plaquette info modalités accès pièces contenues dossier médical

TARIFS
relatifs aux frais de délivrance de copies
d’informations contenues dans un dossier médical
(décision du directeur après concertation du directoire
dans sa séance du 20 novembre 2012)
Ces tarifs comprennent d’une part, les frais de reproduction
des copies «papier», clichés radiographiques ou cd-rom et d’autre
part, les frais d’envoi le cas échéant.
Les tarifs sont les suivants :
Clichés radiographiques Support papier
format 20 x 25 : 2,10 € format A4 : 0,21 €
format 28 x 36 : 2,60 € format A3 : 0,22 €
Clichés scintigraphiques : CD-ROM :
Film format 20 x 25 : 1,65 € 1 cd-rom gravé : 2,10 €
Cliché format A4 : 6,55 €
En ce qui concerne, les frais d’envoi, ceux-ci
correspondent aux tarifs pratiqués par la Poste «envoi
recommandé simple», selon le poids des documents
communiqués.
Pour tout renseignement complémentaire ou en cas de difficulté, vous pouvez contacter
Valérie Prinet, chargée des relations avec les usagers au 03.24.58.76.28.
ou par mail [e-mail]
45, AVENUE MANCHESTER BP 10900 08011 CHARLEVILLE-MEZIERES CEDEX
(Cadre juridique : loi n° 2002-303 du 4 mars 2002 relative aux droits du malade et à la qualité du système de santé
décret n° 2002-637 du 29 avril 2002, relatif à l’accès aux informations personnelles détenues par
les professionnels et les établissements de santé)
arrêté du 5 mars 2004, modifié par l’arrêté du 3 janvier 2007, portant homologation des
recommandations de bonnes pratiques relatives à l’accès aux informations concernant la santé
d’une personne et notamment l’accompagnement de cet accès.)
Année 2015

La réglementation fixe des limites dans la communication de ces informations,
notamment pour ce qui concerne :
Une personne désignée en qualité de mandataire par le patient (article L.1110-4
du code de la santé publique) : Si le patient ne peut se déplacer lui-même, il peut mandater
une personne de son choix. Dans ce cas, un mandat exprès doit être accordé par le patient
dûment signé par ses soins à la personne qu’il désigne en qualité de mandataire. Aucune
copie de pièce du dossier médical ne pourra être délivrée en l’absence de mandat. Un
formulaire spécifique est à votre disposition sur demande.
 une personne titulaire de l’autorité parentale (article 6 du décret n° 2002-637).
Pour les mineurs, ce sont les titulaires de l'autorité parentale qui exercent ce droit d'accès aux
informations médicales. Cependant, une personne mineure peut s'opposer à ce qu'un médecin
communique au titulaire de l'autorité parentale des informations qui la concernent. Dans un
tel cas de figure, le praticien doit néanmoins s'efforcer d'obtenir le consentement du mineur.
Si ce dernier maintient son opposition, la demande du titulaire de l'autorité parentale ne peut
pas être satisfaite et le médecin doit alors faire état par écrit de cette opposition.
 une personne formulant cette demande en qualité d’ayant droit d’un patient
décédé (article 7 du décret n° 2002-637) : « Le secret médical ne fait pas obstacle à ce
que les informations concernant une personne décédée soient délivrées à ses ayants droit, dans
la mesure où elles leurs sont nécessaires pour leur permettre de connaître les causes de la
mort, de défendre la mémoire du défunt ou de faire valoir leurs droits, sauf volonté contraire
exprimée par la personne avant son décès. L'ayant droit doit donc toujours indiquer le motif
de sa demande d'accès, puisqu’en effet seules les informations lui permettant de répondre au
motif évoqué lui seront communiquées. Tout refus de la part du médecin ou de l'hôpital doit
être motivé. En revanche, un certificat médical ne comportant pas d'information couverte par
le secret professionnel peut être délivré .
L’arrêté du 3 janvier 2007 a défini les ayants droit comme étant « les successeurs légaux du
défunt conformément au code civil » lesquels sont entendus par la CADA comme « les
héritiers, conjoints, légataires universels ou à titre universel ». C’est donc bien au sens
successoral du terme que la notion d’ayant droit doit être entendue, ce qui implique la
justification de cette qualité au cas par cas notamment pour des parents, frères et sœurs,
concubins et partenaires de PACS.
La demande doit également intervenir avant l’expiration du délai de
conservation des dossiers médicaux (Décret du 4 janvier 2006 relatif à
l'hébergement de données de santé à caractère personnel et modifiant le code de la
santé publique en matière de durée de conservation des documents) : Le dossier
médical est conservé pendant une durée de 20 ans à compter de la date du dernier séjour du
patient ou de le dernière consultation externe dans l'établissement. Pour les mineurs
hospitalisés, le dossier est conservé jusqu'à leur 28ème anniversaire. Dans tous les cas,
lorsque le patient décède moins de 10 ans après son dernier passage dans l'établissement, son
dossier est conservé pendant une durée de 10 ans à compter de la date du décès.
A noter que les copies des pièces du dossier médical sollicitées seront
uniquement délivrées au demandeur dont les coordonnées auront été
inscrites sur le formulaire ad hoc. Par ailleurs, ces informations revêtent un
caractère strictement confidentiel, et qu’il vous appartient de prendre toutes
les précautions d’usage vis à vis des tiers (famille, entourage, employeur,
banquier, assureur…).
Demande de communication des informations relatives à la
santé d’une personne, contenues dans le dossier médical
Madame, Monsieur,
Vous avez sollicité, auprès du Directeur de l’établissement ou directement
auprès du médecin chef du service concerné, la communication d’informations
contenues dans votre dossier médical, ou dans celui d’un de vos parents, proches ou
d’une personne sous votre protection, établi à la suite d’une hospitalisation au sein de
l’établissement.
Afin d’accéder à votre requête dans les délais fixés par le législateur
(8 jours pour un dossier de moins de 5 ans et 2 mois pour un dossier de plus de 5 ans),
vous voudrez bien compléter le formulaire, ci-joint, étant précisé que votre demande
ne pourra être recevable qu’après réception de ce document, dûment complété, signé
et accompagné des justificatifs requis.
A noter que si la consultation sur place des pièces contenues dans un dossier
médical, est gratuite, la réalisation de copies est payante et à la charge du demandeur.
La facturation s’établit selon les tarifs en vigueur dans l’établissement et dont vous
trouverez le détail au verso de ce document.
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En ce qui concerne les conditions selon lesquelles, peut s’effectuer la
communication de pièces contenues dans un dossier médical, les précisions suivantes
sont apportées.
Tout patient, ainsi que certaines personnes autorisées par la réglementation,
peuvent demander à accéder aux pièces contenues dans un dossier médical auprès
d'un professionnel de santé ou d'un l'établissement de santé.
 D’une manière générale pour tout demandeur autorisé (le patient, le
mandataire désigné par le patient, l’ayant droit d’un patient décédé, la personne
ayant l’autorité parentale, le tuteur, le médecin désigné comme intermédiaire
par une des personnes sus-mentionnées), il est précisé que :
• d’une part, avant toute communication, l’établissement destinataire de la
demande doit s’assurer de l’identité du demandeur et le cas échéant de la
qualité du médecin désigné comme intermédiaire (article 1
er
du décret n°
2002-637).
• d’autre part, la présence d’une tierce personne lors de la consultation de
certaines informations peut être recommandée par le médecin du service
concerné. Toutefois, votre refus ne fera pas obstacle à la communication de
ces informations (article 4 du décret n° 2002-637).