Consulter le Code de Conduite Unilabs
publicité
CODE DE CONDUITE SOMMAIRE Avant-propos, par Jean-Paul Rigaudeau, C.E.O.…………………………………….. 2 Notre engagement pour l’intégrité ……………………………………………………… 3 Comment utiliser ce Code…………………………………………………………………. 4 Agir d’une manière éthique en affaires Informations confidentielles…………………………………………………………………. 5 Image d’Unilabs………………………………………………………………………………. 6 Conflits d’intérêts……………………………………………………………………………… 6 Concurrence loyale…………………………………………………………………………... 7 Relations avec les fournisseurs…………………………………………………………….. 8 Cadeaux, repas et divertissements………………………………………………………….. 9 Exactitude des documents financiers et commerciaux ………………………………….. 9 Utilisation adéquate des actifs de la société……………………………………………... 10 Utilisation des ordinateurs, d’Internet et de la messagerie électronique………………………………………………………………………………….. 10 Activités politiques, dons et parrainages………………………………………………….. 11 Environnement……………………………………………………………………………….. 12 Agir d’une manière éthique en tant qu’employeur Diversité et respect de l’individu…………………………………………………………… Harcèlement et intimidation……………………………………………………………….. Respect de la vie privée…………………………………………………………………….. Santé, sûreté et sécurité…………………………………………………………………… 13 13 14 15 Normes de conformité et suivi…………………………………………………………… 16 Chère/Cher collègue, L’ambition d’Unilabs est de devenir le leader européen incontesté dans le domaine des diagnostics. La concrétisation de cette ambition apportera de nouveaux défis et de nouvelles responsabilités à notre équipe. Notre développement, et par conséquent notre futur, dépend de la confiance que notre organisation inspire à nos patients, aux médecins qui nous confient leurs besoins en imagerie et en diagnostics, ainsi qu’à nos fournisseurs, nos actionnaires et tous nos partenaires commerciaux. Cette confiance, qui est l’une de nos valeurs essentielles, repose en grande partie sur notre engagement à promouvoir l’éthique, le respect de nos engagements et la transparence dans nos activités professionnelles quotidiennes. Nous sommes maintenant présents dans onze pays. Il est donc également nécessaire que nous partagions un Code de conduite commun au sein d’Unilabs. Il s’agit d’un cadre qui souligne nos valeurs, définit le comportement attendu de chacun d’entre nous, et constitue un guide sur la façon de traiter les questions d’éthique qui peuvent surgir dans nos activités quotidiennes. Nous avons la responsabilité de comprendre et de respecter ces règles de conduite, de les défendre et de les promouvoir. Elles nous garantissent qu’Unilabs sera toujours perçue comme une organisation attractive et exemplaire, de celles qui inspirent la confiance et le respect. Jean-Paul Rigaudeau C.E.O. Notre engagement pour l’intégrité Unilabs s’est engagé à devenir le leader incontesté des services de diagnostics en Europe. Notre objectif est de fournir et de développer des services de biologie et de radiologie, pour le secteur privé comme pour le secteur public. Nous le faisons aussi bien pour l’individu, en tant que patient et contribuable, que pour la société dans son ensemble. Nous le faisons parce que nous voulons prendre une part active au renouveau des soins de santé en Europe. Pour relever ces défis, notre engagement dans des valeurs éthiques élevées et le respect individuel et collectif des politiques et des lois qui gouvernent nos activités, sont essentiels. Ils sont les garants de notre réussite et de notre réputation de leader dans notre industrie. C’est pourquoi nous avons conçu ce Code de conduite dont l’objectif est de nous faire mieux comprendre le comportement attendu d’un collaborateur d’Unilabs. Il est basé sur nos valeurs fondamentales : o Orientation patient et client Avant tout, n’oublions jamais ceux que nous avons pour mission de servir. o Confiance Nous nous attachons à gagner la confiance de nos clients en faisant la démonstration de nos intentions et de notre compétence. o Respect et empathie Notre travail est toujours caractérisé par la sympathie, la participation et le respect porté à l'intégrité individuelle. o Initiative Nous savons prendre les initiatives et les responsabilités nécessaires à l'amélioration de nos opérations. o Bénéfice social Nous nous efforçons de forger des relations durables et évolutives avec nos clients afin de favoriser la croissance de notre entreprise grâce à notre travail. Il réaffirme nos valeurs fondamentales, nos normes et nos règles de comportement. Le Code de conduite est un outil qui aide notre personnel (*) à prendre des décisions conformes et éthiques tout en répondant aux attentes