Livre Blanc - La Gestion de Portefeuille de Projets

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LIVRE BLANC
La Gestion de Portefeuille de Projets
Réalisé par Dalila Souiah
Analyste, le CXP
En partenariat avec

La Gestion de Portefeuille de Projets
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La Gestion de Portefeuille de Projets
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Sommaire
1. Introduction
2. Enjeux et objectifs des solutions de la Gestion de Portefeuille de
Projets
3. Quelles fonctionnalités attendre d'un progiciel de Gestion de
Portefeuille de Projets ?
4. Les acteurs
5. Conditions de succès et de bénéfices d'une Gestion de
Portefeuille de Projets
1 - Introduction
Dans l'entreprise, tout développement ou volonté de progresser se traduit
la plupart du temps en actions qui elles-mêmes s'organisent en projets.
Ces projets sont de différentes natures et de toutes tailles.
Les notions clés, chères aux chefs de projets, restent les mêmes :
 la notion de budget, qui implique la nécessité d'une étude
des coûts et avantages attendus, des sources de
financement, des risques opérationnels et financiers...
 la notion de qualité, avec l’appréciation du résultat
obtenu,
 la notion de durée dans le temps, d'optimisation des
temps, donc de planification.
Toutefois, dans des organisations de plus en plus structurées autour de la
notion de projet, cette manière d’en aborder la gestion ne suffit plus. Une
méthode s'impose pour ne pas faire de la gestion de projets une suite
désordonnée d'interventions. Le projet doit s’inscrire dans une démarche
organisationnelle plus globale.
Par ailleurs, pour lier les projets à l’organisation, il est demandé aux
managers d’aborder les projets dans une optique stratégique. Les projets
ne doivent plus être appréhendés seuls, en tant que réponse à une
demande ou à un problème, mais doivent justifier de leur "alignement
avec la stratégie de l’entreprise".
Ce livre blanc a pour objectif de présenter les enjeux des solutions de
Gestion de Portefeuille de Projets, leurs fonctionnalités, les offres
disponibles sur le marché, ainsi que les bénéfices et préalables à leur mise
en place.

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2 - Enjeux et objectifs des solutions de Gestion de
Portefeuille de Projets
Lister, classer, gérer les projets en cours et à venir
Avant même d’entrer dans des considérations stratégiques ou de pilotage de programme, la volonté
de mettre en place une solution de Gestion de Portefeuille de Projets relève d’abord d’un besoin de
gestion. Quiconque est confronté à une quantité croissante de projets, ayant des implications croisées,
ressent la nécessité de construire un référentiel.
Dans cette perspective, le progiciel recherché devra permettre une définition claire des projets menés
dans l’organisation (entreprise ou service fonctionnel selon les cas), à travers trois critères
traditionnellement suivis sur les projets : le coût, les délais et la qualité. Sous cet angle, la gestion du
portefeuille s'assimile à la gestion du référentiel/projets. Limité à cette fonctionnalité, ce référentiel
pourra être construit sur un simple tableur, sa mise à jour s'effectuant à travers des points
périodiques, tels qu'en fournissent les Comités de pilotage SI.
Mais déjà, compte tenu de la complexité croissante et des interactions de plus en plus nombreuses
entre projets, en particulier dans un contexte SI, le simple suivi sur tableur trouve vite ses limites. Par
ailleurs, la nécessité de coordonner de nombreuses sources d’information sur un document
synthétique se heurte à des difficultés dans des organisations complexes, a fortiori lorsque celles-ci
disposent de plusieurs sites géographiques.
Si cette première motivation peut apparaître légère en première analyse, ou du moins peut supposer
une réponse non outillée, il s’avère à l’usage que la mise en place d’une solution dédiée à ce besoin est
rapidement indispensable. Mais c’est souvent à l’émergence d’un besoin plus global que le suivi d’une
liste de projets que l’orientation vers un outil dédié se fait jour.
Aligner les projets sur la stratégie de l'entreprise
L'une des principales attentes nécessitant la mise en place d'une solution de gestion de portefeuille de
projets est la volonté affichée par les entreprises d'aligner les projets prévus dans une perspective
cohérente, en phase avec ses objectifs de croissance et de développement. Il s’agit de répondre à une
question essentielle : en quoi les projets menés servent la stratégie de l’entreprise ?
Une initiative en cache souvent une autre, certains projets en génèrent d'autres. Les entreprises se
trouvent fréquemment dans la situation d'avoir à gérer, dans un délai rapide et en parallèle, plusieurs
projets à court terme, tous plus prioritaires les uns que les autres et risquant d'oblitérer tel ou tel
projet de long terme, constamment différé. Les projets du long terme, pourtant stratégiques, font
donc défaut.
A côté de ces projets du court et long terme, il faut également lancer des projets dits "d'adaptation".
Ces projets sont destinés à améliorer l'organisation et la rendre plus flexible pour suivre les
changements induits par les nouveaux projets.
Toute la difficulté consiste à aligner ces trois types de projets : projets de court terme, de long terme
et d'adaptation.
L'un des objectifs de la gestion de portefeuille de projets est de réussir cet alignement stratégique.

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Pour ce faire, elle doit permettre :
 d’établir les liens nécessaires entre les objectifs de l'entreprise et les projets, et veiller à la
cohérence des uns et des autres,
 d’assurer l'analyse et le suivi de façon continue des différents projets,
 de définir au plan organisationnel un standard commun de gestion de projets et le
maintenir dans le temps,
 de maintenir un niveau élémentaire de documentation et d'information sur les projets.
Il y a, de fait, une relation étroite entre la Gestion de Portefeuille de Projets et la notion de
gouvernance. On peut attendre, d'une Gestion de Portefeuille de Projets réussie, une meilleure
implication du management, une réduction des perturbations de nature "politique" ainsi qu’un
meilleur niveau de satisfaction utilisateurs. Ces bénéfices sont aussi ceux que l'on attend de
l'alignement de services IT sur l'approche business de l'entreprise.
Sélectionner et valoriser les "bons" projets
Posséder et gérer un portefeuille de projets implique non seulement de connaître la vision stratégique
des objectifs de la société, mais aussi de faire des choix, en fonction du budget d'investissement mis à
disposition et de l'organisation en place.
La gestion de portefeuille de
projets donne les moyens
d'identifier les projets, de
mettre en place des critères
quantifiables permettant
d'évaluer les différentes
initiatives (opportunité, risques,
ROI attendu...), de catégoriser
les projets (la catégorisation est
importante car elle va donner
une vision globale sur le
portefeuille en termes de
priorités), de les classer par
priorités et enfin de sélectionner
les projets à réaliser et d'en
éliminer d'autres.
L'approche générique de la gestion de portefeuille va permettre de comparer les projets entre eux et
de réaliser une synthèse de leur évaluation. Surtout, une approche outillée de la gestion de
portefeuille de projets permettra de prendre en compte les contraintes multi-projets et de mesurer
l'impact des projets sur l'organisation.
Plus largement, parce que le domaine des "opérations" (au sens gestion et maintenance de l’existant)
a pour vocation de créer de la valeur, il sera fréquemment privilégié face à celui des projets, ayant
vocation à augmenter la capacité à créer de la valeur.
La gestion de portefeuille de projets doit permettre de rééquilibrer le poids donné à chacun de ces
domaines, en remettant en perspective les enjeux de modernisation des systèmes.
Figure 1 - Processus de sélection d’un projet
Source le CXP