Microsoft Access

26/10/2015
Université Hassan II – Casablanca
Ecole Supérieure de Technologie de Casablanca
Définition
Microsoft Access est un programme de gestion de base de données
relationnelle (SGBD). Il offre un ensemble d’outils permettant de saisir, de
mettre à jour, de manipuler, d’interroger et d’imprimer des données.
Une base de données est un ensemble structuré d’informations. Les
exemples de bases de données ne manquent pas : un carnet d’adresses, la
liste des clients ou des fournisseurs d’une société, les informations
Prof . EL HADDIOUI Ismail
concernant ses ventes, etc.
Une base de données est susceptible de contenir 6 objets : Les tables, les
requêtes, les formulaires, les états, les macros et les modules
Le volet de navigation, à gauche de la fenêtre de l’application Access, liste
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les objets de la base de données par groupes (catégories).
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2. Requêtes
1. Tables
Une table contient des données de même nature. Les tables organisent les
données en colonnes (ou champs) et en lignes (ou enregistrements). Par
exemple, dans une table de clients, le nom est un champ, le numéro de
téléphone est un autre champ.
L’enregistrement est un ensemble de valeurs concernant une entité :
personne, article… Par exemple dans une table de clients, les informations
d’un client appelé "Mohamed Imrani" constituent un enregistrement.
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Une requête est la formulation de critères de sélection d’enregistrements
d’une ou de plusieurs tables. On peut par exemple extraire les clients par
ville, par nom, par nombre d'achats... Selon nos besoins.
Access extrait de ces tables les enregistrements qui répondent aux critères
et les affiche. Dans l’exemple ci-dessous, les clients parisiens sont filtrés
par une requête Ville= PARIS.
On note : Select * from Clients Where ville_client = "Paris"
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3. Formulaires
Un formulaire sert à saisir, à consulter et à modifier le contenu d’une table
ou de plusieurs tables liées. Le formulaire permet d’afficher les données
des enregistrements, les champs étant disposés à l’écran selon vos souhaits,
de créer des champs calculés, de réclamer des totaux, d’incorporer des
graphiques, etc.
Dans l’exemple ci-dessous, un formulaire permet de consulter et de mettre
à jour une fiche Produit.
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4. Etats
On utilise un état pour imprimer une série d’enregistrements dans un
format et une mise en page personnalisée. Dans un état, on peut
regrouper des enregistrements sur divers critères et effectuer des
calculs de regroupement sur les champs : sous-totaux, moyennes,
comptage, …
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5. Macros
Le ruban
Une macro est une séquence d’actions qui peut être exécutée
automatiquement, ou lancée par l’utilisateur. Une macro peut
être affectée à un objet (formulaire, bouton, …) ainsi qu’à une
combinaison de touches ou une commande.
Les commandes sont organisées par onglet sur le Ruban. Chaque onglet
contient des groupes de commandes.
Le Ruban présente quatre onglets principaux.
Accueil : manipuler les enregistrements, mettre en forme les caractères…
Créer : créer des objets, tables, requête, formulaires…
Données externes : importer ou exporter des données…
6. Modules
Les modules contiennent des procédures et des fonctions écrites
en code VBA (Visual Basic pour Application). Ils permettent de
réaliser des applications complexes.
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Outils de base de données : créer des relations, des macros, déplacer les
données…
Il existe aussi des onglets contextuels qui n’apparaissent qu’en fonction du
contexte. Par exemple, lorsque vous travaillez sur un formulaire, deux
onglets Mise en forme et Réorganiser s’ajoutent sous un même intitulé
Outils de présentation de formulaire.
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Les tables
Les tables
Les tables sont les objets principaux sur lesquelles repose une
base de données. Elles contiennent des enregistrements
arrangés selon plusieurs champs. Les tables sont utilisées en
deux modes :
2. Mode Feuille de données : permet de visualiser et de saisir les
données à enregistrer dans une table.
1. Mode Création : utilisé pour définir ou modifier la structure
d’une table.
