Nom de l’établissement : CRF Saint-Blancard Dernière mise à jour : Numéro FINESS : Adresse : 05/08/2009 320.000 565 32140 Saint-Blancard PLAN BLANC DE L’ETABLISSEMENT 1. Présentation de l’établissement : Localisation géographique : Commune de Saint-Blancard – 32140 Nombre d’habitants : 329 Agglomérations à proximité : - Boulogne sur Gesse : 1700 habitants ; 10 km de Saint-Blancard - Masseube : 1800 habitants ; 15 km de Saint-Blancard - Auch : 22 800 habitants ; 45 km de SaintBlancard - Toulouse : 760 000 habitants sur l’agglomération ; 90 km de SaintBlancard Activités de soins : - urgences - médecine - chirurgie - obstétrique - dialyse - psychiatrie - soins de suite et rééducation - autres Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui : Non : Non : Non : Non : Non : Non : Non Capacité : _ _ _ _ _ _ _ Capacité : _ _ _ _ _ _ _ Capacité : _ _ _ _ _ _ _ Capacité : _ _ _ _ _ _ _ Capacité : _ _ _ _ _ _ _ Capacité : _ _ _ _ _ _ _ Capacité : 88 lits 2. Environnement : se référer au plan blanc élargi établi par le préfet si existant Risques potentiels : Pas de avérés risques environnementaux - naturels (inondations, tempêtes, incendies, etc.) : - industriels (usines, sites seveso, centrales, etc.) : - trafic (axes routiers, aéroports, etc.) - autres risques : politique (terrorisme, frontières, 1 etc.), zones militaires, habitat, etc. Autres établissements de santé : (identification et - Centre Hospitalier d’Auch (à 45 Km) distance) Allée Marie Clarac - SAU 32008 AUCH - Hôpital militaire - Hôpital de Saint-Gaudens (à 40 Km) - CH Avenue de Saint-Plancard - CHS 31800 SAINT-GAUDENS - Hôpitaux locaux - Centre hospitalier de Bigorre - Autres : (à 80 Km) Bd de Lattre de Tassigny 65000 TARBES - CHU de Toulouse Purpan (à 90 Km) Place Docteur Baylac 31059 TOULOUSE cedex 9 - CHU de Toulouse Rangueil (à 90 Km) 1 av. Professeur Jean Poulhès 31059 TOULOUSE cedex 9 3. Cellule de crise : Missions : - déterminer le niveau de déclenchement - déterminer la graduation et la sectorialité du plan blanc - centraliser les disponibilités de moyens - veiller à l’enregistrement et au parcours des patients dans l’établissement (chaque patient reçu fait l’objet d’une fiche dont une copie est transmise à la cellule de crise) - recenser les besoins, identifier et répartir les moyens - organiser l’accueil et l’information des familles - être en contact avec les autorités de tutelles, les autres établissements, les services de secours - assurer la transmission de l’information en interne et externe Mise en place : - en cas de préalerte externe (préfecture, zone de défense, SAMU) sur décision du représentant légal - sur décision du représentant légal si plan blanc de l’établissement Composition : - Coordonnateur cellule de crise Lieu de réunion : de la - Docteur Bernard LANGE, Directeur Général Salle de réunion : salle de conférence Accès : badges 2 Moyens techniques communication : de Tous les ordinateurs sont équipés d’une messagerie électronique dont chaque membre du personnel dispose. Cette messagerie est accessible à domicile via une adresse URL transmise par le service informatique où l’identification se fait par un login et mot de passe propres à chaque employé. L’accès par VPN est disponible pour chaque membre de la Direction, rendant accessibles tous les dossiers informatiques stockés sur le serveur du CRF depuis le domicile. En outre, l’ensemble des membres de la cellule de crise dispose de téléphones portables équipés de la configuration Blackberry, leur permettant de recevoir leur messagerie Internet en temps réel. Des téléphones fixes sont à disposition du personnel dans chaque service. De même que des téléphones portatifs dont disposent la Direction, les secrétaires, le service technique, l’ensemble des Infirmiers et des aides soignantes dans l’enceinte de l’établissement. Chaque secrétaire et le standard sont munis de fax. Plusieurs