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SOMMAIRE :
1. Six nouveaux formulaires réécrits
2. Franchir un pas supplémentaire
3. Trois outils pour écrire pluis simplement
4. A titre d’illustration
5. La composition du COSLA
Ce principe pourrait, à lui seul, résumer toute l’action menée par le Comité d’orientation pour la sim-
plification du langage administratif (COSLA).
Créé pour 3 ans le 3 juillet 2001, le COSLA est composé de linguistes et d’amoureux de la langue
française (parmi lesquels Pierre PERRET, Bernard PIVOT, Alain REY…) d’associations d’aide aux
usagers en difficulté (parmi lesquelles le Secours Populaire, le Secours Catholique, Emmaüs, UFC-
Que Choisir…) et de représentants de l’administration. Il est présidé par le ministre de la fonction
publique et de la réforme de l’Etat et la ministre de la culture et de la communication et vice-présidé
par Pierre ENCREVE, linguiste.
A la suite de nombreuses réunions et de plusieurs séries de tests, le 27 novembre 2001, Michel
SAPIN et Catherine TASCA présentaient les premiers résultats des travaux du COSLA. Cinq premiers
formulaires étaient réécrits en langage courant : la demande de carte nationale d’identité, la demande
de couverture maladie universelle, la demande de RMI, la demande de retraite personnelle et la
déclaration de situation à la caisse d’allocations familiales.
Réuni pour la troisième fois en réunion plénière, le COSLA présente aujourd’hui 6 nouveaux formu-
laires réécrits en langage courant, et un bagage complet de la rédaction administrative destiné à l’en-
semble des agents rédacteurs de la fonction publique.
Les travaux du COSLA présentés aujourd’hui marquent une nouvelle étape du long processus qui vise
à réécrire en langage courant l’ensemble des formulaires administratifs. Six nouveaux formulaires sont
réécrits.
“ Un langage clair, ça simplifie la vie ! ”
CALSO

Il s’agit :
- de la demande d’aide juridictionnelle,
- de la lettre de préavis à la journée d’appel de préparation à la défense,
- de la déclaration annuelle des données sociales (DADS),
- de la demande d’aides pour les personnes adultes handicapées
- de la notice de la déclaration de succession
- et du livret de formation d’animateur de centres de vacances et de loisirs (BAFA).
Quelques chiffres :
Demande d’aide juridictionnelle 800 000 demandes sont effectuées chaque année
Lettre de préavis à la journée d’appel à la défense 650 000 jeunes (hommes et femmes)
la reçoivent chaque année
Déclaration annuelle des données sociales 800 000 entreprises la remplissent chaque année
pour les petites entreprises (moins de 5 salariés) 4,8 millions de salariés sont concernés
chaque année.
Demande d’aides aux personnes adultes 1,3 million de demandes sont effectuées
handicapées chaque année.
Notice de la déclaration de succession 600 000 déclarations de succession sont remplies
chaque année.
Inscription au BAFA 45 000 jeunes s’inscrivent chaque année
Soit au total : 4,195 millions de formulaires remplis chaque année
Une réécriture en quatre étapes :
1ère étape : test des formulaires auprès d’usagers par la SOFRES, pour repérer tout ce qui peut poser des
problèmes de compréhension,
2ème étape : sur la base de ces tests, réécriture des formulaires en lien avec les administrations et la com-
mission pour les simplifications administratives,
3ème étape : relecture de ces formulaires réécrits par les linguistes et les amoureux de la langue française
membres du COSLA.
4ème étape : test des formulaires corrigés auprès d’usagers fragiles par les associations caritatives
membres du COSLA (Secours Catholique, Secours Populaire, Emmaüs…).
Six nouveaux formulaires réécrits
1.

Quatre principes fondamentaux :
Les formulaires réécrits par le COSLA répondent à quatre principes fondamentaux :
1er principe : pas de formulaires de qualité sans l’avis des usagers
Analyser les attentes des usagers, puis mesurer leurs réactions face à un projet de réécriture sont deux
étapes indispensables pour l’élaboration d’un formulaire de qualité. Plusieurs réunions avec les spécia-
listes du langage et des tests effectués notamment auprès des usagers via les associations ont permis
d’apporter de nombreuses améliorations pour rendre les formulaires plus simples et plus lisibles encore.
