20101026 Guide du Département Ressources Humaines

Guide du Département Ressources Humaines
Guide Département Ressources Humaines
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Sommaire
I. Introduction .................................................................................................................................................... 6
1. La cellule direction DRH ........................................................................................................................... 6
2. La cellule administrative DRH................................................................................................................... 6
3. La cellule traitement DRH ......................................................................................................................... 6
4. La cellule gestion de temps DRH............................................................................................................... 6
5. Le secrétariat du Département ................................................................................................................... 6
6. L’horaire d’ouverture du DRH................................................................................................................... 7
II. Le site du Département Ressources Humaines ............................................................................................... 8
1. La page d’accueil DRH .............................................................................................................................. 8
2. Le portail Intranet DRH ............................................................................................................................. 8
3. Le portail Emploi ....................................................................................................................................... 8
Consulter les offres d’emploi - PATO ............................................................................................................ 8
Consulter les offres d’emploi – Personnel scientifique et académique .......................................................... 8
Consulter les offres d’emploi de recherche .................................................................................................... 9
Soumettre une offre d’emploi au DRH ........................................................................................................... 9
Consulter le site collaboratif de recrutement - PATO .................................................................................... 9
Engager du personnel au sein de l’UMONS................................................................................................... 9
Pour le futur engagé de l’UMONS ................................................................................................................. 9
III. Le formulaire d’engagement et de suivi de carrière ................................................................................. 10
1. Le formulaire d’engagement et de suivi de carrière ................................................................................. 10
2. L’itinéraire d’un formulaire ..................................................................................................................... 10
Première étape: Le chef de service ou promoteur : ...................................................................................... 10
Deuxième étape: Cellule administrative DRH: ............................................................................................ 10
Troisième étape: Cellule de justificateur DAF: ............................................................................................ 11
Quatrième étape: Cellule administrative DRH: ............................................................................................ 11
Cinquième étape: l’Administrateur: ............................................................................................................. 11
Sixième étape: M. le Commissaire du Gouvernement: ................................................................................ 11
Septième étape: Conseil d’administration: ................................................................................................... 11
Huitième étape: Cellule administrative DRH: .............................................................................................. 11
3. Le contenu du formulaire (1
ère
partie) ...................................................................................................... 12
La date de la demande .................................................................................................................................. 12
La faculté / L’institut .................................................................................................................................... 12
Le service / l’unité ........................................................................................................................................ 12
Le chef de service ......................................................................................................................................... 13
Le promoteur ................................................................................................................................................ 13
Engagement Patrimoine / Fonctionnement ................................................................................................... 13

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A charge de................................................................................................................................................... 13
4. Le contenu du formulaire (2
ème
partie) ..................................................................................................... 14
Situation du futur engagé ............................................................................................................................. 14
Identité de l’engagé ...................................................................................................................................... 14
Sexe .............................................................................................................................................................. 14
Diplôme ........................................................................................................................................................ 14
Catégorie de personnel et grade de recrutement ........................................................................................... 14
5. Le contenu du formulaire (3
ème
partie) ..................................................................................................... 16
Type de contrat ............................................................................................................................................. 16
Prévision au cadre ........................................................................................................................................ 16
Régime de travail.......................................................................................................................................... 16
Ancienneté pécuniaire .................................................................................................................................. 16
6. La procédure d’engagement et le formulaire électronique ....................................................................... 17
L’engagement sous contrat de travail employé/ouvrier ................................................................................ 17
L’engagement sous nomination de personnel PATO ................................................................................... 17
L’engagement sous nomination de personnel scientifique ........................................................................... 17
L’engagement sous contrat de travail étudiant ............................................................................................. 17
7. Le dossier « papier » ................................................................................................................................ 18
Avec le formulaire d’engagement ................................................................................................................ 18
Dans les deux semaines précédant l’engagement ......................................................................................... 18
8. Dès l’engagement ..................................................................................................................................... 19
Cellule traitement ......................................................................................................................................... 19
Cellule administrative ................................................................................................................................... 19
IV. Les types d’engagement ........................................................................................................................... 20
1. Le contrat à durée déterminée .................................................................................................................. 20
2. Le contrat à durée indéterminée ............................................................................................................... 20
3. Le contrat pour tâche nettement définie ................................................................................................... 21
4. Le contrat de remplacement ..................................................................................................................... 21
5. Le contrat d’étudiant ................................................................................................................................ 21
6. La convention de bourse doctorale .......................................................................................................... 22
7. La convention de bourse postdoctorale .................................................................................................... 23
8. La période d’essai .................................................................................................................................... 23
9. La rupture de contrat ................................................................................................................................ 24
Synthèse relative aux délais de préavis à respecter pendant la période d'essai : .......................................... 24
Synthèse relative aux délais de préavis pour les ouvriers après la période d’essai : .................................... 24
Synthèse relative aux délais de préavis pour les employés après la période d’essai: ................................... 24
10. En fin de contrat de travail ou de convention de bourse ...................................................................... 25
V. Le travailleur de nationalité étrangère .......................................................................................................... 26

