Le médecin, la télémédecine, le courriel et les médias sociaux : un
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Le médecin, la télémédecine, le courriel et les médias sociaux : un ménage à quatre réussi! Je n'ai aucun conflit d'intérêts commerciaux. Je suis un employé du Collège des médecins du Québec Avant de commencer : fermer votre téléphone Avertissement La présentation ne traitera pas des échanges via : Le téléphone Le télécopieur L'atelier applique les principes de ce Guide But Utiliser les technologies de l'information tout en continuant à respecter ses obligations déontologiques, légales et professionnelles. Objectifs Au terme de cet atelier, le participant sera en mesure de : 1. 2. 3. 4. Définir la position du Collège quant à l'utilisation de la télémédecine, en considérant le lieu ou s'exerce la médecine et les règles à respecter dans la téléconsultation auprès d'un patient Utiliser les communications électroniques (courriel/texto) de façon utile et responsable avec les collègues ou les patients Énumérer certains avantages des médias sociaux Éviter les comportements à risque et les pièges (courriels et médias sociaux) en respectant ses obligations déontologiques, légales et professionnelles Interfaces web ou portails patients Plateformes des médias sociaux Courriels et textos Principales voies de communication électronique Accessibles via terminaux mobiles (téléphones intelligents et tablettes électroniques) À main levée : • • Qui possède un téléphone intelligent? À quels fins l'utilisez-vous? - Courriel/texto avec collègues - Courriel/texto avec patients - FaceBook/Twitter avec collègues Le Collège des médecins du Québec est conscient des avantages mais également des risques que comporte l'utilisation de moyens de communication électronique. Il s'agit non seulement d'un changement dans la façon de communiquer mais surtout d'une transformation de nos habitudes relationnelles avec nos patients et collègues. Messagerie électronique Remue-méninge - Courriels Travail de groupe (5 min) : 1. Dressez la liste des possibilités de la messagerie électronique dans votre pratique professionnelle Échanges entre collègues et professionnels de la santé Échanges avec des patients Remue-méninge - Courriels 2. Pour chaque application dites si elles sont utiles pour le médecin, les collègues et autres professionnels, ou le patient (5 min) Courriels – Utilité pour le médecin • Échanges d'information clinique avec collègues et autres professionnels • Échanges d'information administrative avec collègues et autres professionnels • Échanges d'information clinique (sujets non sensibles) avec patients (ex. : labos) • Gestion des rendez-vous avec patients • DPC Courriels – Utilité pour le patient • • • • • Un rendez-vous Conseils généraux de santé Réception d'un résultat (ex. : labo) Réception de données cliniques Suivi ou ajustement thérapeutique d'une condition connu Messagerie électronique Particularités pour les échanges avec les collègues Vignette 1 – Masse critique À la suite d'une chirurgie très récente, un patient consulte Dr C. Rome, son médecin de famille, parce qu’une masse a poussé subitement sous son aisselle gauche. Après un examen attentif, le médecin photographie la masse avec son iPhone. Vignette 1 – Masse critique Dr Rome transmet la photo par courriel au chirurgien de garde, sollicitant sa disponibilité rapide en vue d'intervenir sur la lésion. Vignette 2 – Photo virale Vous êtes à la clinique sans rendez‐vous et recevez un jeune enfant avec des rougeurs au visage. Vous aimeriez avoir l'avis d'un pédiatre mais celui qui est de garde exige que l'enfant soit dirigé vers la salle d'urgence. La mère refuse d'y aller. Vous prenez une photo de l'enfant avec votre téléphone intelligent et l'envoyez par texto à quelques collègues, en espérant une réponse rapide. Bonjour à tous. J’ai vu ce matin ce jeune garçon de 2 1/2 ans au SRV avec sa mère. Les rougeurs étaient présentes seulement au réveil ce matin selon la mère. T° 38? mais +/- fiable et enfant était très irritable et agité, difficulté à l’examiner. Le nez coule x 2 jours. Mère paniquée car la petite soeur de 15 mois a été retirée du milieu familial le mois dernier par la DPJ. Histoire de fracture inexpliquée. A peur de se faire retirer son garçon. Elle ne veut pas aller à la salle d’urgence. Elle jure dur comme fer