FICHE DE POSTE – Assistante médico
Assistante Médico-Administrative
DRH AP-HP – Octobre 2016
GROUPE HOSPITALIER : HOPITAUX UNIVERSITAIRES PARIS-SEINE-SAINT DENIS (HUPSSD)
POLE : ACTIVITES CANCEROLOGIQUES SPECIALISEES (ACS) / ICARE
ETABLISSEMENT(S) : HOPITAL AVICENNE / HOPITAL RENE MURET
SERVICE : ONCOGERIATRIE / UNITE DE COORDINATION EN ONCOGERIATRIE (UCOG93)/ MEDECINE GERIATRIQUE
ADRESSE(S) : 125 rue de Stalingrad 93000 Bobigny / Avenue du Docteur Schaeffner 93270 Sevran
PERSONNE A CONTACTER : 01.41.52.57.34
DATE DE MISE A JOUR
5/1/2017
POSTE VACANT
A COMPTER DU 1/3/2017
INTITULE DU POSTE
SECRETAIRE MEDICALE
METIER
GESTION MEDICO-ADMINISTRATIVE ET TRAITEMENT DE L’INFORMATION MEDICALE
CODE METIER
40L20
GRADE
ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE
STRUCTURE
POLE ACTIVITES CANCEROLOGIQUES SPECIALISEES (ACS)
Le Pôle ACS se compose sur l’hôpital Avicenne des services suivants : Chirurgie Thoracique et Vasculaire, Dermatologie, Explorations
Fonctionnelles, Hématologie, Oncogériatrie, Oncologie, Médecine du sport et Pneumologie.
Avec Jean verdier, les services suivants sont proposés : Endoscopie Hépato-Gastro, Explorations Fonctionnelles, Hépato-Gastroentérologie.
Trois équipes mobiles de soins palliatifs sur chacun des sites du GH.
POLE ICARE
Le Pôle ICARE se compose sur l’hôpital Avicenne des services suivants : Médecine Interne et Aval des Urgences, Rhumatologie, Maladies
infectieuses et tropicales.
Sur l’hôpital Jean Verdier, les services suivants sont proposés : Médecine Interne et Aval des Urgences.
Sur l’hôpital René Muret, les services suivants sont proposés : SSR Médecine Physique et de Réadaptation, SSR gériatrique, SLD, Polycliniques
médicales, HDJ Gériatrie.
SERVICE
Le service d’Oncogériatrie, bi-site Avicenne – René Muret, est composé de :
•
Un secteur d’hospitalisation complète (court séjour) de 8 lits situé au 1
er
étage du bâtiment Larrey sur l’Hôpital Avicenne.
•
Un secteur d’hospitalisation complète (soins de suite) de 15 lits situé au 2
ème
étage du bâtiment Galien sur l’Hôpital René Muret
•
Une Unité de Coordination en Onco-Gériatrie (UCOG) situé au rez de chaussé du bâtiment Madeleine Brès sur l’Hôpital René Muret
Le service de médecine gériatrique, sur le site René Muret est composé de :
•
Un secteur d’hospitalisation complète (soins de suite) de 37 lits situé au 2ème étage du bâtiment Galien
COMPOSITION DE L’EQUIPE
PERSONNEL MEDICAL (13.5)
•
1 Chef de service (PH)
•
2.5 Praticiens Hospitaliers
•
1 Pharmacien
•
2 Praticiens Attachés
•
3 internes
•
4 étudiants
DRH AP-HP – Octobre 2016
PERSONNEL PARAMEDICAL (5)
•
1 Cadre de santé paramédical
•
2 secrétaires médicales
•
3 secrétaires hospitalières
LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT
•
•
•
FONCTIONNELLES
•
Chef de Pôle
•
Chef de Service
•
Personnel médical et paramédical du service et du pôle
•
Personnel des différents services cliniques
•
Personnel du plateau médico-technique
•
Personnel administratif, technique et biomédical
ACTIVITES
MISSIONS GENERALES
•
Assurer la continuité du fonctionnement du secrétariat médical en collaboration avec l’équipe médicale et paramédicale du service.
•
Planifier les activités (agenda des consultations, admissions, etc.)
•
Accueillir et renseigner les patients et leurs familles
•
Saisir et classer les informations relatives au dossier patient
•
Gérer et organiser l’enseignement universitaire
MISSIONS PERMANENTES
•
Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des étudiants
•
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité
•
Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions…)
•
Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation)
•
Suivi et aide à la réalisation de documents relatifs à l’activité du service (statistiques)
•
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
•
Tenue à jour du dossier patient
•
Organisation et diffusion de la présence médicale (tableaux de service, permanences médicales)
•
Accueil et gestion des étudiants en médecine (internes et externes)
•
Organisation des staffs hebdomadaires
•
Organisation de l’enseignement universitaire (UFR Paris 13) : Préinscription, sélection, confirmation en lien avec la faculté, accueil
des étudiants, surveillance examen, organisation du planning des enseignements à la faculté, lien avec les intervenants
o DU Personnes Agées et Cancer
o DU Personnes Agées – Réseaux de soins et prise en charge institutionnelle et ambulatoire (gérontologie)
•
Mise à jour du site internet UCOG93.
MISSIONS SPECIFIQUES
•
Secrétariat du Chef de Service
•
Communication du dossier médical dans le respect de la réglementation
•
Commande du matériel de bureautique
•
Collaboration avec les secrétaires hospitalières
•
Collaboration avec la faculté
QUOTITE DE TRAVAIL
100%
35 heures par semaine
Amplitude de 7h36 si mutation APHP ou Amplitude de 7h30 de rigueur
HORAIRES DE TRAVAIL
Du lundi au vendredi de 9h30 à 17h06 ou de 10h00 à 17h36
Secrétariat fermé les week-ends et jours fériés.
30 mn pause déjeuner
DRH AP-HP – Octobre 2016
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
•
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
•
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
•
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous,
•
Identifier les informations communicables à autrui dans le respect du secret professionnel
•
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
•
S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
•
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
•
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
•
Utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers
•
Hiérarchiser les activités de secrétariat
CONNAISSANCES ASSOCIEES
•
Outils bureautiques : Word, Excel, Access, Powerpoint
•
Logiciels métiers : Orbis, Agenda, GDM, CHIMIO
•
Internet, intranet
•
Outlook
•
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
•
Droit des usagers du système de santé
•
Réglementation des archives
•
Vocabulaire médical
PRE-REQUIS
BAC sciences médico-sociales
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL
Formation à la protection incendie
Formation à la prévention des risques TMS
Formation à la gestion du stress
FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE
Oui
Non
Si Oui, précisez
GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS
Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP
Oui
Non
SURVEILLANCE MEDICALE
« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé ».
« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du
poste devra se conformer ».
EVOLUTIONS POSSIBLES DU METIER ET DE SON ENVIRONNEMENT
EVOLUTIONS POSSIBLES VERS D’AUTRES METIERS
Assistante médico-administrative classe supérieure
Assistante médico-admnistrative classe exceptionnelle
Adjoint des cadres hospitaliers
PASSERELLES
Technicien de l’information médicale
Archiviste
Encadrant archives
1
/
3
100%
