Le suivi des fichiers électroniques et la solution de flux de - M

CARDIOLOGY
ASSOCIATES, P.S.C.
« Une success-story »
Le suivi des chiers électroniques et
la solution de ux de travail permet
d’être conforme à la loi américaine
HIPAA (loi sur la gestion
électronique de l’assurance maladie)
Oil & gas relie le système ERP à M-Files pour une
M-Files gère les complexités des requêtes et des
rapports au cabinet de cardiologie
Richard Heap, coordinateur informaque à Cardiology Associates PSC, présente un exemple
numérique du volume de documents papier qui circulent dans les cabinets de cardiologie.
Chaque jour, le cabinet au nord du Kentucky, composé de sept cardiologues, reçoit plus de 75
renouvellement d’ordonnance par fax, plus de 80 résultats cliniques de divers laboratoires et
hôpitaux et plus de 90 messages vocaux de paents, médecins traitants et cliniciens.
« Nous éons submergés par les papiers, fax et registres d’appels téléphoniques », dit-il.
« Chaque requête demandait du temps pour être traitée et nous avions également besoin de
pouvoir vérier que chaque tâche était achevée ».
De plus, les 42 membres du personnel de Cardiology n’avaient pas toujours le même horaire
ou ne travaillaient pas dans le même bureau, ce qui compliquait la situaon. Il était souvent
dicile de savoir si d’autres personnes avaient déjà exécuté une requête. « Beaucoup des
chiers devaient être traités dans l’ordre, par de mulples personnes aux divers horaires dans
trois bureaux diérents ».
Selon Heap, gérer un ux constant de communiqués représentait un réel dé. Chaque
interacon avec un paent demandait une vaste documentaon. Chaque jour, la clinique peut
générer plus de 50 rapports de diagnosc, plus de 75 ordres de visite et plus de 60 rapports
cliniques électroniques tout en recevant 40 documents détaillant les consultaons en-dehors
de l’hôpital. La producon et l’approbaon de rapports demandaient de nombreuses allées et
venues entre les médecins et le personnel.
« Avec les nouvelles réglementaons de la loi HIPAA, nous avions besoin d’une trace de qui
s’est occupé de quoi et quand. Nous devions avoir une copie correctement complétée et
récupérable de tous les dossiers des paents », explique Heap.
La soluon de geson documentaire M-Files
Heap a découvert M-Files en cherchant des produits de geson documentaire sur Internet.
La logique simple de M-Files concernant le classement des documents donnait à Cardiology
Associates assez de exibilité pour pouvoir adapter le système à tous ses besoins. M-Files orait
non seulement la tenue des dossiers automasée nécessaire pour que la clinique soit conforme
à la loi HIPAA, mais également une soluon quodienne et praque permeant de rendre plus
uides et précises les opéraons du bureau lors du traitement de dossiers minueux. Heap
décrit les fonconnalités les plus essenelles à la clinique oertes par M-Files :
Contenu centralisé - Le core de M-Files a consolidé tout le contenu généré sur Windows
dans un référenel central, résolvant le problème lié aux diérents emplacements des
« Nous avons plus de 100.000
dossiers de patients et 32.000
sont actuellement actifs, ce
qui demandait un système
complet qui pourrait assurer
précision et responsabilité ».
- Richard Heap
Coordinateur informatique,
Cardiology Associates, PSC
M-Files Inc.
5050 Quorum Drive
Suite 600
Dallas, TX 75254
Téléphone : 972-516-4210
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Hatanpaan valtatie 26
33100 Tampere Finlande
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sales@m-les.com
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©2012 by M-Files Inc. M-Files est
une marque déposée de M-Files
Corporation. Toutes les autres
marques demeurent la propriété de
leurs détenteurs respectifs.

bureaux de Cardiology. Le core s’ache dans Windows Explorer comme s’il s’agissait d’un
lecteur standard. Tous les ulisateurs peuvent enregistrer et trouver des chiers sur ce
lecteur, indépendamment du poste de travail qu’ils ulisent. Tous les documents cliniques,
messages vocaux, chiers transacon xml aux normes Health Level 7 (HL7) ainsi que les fax
concernant n’importe quel paent sont désormais récupérables en eectuant une simple
demande n’importe où sur le réseau.
Des balises simples pour le ux de travail - Dans M-Files, n’importe quel document Windows
peut se voir aribuer des balises, c’est-à-dire des mots clés tels que le nom d’un paent ou
un numéro d’assurance. Ces balises classent le document pour qu’il puisse être récupéré plus
tard. Certaines balises peuvent aussi indiquer le statut du document dans son traitement
standard : si une tâche est achevée, si un document est en aente d’approbaon ou si
un suivi ou une acon doit être entrepris et par qui. Pour assurer un suivi des requêtes
téléphoniques et par fax, les employés peuvent simplement enregistrer un modèle Microso
Word du message avec le statut approprié. De la même manière, il est possible de gérer les
processus répéfs d’édion et d’approbaon des transcripons et rapports.
Historique - M-Files conserve toutes les anciennes versions des documents Windows et
enregistre chaque révision en indiquant l’ulisateur, l’heure et la date.
Importaon et exportaon - Selon Heap, il fut très simple d’importer les documents dans
M-Files et de les classer en foncon de métadonnées. De même, de simples requêtes peuvent
isoler certains types de documents pour une exportaon aisée.
Sécurité - Le système de documentaon électronique M-Files répond aussi aux exigences de
sécurité les plus strictes qui s’appliquent sur le traitement des dossiers médicaux, un élément
fondamental pour être conforme à la loi HIPAA. Cardiology Associates peut limiter l’accès à
des données condenelles uniquement aux ulisateurs autorisés. L’accès peut être limité par
document. M-Files s’intègre aussi directement à Microso Acve Directory. Les ulisateurs et
groupes Windows existants peuvent donc accéder sans problèmes et de manière sécurisée au
core de M-Files avec leurs idenants.
À propos de Cardiology Associates, PSC
Cardiology Associates, PSC est spécialisé dans le diagnosc, la geson et le traitement des
maladies cardiovasculaires. Son laboratoire de diagnosc sur place permet d’eectuer des
électrocardiographies, des tests d’exercice physique sur tapis roulant ainsi que des imageries
vasculaires, des échocardiographies et des scingraphies myocardiques. Les médecins de
Cardiology Associates sont disponibles dans les quatre hôpitaux du Nord du Kentucky 24 heures
sur 24. Pour plus d’informaon, veuillez vous rendre sur ce site : www.nkyheart.com.
« Nous avons désormais
intégré M-Files dans un si
grand nombre de nos processus
quotidiens que je n’imagine
pas comment nous pourrions
prendre en charge nos patients
de manière ecace et précise
sans M-Files ».
- Richard Heap
Coordinateur informatique,
Cardiology Associates, PSC
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