qu’elle ne l’a pas frappé.Je pense à une cinquième maladie mais je me demande si je devrais alerté la DPJ… Qu’en pensez-vous? Pour chacune des vignettes précédentes, répondez à main levée • Est‐ce une consultation formelle ou informelle? Échanges électroniques avec les collègues Consultation formelle Recommandations (1/2) : • Transmettez toute l'information requise avec la demande de consultation • Précisez un échéancier pour réponse • Classez au dossier du patient tous les échanges et la réponse du consultant, incluant les documents iconographiques et ne rien conserver ailleurs (consultant aussi) Échanges électroniques avec les collègues Consultation formelle Recommandations (2/2) : • Obtenez le consentement du patient • Utilisez un courriel sécurisé • Préférez le courriel aux textos • Convenez des modalités avec le consultant • Envoyez la demande à un seul destinataire Exigez un accusé de réception Consulter informellement un collègue Assurez‐vous de ne pas divulguer de renseignements ou des signes distinctifs permettant d'identifier le patient N'échangez pas de photographies avec des signes distinctifs permettant d'identifier le patient (visage, tatouage, etc.) à moins que celle‐ci soit inévitable et que le patient y ait consenti Décrivez clairement votre question et transmettez uniquement l'information utile Demandez un échéancier raisonnable Échanges électroniques avec les collègues Consultation « informelle » Recommandations particulières : • Obtenez le consentement du patient si nécessaire (ex. : photo, vidéo) • Posez une question claire (pas 2, pas 3) sur un sujet précis, tout en fournissant tous les renseignements pertinents • Instruisez le destinataire au sujet de la conservation des données échangées Courriels et textos Courriels Textos • Les SMS (pour « short • La messagerie message system ») ont été électronique classique conçus comme une reproduit à peu de chose alternative légère et près les règles d'un instantanée à la système postal mais en messagerie électronique plus rapide et avec plus de classique souplesse… mais sans les colis! • On peut aussi joindre des pièces au message… de • L'envoi peut contenir des moins en moins légères! pièces jointes volumineuses Pièges à éviter Textos • Traçabilité et conservation des SMS plus difficiles que le courriel • L'expéditeur d'un texto s'attend à recevoir une réponse rapide • La formule peut devenir très envahissante Vignette 3 - IWatch Un néphrologue rattaché à un centre universitaire suit plusieurs patients insuffisants rénaux qui habitent en région périphérique. À chaque semaine il répond à des dizaines de messages de ses patients qui l’informent de leur évolution clinique Il donne des conseils, ajuste des posologies et avise le patient s’il doit être rencontré Vignette 3 Discussion en groupe (5 min) : 1. Le courriel est-il vraiment utile à ce praticien? 2. Que doit-il faire pour s'assurer de la sécurité de ses échanges par courriel? Plénière (5 min) Courriels - Sécurité « Les systèmes de messagerie courants ne sont pas sécurisés… » • • • • Pas de garantie de confidentialité Pas de garantie d'intégrité Pas d'authentification des utilisateurs Pas de protection contre la bêtise… Y a-t-il des systèmes de messageries électroniques sécurisés? Oui. Voici quelques exemples : • Au sein d'un intranet (ex. : RTSS) • À partir d'un portail sécurisé (https:// avec ou sans DME) • Courriels sécurisés « commerciaux » (ex. : Hushmail, NeoMailbox, Protonmail) • PDF avec mot de passe « Le Collège considère que la grande majorité des échanges électroniques de renseignements personnels et confidentiels concernant les patients doit se faire de manière sécurisée. Toutefois, il est conscient que certains contenus, même cliniques, peuvent transiter sans grand risque sur Internet malgré le fait que la transmission ne soit pas électroniquement sécurisée. » Extrait du guide d’exercice: Le médecin, la télémédecine et les technologies de l’information et de la communication © 2015 Collège des médecins du Québec Courriels – Principes d'utilisation • Vous êtes le gestionnaire de tout le processus de communication électronique • Vous décidez de l'utilisation que vous désirez faire du courriel dans votre pratique • Le consentement du patient est requis mais ne vous exonère pas de vos responsabilités professionnelles Recommandations Sécurité et