photocopieurs sont mis à disposition du personnel en divers endroits de la structure permettant la reproduction et la diffusion des documents nécessaires. Télémédecine : du matériel adapté permet de communiquer via des vidéoconférences avec des établissements de santé dotés du même matériel. La salle de réunion est équipée d’un ordinateur avec accès Internet et une télévision. La photocopieuse et le fax de la Direction sont dans les bureaux attenants. Les listings du personnel sont dans le bureau des ressources humaines. La liste des patients présents dans l’établissement mise à jour quotidiennement est disponible au niveau de l’accueil du CRF et via le système informatique. « Debriefing » post-crise : La secrétaire de Direction est mobilisée et est en charge de la tenue de la main courante, journal de suivi de la crise. Un débriefing est organisé avec tous les membres de la cellule de crise dans les heures qui suivent la crise. 4. Accueil en cas de crise Accueil des victimes : Accès : entrée ambulance pour malades non valides ou entrée bureau DGS (extension, RdC) pour arrivées spontanées de patients valides et famille Signalétique : fiche d’information remise à l’arrivée des victimes (en annexe) 3 Zone tampon : salles d’orthophonie (extension, -1) Zone de dégagement : salle d’ergothérapie (extension, -1) Personnes à mobilité réduite : l’ensemble de la structure est adaptée à l’accès et aux déplacements de ces usagers. Circulation des véhicules : Plan de circulation (en annexe) 1 entrée ambulance prédéfinie Signalétique : circulation générale décrite sur un panneau d’affichage sur la route principale de l’agglomération et sur panneaux de signalisation au sein du CRF Utilisation des véhicules de l’établissement : Personne(s) responsable(s) : Thommy MARTINEZ Accueil des familles : Salle : salle d’attente accueil Personne(s) responsable(s) : DGS, IDE référents Mesures de contrôle d’accès : badge Accueil des media : Salle : salle de conférence Personne(s) responsable(s) : Dr Lange Mesures de contrôle d’accès : badge donné par la Direction 5. Personnel – maintien, renforcement, rappel Information du personnel : Message unique : « Le plan blanc de la pandémie grippale est déclenché » Un message concernant le rappel du personnel avec la mention « restez joignables à tout moment » est diffusé largement : à l’oral par les responsables de chaque service et sur les messageries électroniques. du Les listes sont conservées au service du personnel ainsi qu’à la cellule de crise et ne sont pas diffusées. Elles sont tenues à jour par le service du personnel : En fonction du niveau d’alerte, la cellule de crise • Noms, fonctions et coordonnées des personnels propose au représentant maintenus dans leur poste en cas de préalerte : légal de l’établissement la Les membres de la cellule de crise : mobilisation progressive des - Docteur Bernard LANGE, Directeur Général équipes médicales et paramédicales ainsi que des personnels des services techniques. Maintien et personnel : rappel Organisation interne en - Les personnels doivent rejoindre en premier lieu leur service cas de maintien ou rappel du d’affectation personnel - Obtention des instructions auprès de la cellule de crise : 4 lieux d’affectation, tâches, etc. : - Contrôle d’accès : badges - Dispositif d’accueil des enfants du personnel (en cas d’impossibilité pour ceux-ci de trouver une solution alternative) : salle de vidéo ou salle de gymnastique du CILT (structure annexe au CRF), les enfants seront encadrés par deux animateurs du CRF. - Repas (mise à disposition de repas pour le personnel maintenu ou rappelé) : repas filmés sur plateau pris en salle de repos de chaque service pour éviter les regroupements - Salles de repos : salle prévue à cet effet à chaque étage - Logements : 27 employés peuvent bénéficier des logements réquisitionnés pour le CRF : 7 studios (avec 3 couchages chacun) du