Rapport sur l`analyse de l`OFAS/AI 2000 sur

Eidgenössisches Volkswirtschaftsdepartement EVD
Staatssekretariat für Wirtschaft SECO
Schweizerische Akkreditierungsstelle SAS
Service d'accréditation suisse SAS
Lindenweg 50, 3003 Berne-Wabern
Tél. [phone]
www.sas.ch
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Auteur: Sepenta Ansari
Rapport sur l'analyse de l'OFAS/AI 2000
Réf: Analyse_BSV/IV-2000_20101130
Conférence des directrices et directeurs
cantonaux des affaires sociales
Speichergasse 6
Case postale
3000 Berne 7
A la demande de la CDAS, le Service d'accréditation suisse SAS a exécuté le mandat suivant dont
voici un descriptif dans le présent rapport:
a) Analyse de l'OFAS/AI 2000 en comparaison avec un système moderne de management, dans
le but d'évaluer le besoin concret d'adaptation pour le cas où il devrait être utilisé à l'avenir
sous accréditation.
b) Description de la procédure relative au remaniement de l'OFAS/AI 2000, afin qu'il puisse
continuer à être utilisé sous accréditation.
Service d'accréditation suisse SAS
Richard Sägesser
Directeur technique certification
Berne-Wabern, 30.11.2010
sgr/asa
Destinataire:
- Conférence des directrices et directeurs cantonaux des affaires sociales, 3000 Berne 7 (mandant)

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Sommaire
1. Introduction ..................................................................................................................................... 3
2. Quel était le but de l'OFAS/AI 2000? ............................................................................................. 3
3. OFAS/AI 2000 en comparaison avec un système moderne de management: domaine de
validité de l'accréditation ............................................................................................................... 3
4. Procédure pour le remaniement de l'OFAS/AI 2000 en vue d'une utilisation ultérieure
sous accréditation .......................................................................................................................... 4
5. Critères exigés d'un système moderne de management ........................................................... 5

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1. Introduction
Suite à l'adoption de l'arrêté fédéral relatif à la réforme de la péréquation financière et de la
répartition des tâches (RPT) entre la Confédération et les cantons en date du 28 novembre
2004, l'assurance-invalidité (AI) s'est complètement retirée du cofinancement de la
construction et de l'exploitation des institutions pour personnes handicapées de même que de
la planification et du pilotage. Depuis le 1er janvier 2008, ce sont les cantons qui sont
entièrement compétents en la matière et ils sont tenus d'encourager, conformément à l'art.
112b de la Constitution fédérale (RS 101; Cst.), l'intégration des personnes invalides,
notamment par des contributions destinées à la construction et à l'exploitation d'institutions
visant à leur procurer un logement et un travail. Avec la RPT, ce n'est plus la Confédération
ou encore l'assurance-invalidité (AI) qui assume depuis janvier 2008 l'aide aux personnes
handicapées, comme les logements protégés, les foyers, les ateliers de jour, l'éducation
précoce, les ateliers protégés et les écoles spécialisées, mais le canton.
Dans le cadre de sa coopération avec les cantons, la Conférence des directrices et directeurs
cantonaux des affaires sociales (CDAS), fondée en 1943, a mandaté le SAS pour effectuer
une analyse de l'OFAS/AI 2000 et déterminer pourquoi ce système ne remplit pas les
exigences d'un système moderne de management.
2. Quel était le but de l'OFAS/AI 2000?
L'idée fondamentale qui avait présidé à la mise en place de l'OFAS/AI 2000 résidait dans le
besoin d'accroître la qualité de la prestation des institutions sociales. Jusqu'à aujourd'hui,
l'OFAS/AI 2000 est "certifié" par des services de certification accrédités auprès du Service
d'accréditation suisse (SAS), quoiqu'il s'agisse plutôt d'une attestation en rapport avec le
caractère de l'activité, qui confirme que les institutions observent les conditions exigées par
l'article 73 LAI et décrites du point de vue qualitatif dans les circulaires correspondantes
(directives de l'OFAS).
Toutefois, après que l'article 73 LAI a été biffé dans le cadre de la RPT, et avec lui la base
constitutionnelle, cette justification vis-à-vis de l'AI et de l'OFAS n'est plus nécessaire
aujourd'hui.
Par ailleurs, il faut réfléchir à la manière de garantir cette exigence légale suite à la
suppression de cet article, afin que la qualité des prestations offertes par les institutions
sociales puisse être maintenue à un niveau aussi élevé que possible, correspondant aux
besoins et attentes des client-e-s. Une possibilité consiste soit à développer dans ce but un
tout nouveau système de management, tandis qu'une autre serait de faire évoluer l'OFAS/AI
2000 vers un système moderne de management. La présente analyse, qui décrit l'OFAS/AI
2000 en comparaison avec un système moderne de management, devrait permettre de mieux
évaluer laquelle de ces deux possibilités est la plus judicieuse.
3. OFAS/AI 2000 en comparaison avec un système moderne de
management: domaine de validité de l'accréditation
Si l'on veut pouvoir continuer à utiliser à l'avenir l'OFAS/AI 2000 sous accréditation, ce dernier
doit remplir les exigences propres à un système moderne de management, telles qu'elles sont
formulées dans le chapitre 5 qui va suivre. Dans le cadre de l'analyse du système effectuée,
les insuffisances suivantes y relatives ont été identifiées:
De par sa conception et son aménagement, l'OFAS/AI 2000 correspond davantage à une
procédure d'inspection fixant l'"état" momentané d'une organisation, en comparaison avec les
critères décrits dans le système. Il s'agit donc d'un instantané de l'état. On attend d'un
système moderne de management qu'il garantisse, à l'aide de dispositifs et de mécanismes
de direction appropriés, qu'un état fixé à l'avance/attendu soit atteint ou maintenu à l'avenir
également. Grâce à des boucles de régulation et des informations clairement définies, il est