d’Unilabs. Il s’applique à chacun d’entre nous, quel que soit notre rôle. Il doit également être partagé avec nos clients, nos fournisseurs et nos partenaires commerciaux pour mieux expliquer nos règles de conduite. (*) “personnel” se réfère à tous les membres du personnel, notamment les responsables et les membres du conseil d’administration; s’applique aussi aux consultants travaillant pour Unilabs. Comment utiliser ce Code Ce Code ne remplace pas les politiques existantes et n’exclut pas l’application d’autres codes de conduite ou d’éthique, ni les dispositions légales ou règlementaires applicables à des fonctions, des activités ou des groupes professionnels particuliers. Il n’est pas exhaustif et ne peut pas anticiper toutes les situations, ni fournir des réponses définitives à toutes les questions qui pourraient se poser. Cependant, il est conçu pour que chaque individu soit conscient des domaines présentant des risques éthiques, pour fournir des directives permettant de reconnaitre et de traiter des questions d’éthique, pour établir des mécanismes de signalement des comportements contraires à l’éthique et pour promouvoir les valeurs et les principes opérationnels du Groupe Unilabs. Sachant cela, si vous devez prendre une décision éthique, posez-vous les questions suivantes : Est-ce légal ? Est-ce conforme au Code de conduite d’Unilabs ? Quelles seront les conséquences de mon action sur les autres parties prenantes, et quelles seront leurs réactions ? Si je ne suis pas sûr, à qui vais-je demander de l’aide ? Si vous doutez de la meilleure conduite à suivre, nous vous recommandons de parler ouvertement du problème. La voie normale pour signaler un problème est d’informer votre supérieur hiérarchique. Vous pouvez aussi consulter le responsable des ressources humaines ou le responsable du contrôle interne de votre entreprise. Si vous ne souhaitez pas utiliser les voies hiérarchiques normales, ou si les réponses reçues sont insatisfaisantes, la ligne d’assistance SpeakUp (*) vous offre un moyen supplémentaire et exceptionnel de soumettre votre préoccupation par téléphone ou en ligne. (*) SpeakUp est un système de ligne ouverte du groupe (Group Open Line) qui sera lancé le 2 mai 2012. Dans certains pays, son utilisation sera strictement réglementée (champs d’application restreint, pas de signalements anonymes, ou alerte limitée à certaines fonctions). Tous les détails seront donnés dans les instructions spécifiques qui seront publiées à cette date, et qui seront disponibles sur nos sites Internet et Intranet. Agir d’une façon éthique en affaires Informations confidentielles Qu’est-ce qu’une “information confidentielle” ? Une information confidentielle désigne toute donnée et information, sous quelque forme que ce soit, tangible ou intangible, qui est généralement inconnue du public. Cela concerne : - la planification stratégique, la recherche et le développement - les procédés de production - les informations de budgets et financières - les informations de marketing - les programmes logiciels - les listes des clients - les données des patients - toute information dont les employés peuvent raisonnablement supposer qu’elle doit rester confidentielle. La divulgation de ce genre d’information peut nuire aux intérêts d’Unilabs. Nous sommes donc tous dans l’obligation de ne pas divulguer de telles informations dans l’exercice de notre travail et en tout temps par la suite. Ainsi, nous devons sécuriser l’ensemble des dossiers concernant les clients et les fournisseurs, éviter d’en discuter en présence d’un tiers, utiliser notre ordinateur de travail d’une façon correcte (verrouiller nos documents, changer de mot passe régulièrement, etc.). Nous devons aussi nous abstenir de divulguer des informations confidentielles à un tiers, y compris les membres de notre famille. Au sein d’Unilabs, l’accès aux informations confidentielles sera donné uniquement aux personnes qui ont besoin de telles informations pour pouvoir mener à bien leur travail. Les informations concernant chaque membre du personnel sont également classées comme confidentielles. Ce sont notamment : - la rémunération - la situation familiale - l’adresse privée - le dossier de santé. Question fréquemment posée Un de nos clients m’a demandé des renseignements sur un autre client d’Unilabs. Que dois-je faire ? Refusez toujours poliment de donner à autrui des renseignements sur nos clients. Ce n’est pas professionnel et cela pourrait enfreindre les conditions de notre contrat avec l’autre client. De plus, donner des renseignements sur un client à un autre client envoie un faux message sur