Politique no 4 Politique de MICA services financiers inc. sur la

Politique no 4
Politique de MICA services financiers inc. sur la publicité, les représentations et la
sollicitation
MICA services financiers inc. se réserve le droit de modifier, ajouter ou supprimer toute information
à cette politique afin de s’adapter aux nouvelles exigences législatives et de respecter le plus
adéquatement possible la réalité de ses besoins et de ceux de sa clientèle.
But de la politique
Les autorités exigent des cabinets comme le nôtre de superviser les communications écrites
publicitaires ou autre matériel de marketing préparés par les représentants.
Le cabinet doit s’assurer que le contenu de tels documents respecte les exigences du Règlement
sur l’exercice des activités de représentants (Règlement no 2) et du Règlement sur le cabinet, le
représentant autonome et la société autonome (Règlement no 9).
Mise en œuvre de la politique
Chez MICA services financiers inc., nous avons confié la mise en œuvre de cette politique à notre
direction de la conformité. Non seulement celle-ci a-t-elle la tâche élevée de veiller au respect
des différentes lois applicables, mais elle est tenue de faire la formation des membres de
l’organisation sur les procédures et pratiques de cette politique. L’application de cette politique
s’inscrit dans un cadre déontologique qui vise à former et informer les représentants de leurs
obligations en regard des impératifs imposés par les lois et la réglementation en vigueur.
Application de la politique
À moins d’exception, les représentants en assurance de personnes sont des représentants
autonomes ou agissent par l’intermédiaire de leur propre cabinet. Lorsque ceux-ci décident
d’apposer sur leur documentation promotionnelle ou publicitaire qu’ils sont « partenaires de MICA
services financiers inc. », les documents doivent être soumis à l’approbation préalable de MICA
services financiers inc. avant leur distribution.
Principes de base
Dès le moment où une mention est faite à propos de MICA services financiers inc. ou que son logo
se retrouve sur du matériel marketing, le représentant doit transmettre à la direction de la
conformité une demande d’approbation marketing préalablement à la diffusion de tel document.
Vous devez prévoir un délai minimum de trois jours ouvrables pour le traitement de votre
demande.
Vous trouverez le formulaire « Demande d’approbation Marketing » à l’Annexe 2, lequel vous
devez nous transmettre accompagné de votre matériel marketing proposé. Ce même document
est également disponible sur le site web des conseillers de MICA services financiers inc. sous
l’onglet « Conformité / Marketing ».
La direction de la conformité doit vérifier et approuver toutes représentations faites au public dès
le moment où nous retrouvons une mention ou encore le logo de MICA services financiers inc.
Révision janvier 2013
Ce processus s’inscrit dans le respect de la réglementation en vigueur qui exige des cabinets
d’exercer un certain contrôle sur le matériel marketing de ses conseillers contenant l’identification
de MICA services financiers inc. et de veiller à leur conformité avant leur publication.
Cas d’application
Nous traiterons ici des types de documents qui doivent être soumis à l’approbation préalable du
service de la conformité de MICA services financiers inc..
Cartes professionnelles
Le principe général qu’il faut retenir est le suivant :
Les informations contenues sur les cartes professionnelles ne doivent pas confondre l’investisseur sur
les qualifications et les titres que le conseiller détient.
MICA services financiers inc. préfère projeter la même image dans son réseau en proposant son
modèle de carte pour l’ensemble des conseillers traitant des dossiers par son entremise à titre
d’agent général.
Un guide a été préparé par l’AMF et s’intitule : « Guide : Les règles pour les représentations, les
bannières ou les cartes d’affaires. ». Si vous désirez vous procurer une copie de ce guide, veuillez
contacter la direction de la conformité de MICA services financiers inc. et en faire la demande.
Le conseiller en sécurité financière doit mentionner sur sa carte professionnelle, les informations
suivantes :
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son nom ;
son adresse professionnelle, c’est-à-dire celle où il exerce ses activités, son ou ses
numéro(s) de téléphone d’affaires et, le cas échéant, son numéro de télécopieur ;
les titres qu’il est autorisé à utiliser ;
les disciplines ou les catégories de discipline dans lesquelles il est autorisé à agir (voir votre
certificat de l’AMF);
le nom de la société ou du cabinet auquel il est rattaché, selon le cas;
la mention « Partenaire de MICA services financiers inc, s’il le souhaite;
Selon les règles de l’AMF, le représentant NE PEUT PAS utiliser un slogan sur sa carte d’affaires, cela
portant à confusion.