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possible de conduire les processus rapidement et de façon ciblée. Dans ce sens, il manque à
l'OFAS/AI 2000 presque tous les éléments d'un système moderne de management.
Les points suivants en particulier nous semblent importants pour une organisation dans le
domaine des institutions pour personnes handicapées, alors qu'ils n'apparaissent pas dans
l'OFAS/AI 2000:
- Définition et prise en compte des client-e-s (pensionnaires, bailleurs de fonds, mandants).
Indication sur la manière dont les besoins des client-e-s sont recensés et leur satisfaction
garantie.
- Indices de mesure et indicateurs de pilotage des processus.
- Définition des responsabilités, droits et tâches à tous les niveaux de collaboration.
- Management des ressources.
- Création d'un environnement qui permette des processus d'apprentissage à tous les
niveaux de l'organisation et qui garantisse la satisfaction des collaboratrices et
collaborateurs.
- Garantie d'une amélioration permanente au niveau de l'organisation, de ses subdivisions et
des différents collaborateurs/trices (identification du potentiel d'amélioration, évaluation des
possibilités d'amélioration, mise en œuvre et contrôle des résultats engendrés par les
possibilités d'amélioration).
A cet égard, il convient de réfléchir s'il vaut vraiment la peine de faire évoluer l'OFAS/AI 2000
ou s'il ne serait pas plus judicieux de développer un tout nouveau système.
4. Procédure pour le remaniement de l'OFAS/AI 2000 en vue
d'une utilisation ultérieure sous accréditation
Pour le cas où la CDAS se déciderait à faire évoluer l'OFAS/AI 2000 en vue d'une utilisation
future sous accréditation, la procédure suivante est recommandée (la même procédure est en
principe aussi applicable pour la variante consistant dans le développement d'un tout nouveau
système de management):
- Développement pas à pas du système de management par le biais du propriétaire du
système (dans le cas présent, p. ex., la CDAS sur mandat des cantons impliqués), avec ou
sans soutien externe (relevant de la liberté d'entreprise du propriétaire du système).
- Evaluation du caractère approprié de l'accréditation par le SAS. Une évaluation devrait se
faire en plusieurs étapes et déjà à un stade précoce du développement, afin de pouvoir
éviter des erreurs de développement en rapport avec le caractère approprié de
l'accréditation.
- La durée prévue jusqu'à l'accréditation d'un système dépend avant tout du propriétaire du
système ou encore de l'équipe impliquée dans le développement. L'évaluation des diffé-
rentes phases du développement par le SAS est généralement possible dans le délai d'un
mois, en fonction du volume des documents à évaluer ainsi que de la charge de travail
supportée par le SAS à ce moment-là. Dans ce contexte, il faut retenir que, conformément
à son mandat, le SAS doit servir en priorité les services déjà accrédités. Tous les autres
mandats, à savoir p. ex. la première accréditation de services ou l'évaluation de bases
normatives relativement au caractère approprié de leur accréditation, suivent en deuxième
priorité.
- Du côté du SAS, l'investissement en temps au niveau de l'accompagnement et de l'évalua-
tion des différentes phases de développement concernant la mise en place ou le remanie-
ment d'un système de management est très difficile à évaluer, car il dépend fortement du
propriétaire du système. Le temps investi par le SAS a un prix et est facturé, en règle
générale, au propriétaire du système au pourcentage des frais généraux valable
actuellement au SAS (en ce moment Fr. 190.-/heure TVA en sus).

