Traitement des demandes d`analyse
publicité
GCS BIOLOGIE 85 LABO-PR045 Version A Page 1/8 Signature de l'approbateur Traitement des demandes d’analyse Dr Bénédicte LUREAU Applicable le 13/07/2015 Sommaire 1. Objet .................................................................................................................................................................. 2 2. Domaine d’application ..................................................................................................................................... 2 3. Personnes concernées .................................................................................................................................... 2 4. Documents associés ........................................................................................................................................ 2 5. Déroulement de l’activité ................................................................................................................................. 3 5.1. Circuit du traitement de la demande................................................................................................................. 3 5.2. Demandes d'examens biologiques traitées par le laboratoire ............................................................................. 3 5.3. Critères d'acceptation ..................................................................................................................................... 4 5.4. Traitement d'une demande dite « urgente »...................................................................................................... 5 5.5. Traitement des demandes d’examens dans le cadre des consultations externes ................................................. 5 5.6. Traitement d'un ajout d'examens ..................................................................................................................... 5 5.7. Traitement d'une demande d'examens sans prescription ................................................................................... 6 5.8. Traitement d'une prescription d'examens hors nomenclature ............................................................................. 6 5.9. Traitement d'une demande d'examens non remboursé...................................................................................... 6 5.10. Traitement d'une demande provenant d'un autre laboratoire ............................................................................ 7 5.11. Traitement d’une demande d’analyse à visée médico-légale............................................................................ 7 5.12. Traitement d’une demande d'un patient souhaitant garder l’anonymat .............................................................. 7 6. Classement et archivage ................................................................................................................................. 8 GCS BIOLOGIE 85 LABO-PR045 Version A Signature de l'approbateur Traitement des demandes d’analyse Page 2/8 Dr Bénédicte LUREAU Applicable le 13/07/2015 1. Objet Cette procédure décrit les principes de prise en charge des demandes d’examens biologiques. Elle ne concerne pas les principes d'acceptation des prélèvements qui font l'objet d'une autre procédure ( LABO PR059) 2. Domaine d’application Elle s'applique à l'ensemble des demandes traitées par le laboratoire 3. Personnes concernées Elle concerne l’ensemble du personnel du laboratoire 4. Documents associés LABO PR059 « Gestion des non conformités » « Manuel de prélèvement et guide pratique du Laboratoire » sur intranet/internet LABO PR055 « Traitement des demandes d’examens » LABO FT769 « Gestion des examens de biologie urgents » LABOFT734 « accueil d’un patient » LABO FT733 « Création du dossier informatique » LABO FT723 « Identitovigilance : points importants à respecter lors de la prise en charge d’une demande d’analyses » LABO FT728 « Préconisations pour les examens réalisés par le patient » LABO FT729 « Réception des prélèvements (boîtes, ou autres…) transmis dans le cadre d'une consultation externe ou du CH » Contrats et/ou conventions LABO-PR045 GCS BIOLOGIE 85 Version A Signature de l'approbateur Traitement des demandes d’analyse Page 3/8 Dr Bénédicte LUREAU Applicable le 13/07/2015 5. Déroulement de l’activité 5.1. Circuit du traitement de la demande Voir le logigramme suivant. Responsabilités Actions Moyens / Méthodes Avec ou sans feuille de demande…(Cf. §5.2) Patient, prescripteur Autre laboratoire Demande d'analyse Personne présente à l'accueil Réception de la demande Personne présente à l'accueil + biologiste Personne présente à l'accueil + biologiste Acceptation de