Tourisme Handicap + 6 couchages dans une habitation au centre du village. - Lignes téléphoniques spécifiques pour lien avec les familles : Tous les numéros de téléphone directs du CRF sont listés sur un document accessible depuis intranet. Aspects médicopsychologiques Le personnel doit pouvoir bénéficier d’une aide médico-psychologique Sensibilisation du personnel au repérage des collègues en difficulté : formation Lignes téléphoniques pour le personnel afin de rester en contact avec leurs proches : possibilité de contacter les proches depuis tous les postes fixes. De plus, chaque IDE et aide soignante dispose d’un téléphone portatif permettant les communications externes. Liste des partenaires de la prise en charge médicopsychologique : Nathalie CLAVEL, neuropsychologue, est présente au sein de la structure et est joignable au : 49019 en interne 6. Activités de soins : mesures à prendre en cas de crise Lits : Ces mesures sont décidées par le représentant légal sur avis de la cellule de crise qui consulte les médecins et le service du personnel (maintien et rappel) - Recensement des lits disponibles dans l’établissement : un recensement des lits est réalisé régulièrement par la DGS et les IDE référents de chaque service. - Accélération des sorties (vers le domicile, d’autres établissements) ainsi que la 5 déprogrammation médicale se font sur avis d’une commission spécifique d’aide à la décision regroupant médecins, DGS, IDE référents et commission médicale d’établissement. - Ouverture de secteurs fermés (en période saisonnière) : non concerné Médicaments : - Stocks de médicaments : le stock de médicaments est géré en continu par la préparatrice en pharmacie via un logiciel informatique. - Responsabilité surveillance et délivrance : suivi des protocoles en place : la préparatrice en pharmacie surveille le stock ; le pharmacien valide les ordonnances et l’IDE surveille la correcte distribution des médicaments. - Mesures de contrôle d’accès renforcé en cas de crise : entrée contrôlée par badge. 6 7. Fonctionnement de l’établissement en mode dégradé Electricité Sources autonomes : (activation, durée autonomie) groupe électrogène OMGE 05 62 66 27 38 06 75 62 62 04 Responsable : Erik MAIDON Numéro appel EDF : 0810 333 009 05.62.64.73.15 Interlocuteur : Mme BOUGNERES Téléphone Lignes indépendantes de l’autocom : Lieux où se trouvent les chargeurs de portable de secours : Contact opérateur téléphonique : ORANGE 0.825.81.78.07 Responsable : Xavier LANGE Eau Réseau externe : Syndicat Intercommunal d'adduction d'eau Potable de Masseube : 05 62 66 11 76 Fluides Oxygène Air Liquide Santé 05 61 35 81 15 06 61 90 37 30 0810 122 604 Responsable : Pierre MEDEVIELLE, pharmacien Informatique Responsable : Xavier LANGE Internet Oléane : 0.800.77.47.76 Evacuation de l’établissement : décision Les plans d’évacuation des bâtiments sont prise par la cellule de crise après accord du affichés dans tous les lieux de circulation de l’établissement. Préfet Le personnel de l’établissement est formé régulièrement à l’évacuation des locaux. 7 8. Cas particulier du risque nucléaire, radiologique, bactériologique et chimique (uniquement si déclenchement du plan blanc élargi en raison du risque NRBC) A l’entrée de l’établissement : Salle d’accueil spécifique : salle de radiologie. Pour la décontamination : douches dans les vestiaires. Moyens de protection individuelle des intervenants : masques FFP2, sur blouses, sur chaussures, masques chirurgicaux, gants, lunettes. Protections individuelles de la population : Stock général de la pharmacie de l’établissement. Liste sur le livret du médicament de l’établissement et via le serveur informatique. Moyens de détection : Dosimètres : de part la présence d’une salle de radiographie, 3 dosimètres sont présents en permanence au sein de l’établissement pouvant être utilisés : o Manipulatrice Radio o Brancardier