code d`éthique - Empire Company Limited

CODE D’ÉTHIQUE

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Table des matières
1.0 Introduction
1.1 Différents groupes visés
1.2 Intégrité personnelle
1.3 Responsabilité personnelle
1.4 Règles de base
1.5 Autres documents pertinents
2.0 Protection des biens de la Société
2.1 Intégrité des registres comptables
2.2 Ressources financières
2.3 Biens de la Société
2.4 Confidentialité
2.5 Sécurité des ordinateurs et du réseau
3.0 Conflits d’intérêts
3.1 Cadeaux, échantillons et invitations
3.2 Relations personnelles et familiales
3.3 Participation à un conseil d’administration
4.0 Notre milieu de travail
4.1 Milieu de travail
4.2 Protection contre le harcèlement et la discrimination
4.3 Protection de la vie privée des employés
4.4 Santé et sécurité au travail
5.0 Relations avec la clientèle
6.0 Relations avec les collectivités et avec le public
7.0 Contributions politiques et dons de bienfaisance
8.0 Relations avec les concurrents
9.0 Dispositions concernant le respect du Code d’éthique
9.1 Conséquences du non-respect du code d’éthique
9.2 Signalement des cas de violation du Code d’éthique
9.3 Dérogations au Code d’éthique
9.4 Remboursement de la rémunération à base d’actions et de primes

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1.0 Introduction
Le présent Code d’éthique (le « Code d’éthique ») a été approuvé par le conseil
d’administration d’Empire Company Limited et s’applique à Empire Company Limited (la
« Société »). Les articles de ce Code d’éthique sont fournis à titre de lignes de conduite
pour tous les employés, et pour réaffirmer l’engagement de la Société envers les
normes d’éthique individuelle et d’entreprise les plus élevées. Le Code d’éthique
s’applique aux administrateurs et à tous les employés de la Société.
Vous devez lire attentivement le présent Code d’éthique et respecter les règles de
conduite qui y sont énoncées dans l’accomplissement de vos tâches au sein de la
Société.
Aucun code écrit ne saurait toutefois couvrir toutes les situations qui peuvent survenir ni
établir de directives à suivre dans tous les cas. Il existe d’autres politiques et pratiques
en vigueur au sein de la Société, de même que des normes de conduite qui relèvent du
bon sens et de la conscience morale, que chacun se doit de comprendre et d’observer
dans l’exercice de ses fonctions. En cas de doute, tous les employés de la Société sont
priés de communiquer avec leur supérieur, ou avec le directeur des Ressources
humaines ou le chef des services financiers d’Empire Company Limited, Stellarton,
Nouvelle-Écosse, B0K 1S0.
1.1 Différents groupes visés
Les employés doivent s’assurer :
• d’effectuer leur travail et d’exercer leurs activités professionnelles de façon légale,
éthique et conforme aux principes énoncés dans le présent Code d’éthique;
• de demander un avis lorsque survient une situation difficile ou un dilemme en
matière d’éthique; et
• de révéler à leur supérieur (ou au directeur des Ressources humaines) toute
infraction réelle ou potentielle au présent Code d’éthique afin d’en discuter et de
trouver une solution.
Les employés qui ont des responsabilités de supervision sont également tenus de
s’assurer :
• de donner l’exemple en tout temps, en respectant le Code d’éthique, même dans
les circonstances les plus difficiles;
• que tous les employés qui relèvent d’eux ont reçu un exemplaire du présent Code
d’éthique, qu’ils le comprennent et qu’ils le respectent en tout temps;
• de créer et de maintenir un milieu de travail qui favorise des comportements
éthiques en tout temps;
• de signaler immédiatement à l’autorité compétente tout manquement réel ou
apparent au Code d’éthique; et