la demande ? Personne présente à l'accueil Enregistrement de la demande Secrétaire Oui Cf. LABO FT734 "Accueil d'un patient" Non Selon les critères du §5.3 Refus suite au non respect Préciser les raisons audes conditions de prélèvement ou autres critères prescripteur, patient ou au laboratoire Cf. LABO FT733 "Création du dossier informatique" Classement de la demande 5.2. Demandes d'examens biologiques traitées par le laboratoire La liste ci dessous répertorie l'essentiel des demandes traitées par le laboratoire : Demande d’examens pour les patients hospitalisés au pôle Sud Vendée (hôpital+clinique) et les patients d'EHPAD Demande reçue en soin externe (prescription du secteur libéral via IDE libérales… ou accueillies directement au labo, prescription d'autres établissements de soins) Demande reçue dans le cadre de consultations hospitalières Demande reçue dans le cadre de consultations du planning familial Demande reçue dans la médecine du travail Demande reçue dans le cadre du centre de Santé Demande reçue dans le cadre de bilan d’assurance Demande pour des patients de l'UCSA Demande personnelle du patient (sans prescription médicale) Demande d’un laboratoire en contrat ou convention (par liaison HPRIM ou feuille de demande jointe). Demande d’ajout d’analyse Le biologiste contrôle en permanence la charge de travail et s’assure qu'il dispose des moyens et ressources nécessaires pour répondre aux demandes d'examens. LABO-PR045 GCS BIOLOGIE 85 Version A Signature de l'approbateur Traitement des demandes d’analyse Page 4/8 Dr Bénédicte LUREAU Applicable le 13/07/2015 5.3. Critères d'acceptation ➔ Conformément à la procédure LABO PR059 et quelque soit le format ou support de la demande d'examens, celle-ci doivent au minimum comporter les éléments suivants : Identification du prescripteur (personne, unité fonctionnelle, laboratoire transmetteur…) ainsi que ses coordonnées. Identification complète du patient (nom d'usage, nom de naissance, prénom, date de naissance et sexe) Liste des examens Date de la prescription Nom du préleveur Date et heure du prélèvement Signature du prescripteur sauf prescription connectée La nature de l’échantillon, le site anatomique et le mode de recueil le cas échéant les renseignements cliniques pertinents et/ou but del’analyse Les bons de prescription d'examens diffusés par le labo au sein des services de soins du pôle reprennent les éléments cités ci-dessus. Dans le cas des prélèvements transmis avec une prescription sur un autre support (que les bons du laboratoire), la fiche de transmission (LABO FE539) doit l’accompagner. Elle est mise à disposition dans les différents secteurs de consultations et unités de soins du pôle, au planning familial, notamment pour accompagner les échantillons biologiques dans le cadre de prescription sur ordonnance de format classique (site intranet). Elle est diffusée dans les boîtes de prélèvements destinées aux IDE libérales susceptibles de nous transmettre des échantillons (site internet). Rappel : conformément au décret 2002-660 du 30/04/2002 relatif aux conditions de transmission des prélèvements biologiques aux laboratoires d'analyses, l'échantillon biologique doit être transmis au laboratoire accompagné de la prescription et d’une fiche de transmission de prélèvement qui reprend les éléments précités et dont la présentation est fixée par arrêté du ministre chargé de la santé. Par ailleurs, il peut également être accompagné, si le prescripteur ou le biologiste l'estime utile, d'une fiche de suivi méd ical comportant les renseignements relatifs au patient et utiles à la réalisation et l'interprétation de l'examen. ➔La date et l’heure de réception des prélèvements au laboratoire correspondent à la date et heure de création de la demande dans le SIL : - les demandes d'examens déposés par le vaguemestre sont quasiment horodatés dans le sens où l'horaire de passage de celui-ci est connu à +/- 5 min. - les demandes d'examens déposés par le service des urgences ou les demandes urgentes doivent être remise en main propre, de ce fait l’enregistrement est réalisé en général dans les 5 min (n’excède jamais 10’) - les autres demandes réceptionnées au laboratoire, elles ne sont pas horodatées mais l'heure de réception est enregistrée avec une marge n'excédant qu'exceptionnellement 30 min par rapport à l'heure réelle de dépôt du prélèvement. LABO-PR045 GCS BIOLOGIE 85 Version A Signature de l'approbateur Traitement des demandes d’analyse Page 5/8 Dr Bénédicte LUREAU Applicable le 13/07/2015 ➔Particularités de certaines demandes liées aux examens prescrits Certains examens nécessitent le respect d’exigences particulières au moment du prélèvement. Les documents