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Types de champs
Type
Texte
Propriétés de champs
Signification
Les champs texte peuvent contenir une combinaison quelconque de textes et de nombres
jusqu’à concurrence de 255 caractères. Ils sont utilisés pour la plupart des champs
Les champs Mémo peuvent contenir une combinaison quelconque de textes et de nombres
jusqu’à concurrence de 65535 caractères
Les champs numériques ne peuvent contenir que des nombres entiers ou réels. Vous les
Numérique
utiliserez chaque fois que les données stockées dans un champ sont utilisées dans des
calculs mathématiques
Les champs Date/Heure permettent de mémoriser des dates comprises entre les années 100
Date/Heure
et 9999 et des données horaires codées sur 12 ou 24 heures
Les données monétaires sont utilisées pour stocker des nombres réels contenant 1 à 4
Monétaire
décimales
Les champs NuméroAuto définissent des compteurs à incrémentation automatique souvent
NuméroAuto
utilisés en tant que clé primaire
Les champs booléens ne peuvent accepter que les valeurs Oui/Non, Vrai/Faux ou
Oui/Non
Actif/inactif.
Les champs Liaison OLE permettent de stocker des données issues d’une application
Liaison OLE
compatible OLE. Ils peuvent par exemple contenir des feuilles de calcul, des graphiques,
des sons ou des vidéos
Les champs Lien hypertexte peuvent contenir le chemin complet d’un fichier local ou
Lien hypertexte
l’adresse URL d’un fichier distant
Cet assistant crée un champ dans lequel l’utilisateur peut choisir une valeur dans une liste
Assistant liste de choix
Prédéfinie
Mémo
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La partie inférieure de la fenêtre "TABLE" regroupe la liste des propriétés qui
permettent de préciser la nature de chaque type de champ.
PROPRIETE TAILLE
Donne une précision sur la taille du champ selon le type de données. Suivant la taille,
la mémoire de l'ordinateur lui réserve un espace en octets.
Type de données
Date/Heure
Texte
Jusqu’à 255 caractères
Nombre d’octet
2 octets (de -32.768 à 32.767)
4 octets (de -2.147.483.648 à 2.147.483.647)
4 octets (de -2.147.483.648 à 2.147.483.647)
8 octets (de -9.223.372.036.854.775.808 à
9.223.372.036.854.775.807)
8 octets
2 octets/caractère
Mémo
Au-delà de 255 caractères
2 octets/caractère
Monétaire
Booléen
Réel double
8 octets
1 octet
Numérique
Taille
Entier
Entier Long
Réel simple
Réel double
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Propriétés de champs
Propriétés de champs
PROPRIETE FORMAT
PROPRIETE LEGENDE
Permet de définir un format d'affichage des données, celui-ci dépend du type de champs.
Type champ
Numérique
Monétaire
Symbole
Nombre général
Etiquette utilisée pour référencer le champ en mode feuille de données ou dans les
formulaires. C’est une option facultative, si elle n’est pas remplie, Access lui attribue
comme valeur par défaut le nom du champ.
Signification
Le nombre est affiché tel qu’il a été entré
Monétaire/standard Le nombre reçoit des séparateurs de milliers
Fixe
Le nombre contient au moins une décimale
Pourcentage
Le nombre entré est multiplié par 100, il apparaît suivit du %
Scientifique
Général
Le nombre apparaît en notation scientifique
La date et l’heure sont affichées en abrégé ex : 10/06/03 16 :48:12
Complet
La date est affichée au format long lundi 10-Mars-2003
Réduit
La date et l’heure sont affichés au format réduit 10-Mars-2003
Date/Heure Abrégée
PROPRIETE VALEUR PAR DEFAUT
La date et l’heure sont affichés au format abrégé 10/06/03
Heure complète
L’heure est affichée au complet 16 :48:12
Heure Réduit
L’heure est affichée au format réduit codé sur 12heures 04 :48
Heure Abrégée
L’heure est affichée au format réduit codé sur 24heures 16 :48
C’est la valeur que prendra le champ lors de l’insertion d’un nouvel enregistrement.
PROPRIETE VALIDE SI
Condition qui limite les valeurs saisies dans le champ. Lorsqu’une donnée ne
correspond pas à la condition, un message d’erreur Sera affiché.
PROPRIETE MESSAGE SI ERREUR
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Message d’erreur qui apparaît lors que la valeur saisie est non permise.