notre façon de protéger nos informations clients. Image d’Unilabs / Utilisation des réseaux sociaux Unilabs attache une grande importance à la protection de son image et de sa réputation et attend de ceux qui travaillent pour la société et qui la représentent qu’ils se conduisent d’une manière éthique et professionnelle. En cas de faute, vous risquez de nuire à la réputation d’Unilabs. Nous sommes donc tous tenus d’éviter de parler ou d’écrire sur des sujets liés à Unilabs et qui sont en-dehors de notre domaine d’expertise. Ceci inclut l’utilisation des réseaux sociaux. Les réseaux sociaux nous permettent de promouvoir Unilabs, de renforcer notre marque et d’initier différents contacts et communications. Cependant, la communication sur Internet peut également être déformée ou générer une atteinte à la réputation d’Unilabs, car le message écrit peut être diffusé hors de tout contrôle. Ainsi, nous devons veiller à éviter toute confusion entre nos opinions personnelles et celles de la société. Nous ne devons jamais parler ou écrire au nom d’Unilabs à moins d’y être dûment autorisé. Nous nous devons d’être loyaux envers la société et, en conséquence, nous devons éviter des messages qui pourraient avoir un effet négatif sur l’image et la réputation d’Unilabs. Question fréquemment posée J’ai pris des photos amusantes de quelques collègues lors de la dernière fête d’été. Puis-je les publier sur mon blog personnel ? Avant de publier ces photos, vous devez non seulement demander la permission à vos collègues, mais aussi vous poser la question : quelle image vais-je donner de moi-même, de mes collègues et de la société en publiant ces photos sur mon blog? Conflit d’intérêts Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts? Il y a conflit d’intérêts lorsque vos intérêts personnels interfèrent ou donnent l’impression d’interférer avec ceux du groupe Unilabs. Il nous est demandé d’éviter tout conflit entre nos intérêts et ceux d’Unilabs, et de révéler rapidement les conflits réels ou potentiels. L’objectif de ce Code est de veiller à ce que le nom, la réputation et l’intégrité d’Unilabs ne soient pas compromis. Aucun employé ne doit, en raison de sa fonction, rechercher un profit personnel contraire en aucune manière aux intérêts du Groupe Unilabs, que ce soit directement ou indirectement, pour lui/elle-même ou pour le bénéfice d’autrui. Nous devons donc éviter de nous mettre dans des situations où nos intérêts privés, financiers ou professionnels pourraient être en conflit avec ceux du Groupe Unilabs. Il est impossible de donner une liste complète de situations qui pourraient impliquer un conflit d’intérêts. Cependant, les situations les plus courantes susceptibles d’ être des sources de conflit sont les suivantes : détenir un intérêt dans une société concurrente d’Unilabs accepter des marchandises gratuites ou à prix réduits de toute entreprise qui a ou cherche à avoir des relations commerciales avec Unilabs obtenir un gain personnel sous forme de commissions, prêts, frais ou remboursement de frais ou toute autre forme de compensation de la part de toute entreprise qui a ou cherche à avoir des relations commerciales avec Unilabs. Un conflit d’intérêts peut également exister si un membre de la famille proche d’un employé est impliqué dans l’une des situations décrites ci-dessus. Questions fréquemment posées Ma sœur gère une entreprise et cherche à devenir fournisseur d’Unilabs. Puis-je la diriger vers l’équipe appropriée dans le Groupe Unilabs ? Si la politique de l’entreprise du Groupe Unilabs qui vous emploie le permet, vous pouvez la présenter. Cependant, le décideur du Groupe Unilabs doit être informé de cette relation et se conformer à la stratégie et à la procédure d’achats applicables. En outre, vous devez éviter de participer directement à la procédure décisionnelle ou de l’influencer de manière indue. Mon épouse/époux et moi-même possédons une petite entreprise de graphisme. Le travail que j’effectue dans cette entreprise est absolument sans rapport avec mon poste chez Unilabs. Je suis persuadé(e) que ma petite entreprise pourrait fournir au Groupe Unilabs un produit de qualité supérieure à un prix réduit. Puis-je être à la fois employé(e) et fournisseur d’Unilabs ? Non. Votre première obligation est vis-à-vis du Groupe Unilabs et fournir des services en tant que fournisseur serait un conflit d’intérêts. Si votre épouse/époux gère elle-même/lui-même une entreprise, il/elle pourrait répondre à l’appel d’offre du Groupe Unilabs aux conditions suivantes : 1) la politique de l’entreprise du Groupe Unilabs qui vous emploie le permet, 