TD Bases de données - ACCESS

TD Bases de donn´ees - ACCESS
Sujet : initiation `a ACCESS (TD 1)
ACCESS est un Syst`eme de Gestion de Bases de Donn´ees relationnel (SGBDR) qui permet la
structuration, le stockage, la maintenance, la mise `a jour et la consultation de donn´ees r´eparties dans
plusieurs tables. Ces donn´ees peuvent ˆetre mises en relation les unes avec les autres.
Rappels
•Tables : elles stockent les donn´ees. Une table se pr´esente comme un tableau. Les diff´erentes
colonnes sont les champs et les lignes listent les enregistrements.
•Clef primaire : c’est l’ensemble des champs d’une table qui permet d’identifier de fa¸con certaine
et unique chaque enregistrement. Une clef primaire peut ˆetre compos´ee d’un ou plusieurs champs.
Des valeurs identiques (doublons) ou manquantes (NULLes) ne sont pas autoris´ees dans cette
colonne.
1 Ma premi`ere base de donn´ees
1.1 Cr´eation d’une base de donn´ees
1. A partir de l’explorateur Windows, cr´eer dans le r´epertoire Mes Documents un sous-r´epertoire `a
votre nom (ex. Mes Documents\Velcin).
2. Lancer ACCESS (menu D´emarrer/Programmes/Bureautique/MS Office) et s´electionner l’op-
tion “Nouveau fichier/Base de donn´ees vide”. Enregistrer votre base de donn´ees sous le nom
clinique.mdb dans votre r´epertoire.
La base de donn´ees est maintenant cr´e´ee mais elle est vide. Il s’agit d’un fichier portant l’extension
.mdb et contenant sept types d’objets : tables, requˆetes, formulaires, ´etats, pages (web), macros et
modules. Ces diff´erents objets sont accessibles en cliquant sur les onglets appropri´es de la fenˆetre de
gestion de la base (voir ci-dessous).
1.2 Cr´eation de la structure d’une table
On souhaite cr´eer une table contenant des informations sur les patients d’une clinique. Cette table
doit comprendre les champs indiqu´es dans le dictionnaire de la figure 1.
Licence IDEA 1`ere ann´ee – Universit´e Lumi`ere (Lyon 2) ©2013
Responsable du cours : Julien Velcin

Description de la donn´ee Nom du champ Type de donn´ees Taille
Num´ero de patient NumPatient Num´erique Entier long
Civilit´e Civilit´e Texte 15
Nom Nom Texte 30
Pr´enom Pr´enom Texte 30
Code Postal CP Texte 5
Date de naissance DateNaiss Date/Heure –
Nombre d’enfants NbEnfants Num´erique Octet
Remarque Remarque M´emo –
Figure 1 – Dictionnaire des donn´ees
1. Cliquer sur l’onglet “Tables”, puis sur “Cr´eer une table en mode Cr´eation” (ou utiliser le bou-
ton et s´electionner le mode cr´eation). Le mode cr´eation est utilis´e pour param´etrer la
structure d’une table : nom de chaque champ et type, principalement. Il sert ´egalement `a d´efinir
la clef primaire.
2. A l’aide du dictionnaire des donn´ees, renseigner les colonnes “Nom du champ” et “Type de
donn´ees”, ainsi que la propri´et´e “Taille du champ” (fenˆetre du bas).
– Pour se d´eplacer d’une zone de saisie `a une autre, utiliser la touche “Tabulation” ou la touche
“Entr´ee”.
– Pour se d´eplacer d’une ligne `a une autre, utiliser les fl`eches de d´eplacement.
– Pour saisir le type du champ, utiliser le bouton de choix.
– Pour saisir la taille du champ, cliquer sur la zone “Taille du champ” qui se situe dans l’onglet
g´en´eral des “Propri´et´es du champ”.
Attention : veillez `a respecter le format exact pour le nom des champs (minuscules, majus-
cules. . . ). Sinon, l’important r´ealis´ee par la suite ne fonctionnera pas.