2ème principe : un formulaire doit être complet pour simplifier la vie des usagers
Pour informer parfaitement les usagers sur leurs droits ou, plus simplement pour les aider à remplir cor-
rectement un formulaire, il est souvent indispensable d’ajouter au formulaire des éléments d’explication.
Ainsi par exemple :
- Sur chaque formulaire figure désormais une liste exhaustive des pièces justificatives à fournir.
- Une présentation des aides ou des prestations proposées, dans un langage compréhensible de tous, figure systématique-
ment à l’intérieur du formulaire. Qu’est-ce que la journée d’appel de préparation à la défense ? Qu’est-ce que l’aide juridic-
tionnelle ? Qui y a droit ? Qu’est-ce que le BAFA ? Qui peut s’inscrire ? Comment se déroule la formation ? Comment obtenir
le diplôme ? Dans la demande d’aides pour les personnes adultes handicapées, le lecteur est guidé du début à la fin du for-
mulaire : “vous faites face à un handicap ou à une maladie invalidante. Nous pouvons vous aider à développer ou à retrouver
votre autonomie sociale, financière et professionnelle grâce à…” ; suit une description de toutes les aides destinées aux per-
sonnes handicapées. Tous les formulaires relatifs à ces aides sont rassemblés dans une seule et même chemise.
- Des indications sur ce qui arrive après le dépôt d’un dossier (“vous avez déposé votre dossier, que va-t-il se passer ?” dans
la demande d’aides pour personnes handicapées), des conseils pour remplir le formulaire (déclaration annuelle de données
sociales) guident le particulier ou l’entreprise tout au long de sa demande.
3ème principe : ce qui se dit clairement se comprend aisément
Les mots ou expressions abscons ont été remplacés par des mots et expressions compréhensibles issus
du langage courant.
Ainsi par exemple :
La lettre de préavis d’appel à la défense qui est envoyée à chaque adolescente et chaque adolescent commence désormais
par un “ Bonjour ” qui met en confiance le lecteur.
Des formules inutilement lourdes et complexes sont simplifiées “à défaut de réponse avant cette dernière date” devient “ si
vous ne répondez pas ”.
Le formulaire de demande d’aide juridictionnelle est beaucoup plus accueillant.
Le partenaire dans le cadre d’un PACS devient le
“Pacsé”. Il n’est plus question de “requérant” mais le
formulaire s’adresse directement à “vous”.
Les termes du jargon administratif sont supprimés :
“ressources de toute nature dont il a eu directement ou
indirectement la jouissance ou la libre disposition”
devient tout simplement “vos ressources”, les “presta-
tions familiales et prestations à objet spécialisé, énu-
mérées aux 3eà 13ede l’article 8 du décret N° 88.1111
du 12 décembre 1988 relatif à la détermination et à l’al-
location du revenu minimum d’insertion” sont désor-
mais listées.
A la demande des associations caritatives membres du
COSLA, un lexique des termes juridiques figure dans
le formulaire de demande d’aide juridictionnelle.
Avant Maintenant

Un gros effort a été réalisé sur la notice de déclaration de succession. Le droit particulièrement complexe de la succession
est expliqué en terme clairs. Les termes juridiques incontournables (usufruit, nue-propriété, rente, patrimoine…) sont expli-
qués dans un lexique à la fin de la notice. La structure de la notice est considérablement simplifiée.
Avant on pouvait lire : la déclaration de succession est composé de formules spéciales modèles n° 2705 et 2706 dispo-
nibles dans les recettes des impôts. Pour les successions qui comportent des immeubles situés dans la circonscription
d’autres recettes que celle du domicile du défunt, il convient de remplir autant d’imprimés spéciaux n° 2709 qu’il existe d’im-
meubles situés dans des circonscriptions différentes.
