LABO FT729.
Tous les dossiers de consultations (externes ou hospitalières) sont systématiquement repris par le biologiste tant
sur le plan de l’exactitude des examens accueillis par rapport à la prescription que sur un plan plus administratif.
5.6. Traitement d'un ajout d'examens
Les ajouts d'examens réceptionnés par téléphone sont tracés de la façon suivante :
 créer l'analyse « + » « +1 » voir « +2 » si ajout en plusieurs temps
 soit dans le dossier concerné s'il est non archivé,
 soit dans un nouveau dossier si le dossier concerné est archivé (▲ noter l'heure et la date du prélèvement
exacte dans l'onglet « prélèvement » en gestion des dossiers)
 renseigner les différentes lignes de l’analyse créée
 créer le ou les examens demandés (▲+++pour les examens générant une sérothèque, créer l’analyse en
« gestion des dossiers » et éditer la fiche de suivie pour identifier le tube à sérothèque)
Pour les examens d'immunohématologie, sérologies virales HIV, HCV, et toutes les prescriptions dans le cadre de
consultations, une régularisation sur une nouvelle prescription est exigée, à postériori (fax accepté).
Dans certains cas, le biologiste peut noter ce(s) analyse(s) sur la prescription initiale en signant et datant avec la
mention « en accord avec le prescripteur »