répertoriant ces exigences sont disponibles à l’accueil et diffusées aux préleveurs (salle de prélèvement du laboratoire, sites intranet et internet..) : - liste des préconisations pour le patient (LABO FT 728), - liste des interférences Médicaments/ Aliments (LABO FT872) - liste des examens nécessitant l’obtention de renseignements particuliers (LABO FE376) Si un ou plusieurs de ces critères (type de demande et exigences liées à l'analyse) ne sont pas respectés et que l’information ne peut être obtenue, seul le biologiste peut décider de l’acceptation éventuelle de la demande. Une notion de réserve peut être alors notée sur les résultats. ▲Remarque : si une demande n’entre dans aucun des cas cités ci-dessus, voir avec le biologiste. 5.4. Traitement d'une demande dite « urgente » Voir LABO FT769 Gestion des examens de biologie urgents 5.5. Traitement des demandes d’examens dans le cadre des consultations externes La prise en charge des demandes d’examens transmises par les IDE libéraux ou maison de retraite est traitée dans l’instruction LABO FT729. Tous les dossiers de consultations (externes ou hospitalières) sont systématiquement repris par le biologiste tant sur le plan de l’exactitude des examens accueillis par rapport à la prescription que sur un plan plus administratif. 5.6. Traitement d'un ajout d'examens Les ajouts d'examens réceptionnés par téléphone sont tracés de la façon suivante : créer l'analyse « + » « +1 » voir « +2 » si ajout en plusieurs temps soit dans le dossier concerné s'il est non archivé, soit dans un nouveau dossier si le dossier concerné est archivé (▲ noter l'heure et la date du prélèvement exacte dans l'onglet « prélèvement » en gestion des dossiers) renseigner les différentes lignes de l’analyse créée créer le ou les examens demandés (▲+++pour les examens générant une sérothèque, créer l’analyse en « gestion des dossiers » et éditer la fiche de suivie pour identifier le tube à sérothèque) Pour les examens d'immunohématologie, sérologies virales HIV, HCV, et toutes les prescriptions dans le cadre de consultations, une régularisation sur une nouvelle prescription est exigée, à postériori (fax accepté). Dans certains cas, le biologiste peut noter ce(s) analyse(s) sur la prescription initiale en signant et datant avec la mention « en accord avec le prescripteur » GCS BIOLOGIE 85 LABO-PR045 Version A Signature de l'approbateur Traitement des demandes d’analyse Page 6/8 Dr Bénédicte LUREAU Applicable le 13/07/2015 5.7. Traitement d'une demande d'examens sans prescription Lorsqu’un patient demande un examen sans ordonnance, aucun geste invasif ne peut être réalisé en l'absence d'un biologiste médical. Le patient doit être informé du coût de l'examen et de la remise des résultats uniquement sous preuve du règlement des examens* La demande n'est acceptée que, si et seulement si, le patient renseigne le formulaire LABO FE377, ou son accord oral est obtenu pour les bilans transmis puis régularisé ultérieurement avec le formulaire. le patient est majeur elle émane du patient lui-même. elle est toujours validée par le biologiste *pour les patients se présentant au laboratoire, la facture acquittée est remise au laboratoire à J0 : code transmetteur / BW = ENR, remettre au patient la facture BW en surlignant « examen non remboursé » et à présenter à J0 au bureau des Entrées mentionner dans Biowin : « x € à acquitter » puis après règlement « x€ acquittés ». En l’absence de règlement à J0, noter sur l’enveloppe conservée au labo « ne remettre que sur présentation de la facture acquittée » La facture acquittée tient lieu de n°confidentiel 5.8. Traitement d'une prescription d'examens hors nomenclature Lorsqu’une prescription comporte un examen HN (en italique lors de la saisie Biowin), le CH prend en charge cet examen HN 5.9. Traitement d'une demande d'examens non remboursé Cas des bilans d’assurance, commission permis de conduire, prescription mentionnée « examens HN » (chirurgie esthétique…) Le patient doit être informé du coût du bilan à sa charge et de la remise des résultats uniquement sous preuve du règlement des examens*. La demande n'est acceptée que, si et seulement si, *la facture acquittée est remise au laboratoire à J0 : code transmetteur / BW = ENR, remettre au patient la facture BW en surlignant « examen non remboursé » et à présenter à J0 au bureau des entrées mentionner dans Biowin : « x € à acquitter » puis après règlement « x€ acquittés ». En l’absence de règlement à J0, noter sur l’enveloppe conservée au labo « ne remettre que sur présentation de la facture acquittée » LABO-PR045 GCS BIOLOGIE 85 Version A Signature de l'approbateur Traitement des demandes d’analyse Page 7/8 Dr Bénédicte