2) il/elle ne se sert pas de votre poste au Groupe Unilabs pour influencer le processus de sélection, 3) vous ne participez pas à la réalisation ou à l’évaluation du travail si il/elle obtient la mission, et 4) votre relation est signalée à votre supérieur. Y-a-t-il une restriction sur l’éventualité d'un deuxième emploi en dehors du Groupe Unilabs ? Oui. Tout d’abord, vous devez vérifier si votre contrat avec Unilabs vous permet d’avoir un deuxième emploi. En cas de doute, vous devez toujours demander des renseignements supplémentaires auprès de la direction locale des ressources humaines. Si votre deuxième emploi est permis par les termes de votre contrat avec Unilabs, votre emploi hors du Groupe Unilabs ne doit pas créer ou sembler créer un conflit d’intérêts avec vos responsabilités envers le Groupe Unilabs. Par exemple, vous ne pouvez pas accepter un emploi qui pourrait discréditer le Groupe Unilabs ou qui pourrait nuire à l’indépendance et l’objectivité de votre jugement. Votre deuxième emploi doit être complètement séparé de votre emploi au Groupe Unilabs. Vous ne devez en aucun cas utiliser le nom, les informations, le temps, les biens ou autres ressources du Groupe Unilabs dans le cadre de votre deuxième travail. Tout employé qui travaille en dehors du Groupe Unilabs continue d’être lié par les accords de confidentialité conclus avec la société. Un employé ne peut pas conseiller, assister ni travailler pour une entreprise qui est en concurrence avec le Groupe Unilabs. Contactez votre supérieur qui vous aidera à déterminer les situations pouvant créer des conflits d’intérêt potentiels. Concurrence loyale Qu’est-ce qu’une concurrence loyale ? La concurrence loyale est basée sur des facteurs tels que le prix, la qualité et le service, et non pas sur l’abus des pouvoirs de quasi-monopole, la “critique des concurrents ” et les prix agressifs. L’objectif d’Unilabs est de réussir par une concurrence loyale et honnête. Unilabs cherche à réaliser des performances supérieures, mais jamais au moyen de pratiques commerciales non éthiques et illégales. Ce but est atteint en respectant strictement les lois applicables à la concurrence. Ces lois sont complexes et varient d’un pays à l’autre. En général, elles sont conçues pour protéger et encourager la concurrence sur les marchés et interdisent les activités commerciales susceptibles d’aboutir à une restriction déraisonnable du commerce ou à la constitution de monopoles illégaux. La politique du Groupe Unilabs est de respecter les secrets commerciaux et les informations confidentielles d’autrui. Alors que les informations obtenues du domaine public sont une source légitime d’informations concurrentielles, un secret commercial obtenu par des moyens illégaux ne l’est pas. La vente de services du Groupe Unilabs et les achats de produits et de services de fournisseurs doivent être effectués uniquement en fonction de la qualité, du prix et du service, jamais en fonction de rétributions, cadeaux, divertissements ou faveurs donnés ou reçus. Question fréquemment posée Puis-je contacter un concurrent pour obtenir des renseignements concurrentiels ? Cela dépend de la situation. S’il est permis d’obtenir des renseignements sur un concurrent déjà disponibles dans le domaine public, vous ne devez cependant jamais contacter un concurrent pour obtenir des informations concurrentielles et confidentielles, y compris les informations sur les prix. Cependant, certaines formes de contact avec les concurrents sont permises. Vous pouvez, par exemple, visiter le stand d’un concurrent à l’occasion d’une foire et recueillir toute information distribuée au public. Toutefois, si vous parlez avec le personnel du concurrent, vous ne devez pas dissimuler votre identité ou votre affiliation ; vous devez aussi éviter les conversations sur les sujets sensibles relatifs à la concurrence. De même, dans les échanges avec les concurrents, vous ne devez jamais utiliser des pratiques trompeuses, prétendre être un client potentiel, par exemple, pour obtenir des informations concurrentielles au nom du Groupe Unilabs. Relations avec les fournisseurs Unilabs s’engage à négocier avec ses fournisseurs de manière ouverte et mutuellement interactive. Nous sélectionnons donc nos fournisseurs sur la base d’un appel d’offre ouvert et concurrentiel, fondé sur des critères objectifs pour évaluer la performance et la qualité de service. Nous devons aussi garantir un appel d’offre transparent et donner un feedback honnête aux fournisseurs non retenus. Les informations confidentielles des fournisseurs doivent être protégées. Pour notre part, nous