confidentialité 1. Utilisez dans la mesure du possible un courriel sécurisé (RTSS, HTTPS, logiciel de chiffrement ou mot de passe) 2. N’utilisez qu'une adresse courriel professionnelle 3. Informez les patients de votre procédure 4. Informez vos patients des personnes qui peuvent lire et gérer vos courriels Recommandations Sécurité et confidentialité (suite) 5. Obtenez un consentement éclairé du patient sur l'utilisation du courriel en présentant les avantages et les risques. Un engagement signé peut offrir un complément à cette discussion (voir annexe) 6. Discutez avec le patient des contenus qui peuvent être échangés par courriel et ce qui ne peut l'être (généralement les contenus sensibles). Certaines situations demandent une réflexion de la part du médecin même si le contenu semble banal 7. Informez vos patients que tous les courriels entrants et sortants seront classés à leur dossier médical Recommandations Sécurité et confidentialité (suite) 8. Évitez d'utiliser le courriel pour transmettre des contenus sensibles, par exemple : • Toute situation ou information identifiée par le patient • Troubles de santé mentale • Problèmes en cancérologie • Toxicomanie ou alcoolisme • ITSS • Communication d’un nouveau diagnostic • Communication d’un nouveau traitement • Diagnostic ayant une forte charge émotive 9. Mettez en place des politiques et procédures à l'usage de votre personnel impliqué dans la gestion des courriels Recommandations Sécurité et confidentialité (suite) 10. Soyez conscient et sensibilisez votre patient aux risques d’échanges de courriels si le serveur est la propriété d'un tiers car l’employeur peut accéder au courriel du patient (Ex. : Hydro‐Québec, CMQ, etc.) 11. Faites preuve de prudence en utilisant la messagerie électronique à partir de terminaux mobiles, téléphones intelligents, tablettes électroniques Recommandations Courriel avec les patients Envoi • Utilisez un répertoire validé des adresses courriels des patients • Adressez vos courriels avec soin à un seul destinataire • Si envoi de groupe, les destinataires ne devraient pas voir le nom et les adresses des autres destinataires (utiliser le cci) Recommandations Courriel avec les patients Envoi • • • • Évitez les acronymes ou des termes médicaux méconnus par le public Soyez conscient qu'un profane ne saura peut‐être pas que les mots courants peuvent avoir un sens médical Évitez les propos sarcastiques, les critiques, les commentaires désobligeants et les références diffamatoires Évitez de faire de l'humour pouvant être mal interprété (restez factuels) Recommandations Courriel avec les patients Réception et réponse 1. Effectuez un triage des courriels des patients afin d'assurer un délai adéquat de réponse 2. Installez l'accusé de réception automatique pour la réponse au patient 3. Fixez un temps de réponse pour les messages reçus des patients Recommandations Courriel avec les patients (suite) Réception et réponse 4. Informez les patients des étapes à suivre s'ils ne reçoivent pas de réponse dans le délai prévu ou si leur situation s'aggrave 5. Avisez les patients qu'il leur appartient d'assurer le suivi de leur courriel 6. Informez vos patients qu'ils doivent vous retourner un accusé de réception Modèle d'accusé de réception automatisé du médecin au patient Ceci confirme que j'ai bien reçu votre dernier courriel. En communiquant par courriel avec moi, il est présumé que vous acceptez les conditions suivantes : 1. Le courrier (et le courriel électronique) est une forme de communication différée et non une messagerie instantanée. Mon délai de réponse est de 7 jours ouvrables (excluant mes vacances) 2. Il vous appartient d'assurer le suivi de vos courriels 3. Si vous êtes un patient : a) Vous devez avoir lu, compris et signé le formulaire intitulé : « Type de consentement pour la communication par courriel entre le médecin et son patient » b) Si vous ne recevez pas de réponse dans le délai ci‐haut ou que vos symptômes et vos problèmes s'aggravent, vous devez communiquer avec la clinique aux coordonnées ci‐dessous ou Info‐Santé au 811 Téléconsultation Vignette 4 – Neurotransmission Une psychiatre d'Ottawa répond à des consultations par le biais de Skype. Les patients lui sont référés par un médecin de famille qui exerce en Abitibi. C'est une infirmière du CLSC qui organise et assiste aux rendez‐vous, devant