3. Les patients sont identifi´es par leur num´ero de patient NumPatient, qui leur est attribu´e d`es
qu’ils font appel aux services de la clinique (dans la r´ealit´e, on utiliserait sans doute leur num´ero
de s´ecurit´e sociale). D´efinir en cons´equence la clef primaire de la table en s´electionnant la ligne
du champ ad´equat, puis en cliquant sur l’icˆone dans la barre d’outils. La table en mode
cr´eation se pr´esente comme suit :
4. Enregistrer la table en cliquant sur l’icˆone ou par le menu Fichier/Enregistrer, sous le nom
“Patients”.
5. Fermer la table en cliquant sur le bouton de fermeture ou par le menu Fichier/Fermer. Si la
sauvegarde n’a pas ´et´e effectu´ee auparavant, le syst`eme vous pr´eviendra.
1.3 Modification de la structure d’une table
1. Dans l’onglet “Tables” de la fenˆetre de gestion de la base, s´electionner la table “Patients” et
cliquer sur le bouton “Modifier” ( ). De nouveau en mode cr´eation, il est possible de
modifier la structure de la table.
2. Supprimer le champ “Remarque” en s´electionnant la ligne ad´equate et en utilisant la touche
“Suppr”.
3. Param´etrer le champ “Civilit´e” afin qu’il affiche la liste suivante : Madame, Mademoiselle, Mon-
sieur. Lors de la saisie, il suffira donc de s´electionner le bon cas parmi ces trois propositions, sans
2

Figure 2 – Assistant : Liste de choix.
Figure 3 – Saisie des donn´ees.
rien avoir `a taper. Pour cela, cliquer sur le champ “ Civilit´e ”, puis s´electionner comme type
de donn´ee “Assistant Liste de choix”. Dans un deuxi`eme temps, il faut s´electionner l’option “Je
taperai les valeurs souhait´ees”. Saisir enfin les valeurs souhait´ees (voir figure 2).
4. Utilisation d’une contrainte de domaine : Les patients ne peuvent ˆetre soign´es dans cette clinique
que s’ils sont domicili´es dans le Rhˆone. En utilisant la propri´et´e “Valide si” du champ “CP”,
entrer une expression qui v´erifie que cette condition est remplie (le code postal doit commencer
par 69, les trois caract`eres suivants ´etant indiff´erents : Comme “69*”) et envoie un message
d’erreur lors de la saisie d’un patient domicili´e hors du Rhˆone (propri´et´e “Message si erreur”).
5. Param´etrer le format du champ “ DateNaiss ” afin qu’il affiche la date avec deux chiffres pour
le jour, deux chiffres pour le mois et quatre chiffres pour l’ann´ee (propri´et´e “Format”).
6. Param´etrer une des propri´et´es du champ “CP” afin d’afficher comme libell´e d’en-tˆete de colonne
de la feuille de donn´ees : “Code Postal” (propri´et´e “L´egende”).
7. Fermer la table en cliquant sur le bouton de fermeture ou par le menu Fichier/Fermer.
1.4 D´efinition d’un index
Un index est une structure de donn´ees interne au SGBD qui permet d’acc´el´erer les acc`es aux
donn´ees `a partir d’un champ. Par exemple, indexer le champ “Nom” de la table “Patients” permet de
r´epondre aux requˆetes du type “afficher le dossier du patient Untel” ou “afficher les dossiers de tous
les patients dont le nom commence par la lettre A” de fa¸con plus efficace.
1. Modifier la table “Patients” et ajouter un index sur le champ “Nom”. Donner `a la propri´et´e
“Index´e” la valeur “Oui Avec doublons” afin de permettre la saisie de patients homonymes.
2. Consulter la valeur de la propri´et´e “Index´e” pour la clef primaire “NumPatient”. Conclusion ?
1.5 Saisie et modification de donn´ees
1. Dans l’onglet “Tables” de la fenˆetre de gestion de la base, s´electionner la table “Patients” et
cliquer sur le bouton “Ouvrir” ( ). En mode “Feuille de donn´ees”, il est possible de saisir les
donn´ees pr´esent´ees dans la figure 3.
2. Supprimer l’enregistrement correspondant `a Mme BOUILLUT en s´electionnant la ligne ad´equate,
puis en faisant apparaˆıtre le menu contextuel par un clic droit, ou bien par le menu ´ Edition/Supprimer
l’enregistrement.