attendons de nos fournisseurs qu’ils respectent des normes éthiques élevées dans leurs activités, en particulier concernant : - les droits de l’homme et les conditions de travail, en adhérant aux principes fondamentaux de l’Organisation internationale du travail - la santé, la sécurité et l’environnement, en s’assurant que leurs employés travaillent dans des conditions de santé et de sécurité optimales, et en réduisant l’impact de leurs activités sur l’environnement - la lutte anti-corruption, en respectant strictement les lois et les règlements nationaux et internationaux. Question fréquemment posée Quelqu’un m’a dit confidentiellement que l’un de nos fournisseurs est l’objet d’une enquête pour avoir utilisé de la main d’œuvre illégale. Dois-je ignorer cette rumeur ? Non, vous devez commencer par demander des explications au fournisseur. Ensuite, vous devez demander de l’aide à votre supérieur. Cadeaux, repas et divertissements Dans une relation commerciale, l’échange de cadeaux et de marques d’hospitalité peut favoriser un climat de bonne volonté. Cependant, les cadeaux, les repas et les divertissements doivent refléter une courtoisie normale dans une relation commerciale et ne doivent pas influencer ou donner l’apparence d’influencer une décision. Dans certains pays et dans certaines circonstances, les cadeaux de courtoisie commerciale sont interdits par la loi. Par conséquent, nous devons toujours faire preuve de prudence et d’un bon jugement. Accepter des cadeaux, des repas et des divertissements: Lorsque vous recevez des cadeaux ou des divertissements, vous devez vous assurer : - que leur valeur et leur fréquence sont limitées qu’ils sont appropriés et respectent les valeurs d’Unilabs. Dans tous les cas, vous ne devez jamais accepter des cadeaux en espèces et vous devez toujours informer vos supérieurs des cadeaux ou invitations que vous avez reçus. Les cadeaux provenant d’un concurrent d’Unilabs ne doivent jamais être acceptés. Offrir des cadeaux, des repas et des divertissements Quand vous offrez des cadeaux ou des divertissements, vous devez vous assurer : - qu’ils sont raisonnables dans le contexte de la relation commerciale - qu’ils soutiennent les intérêts commerciaux légitimes d’Unilabs - que leur valeur est modeste et qu’ils ne vont pas contre la loi ou la politique de la société du bénéficiaire. Questions fréquemment posées Un fournisseur potentiel qui veut faire des affaires avec Unilabs m’invite à déjeuner au moins deux fois par mois. Que dois-je faire? Il est permis d’accepter des invitations à déjeuner si le but de la rencontre est d’ordre professionnel, mais les repas fréquents et extravagants peuvent créer un conflit d’intérêts. Consultez votre supérieur. Accepter un nombre excessif d’invitations pourrait violer le Code. Un fournisseur m’a personnellement offert un rabais de 15 %. Est-ce acceptable ? Vous ne pouvez pas accepter un rabais personnel, excepté si le fournisseur offre le rabais au public en général ou à tous les employés d’Unilabs. Exactitude des documents financiers et commerciaux L’exactitude est essentielle pour gérer nos activités légalement, honnêtement et avec efficacité. Nos actionnaires et nos partenaires commerciaux se fient à l’exactitude des informations contenues dans nos documents financiers et commerciaux. Nous avons donc la responsabilité de nous assurer que les informations que nous fournissons sont exactes, fiables et compréhensibles. Nous sommes tenus de conserver les documents en toute sécurité et coopérer avec les auditeurs internes et externes. Question fréquemment posée Mon supérieur hiérarchique m’a demandé “d’embellir” un rapport avec lequel je ne suis pas d’accord. Que dois-je faire? Vous devez vous opposer à cette demande. Si cette demande que vous jugez douteuse se renouvelle, vous devez le signaler. Les informations financières inexactes peuvent avoir des conséquences sérieuses pour la société. Informez immédiatement le responsable du contrôle interne ou, en dernier recours, appelez la ligne d’assistance SpeakUp. Utilisation adéquate des actifs de la société Que sont les actifs de la société ? Ils désignent les biens matériels, tels que les équipements, les outils, les équipements et les fournitures de bureau, mais aussi les biens intellectuels tels que les logiciels, les processus et les informations. Les actifs de la société doivent être utilisés uniquement à des fins professionnelles et ne doivent pas être cédés, vendus ni échangés sans y être dûment autorisé. Protéger ces biens contre la perte, la détérioration, l’utilisation abusive ou le vol, est la responsabilité