la Webcam de son « laptop », au domicile du patient. Qu'en pensez‐vous? Qui peut l'initier? Téléconsultation • Un médecin • Un autre professionnel de la santé • Le patient lui-même Prérequis Téléconsultation • Pour évaluer un patient qui est en sol québécois, le médecin consultant doit détenir un permis d'exercice valide au Québec (ou une autorisation spéciale) Lieu réputé Téléconsultation • Hors établissement : là où se trouve le patient • Au sein du réseau du MSSS : là où le médecin exerce Technicalités Téléconsultation Réseau de communication • Sécurisé (ex. : RTSS, https://) • Bande passante suffisante (re : qualité son et image) Lieux physiques Téléconsultation Des 2 côtés du réseau : • Cadre professionnel • Environnement calme et privé • Local sécuritaire Étape préliminaire Téléconsultation Identifier les protagonistes : • Le médecin doit s'identifier et mentionner sa spécialité (et au besoin présenter une preuve d'inscription au Tableau) • Le patient doit présenter une preuve d'identité avec photo (ex. : carte d'ass.maladie) Consentement Téléconsultation Le médecin obtient un consentement éclairé en informant le patient des : • Limites de l'acte médical à distance • Bris possibles de confidentialité • Sauvegardes de données numériques Les médias sociaux Utilisez-vous les médias sociaux principalement à titre personnel, académique ou professionnel? Je n’utilise pas ce média social Facebook Twitter Linkedln Google+ MySpace Wikipédia Wikis SlideShare Blogues YouTube Flick Instagram DropBox Skype Pinterest Autres Personnel Académique Professionnel Les médias sociaux N'oubliez pas que tout ce que vous écrivez sera : Public (tous peuvent y avoir accès ) Éternel (permanent dans le temps) Universel (aucune limite géographique) Médias sociaux Violations observées • Communication inappropriée avec patient (ex. : inconduite de nature sexuelle) • Fausses représentations (titre, qualifications) • Pratiques inappropriées (ex. : Rx sur Internet) • Violation du secret professionnel • Non divulgation d'un conflit d'intérêts • Propos dérogatoires envers un patient • Scènes d'intoxications en ligne (impliquant le médecin) • Propos ou pratiques discriminatoires LinkedIn Vignette 5 - LinkedIn Un jeune chirurgien qui pratique la correction de la vue au laser s'inscrit au réseau LinkedIn afin de développer sa clientèle et d'être connu davantage. Sur son profil il témoigne de façon subtile son agacement et la compétence douteuse de certains professionnels de la santé avec lesquels il exerce. De plus en plus de collègues et d'autres professionnels de la santé font des recommandations, témoignages ou commentaires sur son profil sur les mêmes individus. Quels sont les utilités et les pièges à éviter? Faire connaître son profil professionnel Partager des informations factuelles LinkedIn Trouver un professionnel/consultant acceptable ou pour son patient utile pour.. Annoncer ses services La diffamation dans nos informations LinkedIn La comparaison quant aux résultats inacceptable Attention aux droits d'auteur ou les pièges à L'association à des sites commerciaux éviter Vignette 6 – Facebook Un pédiatre exerçant auprès d'une clientèle d'adolescents confirme les rendez‐vous de ses patients à l'aide de Facebook. Il dit que c'est le meilleur moyen de rejoindre cette clientèle spécifique. Il constate que depuis qu'il utilise Facebook, il y a beaucoup moins de rendez‐vous manqué. Qu'en pensez‐vous? Facebook Conditions préalables Compte professionnel distinct du compte personnel Ajustement des paramètres de confidentialité appropriés à l'utilisation souhaitée Avertissement Facebook • Facebook est un réseau social qui collecte des données (avec votre consentement initial) à des fins commerciales • Vous n'avez pas le contrôle des données conservées Conditions préalables Facebook • Compte professionnel distinct du compte personnel • Ajustement des paramètres de confidentialité (approprié à l'utilisation souhaitée) Utilité Facebook • Faire connaître sa clinique, ses services • Publier à large échelle des informations générales sur la santé • Orienter ses abonnés vers des sites d'information non commerciaux Pièges à éviter Facebook • • • • • Diffamation ouverte ou subtile Comparaison des résultats Violation du droit d'auteur Association à des sites commerciaux Violation du secret professionnel Pièges à éviter