o Dosimètre de référence Renfort par les forces de l’ordre pour le Contact si besoin de la gendarmerie de Masseube au 05.62.66.10.00. périmètre de sécurité : Confinement de l’établissement : Arrêts des centrales de circulation d’air. Maintien du personnel dans les locaux (circuit d’information et de transmission de consignes) Le plan de confinement implique la fermeture de toutes les issues extérieures de l’établissement (entrées 1, 2, 3, 4, issues de secours : X) (en annexe). Le personnel technique est alors en charge de condamner toutes les issues et de mettre en place sur celles-ci un affichage : « confinement de l’établissement : entrée et sortie par cet accès strictement interdit. ». Seul le sas de l’entrée principale peut alors être utilisé (entrée 2). Celui-ci est 8 déverrouillé au niveau de la banque d’accueil par un membre de la cellule de crise si des personnes sont autorisées à entrer ou sortir de l’établissement. Sur la porte vitrée de cette entrée est affiché : « confinement de l’établissement : entrée et sortie par cet accès soumis à autorisation. ». Formation des personnels : L’établissement veillera à ce que des médecins y intervenant ainsi que des personnels infirmiers puissent bénéficier de formation du CESU (centre d’enseignement des soins d’urgence) qui dispense ce type de formations. 9. Communication Cibles : La cellule de crise est chargée de la Tutelles (Préfecture, DDASS, ARH) : sur la situation de communication vers l’ensemble des cibles information potentielles. l’établissement, prises de consignes, etc. Les personnels en contact avec les victimes et potentiellement avec d’autres interlocuteurs (familles, medias) renvoient systématiquement à la cellule de crise. DDASS du Gers : Cité administrative, place de l’Ancien Foirail 32020 AUCH Cedex 09 Directeur : Pierre SOLETTI Téléphone : Numéro vert: Autre numéro : 05 62 61 55 55 Télécopie : 05 62 61 55 50 Courriel : [email protected] DDRASS 31 : Adresse : 10, chemin du Raisin 31050 TOULOUSE Cedex 09 Directeur: M. Ramiro PEREIRA Tél : 05.34.30.24.00 Fax : 05.34.30.25.30 Courriel : [email protected] ARH Midi – Pyrénées Adresse : 14 Place Saint - Etienne - BP 41524 - 31015 TOULOUSE cedex 06 Téléphone : 05 62 26 86 40 Télécopie : 05 61 25 73 72 Courriel : [email protected] 9 Préfecture du GERS : PREFET : Denis CONUS Adresse : 3, Place du Préfet Claude Erignac – B.P. 322 - 32007 AUCH CEDEX Tél. 05.62.61.44.00 Fax 05.62.05.47.78 Courriel : [email protected] Sous-Préfecture de Mirande Avenue Laplagne 32300 MIRANDE Tel : 05.62.66.50.05 Fax : 05.62.66.71.14 Gendarmerie Nationale 44 route des Pyrénées 32140 MASSEUBE Tel : 05.62.66.10.00 Sapeurs Pompiers Rue Rhin et Danube 32140 MASSEUBE Tel : 05 62 66 11 33 S.A.M.U. information permanente sur les disponibilités en lits Route de Tarbes 32000 AUCH 05 62 05 33 33 Familles des victimes : Medias : communiqués de presse, conférence de presse par la cellule de crise 10. Evaluation et réajustement du plan blanc La pertinence du présent plan est annuellement vérifiée éventuellement par le biais d’un exercice total ou partiel. Le contenu est réajusté en conséquence. 10 Annexes : - Plans d’accès et de circulation - liste des coordonnées des interlocuteurs extérieurs : tutelles, SAMU, autres établissements, médias, forces de l’ordre - Pandémie grippale : une annexe spécifique prévoit les mesures adaptées en cas de pandémie grippale. Celle-ci doit comporter essentiellement les éléments figurant dans la trame ci-après. ANNEXE BIOLOGIQUE « PANDEMIE GRIPPALE » DU PLAN BLANC Sources : Circulaire n°DHOS/CGR/2007/130 du 26 mars 2007 Fiches de recommandations « organisation des soins en situation de pandémie grippale », Ministère de la Santé et des Solidarités, 2007 Objectifs : Tout établissement de santé quel que soit son statut, quelle que soit sa taille, quelle que soit son activité de soins sera confronté, en cas de pandémie