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3. Basculer en mode cr´eation en utilisant le menu Affichage/Cr´eation, ou en cliquant sur l’icˆone
, en haut `a gauche de votre fenˆetre. La structure de la table est accessible et modifiable.
Re-basculer en mode Feuille de donn´ees en utilisant le menu Affichage/Mode Feuille de donn´ees
ou en cliquant sur l’icˆone , en haut `a gauche de votre fenˆetre. Il est possible d’acc´eder aux
donn´ees contenues dans la table et de les modifier, de les supprimer ou d’en ajouter de nouvelles.
4. Essayer d’ajouter une patiente “Mademoiselle Anatole Anna, r´esidant dans le 9`eme arrondisse-
ment, n´ee le 01/01/2001, sans enfant”, en r´eutilisant le num´ero de patient 1. Que se passe-t-il ?
Pourquoi ?
1.6 Importation de donn´ees
Dans de nombreux cas, beaucoup d’informations que l’on veut introduire dans une base de donn´ees
existent d´ej`a sur support informatique. Une ressaisie de ces mˆemes donn´ees peut ˆetre fastidieuse et
superflue, surtout si ces donn´ees sont vraiment volumineuses ce qui va nous faire perdre du temps et
d informations en cas de faute de saisie.
ACCESS nous offre la possibilit´e d’importer des donn´ees stock´ees dans des supports externes
(fichiers Excel .xls, texte .txt, etc.).
1.6.1 Importation des donn´ees des fichiers EXCEL
Pour proc´eder `a cette importation, il convient de proc´eder comme suit :
1. Au d´ebut, il faut fermer la table cible par l’importation (Patients dans notre cas)
2. On lancera l’importation via le menu Fichier - Donn´ees externes - Importer. . . Une fenˆetre d’im-
portation apparaˆıtra, il suffit alors d’indiquer le type de fichier (Excel .xls) et s´electionner le
fichier cible Patients.xls. Le fichier se trouve `a l’adresse : http://eric.univ-lyon2.fr/
~jvelcin dans la partie “Enseignements”.
3. On suivra les instructions de l’assistant d’importation, en validant l’option ”Premi`ere ligne
contient les en-tˆetes de colonnes”, puis en indiquant que les enregistrements sont `a rajouter
`a notre table Patients.
4. A la fin de l’importation, nous pouvons v´erifier la mise `a jour.
1.6.2 Importation d’une table `a partir d’un fichier texte (.TXT)
Nous pouvons cr´eer des tables enti`eres et les remplir en important la structure et les donn´ees d’un
support fichier externe, sans que nous proc´edions `a la cr´eation de ces mˆemes tables avec la fa¸con vue
auparavant dans ce TP.
Dans ce qui suit, nous voudrions cr´eer une table pour les m´edecins. Au lieu de d´efinir la table au
d´ebut (les champs, leurs types, etc.), nous importons directement la base `a partir d’un fichier Texte
(.txt) nomm´e Medecins.txt. La table M´edecins dispose de la structure suivante :
M´edecins (Num Med, Nom, Adresse, Sp´ecialit´e)
Pour finaliser cette importation, nous proc´edons comme suit :
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1. Nous importons nos donn´ees comme via le Menu : Ficher - Donn´ees externes - Importer. . . , tout
en choisissant le type du fichier texte. Le fichier `a importer est bien Medecins.txt. Il se trouve
`a l’adresse internet http://eric.univ-lyon2.fr/~jvelcin dans la partie “Enseignements”.
2. Nous assurons l’importation en cochant les options comme indiqu´e dans les figures suivantes :
Dans la figure suivante, on choisit l’option Dans une nouvelle table comme notre but est de cr´eer
une nouvelle table et pas de mettre `a jour une table existante.
Apr`es, et pour le champ Num Med, nous l’indexons comme un attribut sans doublons puisque
nous voudrions le garder comme clef primaire apr`es. Une clef primaire ne peut pas avoir de
doublons puisqu’elle identifie tout l’enregistrement (une ligne dans la table correspondante).
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