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1. L’engagement d’un travailleur de nationalité étrangère ........................................................................... 26
2. Fonction exclusive de recherche, nationalité CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare): ...................... 26
3. Fonction exclusive de recherche, nationalité Hors CEE: ......................................................................... 26
4. Convention de bourse doctorant, nationalité CEE ou hors CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare) [Pas
de contrat de travail mais une convention relative à une recherche doctorale]: ................................................ 27
5. Convention de bourse post-doctorant, nationalité CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare) [Pas de
contrat de travail mais une convention relative à une recherche post-doctorale]: ............................................ 27
6. Convention de bourse post-doctorant, nationalité Hors CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare) [Pas de
contrat de travail mais une convention relative à une recherche post-doctorale]: ............................................ 27
7. Fonction non exclusive de recherche, nationalité CEE (sauf d’origine roumaine ou bulgare): ............... 28
8. Fonction non exclusive de recherche, nationalité Hors CEE: .................................................................. 28
9. Nationalité roumaine et bulgare: .............................................................................................................. 28
10. Démarches à l’arrivée en Belgique ...................................................................................................... 29
A la commune : ............................................................................................................................................ 29
A la mutuelle ................................................................................................................................................ 29
A la banque................................................................................................................................................... 29
VI. Le suivi de carrière et la modification personnelle .................................................................................. 30
1. La procédure de suivi de carrière et son itinéraire ................................................................................... 30
Le changement au cours de la carrière d’un membre PATO ........................................................................ 30
Le changement au cours de la carrière d’un membre PS (renouvellement de mandat, octroi de terme
exceptionnel) ................................................................................................................................................ 30
Dès la modification dans le suivi de carrière enregistrée ............................................................................. 30
2. La modification d’information personnelle .............................................................................................. 30
VII. La rémunération ....................................................................................................................................... 31
1. Le salaire mensuel .................................................................................................................................... 31
2. Le pécule de vacances .............................................................................................................................. 31
3. L’allocation de fin d’année ...................................................................................................................... 31
4. Les frais de transport en commun ............................................................................................................ 32
VIII. Les badges, accès et paramètres ............................................................................................................... 33
1. La fiche de demande de badge d’identification ....................................................................................... 33
2. La fiche Badge ......................................................................................................................................... 33
3. Le Badge .................................................................................................................................................. 33
4. Les Accès au bâtiment ............................................................................................................................. 33
5. Les Accès au parking ............................................................................................................................... 33
6. Les paramètres UMONS et compte mail ................................................................................................. 33
7. Les stagiaires ............................................................................................................................................ 34
8. Les visiteurs ............................................................................................................................................. 34
IX. Le pointage .............................................................................................................................................. 35
1. La cellule gestion de temps ...................................................................................................................... 35
2. Le répondeur 065/373019 ........................................................................................................................ 35