grippale, à un afflux plus ou moins important de porteurs du virus pouvant contaminer les patients hospitalisés et le personnel. Les établissements doivent donc prévoir l’organisation interne permettant de répondre à ce risque. En cas de pandémie grippale, il est impératif de travailler dans une logique interétablissements dans le cadre du plan blanc élargi du département ou de la zone de défense 1. Sécurisation du site Définition des points d’entrée dans l’établissement : Une entrée « grippe » pour patients valides et familles : bureau de la Directrice Générale des Soins (extension, RdC) Une entrée pour patients sur fauteuil roulant ou amenés en ambulance : entrée ambulances Mesures de contrôle des entrées et admissions : Chaque entrée est soumise à contrôle par un employé dédié à cette zone. Les familles des patients qui n’ont pas été contaminées sont dirigées au hall d’accueil habituel du CRF où elles rencontrent une IDE ou la DGS. L’espace cafétéria ainsi que l’espace détente (au rezde-chaussée) sont mis à leur disposition dans l’attente des visites en chambre. Mises à disposition de matériels de protection pour les personnes entrantes : Masques chirurgicaux remis aux nouveaux entrants et accompagnants. Une fiche d’information contenant : définition de la grippe, règles d’hygiène à respecter, port des équipements spécifiques, limitation des visites. Personnels de l’établissement désignés pour être placés en ces points d’entrée : Un médecin, une secrétaire ainsi qu’une aide soignante sont prévus à chaque entrée. Mesures d’information (panneaux, affichages, messages sonores, etc.) sur les conduites à tenir pour les personnes entrant dans l’établissement, sur la Information diffusée via l’écran de l’accueil. Fiche d’information. 11 limitation du nombre de visites : Accès dédié admissions régulées par Centre 15 : Un accès ambulances Autres mesures : Plan du site en annexe 2. Zone de tri Localisation géographique de la zone : Entrée « grippe » attenante au bureau de la DGS (extension, RdC) Organisation de la zone de tri : Chaque entrée de nouveaux patients est étudiée par un médecin chargé du diagnostic. Personnes chargées du tri (médecins expérimentés) Dr Bardagi Règles d’orientation des patients : Ö retour vers la médecine libérale (domicile, maison médicale de garde, etc.) Ö hospitalisation (urgences pour patients nécessitant une hospitalisation, zones appropriées, etc.) Si la maladie est avérée : une aide soignante conduit le malade en zone tampon par l’ascenseur attenant à la zone de tri. Dans le cas contraire, il est renvoyé à son domicile. En zone tampon, les malades reçoivent une fiche d’information identique à celle remise aux familles. Une fiche d’enregistrement leur est remise par une secrétaire afin de procéder à leur admission. Cette fiche administrative dûment remplie est alors transmise à l’accueil et à la cellule de crise. Ils sont ensuite envoyés en zone de dégagement en attente de leur montée en chambre. Le transfert est effectué par le personnel soignant vers le 2ème ou 3ème étage. Inscription administrative des patients (unique si en amont de la zone, sectorisée si en aval de la zone) Les admissions se font à l’accueil à l’aide du logiciel informatique DAI et le suivi du patient par le logiciel DIAMM 3. Sectorisation de l’établissement Zone à haute densité virale / Zone à basse densité virale : ZHV = Zone dans laquelle les patients grippés seront hospitalisés. L’accueil « grippe », la zone de tri, la zone tampon et de dégagement doivent obligatoirement être considérées comme des ZHV. Le 3ème étage bâtiment C de l’établissement est choisi pour l’hospitalisation des patients grippés. Si besoin, les bureaux médecins peuvent être utilisés et aménagés en chambre provisoire. Une fois le 3ème étage complet, les chambres du 2ème étage peuvent être dédoublées et utilisées. Les ZBV sont le rez-de-chaussée et