Ainsi, la carte professionnelle d’un représentant autonome pourrait ressembler à la carte suivante :
Note : Le représentant rattaché à MICA services financiers inc. aura une carte d’affaires différente
du modèle ci avant démontré vu son rattachement à ce cabinet.
Révision janvier 2013
Le représentant qui possède son propre cabinet peut indiquer les informations suivantes :
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ses années d’expérience;
ses titres professionnels (ex. : A.V.A., c.a., B.A., Pl. fin.);
le logo de son cabinet et/ou ceux des cabinets auxquels il est rattaché;
la description des produits qu’il offre;
le cas échéant, pourra mentionner la relation d’affaires avec un autre cabinet, la mention
« partenaire de …(cabinet X) et son logo ». Il doit alors mentionner qu’il est représentant
autonome sous son nom.
Règle générale, le cabinet NE PEUT PAS utiliser un slogan sur sa carte qui pourrait prêter à
confusion.
Ainsi, la carte professionnelle d’un représentant rattaché à son propre cabinet pourrait ressembler
à la carte suivante :
Papeterie d’affaires
(Enveloppes, papier à lettre, bordereau de télécopie, etc.)
Comme pour les cartes professionnelles, les papiers à en-tête sont des outils publicitaires utilisés par
le conseiller pour communiquer avec les clients. Ils sont donc régis par les mêmes principes. Ainsi, si
vous êtes un représentant autonome et que vous souhaitez mettre la mention suivante sur votre
papeterie : « Partenaire de MICA services financiers inc. », vous devrez avoir soumis une demande
d’approbation préalable en ce sens.
Lors de vos communications écrites, vous devez fournir à votre client ou à vos interlocuteurs des
informations précises. Bien évidemment votre nom et vos coordonnées doivent y figurer, y compris
votre adresse professionnelle et vos numéros de téléphone. Vous devez également indiquer TOUS
les titres d’exercice pour lesquels vous êtes autorisé à exercer.
Le représentant qui possède son propre cabinet doit indiquer les titres pour lesquels le cabinet est
inscrit auprès de l’AMF.
Message d’accueil téléphonique
Lorsque vous répondez au téléphone, vous pouvez indiquer votre lien avec MICA services
financiers inc. Ainsi, un représentant répondra : Jean Untel, conseiller en sécurité financière,
partenaire de MICA services financiers inc.
Un cabinet partenaire pourra mentionner MICA services financiers inc. dans sa réponse. Par
exemple, le cabinet Untel et associés qui est un de nos partenaires pourrait répondre :
« Untel et associés, cabinet partenaire de MICA services financiers inc., bonjour ! »
Révision janvier 2013
Bannière, affichage intérieur et affichage extérieur, site Internet
Comme l’indique le guide de l’AMF « une bannière est une pancarte, une affiche lumineuse, un
écriteau à l’extérieur d’une bâtisse qui annonce votre établissement ».
Malgré cette définition, le guide distingue l’affichage intérieur et extérieur.
Affichage intérieur :
Vous devez indiquer la dénomination de votre cabinet (le cas échéant), votre prénom et votre
nom ainsi que tous les titres sous lesquels vous exercez vos activités professionnelles. Ces
informations doivent être mises en évidence, et ce, en des caractères faciles à lire. Votre lien avec
MICA services financiers inc. peut aussi y apparaître.
Affichage extérieur :
Vous pouvez vous afficher avec votre logo et nom du cabinet mais il n’est pas nécessaire
d’ajouter les disciplines. N’oubliez pas de vous conformer à la réglementation municipale en ce
qui concerne l’affichage.
Site Internet
Certains représentants souhaitent administrer un site Internet à des fins de marketing.
Il faut se rappeler que les exigences reliées à un site Internet sont les mêmes que celles d’une
bannière intérieure. Avant de rendre public un site Internet, son contenu doit être au préalable
autorisé par le service de la conformité si vous faites référence, dans votre site, au lien que vous
avez avec MICA services financiers inc.