de chacun de nous. Nous devons utiliser ces actifs d’une manière sûre, éthique, conforme à la loi et productive. Question fréquemment posée Je suis membre d’une association sportive. Chaque mois, on me demande d’imprimer des dépliants. Si j’apporte mon propre papier, puis-je utiliser l’équipement du bureau ? Non, vous ne pouvez pas utiliser les ressources d’Unilabs pour cette activité régulière. Même si vous utilisez votre propre papier, vous utilisez des ressources d’Unilabs comme les cartouches d’encre. Utilisation des ordinateurs, d’Internet, de la messagerie électronique et des téléphones L’accès à Internet est fourni aux employés du Groupe Unilabs pour un usage professionnel. L’utilisation de ces ressources pour motif personnel doit être restreinte, gérée avec bon sens et limitée dans le temps. Les employés doivent tenir compte de l’effet néfaste sur le réseau d’Unilabs résultant du transfert de fichiers volumineux pendant les périodes de pointe. Le Groupe Unilabs restreint l’utilisation des ressources de la société à des fins personnelles, si cette utilisation perturbe la productivité individuelle des employés ou la disponibilité générale du réseau et des ressources informatiques. Ces ressources, au bureau ou à domicile, doivent être utilisées à des fins professionnelles. Les sociétés du Groupe Unilabs contrôleront l’utilisation individuelle des services du réseau, notamment les visites de sites web spécifiques, et les messages électroniques, dans le respect des lois, réglementations et directives nationales en vigueur. Le contrôle de l’utilisation individuelle inclura les personnes qui utilisent leur ordinateur personnel pour accéder au réseau du Groupe Unilabs à distance. L’utilisation des téléphones fixes et mobiles est également, en principe et essentiellement, réservée à des fins professionnelles ; toutefois, une utilisation personnelle limitée est acceptable. Les actifs et les ressources du Groupe Unilabs, notamment ses ressources informatiques, téléphoniques, de télécopie et de réseau, ne doivent jamais être utilisés pour accéder ou divulguer : des contenus explicitement sexuels des contenus diffamatoires et calomnieux des messages de menace ou de harcèlement, ou des chaines de lettres toute information violant les lois nationales ou la politique du Groupe Unilabs, ou d’autres contenus qui pourraient raisonnablement être interprétés comme inappropriés. Les employés qui enfreignent cette politique feront l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement, en fonction de la législation du pays concerné. Pour savoir si une utilisation particulière est permise, contactez votre supérieur hiérarchique. Questions fréquemment posées Notre imprimante à la maison est en panne, et ma femme doit envoyer son CV de toute urgence pour un emploi éventuel. Puis-je le taper et l’imprimer au bureau ? L’utilisation de votre ordinateur pour des documents personnels est possible tant que cela reste occasionnel, raisonnable et n’empiète pas sur votre activité professionnelle. Puis-je télécharger des logiciels depuis Internet qui pourraient être utiles à mon travail pour le Groupe Unilabs ? Non. Le téléchargement de logiciels depuis Internet expose le Groupe Unilabs au risque de virus et autres programmes malveillants qui pourraient affecter l’intégrité et la disponibilité des systèmes et des réseaux du Groupe Unilabs. Il n’est pas permis d’installer ni d’utiliser du matériel ou des logiciels qui n’ont pas été spécifiquement approuvés par les spécialistes IT d’Unilabs. Activités politiques, dons et parrainages En tant que membre de la société civile, Unilabs observe une stricte neutralité dans les domaines politique, religieux et philosophique. Par conséquent, la politique d’Unilabs est de n’apporter aucune contribution financière aux candidats politiques, aux représentants élus ou aux partis politiques. Unilabs respecte également l’engagement individuel de ses employés qui, en tant que citoyens, participent aux activités politiques et publiques. Toutefois, de tels engagements ne doivent pas affecter les activités ou l’image d’Unilabs, ni compromettre la neutralité d’Unilabs. Les dons politiques d’entreprise sont interdits. Le parrainage et les dons à des organisations d’intérêt public ou privées sont permis quand ils sont conformes aux lois et aux règlements applicables. Question fréquemment posée Un de mes amis va présenter sa candidature aux élections et je voudrais l’aider dans cette campagne. Est-ce que c’est permis ? Oui. Votre activité politique personnelle est une activité privée. Pour soutenir cette campagne, assurez-vous