le 1er étage. Mesures d’hygiène en ZHV : Nettoyage des chambres renforcé : 2 fois par jour Protections individuelles : - pour le personnel : masques FFP2, gants, sur 12 blouses, sur chaussures ; - pour les patients : masques chirurgicaux ; - pour la famille : sur blouses, sur chaussures. Repas pris en chambre sur plateau filmé. Désinfection du chariot repas à la fin de la distribution en ZHV. Changement des draps régulier et nettoyage du linge par la société Elis. Tenue spécifique (blouse bleue en tissu) lavable à 60°C pour chaque patient grippé. La tenue est changée tous les jours et est prise en charge par la société Elis. Désinfection du chariot à linge à la fin de son utilisation en ZHV. Le personnel dédié à la ZHV doit, avant de quitter cette zone : - jeter masques, gants, sur blouse et sur chaussures dans les poubelles DASRI ; - se doucher, - mettre une nouvelle tenue afin de pouvoir descendre aux vestiaires et d’éviter de propager le virus. Mesures en cas de patients grippés en ZBV : Déplacements des patients : mise en quarantaine et nettoyage renforcé de la chambre puis déplacements en ZHV quand grippe avérée. Organisation du personnel selon les zones : Du personnel est affecté à chaque zone afin de restreindre ses déplacements au maximum. Les plannings sont adaptés et conçus à l’aide du logiciel Equitime. Le renforcement des équipes est prévu et dépend de la qualification de chacun. Ainsi, des salariés peuvent être amenés à changer de poste. Les compétences sont évaluées selon une graduation descendante du poste actuel vers le poste à pourvoir. Par exemple, un médecin peut remplacer une IDE, une aide soignante peut remplacer une ASH, etc. Plan ou schéma en annexe 4. Plan de déprogrammation et cellule d’aide à la décision médicale Recensement des hospitalisations pouvant être différées : liste par service et spécialité des motifs de recours à l’hospitalisation ne pouvant être différées Toutes les entrées sont différées : Les entrées en rééducation orthopédique ne sont pas possibles sur la période de pandémie, ce service étant dédié à l’accueil des patients grippés. Les secrétariats des chirurgiens orthopédiques sont informés de cette décision dès la préalerte pandémique. Entrées éveil : les services de neurochirurgie et de réanimation du CHU de Toulouse sont informés de notre difficulté à accueillir ces patients. Entrées en neurorééducation : l’entrée de patients venant du domicile ou de court séjour est repoussée. Ordre de priorité des activités programmables : Les soins prioritaires sont : les actes médicaux, infirmiers ainsi que les soins de nursing d’hygiène et de confort. Les actes de rééducation sont suspendus en dehors des kinés respiratoires réalisées par les kinésithérapeutes. 13 Spécificités en terme de déprogrammation au regard du risque infectieux lié à la pandémie grippale : Actes susppendus faisant prendre un risque supplémentaire en cas de pandémie grippale : Fibroscopie fonctionnelle, urodynamique et tous les actes invasifs en dehors de situations d’urgence. Constitution de la cellule d’aide à la décision médicale : membres, organisation, mode de sollicitation, synthèse des questionnements, registre des propositions La cellule d’aide à la décision médicale est composée de tous les membres de la CME (constituée de l’ensemble des médecins du CRF). La télémédecine permet de conserver un lien avec les neurochirurgiens et chirurgiens se trouvant dans d’autres établissements. En bibliothèque, un ordinateur dispose d’Internet et d’un logiciel : mobypocket, permettant aux médecins d’obtenir des renseignements médicaux. 5. Mesures spécifiques à certains services Urgences : NC Consultations A/H1N1 : Possibilité de passer de 88 à 97 lits. spécifiques hospitalières grippe Réanimation : NC Soins intensifs : NC Surveillance continue : Autres mesures prévues : formation, exercices de simulation, évaluations. 14