LUREAU Applicable le 13/07/2015 5.10. Traitement d'une demande provenant d'un autre laboratoire Elle devra comporter au minimum les éléments suivants : Nom du laboratoire transmetteur Nom, prénom et date de naissance du patient Examens demandés Tout renseignement nécessaire à la réalisation des examens demandés (fiche de suivi médical par exemple) 5.11. Traitement d’une demande d’analyse à visée médico-légale Le biologiste doit être systématiquement informé en temps réel de telle demande. Cette demande doit être remise par un officier de justice mandaté et un 2ème échantillon identique à celui analysé doit être mis sous scellé. Aucun résultat ne peut être transmis par téléphone. Remarque : Le laboratoire n'est pas habilité à réaliser les dosages d'alcoolémie dans un cadre médico- légale. La recherche de stupéfiants dans les urines peut être effectuée uniquement en présence du biologiste. Pour toute autre analyse, se référer au biologiste présent ou d'astreinte 5.12. Traitement d’une demande d'un patient souhaitant garder l’anonymat Cas 1 : le code anonymat est transmis par une structure (exemple : médecine de la santé au travail, planning familial, bureau des entrées…) et utilisé comme tel. Cas 2 : demande d'un patient souhaitant garder l'anonymat Saisir les données suivantes lors de la création du dossier sur le SIL : - nom : mettre « A » suivi des 2 premières lettres du nom - prénom : mettre les 2 premières lettres du prénom - date de naissance et sexe - n° de téléphone S’il existe un homonyme en anonymat (même nom, prénom et DDN), attribuer un numéro à partir de 1 et par ordre croissant en indice. Lors de la saisie du dossier une carte du laborato ire est remise au patient sur laquelle est collée son étiquette d’identification. ll lui est précisé qu’aucun résultat ne pourra lui être remis sans présentation de cette carte. Il doit également apporter la preuve du règlement de(s) l'analyse(s) LABO-PR045 GCS BIOLOGIE 85 Version A Signature de l'approbateur Traitement des demandes d’analyse Page 8/8 Dr Bénédicte LUREAU Applicable le 13/07/2015 6. Classement et archivage Documents introduits par la procédure : Les demandes d’examens quelque soient leur support Les fiches de transmission de prélèvement Les formulaires « examens biologiques sans prescriptions », « examens hors nomenclature », copies des consentements divers (HT21…), attestation de consultation les La copie des contrats ou conventions Les règles de classement et d’archivage sont décrites dans la LABO FT610 « Gestion des enregistrements et archivage ». Les demandes d’examens (à l’exception des prescriptions d’examens bactériologiques qui suivent la fiche de saisie, elles ne seront remises au secrétariat qu’après validation biologique) sont classées sur le bureau des secrétaires jusqu'au rendu des résultats puis : les bons d'examens de l'hôpital, de l’addictologie sont conservés 18 mois puis détruits les bons d'examens de l'UCSA sont conservés 18 mois et une copie est transmise au bureau des entrées les bons d'examens de la CSV réceptionnés en 2 exemplaires sont : pour un exemplaire, conservés 18 mois au secrétariat +/- aux archives du laboratoire puis détruits pour l'autre, renvoyés avec la facturation à la CSV. Les prescriptions du planning familial et des consultations, associées aux fiches de transmissions, fiches suiveuses 1 et autres formulaires ou consentements divers sont conservées 18mois. Une copie est remise au bureau des entrées pour la facturation dès les dossiers biologiques clos. Cette copie est archivée pendant 3 années + l'année en cours dans les locaux d'archives du pôle puis dans les locaux du site Rabelais. Les bons d'examens des EHPAD sont directement remis au bureau des entrées pour la facturation dès que le dossier biologique est clos et une copie est conservée 18 mois dans les archives du laboratoire Toutes ces prescriptions sont conservées un mois complet et le mois en cours au secrétariat (copie) dans des cartons dédiés, puis archivés jusqu’à 18 mois en salle d’archive Les fiches de transmission de prélèvement suivent la prescription jusqu’à la validation biologique. Et sont archivées avec les prescriptions. Le formulaire « demandes d'examens sans prescription médicale » suit la prescription jusqu’à la validation biologique. Et sont archivés avec les prescriptions. La fiche suiveuse n°1 relative à tout dossier de consultation suit la prescription jusqu’à la validation biologique. Et est archivée avec les prescriptions. Les copies des contrats et conventions sont classées dans la pochette prévue à cet effet dans le bureau 1 du biologiste pendant la durée de validité du document. Elles sont conservées pour une durée illimitée.
