Joyeux anniversaire - Groupe Edmond Binhas
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GÉRER ÉQUIPE ET ESPACE Stéphanie FRISON, consultante, Groupe Edmond Binhas Joyeux anniversaire ! Février 2008-février 2010 : Claire Ogereau et son associée, Marie-Laure Langlois, fêtent leurs 2 ans d’association dans le cabinet qu’elles ont créé à Caen. Elles ont aujourd’hui une activité en pleine expansion dans un quartier dynamique en périphérie du centre-ville. Retour d’expérience sur ces 2 premières années d’exercice en commun. Toute l'équipe réunie autour d'une composition réalisée sur mesure pour le cabinet n Claire Ogereau et Marie-Laure Langlois se sont connues dans le cadre d’une collaboration qu’elles faisaient dans un même cabinet. Ce dernier ne leur proposait pas de perspectives d’évolution.Aussi ont-elles choisi de s’associer dans Clinic - Février 2010 - vol. 31 le cadre d’une SCM en créant leur propre cabinet. En effet, la création leur permettait de choisir une structure facile d’accès, avec un stationnement aisé pour les patients.Il aura toutefois fallu plus de 6 mois de recherches avant de trouver ce local de 100 m2. Il s’agissait d’un appartement existant qui a été complètement transformé. Les praticiennes ont fait appel à la société Arcade dentaire qui a été le maître d’œuvre de ce projet et qui les a aidées à le mener à bien.Le cabinet possède aujourd’hui 2 salles de soins fonctionnelles (une troisième pouvant être aménagée), qui sont jumelles en ce qui concerne les meubles et le fauteuil. En revanche, la décoration de ces 2 pièces est différente. Elles ont chacune leur identité propre. Les salles ne sont toutefois pas attribuées :les 2 praticiennes y travaillent à tour de rôle, tantôt sur 1 fauteuil,tantôt sur les 2 en fonction de leur jour d’exercice.Certes, les avantages d’un exercice sur 2 fauteuils sont indiscutables : • une meilleure efficacité puisque les phases d’installation (introduction du patient en salle de soins, installation et préparation pour le soin) et de départ du patient sont supprimées pour le praticien.Ces deux phases peuvent représenter jusqu’à 10 minutes par patient ; • une plus grande disponibilité pour la gestion des urgences ; • une meilleure hygiène. L’assistante peut se consacrer plus facilement au nettoyage minutieux et à la préparation de l’une des 19 Joyeux anniversaire ! Aurélie et Stéphanie qui gèrent à tour de rôle le pôle accueil/secrétariat salles pendant que le praticien travaille dans l’autre ; • une flexibilité en cas de panne d’un des équipements ; • une attente réduite pour les patients ; • et,enfin,une meilleure communication avec les patients. Claire Ogereau nous confie toutefois qu’au cours de la semaine, passer d’un travail sur 1 fauteuil à un travail sur 2 fauteuils crée une dynamique intéressante,sans frustration comme on pourrait naturellement le penser. Avec le recul, le seul petit regret des praticiennes en ce qui concerne l’aménagement de la structure est d’avoir opté pour une salle d’attente ouverte sur la zone accueil/secrétariat.En effet,ce schéma n’est pas toujours cohérent avec la notion de confidentialité vis-à-vis des patients.Mais l’équipe étudie une solution de remplacement. 20 Chaque pièce se crée une identité grâce à un univers décoratif différent Répartition originale et efficace des rôles En ce qui concerne la composition de l’équipe, Claire Ogereau et Marie-Laure Langlois sont aujourd’hui secondées par Aurélie et Stéphanie,deux assistantes dentaires en cours de qualification. De nos jours,force est de constater que de plus en plus de cabinets de groupe,en matière d’équipe, vont vers un fonctionnement par binômes distincts,c’est-à-dire une assistante attitrée par praticien (avec parfois une secrétaire en commun). Cette organisation semble à première vue la plus simple et la plus rationnelle. Et pourtant, Claire Ogereau et Marie-Laure Langlois en ont décidé autrement après différents galops d’essai pour trouver une bonne organisation et une bonne cohésion.Chaque assistante est employée par une praticienne, et non pas par la SCM. C’est un Clinic - Février 2010 - vol. 31 Joyeux anniversaire ! choix délibéré. En revanche, les assistantes travaillent indifféremment pour l’une et l’autre avec toutefois des règles bien établies, règles garantes de la cohésion d’équipe.Ainsi,Stéphanie s’occupe du pôle accueil/secrétariat alors qu’Aurélie est responsable du pôle clinique et paraclinique,et ce pendant une période d’un mois. Le mois suivant, les rôles s’inversent. Les assistantes gardent ainsi une complète polyvalence. Avec ce mode de fonctionnement,rigueur et vigilance sont de mise en matière de circulation de l’information. C’est pourquoi toute l’équipe a mis en place des outils comme un cahier de communication ou encore des réunions d’équipe de 90 minutes une fois par mois. Claire Ogereau et Marie-Laure Langlois sont quant à elles très complémentaires bien qu’avec des personnalités très différentes.L’une apporte la créativité, l’autre la rigueur, avec beaucoup de formations suivies en commun et la même envie de trouver un équilibre sur les plans professionnel et personnel.C’est bien ce qu’a permis l’association :mettre en commun du temps, pour être disponibles au maximum pour les patients, et des ressources finanClinic - Février 2010 - vol. 31 Des espaces chaleureux colorés, qui dénotent de la créativité pour mettre les patients à l’aise cières qui leur ont notamment permis, au-delà du local, d’avoir un plateau technique intéressant avec, par exemple, une radiographie panoramique et un microscope pour les traitements de parodontie. C’est aussi une certaine sérénité, une tranquillité de pouvoir compter mutuellement l’une sur l’autre. Il reste aujourd’hui à Claire Ogereau et Marie-Laure Langlois à gérer le développement car le cabinet jouit d’un bouche à oreille important alors qu’il y a 2 ans à peine, elles accrochaient leur plaque professionnelle. Leur défi pour les années à venir est de pouvoir rester le plus disponibles possible pour les patients tout en préservant le temps de travail que chacune a choisi (environ 3 jours et demi par semaine), en continuant à se former (praticiennes et assistantes) et à proposer aux patients une qualité de traitement et de service optimale. n Salles de soins très épurées et fonctionnelles ON AIME : La cohérence du choix des couleurs déclinées dans tout le cabinet, cabinet féminin où l’ambiance est à la fois chaleureuse et très professionnelle. 21