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Les projets comparables réalisés dernièrement se situaient, du point de vue des coûts,
dans un ordre de grandeur de Fr. 5'000.- à 10'000.-.
5. Critères exigés d'un système moderne de management
La présentation suivante des critères exigés par un système moderne de management doit
servir à étayer les réflexions relatives à la mise en place d'un nouveau système de
management destiné aux institutions sociales. Un système de management peut être
décomposé dans les fonctions suivantes:
 Planification
La tâche inhérente à la planification consiste à définir, classifier et peser les critères de même
qu'à concrétiser les conditions exigées par le système de management, compte tenu du
niveau des besoins et des possibilités de réalisation. La planification est la partie du système
de management orientée vers l'établissement des objectifs et des processus nécessaires au
niveau de l'exécution, de même que des ressources qui accompagnent la réalisation des
objectifs. Le résultat de la planification doit être documenté.
 Pilotage et contrôle
Le pilotage a pour fonction de superviser et corriger la réalisation d'une unité, dans le but de
remplir les conditions exigées par le système de management. A ce titre, les résultats de la
supervision font l'objet d'une comparaison avec les données de la planification et si des
différences (erreurs) apparaissent, des mesures rectificatives sont introduites. La supervision
permet de savoir dans quelle mesure une unité remplit les conditions exigées par le système
de management. Les valeurs réelles en matière de qualité des produits et des processus sont
ainsi établies.
 Amélioration
On entend par amélioration toutes les mesures (comme p. ex. les audits, les analyses de
données, les évaluations, les mesures rectificatives et préventives) visant à augmenter
l'efficacité de même que l'efficience des activités et processus. Cette amélioration concerne
aussi bien le client que l'entreprise.
 Présentation du système de management
La présentation du management décrit toutes les activités prévues par le système de
management ainsi que toutes les activités systématiques, ceci afin de créer la confiance qu'un
produit ou une prestation remplit les exigences fixées et supposées.
 Audit
L'audit est une recherche systématique et indépendante servant à déterminer si les activités
liées à la qualité et les résultats qui en découlent correspondent aux dispositions prévues et si
ces dispositions sont mises à exécution de manière efficace et adéquate pour atteindre les
objectifs de la politique en matière de qualité.
Le but et l'objectif constituent en général un soutien structuré et systématique de l'entreprise,
s'agissant de déterminer et remplir les exigences et attentes de ses partenaires intéressés. Ce
qui est recherché, ce sont les avantages de la concurrence d'un point de vue économique. En
outre, les capacités et prestations de l'entreprise doivent être développées, maintenues et
améliorées de manière permanente.
Pour améliorer son rendement économique, un système de management doit poursuivre les
buts primaires que voici lors de sa mise en place puis de sa mise en œuvre : amélioration de
la satisfaction et de la loyauté de la clientèle, amélioration des processus d'entreprise dans la
perspective de produits et de résultats de travail optimaux, économies au niveau des
ressources et des coûts de traitement des scories, création d'une sécurité juridique, réduction
des coûts engendrés par des prestations erronées ainsi que des frais généraux. Les