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• de prendre les mesures disciplinaires qui s’imposent, après consultation avec les
personnes appropriées, une fois qu’une violation du Code d’éthique a été
confirmée.
Les membres de la haute direction de la Société sont tenus :
• d’exercer leurs fonctions avec honnêteté et intégrité, et de toujours faire preuve
d’indépendance de jugement. Dans le cadre de leurs responsabilités de direction,
les membres de la haute direction doivent implanter une culture de travail favorisant
la conformité aux normes d’éthique les plus rigoureuses et l’engagement de chacun
à les respecter, maintenir un milieu de travail où les employés sont encouragés à
exprimer leurs préoccupations, et réagir rapidement aux préoccupations de
conformité des employés;
• de se conformer systématiquement au Code d’éthique et aux lois et règlements
régissant la conduite des affaires de la Société;
• d’éviter toute situation où leurs intérêts personnels entrent en conflit, ou semblent
entrer en conflit, avec les intérêts de la Société;
• de veiller à ce que l’information portant sur la situation financière de la Société soit
complète, juste, exacte, compréhensible, conforme aux règlements régissant la
communication des renseignements financiers et communiquée en temps
opportun;
• de signaler sans délai au président du comité d’audit ou au conseil d’administration
toute situation pouvant compromettre l’intégrité des rapports financiers de la
Société et toute violation du présent Code d’éthique ou d’une loi, d’un règlement ou
d’une règle en lien avec la comptabilité ou les activités financières de la Société.
Dispositions supplémentaires visant les membres du conseil d’administration
d’Empire Company Limited
Les administrateurs doivent connaître et respecter les normes de comportement du
présent Code d’éthique. En raison des obligations particulières et distinctes des
administrateurs, notamment leur obligation fiduciaire envers la Société, les
administrateurs doivent respecter des normes de comportement plus strictes que les
employés et adhérer aux principes suivants :
Confidentialité
Tous les administrateurs doivent préserver la confidentialité des renseignements
concernant la Société, ses employés et ses dirigeants. Les renseignements internes ne
doivent être divulgués à personne de l’extérieur de la Société, à moins que la loi ou des
fonctions officielles ne l’exigent. Cette obligation persiste même lorsque les
administrateurs ne siègent plus au conseil d’administration.
Communications
Aucun administrateur ne doit parler ou agir au nom du conseil d’administration à moins
d’avoir été explicitement autorisé à le faire.

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Participation aux affaires du conseil d’administration
Les administrateurs doivent participer activement et contribuer positivement aux affaires
du conseil d’administration afin d’insuffler une orientation et un leadership visionnaires à
la Société, tout en s’assurant que celle-ci remplit ses obligations envers ses
actionnaires, ses employés, ses fournisseurs et ses clients.
Les administrateurs doivent se tenir informés des questions d’intérêt pour la Société afin
de participer de façon active et constructive aux discussions du conseil d’administration
ou des comités du conseil d’administration dont ils sont membres. Les administrateurs
doivent lire et prendre en considération les documents joints à l’ordre du jour avant
d’assister aux réunions du conseil et de ses comités.
Dans l’exercice de leurs fonctions, les administrateurs doivent agir avec le soin, la
diligence et les compétences dont ferait preuve, en pareilles circonstances, une
personne raisonnablement prudente.
Les administrateurs doivent toujours agir honnêtement et dans l’intérêt de la Société.
Les administrateurs doivent comprendre et respecter les politiques, les objectifs et les
principes établis par la Société, ainsi que les mandats du conseil d’administration et de
ses comités, et faire preuve d’éthique et d’intégrité selon les paramètres de la loi.
Lors des discussions du conseil, chaque administrateur doit exprimer ses idées et ses
opinions, même si elles contredisent les idées et les opinions d’autres administrateurs.
Avant de devenir membres du conseil d’administration, les candidats doivent fournir au
comité de gouvernance tous les renseignements personnels pouvant être exigés par la
Société afin de répondre à ses exigences réglementaires. Les administrateurs doivent
tenir ces renseignements à jour pendant toute la durée de leur mandat respectif en les
examinant régulièrement et en informant sans délai le comité de gouvernance de tout
changement.
Conflits d’intérêts
Les administrateurs doivent éviter toute situation de conflit réel ou apparent entre leurs
intérêts personnels et l’exercice de leurs fonctions officielles. Un administrateur qui se
trouve en situation de conflit d’intérêts doit en aviser le conseil d’administration sans
tarder et se retirer du processus décisionnel lié à la situation conflictuelle. Si le conflit est
potentiel et non réel, l’administrateur doit soumettre la question au conseil
d’administration pour savoir s’il doit ou non se retirer de la situation qui soulève la
possibilité ou l’apparence d’un conflit d’intérêts. Les intérêts des administrateurs liés
directement ou indirectement à leur qualité d’actionnaires de la Société ne sont pas
considérés comme donnant lieu à un conflit d’intérêts aux fins du présent Code
d’éthique.
Les administrateurs ne doivent pas utiliser ni divulguer de renseignements confidentiels
(définis à l’article 3.4 du présent Code d’éthique) auxquels ils ont accès dans le but
d’effectuer des transactions financières personnelles en lien avec la Société, ses filiales,
ou toute autre entité au sujet de laquelle la Société a obtenu des renseignements sous
le sceau de la confidentialité.