simplement de ne pas utiliser les ressources d’Unilabs, y compris le temps, la messagerie ou le nom d’Unilabs. Environnement Nous respectons l’environnement. Chacun de nous a la responsabilité d’éviter ou de minimiser les effets néfastes de ses activités professionnelles sur l’environnement, en prenant conscience de son comportement. Par exemple, nous pouvons supprimer les déplacements inutiles, économiser l’eau et l’électricité (éteindre les éclairages, l’ordinateur, etc.), restreindre l’utilisation de documents imprimés et éviter la production de déchets. Au final, ces petits gestes peuvent faire une différence collective. Quand aux déchets inévitables, nous devons nous assurer que les matériaux sont recyclés ou triés d’une manière adéquate selon les lois nationales en vigueur ou les directives applicables dans votre entreprise. Question fréquemment posée Chez Unilabs, j’ai vu des activités qui peuvent compromettre l’environnement. Que devrais-je faire ? Il vous incombe de le signaler à votre supérieur. Agir d’une manière éthique en tant qu’employeur Diversité et respect de l’individu Qu’est-ce que la diversité? Diversité veut simplement dire différences. La diversité est la reconnaissance de nos différences individuelles, quels que soient la race, la religion, l’âge, le sexe, la situation socio-économique, l’orientation sexuelle et les capacités physiques. Unilabs considère la diversité comme un formidable atout pour le Groupe. La diversité possède le potentiel d’améliorer les résultats commerciaux. Plus il y a de gens différents dans une entreprise, plus ils suscitent des idées et des innovations. La diversité aide également à améliorer la compréhension des besoins des clients et renforce la réputation et l’image de l’organisation chez les partenaires externes. Unilabs encourage la diversité en luttant contre toute forme de discrimination. Par conséquent, aucun d’entre nous ne peut discriminer un individu en raison de sa race, sa religion, sa culture, son origine sociale ou sa nationalité, son sexe, son orientation sexuelle, son handicap et son âge. Cette règle s’applique au recrutement, à la promotion, à la formation, à la rémunération et aux conditions de travail. Question fréquemment posée Un collègue fait des "plaisanteries" sur certains groupes ethniques. Je trouve ces "plaisanteries" insultantes mais j’ai peur de l’affronter. Que dois-je faire ? Les plaisanteries ou les insultes à l’encontre de certains groupes de gens en raison de la couleur de leur peau ou de leurs croyances religieuses ne sont pas acceptables dans notre lieu de travail. Elles sont contraires à notre Code de conduite et à nos principes fondamentaux d’équité et de respect. Dites à votre collègue que vous trouvez ses plaisanteries offensantes. Si les plaisanteries ne cessent pas, vous devez signaler le problème à votre supérieur ou au responsable des ressources humaines. Harcèlement et intimidation Qu’est-ce que le harcèlement ? Le harcèlement désigne un large éventail de comportements offensifs. Le terme évoque généralement un comportement qui vise à perturber durablement une personne. Il peut s’agir d’un comportement sexiste outrageant, de menaces et d’intimidations physiques, de commentaires offensants, de plaisanteries et d’injures. Qu’est-ce que l’intimidation ? L’intimidation est une forme de comportement agressif qui se manifeste par le recours à la force physique ou à la contrainte dans le but de nuire à autrui. Unilabs estime que le droit au respect et à la dignité humaine est fondamental. Par conséquent, aucun type de harcèlement ou d’intimidation ne sera toléré. Une conduite contraire aux principes ci-dessus fera l’objet des mesures correctionnelles et/ou des mesures disciplinaires appropriées pouvant aller jusqu’ au licenciement, en fonction de la législation du pays concerné. Question fréquemment posée Un collègue me fait des avances indésirables. Je ne me sens pas à l’aise à l’idée d’affronter cette personne. À qui dois-je m’adresser ? Vous devez en parler à votre supérieur ou au reponsable des ressources humaines, en dernier ressort, appelez la ligne d’assistance SpeakUp. Respect de la vie privée et protection des données personnelles Nous avons tous droit au respect de notre vie privée. Unilabs s’engage à protéger les renseignements personnels de ses employés (nom, date de naissance, numéro de sécurité sociale, photos, adresse électronique, etc.). Si dans l’exercice de votre fonction, vous êtes autorisé(e) à accéder aux renseignements personnels d’un employé, assurez-vous de ne jamais les fournir à quiconque en dehors d’Unilabs, excepté si