A présent on peut lire : lour rédiger votre déclaration de succession, vous devez utiliser les formulaires N° 2705 et 2706 et
éventuellement 2709 disponibles dans les recettes des impôts. Le formulaire 2705 vous permet de communiquer tous les ren-
seignements utiles sur le défunt, les héritiers, sur l’existence, ou non, d’un testament. Le formulaire 2706 vous permet de pré-
senter l’état détaillé du patrimoine du défunt au jour du décès, la part de chaque héritier et du conjoint survivant, s’il y a lieu,
et le calcul de l’impôt. Le formulaire 2709 vous permet de déclarer les ou les immeuble(s) que possédait le défunt mais qui
ne dépendent pas de la recette des impôts de son domicile.
Avant on pouvait lire : à la différence de l’acceptation qui peut être tacite, la renonciation est expresse et s’effectue par une
déclaration au greffe du tribunal de grande instance du lieu d’ouverture de la succession. Un héritier qui renonce est censé
ne jamais avoir été héritier. Il n’a donc pas de déclaration de succession à déposer.
A présent on peut lire : vous pouvez refuser la succession. Cet abandon de vos droits sur la succession doit s’effectuer
au greffe du tribunal de grande instance dont dépend le domicile du défunt. Vous n’avez plus à déposer de déclaration de
succession. Vous pouvez trouver l’adresse du greffe du tribunal de grande instance sur le site du ministère de la justice :
www.justice.gouv.frou en appelant le centre interministériel de renseignements administratifs (CIRA) au 01.40.01.11.01.
Avant on pouvait lire : le notaire chargé d’une succession n’est que le mandataire des ayants droit qui conservent la res-
ponsabilité propre de leurs obligations déclaratives au regard de l’administration.
A présent on peut lire : si vous chargez un notaire de remplir votre déclaration de succession, il devient votre mandataire
mais vous restez toujours responsable vis-à-vis de l’administration.
4ème principe : choisir une présentation agréable pour construire une relation de confiance et de qualité
L’utilisation rationnelle de couleurs agréables et d’un nombre de repères pratiques guident de manière
progressive l’usager dans sa découverte. L’organisation pratique des différentes rubriques du formulaire
constituent des apports utiles appréciés des agents des guichets.

Franchir un pas supplémentaire
2.
Simplifier le langage de l’administration, c’est simplifier les formulaires et c’est aussi simplifier les cour-
riers qu’elle envoie chaque jour aux citoyens. Ces courriers sont souvent rédigés dans un langage tech-
nique, difficile à comprendre pour un grand nombre de citoyens. Cela tient d’une part aux sujets traités
dans les courriers, à fort contenu technique et juridique, et d’autre part à l’existence d’une espèce de “
jargon administratif ”.
Pour aider les fonctionnaires à utiliser un langage plus simple et plus clair, Michel SAPIN et Catherine
TASCA ont demandé le 3 juillet 2001 au COSLA de coordonner la réalisation d’un bagage complet de
rédaction administrative destiné à l’ensemble des agents de l’administration qui rédigent des courriers.
C’est ce bagage qui est présenté aujourd’hui.
Il comprend :
- un guide de la rédaction administrative
- un lexique des termes et sigles administratifs,
- un cédérom qui propose une version électronique du guide et du lexique ainsi qu’un logiciel d’aide à la
rédaction administrative (Lara).
Ces trois outils ont été préalablement testés par les agents de plusieurs services publics (agents du
département du Doubs, agents de la mairie de Paris, étudiants de l’Institut régional d’administration de
Lyon, agents du Ministère de la culture et de la communication, agents du Ministère de la fonction
publique et de la réforme de l’Etat).
Ce bagage sera envoyé dans les prochains jours à 10 000 agents rédacteurs des fonctions publiques.
Les trois outils sont également disponibles sur Internet, sur le site du Ministère de la fonction publique et
de la réforme de l'Etat :
www.fonction-publique.gouv.fr/cosla
Il s’agit là d’une première version du bagage, appelée à être enrichie et perfectionnée au cours des pro-
chains mois, en fonction notamment des observations formulées par les fonctionnaires sur la première
version. Ainsi, le lexique et le logiciel Lara s’enrichiront en 2002 et 2003 pour atteindre 6 000 termes
administratifs – au lieu de 2 000 aujourd’hui.