Le suivi des fichiers électroniques et la solution de flux de - M

« Une success-story »
CARDIOLOGY
ASSOCIATES, P.S.C.
« Nous avons plus de 100.000
dossiers de patients et 32.000
sont actuellement actifs, ce
qui demandait un système
complet qui pourrait assurer
précision et responsabilité ».
- Richard Heap
Coordinateur informatique,
Cardiology Associates, PSC
Le suivi des fichiers électroniques et
la solution de flux de travail permet
d’être conforme à la loi américaine
HIPAA (loi sur la gestion
électronique de l’assurance maladie)
Oil & gas relie le système ERP à M-Files pour une
M-Files gère les complexités des requêtes et des
rapports au cabinet de cardiologie
Richard Heap, coordinateur informatique à Cardiology Associates PSC, présente un exemple
numérique du volume de documents papier qui circulent dans les cabinets de cardiologie.
Chaque jour, le cabinet au nord du Kentucky, composé de sept cardiologues, reçoit plus de 75
renouvellement d’ordonnance par fax, plus de 80 résultats cliniques de divers laboratoires et
hôpitaux et plus de 90 messages vocaux de patients, médecins traitants et cliniciens.
« Nous étions submergés par les papiers, fax et registres d’appels téléphoniques », dit-il.
« Chaque requête demandait du temps pour être traitée et nous avions également besoin de
pouvoir vérifier que chaque tâche était achevée ».
De plus, les 42 membres du personnel de Cardiology n’avaient pas toujours le même horaire
ou ne travaillaient pas dans le même bureau, ce qui compliquait la situation. Il était souvent
difficile de savoir si d’autres personnes avaient déjà exécuté une requête. « Beaucoup des
fichiers devaient être traités dans l’ordre, par de multiples personnes aux divers horaires dans
trois bureaux différents ».
M-Files Inc.
5050 Quorum Drive
Suite 600
Dallas, TX 75254
Téléphone : 972-516-4210
Fax : 972-516-4211
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Hatanpaan valtatie 26
33100 Tampere Finlande
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©2012 by M-Files Inc. M-Files est
une marque déposée de M-Files
Corporation. Toutes les autres
marques demeurent la propriété de
leurs détenteurs respectifs.
Selon Heap, gérer un flux constant de communiqués représentait un réel défi. Chaque
interaction avec un patient demandait une vaste documentation. Chaque jour, la clinique peut
générer plus de 50 rapports de diagnostic, plus de 75 ordres de visite et plus de 60 rapports
cliniques électroniques tout en recevant 40 documents détaillant les consultations en-dehors
de l’hôpital. La production et l’approbation de rapports demandaient de nombreuses allées et
venues entre les médecins et le personnel.
« Avec les nouvelles réglementations de la loi HIPAA, nous avions besoin d’une trace de qui
s’est occupé de quoi et quand. Nous devions avoir une copie correctement complétée et
récupérable de tous les dossiers des patients », explique Heap.
La solution de gestion documentaire M-Files
Heap a découvert M-Files en cherchant des produits de gestion documentaire sur Internet.
La logique simple de M-Files concernant le classement des documents donnait à Cardiology
Associates assez de flexibilité pour pouvoir adapter le système à tous ses besoins. M-Files offrait
non seulement la tenue des dossiers automatisée nécessaire pour que la clinique soit conforme
à la loi HIPAA, mais également une solution quotidienne et pratique permettant de rendre plus
fluides et précises les opérations du bureau lors du traitement de dossiers minutieux. Heap
décrit les fonctionnalités les plus essentielles à la clinique offertes par M-Files :
Contenu centralisé - Le coffre de M-Files a consolidé tout le contenu généré sur Windows
dans un référentiel central, résolvant le problème lié aux différents emplacements des
bureaux de Cardiology. Le coffre s’affiche dans Windows Explorer comme s’il s’agissait d’un
lecteur standard. Tous les utilisateurs peuvent enregistrer et trouver des fichiers sur ce
lecteur, indépendamment du poste de travail qu’ils utilisent. Tous les documents cliniques,
messages vocaux, fichiers transaction xml aux normes Health Level 7 (HL7) ainsi que les fax
concernant n’importe quel patient sont désormais récupérables en effectuant une simple
demande n’importe où sur le réseau.
« Nous avons désormais
intégré M-Files dans un si
grand nombre de nos processus
quotidiens que je n’imagine
pas comment nous pourrions
prendre en charge nos patients
de manière efficace et précise
sans M-Files ».
- Richard Heap
Coordinateur informatique,
Cardiology Associates, PSC
Des balises simples pour le flux de travail - Dans M-Files, n’importe quel document Windows
peut se voir attribuer des balises, c’est-à-dire des mots clés tels que le nom d’un patient ou
un numéro d’assurance. Ces balises classent le document pour qu’il puisse être récupéré plus
tard. Certaines balises peuvent aussi indiquer le statut du document dans son traitement
standard : si une tâche est achevée, si un document est en attente d’approbation ou si
un suivi ou une action doit être entrepris et par qui. Pour assurer un suivi des requêtes
téléphoniques et par fax, les employés peuvent simplement enregistrer un modèle Microsoft
Word du message avec le statut approprié. De la même manière, il est possible de gérer les
processus répétitifs d’édition et d’approbation des transcriptions et rapports.
Historique - M-Files conserve toutes les anciennes versions des documents Windows et
enregistre chaque révision en indiquant l’utilisateur, l’heure et la date.
Importation et exportation - Selon Heap, il fut très simple d’importer les documents dans
M-Files et de les classer en fonction de métadonnées. De même, de simples requêtes peuvent
isoler certains types de documents pour une exportation aisée.
Sécurité - Le système de documentation électronique M-Files répond aussi aux exigences de
sécurité les plus strictes qui s’appliquent sur le traitement des dossiers médicaux, un élément
fondamental pour être conforme à la loi HIPAA. Cardiology Associates peut limiter l’accès à
des données confidentielles uniquement aux utilisateurs autorisés. L’accès peut être limité par
document. M-Files s’intègre aussi directement à Microsoft Active Directory. Les utilisateurs et
groupes Windows existants peuvent donc accéder sans problèmes et de manière sécurisée au
coffre de M-Files avec leurs identifiants.
À propos de Cardiology Associates, PSC
Cardiology Associates, PSC est spécialisé dans le diagnostic, la gestion et le traitement des
maladies cardiovasculaires. Son laboratoire de diagnostic sur place permet d’effectuer des
électrocardiographies, des tests d’exercice physique sur tapis roulant ainsi que des imageries
vasculaires, des échocardiographies et des scintigraphies myocardiques. Les médecins de
Cardiology Associates sont disponibles dans les quatre hôpitaux du Nord du Kentucky 24 heures
sur 24. Pour plus d’information, veuillez vous rendre sur ce site : www.nkyheart.com.
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