la loi vous y oblige ou avec l’autorisation expresse de l’employé en question. Nous devons également nous assurer que ces informations sont stockées en toute sécurité. Nous devons tous nous conformer aux dispositions relatives à la protection des données personnelles ainsi qu’à la législation applicable dans chaque pays. Questions fréquemment posées Un ami m’a demandé de lui procurer les adresses électroniques de mes collègues pour les utiliser à des fins commerciales. Puis-je lui envoyer une liste ? Quand vous divulguez des informations contenant des renseignements personnels, vous devez penser à les protéger car elles peuvent tomber en d’autres mains. Dans tous les cas, vous devez obtenir le consentement des personnes dont vous détenez les renseignements avant de les divulguer. Je suis un responsable au niveau mondial et je supervise des membres du personnel dans 3 pays différents. Serait-il approprié de demander qu’on m’envoie une copie de leurs dossiers personnels ? Les lois sur la protection de la vie privée sont très différentes dans les pays où nous avons des activités et le partage de telles informations pourrait être inapproprié. Consultez votre responsable des ressources humaines pour toutes les questions que vous pourriez avoir. Santé, sûreté et sécurité Unilabs s’engage à pourvoir et à maintenir des conditions de travail sûres et saines. Pour soutenir cette politique, nous devons tous nous conformer aux mesures et pratiques actuelles de sécurité. Nous devons également prendre les précautions nécessaires pour nous protéger nous-mêmes et nos collègues. Toute personne qui constate un comportement ou une installation susceptible de compromettre la sécurité de notre environnement doit immédiatement contacter son supérieur ou le responsable de la sécurité de sa société. Question fréquemment posée Je viens juste d’apprendre qu’un de nos sous-traitants a consommé de l’alcool dans nos locaux. Comme il n’est pas techniquement un employé d’Unilabs, devons-nous nous en préoccuper ? Vous devez signaler à votre supérieur tout comportement qui pourrait compromettre la sécurité de votre environnement et mettre quiconque en danger. Normes de conformité et suivi Il est de la responsabilité de chaque entité du Groupe de mettre en œuvre ce Code de conduite, à la lumière des obligations et des spécificités de ses activités et de sa situation géographique. Nos managers ont une responsabilité particulière concernant la mise en œuvre du Code. Ils doivent créer une ambiance de confiance et de franchise qui encourage les membres du personnel à aborder honnêtement des sujets même désagréables. Ils doivent se comporter d’une façon exemplaire et réagir promptement à toute violation du Code. Chaque membre du personnel est tenu de respecter et d’appliquer les règles contenues dans ce Code de conduite. Si vous êtes confronté(e) à un problème de caractère éthique, vous devez le signaler à votre supérieur qui a la responsabilité de vous aider à résoudre les difficultés que vous connaissez. Vous pouvez aussi contacter les membres du service des ressources humaines et ceux du service de contrôle interne, qui pourront vous aider et vous guider. En dernier recours, si vous ne voyez pas d’autre façon de résoudre un problème, vous pouvez contacter la ligne d’assistance SpeakUp ou le site web. Le signalement des infractions au Code est régi par les lignes directrices suivantes: - - Les signalements seront traités de la façon la plus confidentielle possible. Aucune représailles ne sera tolérée contre les employés qui auront signalé une infraction de bonne foi ou participé à des enquêtes sur des infractions présumées au Code. Tout employé qui dépose une plainte de mauvaise foi, ou qui communique une information malveillante, fera l’objet de sanctions disciplinaires. Tout employé faisant l’objet d’une plainte peut accéder aux renseignements le concernant (à l’exception de l’identité de l’informateur), sauf si des mesures conservatoires sont nécessaires pour empêcher la destruction de preuves. Révision périodique du Code En collaboration avec le conseil d’administration et le personnel concerné, la société effectuera des contrôles périodiques du respect de ce Code de conduite, en particulier dans les domaines où des difficultés induites par ce Code ont surgi et étudiera toute idée ou suggestion d’amélioration. Des suggestions générales pour la modification ou l’édition de ce Code de conduite peuvent être adressées à tout moment par écrit au service des ressources humaines du groupe. Ce Code est disponible en ligne sur les sites web de notre intranet et d’Internet.