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3. La pointeuse ............................................................................................................................................. 35
La pointeuse présente 3 compteurs :............................................................................................................. 36
Pointage à l’entrée: ....................................................................................................................................... 36
Pointage à la sortie: ...................................................................................................................................... 36
Lecture de soldes sans pointage: .................................................................................................................. 36
Départ en mission: ........................................................................................................................................ 36
Retour de mission: ........................................................................................................................................ 36
4. Le logiciel Uniwebtime ............................................................................................................................ 37
L’aide en ligne : ............................................................................................................................................ 37
Les possibilités pour l’agent : ....................................................................................................................... 37
Les codes utilisés : ........................................................................................................................................ 37
Les points rouges : ........................................................................................................................................ 37
Le listing des pointages de la veille : ............................................................................................................ 37
5. La procédure de vérification des pointages .............................................................................................. 38
1
ère
étape : le listing ...................................................................................................................................... 38
2
ème
étape : le Chef de service ...................................................................................................................... 38
3
ème
étape : la correction ............................................................................................................................... 38
En résumé ..................................................................................................................................................... 38
6. Les compteurs .......................................................................................................................................... 39
Les compteurs d’heures sont au nombre de 2 :............................................................................................. 39
Des exemples de transfert d’heures pour un temps plein : ........................................................................... 39
7. Les plages de pointage ............................................................................................................................. 40
Les plages variables : ................................................................................................................................... 40
Les plages fixes : .......................................................................................................................................... 40
La pause de midi : ........................................................................................................................................ 40
La prestation journalière maximum :............................................................................................................ 40
8. Les temps partiels .................................................................................................................................... 40
9. Les missions ............................................................................................................................................. 40
Les missions sur le temps de midi : .............................................................................................................. 40
Les missions d’un jour sans passer par le lieu de travail : ............................................................................ 40
Les missions de plusieurs jours : .................................................................................................................. 40
La pause de midi : ........................................................................................................................................ 40
Une mission se comptabilise : ...................................................................................................................... 40
10. Demande d’absence : ........................................................................................................................... 41
Une demi-journée d’absence au matin : ....................................................................................................... 41
Une demi-journée d’absence après-midi : .................................................................................................... 41
11. Le nombre de jour de congés légaux ................................................................................................... 41
Exemples : .................................................................................................................................................... 41

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X. Les missions et frais de séjours .................................................................................................................... 42
1. La mission en Belgique ............................................................................................................................ 42
2. La mission à l’Etranger ............................................................................................................................ 42
3. Les frais de séjour .................................................................................................................................... 42
XI. Le SPMT - SIPPT ................................................................................................................................... 43
1. La fiche de poste à risque ......................................................................................................................... 43
2. La visite médicale d’engagement ............................................................................................................. 43
3. La visite médicale en cours de carrière .................................................................................................... 43
4. La visite médicale sur demande volontaire .............................................................................................. 43
XII. Le repos de maternité et le congé de paternité ......................................................................................... 44
1. Les droits pour les agents contractuels ..................................................................................................... 44
Procédure administrative pour la maman « Contractuel UMONS » ............................................................ 44
Procédure administrative pour le papa « Contractuel UMONS »................................................................. 44
2. Les droits pour les agents statutaires ........................................................................................................ 45
Procédure administrative pour la maman « Statutaire UMONS » ................................................................ 45
Procédure administrative pour le papa « Statutaire UMONS » .................................................................... 45
XIII. EURAXESS ............................................................................................................................................. 46
Euraxes Job .................................................................................................................................................. 46
XIV. Assurances ............................................................................................................................................... 47
XV. Le signalement ......................................................................................................................................... 48
1. Objet et forme .......................................................................................................................................... 48
2. Compétence ............................................................................................................................................. 48
3. Attribution du signalement ....................................................................................................................... 49
4. Recours .................................................................................................................................................... 49
5. Chambre de recours ................................................................................................................................. 50