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Propriétés de champs
Créer une liste de choix
PROPRIETE NUL INTERDIT
Cette propriété prend deux valeurs Oui ou Non. Si c’est le Oui qui est choisi, Access
n’acceptera pas les enregistrements dont le champ contient les valeurs Nulles.
PROPRIETE CHAINES VIDES AUTORISEES
Valide ou interdit les chaînes vides.
PROPRIETE INDEXE
Défini un index sur le champ. En fait, un champ « clé primaire » identifie de façon
unique chaque enregistrement de la table. Cependant, si vous devez fréquemment
effectuer des tris ou des recherches sur des champs, outre les champs clés, créez un
index pour ces champs afin d’accélérer le processus de tri ou de recherche. La propriété
« indexé » prend trois valeurs :
Oui-avec doublons : le champ est indexé et peut reprendre plusieurs fois la même
valeur
Oui-sans doublons : le champ est indexé, mais les valeurs du champ sont uniques
Lorsque ce type de champ est utilisé, ACCESS propose, lors de la saisie, un
ensemble de valeurs sous forme de liste déroulante.
Les valeurs proposées dans une liste de choix peuvent être des données
constantes déterminées lors de la création de la table ou des données
variables issues d'une table ou d'une requête.
Lorsque l'on crée un formulaire basé sur une table contenant un champ de
type "Liste de choix", une zone de liste déroulante est automatiquement
créée pour le champ concerné.
Choisissez le type : Assistant liste de choix, puis activez l'option « Je taperai
les valeurs souhaitées ».
Non : le champ ne sera pas indexé.
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Définir une clé primaire
Créer une liste de choix
Une table doit comporter au moins un champ qui identifie de manière
unique chaque enregistrement. Ce champ s'appelle la clé primaire (souvent
un code ou un numéro, propre à chaque enregistrement).
Lorsque l'on visualisera les enregistrements, ACCESS les affichera en les
triant sur la clé primaire
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Relations entre les tables
Relations entre les tables
Access est un gestionnaire de base
de données relationnel. Il permet de
définir des relations entre les tables
de la base, afin d'assurer la
cohérence des données.
Pour définir une relation, pointez un des champs d'une table et déplacez-le
vers le champ correspondant dans l'autre table en maintenant le bouton
gauche de la souris enfoncé. La boîte de dialogue « Modification des
relations » s'affiche :
Pour définir les relations entre les
tables, lancez la commande «
Relations » de l’onglet « Outils de
base de données ». Puis cliquer sur «
Afficher la table » pour ajouter les
tables souhaitées.
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L’intégrité référentielle
Type de relations
Le type de relations dépend de la manière dont sont définis les champs liés :
Une relation Un à Plusieurs est créée si un seul des champs liés est une clé
primaire ou un index.
Une relation Un à Un est créée si les deux champs liés sont des clés
primaires ou des index uniques.
Le modèle relationnel implique des contraintes de saisie dans les tables afin
de garantir l'intégrité des données et la validité des relations entre les
enregistrements.
L'intégrité référentielle entre les données de plusieurs tables est le contrôle
de la modification ou de la suppression des données entre une table mère et
une table fille.
Une relation Plusieurs à Plusieurs est composée de deux relations Un à
Plusieurs, avec une troisième table, appelée une TABLE DE JONCTION,
dont la clé primaire consiste en deux champs, qui sont les clés étrangères
des deux autres tables.
Ainsi, lorsque l'intégrité référentielle est en vigueur, l'ajout d'un
enregistrement dans la table fille ne peut se faire que si un enregistrement
connexe du champ matérialisant la relation existe déjà dans la table mère.
Aussi la suppression d'un enregistrement de la table mère ne peut se faire
que si tous les enregistrements liés de la table fille sont supprimés.
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Type de jointure
Pour qu'Access puisse savoir comment lier ou joindre les informations que
contiennent les tables de la relation, on peut tracer les lignes de jointure
entre les tables. Une jointure indique comment les données sont associées.
L'option 1 définit une
jointure interne. Il s'agit de
la valeur par défaut.
L'option 2 définit une
jointure externe gauche.
L'option 3 définit une
jointure externe droite.
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