Facebook À ne pas faire • Accepter une demande d'« amitié » via son compte Facebook personnel (bonne distance, conflit d'intérêts?) • Discuter de leur santé avec des « amis » via un mur (Wall) Vignette 7 - Twitter Dans le cadre d'un forum de discussion sur Twitter, un médecin présente le « cas » d'un patient qu'il a sous ses soins afin d'obtenir de l'aide des collègues de sa communauté Twitter. De nombreux répondants lui donnent des conseils notamment avec des références de publications, des tableaux ou graphiques publiés dans des revues scientifiques. Qu'en pensez‐vous? Quels sont les risques? Twitter acceptable ou utile pour… Échanger des informations avec des collègues Transmettre aux patients des informations générales sur la santé Effectuer sa formation continue Faire de l'enseignement aux étudiants/résidents Twitter inacceptable ou les pièges à éviter Avec les patients Échanger des informations médicales avec un patient Avec les collègues S'assurer que le contenu ne brise pas la confidentialité S'assurer de respecter les droits d'auteur Twitter, outil d'apprentissage Forgie, S.E., J.P. Duff, and S. Ross, Twelve tips for using Twitter as a learning tool in medical education. Med Teach, 2013. 35(1): p. 8-14 http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/23259608 Twelve tips… Twitter, outil d'apprentissage • Bien connaître l'outil • Protéger ses tweets • Divulguer les conflits d'intérêts • Respecter le droit d'auteur • Etc. Post-test et conclusion Post-test 1. Un patient vous retrace sur Facebook et vous soumet une demande d’« amitié ». Que faites-vous? A.J’accepte pour éviter un bris de confiance B. J’ignore la demande C.J’accepte mais j’explique au patient que c’est à titre personnel et non professionnel D. Toutes ces réponses sont bonnes Post-test 1. Un patient vous retrace sur Facebook et vous soumet une demande d’« amitié ». Que faites-vous? A.J’accepte pour éviter un bris de confiance B. J’ignore la demande C.J’accepte mais j’explique au patient que c’est à titre personnel et non professionnel D. Toutes ces réponses sont bonnes Post-test 2. Vrai ou faux? Il est acceptable de « texter » avec un patient pour répondre à ses questions au sujet d'un traitement en cours Post-test 2. Vrai ou faux? Il est acceptable de « texter » avec un patient pour répondre à ses questions au sujet d'un traitement en cours. FAUX. Même si les textos sont théoriquement au moins aussi sécuritaires que les courriels, leur utilisation dans un contexte clinique est découragé, notamment en raison des difficultés à archiver le fil des conversations Post-test 3. Vrai ou faux? Twitter est un excellent moyen de communiquer avec sa clientèle jeune et branchée, en autant qu'on restreint son utilisation à l'échange de renseignements généraux sur la santé. Post-test 3. Vrai ou faux? Twitter est un excellent moyen de communiquer avec sa clientèle jeune et branchée, en autant qu'on restreint son utilisation à l'échange de renseignements généraux sur la santé VRAI. Pour être complet, l'énoncé pourrait aussi préciser que le médecin peut créer un groupe de discussion fermé (et protéger ses Tweets). Post-test 4. Vrai ou faux? Une fois conservées au dossier médical du patient, les photographies faites à des fins cliniques (ex. : lésion cutanée) doivent être effacées du téléphone intelligent ou de l'appareil photo numérique personnel du médecin. Post-test 4. Vrai ou faux? Une fois conservées au dossier médical du patient, les photographies faites à des fins cliniques (ex. : lésion cutanée) doivent être effacées du téléphone intelligent ou de l'appareil photo numérique personnel du médecin. VRAI. D'ailleurs les photographies devraient être effacées de tout dispositif mobile, même s'il est dédié à des fins professionnelles, pour éviter d'exposer des données confidentielles. CONCLUSION 10 règles d’or 1. Prenez tous les moyens pour préserver le secret professionnel 2. Vérifiez et ajustez les paramètres de sécurité et de confidentialité 3. Évitez de confondre « amis » et patients 4. Prenez le temps de répondre aux communications, même électroniques 5. Faites attention à la gestion des photos prises avec un dispositif mobile Sondage Après cette présentation, envisagez‐vous… D'utiliser le courrier électronique dans votre pratique professionnelle? D'utiliser un média social pour des fins professionnelles?