Toute modification apportée au contenu d’un site déjà existant doit être approuvée au préalable.
Publicités (journaux, télé, radio, dépliants)
Si vous décidez de mettre le logo de MICA Services financiers inc. avec les termes « partenaire de
MICA services financiers inc. » sur toute communication publicitaire écrite, toute publicité doit être
soumise à la direction de la conformité de MICA services financiers inc. pour approbation
préalable. Les règles de conformité en matière de publicité sont complexes. Vous trouverez cidessous les grands principes touchant la publicité que vous devez connaître concernant les
principaux aspects de la réglementation.
En premier lieu, voici les articles du règlement no 9 touchant la publicité, la représentation et la
sollicitation de la clientèle.
1. Le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome doit, dans sa
publicité, ses représentations ou ses sollicitations auprès de la clientèle, utiliser son nom
ou, le cas échéant, les autres noms qu’il utilise au Québec dans l’exercice de ses
activités et il ne doit pas utiliser une marque de commerce, un slogan, une formule ou
tout autre élément pouvant prêter à confusion.
Il doit utiliser le titre sous lequel il exerce ses activités.
2. Le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome ne peut, en raison
de son inscription auprès de l’Autorité des marchés financiers laisser croire dans sa
publicité, ses représentations ou sollicitations auprès de la clientèle que les actes qu’il
pose dans l’exercice de ses activités sont approuvés ou reconnus par celui-ci.
3. Le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome ne peut par quelque
moyen que ce soit dans sa publicité, ses représentations ou ses sollicitations auprès de
la clientèle :
- prétendre faussement qu’un service ou un produit est reconnu par un organisme;
Révision janvier 2013
- laisser faussement miroiter des résultats qu’il n’est pas en mesure de procurer.
4. Le produit financier que vend ou le service que rend un cabinet, un représentant
autonome ou une société autonome doit être conforme à la publicité et aux
représentations qu’il en fait.
5. Le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome ne peut, par
quelques moyens que ce soit, faire de la publicité ou des représentations fausses,
trompeuses ou susceptibles d’induire en erreur.
6. Le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome qui utilise des
statistiques dans sa publicité ou dans ses représentations écrites doit en indiquer la
source.
7. Lors de la vente de produits financiers, le cabinet, le représentant autonome ou la
société autonome doit respecter, dans sa publicité et ses représentations, les
dispositions des articles 238 à 240, 244 et 247 du Règlement d’application de la Loi sur
les assurances (R.R.Q., 1981, c. A-32, r.1), compte tenu des adaptations nécessaires.
8. Le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome doit dans toute
représentation écrite sur un produit financier ou sur un service financier le décrire sans
que ses avantages ne soient mis en évidence au détriment de ses inconvénients.
9. Le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome ne peut, dans sa
publicité, critiquer les produits financiers, les services financiers ou les méthodes de
travail d’un concurrent.
10. Le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome qui désire faire de
la publicité sur un produit financier doit obtenir l’autorisation de l’organisme de
placement collectif ou de parts de plans de bourse, de l’émetteur d’une valeur
mobilière ou de la personne qui le commercialise dont l’assureur, dans le cas d’un
produit d’assurance, ou du gérant, dans le cas de fonds communs de placement.
11. Le cabinet ou la société autonome qui, lors d’une activité non régie par la Loi sur
la distribution des produits et services financiers par l’entremise d’un représentant,
présente de la publicité ou sollicite de la clientèle afin de lui vendre un produit
financier ou de lui rendre un service financier régi par cette loi doit faire état de son
titre autorisé par règlement de l’Autorité des marchés financiers en vertu du
paragraphe 13 du premier alinéa de l’article 223 de cette loi ou du fait qu’il distribue
des produits et services financiers.
Conclusion
Essentiellement, ces règles d’approbations préalables sont mis en place pour vous protéger afin de
vous assurer que vos communications soient conformes aux dispositions de la règlementation et
ainsi, vous éviter d’éventuelles plaintes.
Pour toute question concernant la présente politique, veuillez contacter notre service de la
conformité au 418-622-6422, poste 126.
Révision janvier 2013