Périodes en sous-effectifs Marketing : Managers/Directeurs

Périodes en sous-effectifs Marketing : Managers/Directeurs
Marketing, attention aux conséquences !
Après les ponts du mois de Mai, voici venir la saison estivale, qui approche d’ailleurs à grand pas… Et pour MAKE IT WORK!, c’est
une belle opportunité d’aborder avec vous un sujet important pour tout dirigeant Marketing : la gestion des périodes en sous-effectifs.
Car chaque année, tout Responsable Marketing sait que le risque de voir son équipe réduite ponctuellement existe bel et bien :
congés annuels, maladie, départ d’un collaborateur… le subtil équilibre qui règne peut rapidement tourner au cauchemar si l’on n’y
prête pas suffisamment d’attention, que ce soit du côté du Manager Marketing, ou de celui de la Direction Générale.
Les situations les plus fréquentes :
Les périodes de congés :
« Youpi ! » pour ceux qui partent, « au secours » pour ceux qui restent ! Selon les secteurs d’activités, et les saisonnalités qui vont
avec, même en jonglant avec les dates de congés des uns et des autres, il faut avouer que le stress n’est jamais loin. D’autant que
si par malheur, ceux qui restent tombent malades ou se cassent une cheville, toute votre organisation tombe à l’eau… Sans parler,
de surcroît, de ce que chacun ressent au moment du départ, espérant que tout se passera bien pendant son absence et rêvant que
le nombre de mails à lire et à traiter en rentrant ne dépassera pas le nombre 250. Je ne parlerai même pas en de ceux qui devront
traiter des dossiers pendant leurs congés parce que personne ne pourra le faire à leur place…
Le collaborateur malade :
Des équipes qui travaillent toute l’année en flux tendu, ça vous parle ? Dans de nombreuses entreprises, fonction Marketing rime
déjà avec horaires à rallonge, gestion d’une foule de projets ou de plusieurs marques à la fois, déplacements fréquents… et bien
d’autres choses encore. Chaque collaborateur est précieux dans l’équipe, et la moindre absence devient un vrai problème. Lorsqu’un
membre de votre équipe est absent pour des raisons de santé par exemple, c’est toute l’équipe qui en souffre. Le malade d’abord,
qui angoisse et culpabilise à l’idée de devoir laisser les autres gérer ses dossiers… les autres membres de l’équipe, qui se demandent
comment absorber une charge de travail supplémentaire… et vous, qui allez devoir trouver une solution efficace, rentable et rapide.
Le départ d’un membre de l’équipe :
Qui n’a jamais vu l’un de ses Chefs de Groupe ou Chefs de Produits débarquer dans son bureau pour lui annoncer sa décision de
quitter l’entreprise ? Bien sûr, vous êtes content pour lui et vous lui souhaitez le meilleur dans ce nouveau challenge ! Mais derrière,
à vous le processus de recrutement pour trouver le nouveau mouton à quinze pattes, qui nécessitera certainement plusieurs mois
de recherche (quand votre Marketeur, lui, aura quitté l’entreprise d’ici trois mois à peine) et la période de transition inévitable qui va
avec : votre Marketeur sur le départ a déjà la tête ailleurs et prend peut-être même du recul (et ses congés en retard), la transmission
des dossiers risque de ne pas avoir lieu si le recrutement prend du temps, et les dossiers, eux, risquent de s’empiler si l’équipe est
déjà bien occupée…
Toutes les situations précédemment décrites ont pour conséquences immédiates :
 Une surcharge de travail pour les autres membres de l’équipe : c’est en général la première conséquence. En cas d’absence,
le remplacement de la personne aura, ou n’aura pas lieu. Et ce pour diverses raisons : temps de recrutement, question de la
capacité à augmenter la masse salariale pour l’entreprise, montant de budget d’embauche à plein temps disponible ou pas…
Mais la conséquence est là : chacun voit sa charge de travail augmenter, et parfois de manière significative…
 Une modification des fonctionnements internes : absorber de nouveaux dossiers demande un temps d’adaptation, plus ou moins
long selon les profils de personnes. Il faut se familiariser avec les gammes de l’absent, trouver le temps de comprendre le
contenu des projets, et les faire avancer en même temps. Tout le monde y met du cœur, mais ce n’est pas si simple…
 Une baisse de concentration et d’investissement sur les projets : qui dit plus de dossiers à gérer, dit aussi moins de temps à
passer sur chacun d’entre eux… C’est alors le travail des autres membres de l’équipe qui risque de s’en ressentir… le risque
étant de conduire à une baisse de performance et de productivité globale…
 L’installation d’une fatigue et d’un état de stress : car si l’absence est très courte, cela ne prêtera pas à conséquence. Mais au-
delà de quelques jours, chacun dans l’équipe doit s’adapter à cette nouvelle situation : tout est démultiplié (dossiers, contacts,
échanges, réunions,…) et donc générateur de fatigue et de stress additionnel.

Les risques à long terme
Mettez dans un « shaker » tous les ingrédients ci-dessus, remuez bien, et vous obtenez le pire cauchemar du Manager Marketing.
Si votre situation risque de se prolonger pendant plusieurs mois, ou que des périodes en sous-effectifs s’avèrent récurrentes dans
le fonctionnement de votre service, vous vous exposez à des risques à long terme difficiles à maîtriser :
 Manque de connaissance approfondie et de maîtrise des dossiers
 Démotivation des équipes, risque de multiplicité des périodes en sous-effectifs et de turnover important
 Baisse de l’efficacité et de la productivité de l’activité Marketing
 Remise en question des performances des personnes (et là, c’est vous qui risquez fort d’être concerné en premier)
Le tableau vous semble noir ? Et pourtant, combien d’équipes Marketing connaissent ce scénario ? Mon métier m’amène à discuter
très régulièrement avec des dirigeants Marketing, et tous me disent les mêmes choses. La fonction Marketing, en pleine mutation et
confrontée à un monde tourné vers l’excellence permanente, amenée à surfer sur une multitude de nouvelles approches et de
nouvelles technologies, aurait parfois bien besoin de pouvoir s’appuyer sur des ressources flexibles et issues du même univers
professionnel pour gérer sereinement ces périodes transitoires.
Le rêve du Manager Marketing
On pourrait donc se demander à quoi rêve le Manager Marketing pour pallier à tout cela.
L’idéal en fin de compte ne serait-il pas de pouvoir trouver un prestataire flexible, réactif, à qui l’on puisse faire appel rapidement
pour prendre le relais dès qu’une situation de manque d’effectif et de surcharge apparaît ? Une structure qui réponde aux besoins
ponctuels Marketing, qui soit experte en la matière et soit capable de gérer tout autant les questions d’ordre stratégique
qu’opérationnel, tout en tenant compte du fonctionnement de l’entreprise. Une sorte d’équipe Marketing « bis » en quelque sorte…
C’est en expérimentant personnellement toutes ces situations que j’en suis arrivée à créer MAKE IT WORK!. Parce que j’aurais moi-
même aimé pouvoir compter sur ce nouveau genre de partenaire Marketing dans la gestion des impératifs et de la performance de
mon métier.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions proposées par MAKE IT WORK!, n’hésitez plus. Contactez-moi par mail sur
[e-mail] pour faire le point ensemble sur votre situation et vos besoins.
Anne-Julie CHAUVE
Dirigeante Fondatrice
MAKE IT WORK!