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Tage des Schweizer Holzes 15./16. September 2017 Journées du bois suisse 15 – 16 septembre 2017 Giornate del legno svizzero 15 -16 settembre 2017 Document de base pour les entreprises et les regroupements 1 Généralités Les Journées du bois suisse, organisées au plan national, auront lieu vendredi 15 et samedi 16 septembre 2017. Cet évènement sera intégré à la campagne nationale, de plusieurs années, en faveur du bois suisse de l’OFEV « Initiative bois suisse » sous la houlette de l’agence de communication Rod. Afin d’accroitre l’impact auprès du public, entre 25 et 30 regroupements régionaux d’entreprises devront à l’occasion de ces « journées portes ouvertes » faire découvrir l’ensemble de la filière du bois, de la forêt au produit fini. L’industrie du bois (scieries) ainsi que la relève au sein des métiers du bois constitueront les éléments centraux de ces actions baptisées « Journées du bois suisse ». L’intégration de l’agence de communication Rod, crée le lien avec la campagne nationale de l’OFEV et comporte de nombreux avantages. Afin de sensibiliser le public à filière de la forêt et du bois, 19 représentations grandeur nature en bois de personnalités emblématiques suisses qui ont marqué la politique, la science ou les arts seront dévoilées dans des lieux publics tout au long de l’année 2017. Ces actions donneront lieu à d’importantes résonnances médiatiques. L’opportunité d’incarner la 20ème figure en bois sera en outre mise au concours lors des Journées du bois suisse. Ainsi la gagnante ou le gagnant sera reproduit en grandeur nature dans un bloc de bois par l’artiste Inigo Gehyselinck puis exposée aux côtés des 19 autres personnalités. Le lien avec la campagne de communication nationale permet également de valoriser les moyens de communication mis en place, à l’exemple du site internet et des portails sur les réseaux sociaux. Les « Journées du bois suisse » seront sous les feux de la rampe grâce à une bannière arborée par les figures déjà dévoilées. Afin d’encourager la participation des entreprises, l’agence de communication met à disposition via les regroupements d’entreprises toute une série d’outils publicitaires. Grâce à des ateliers organisés spécialement à leur intention, les responsables des regroupements d’entreprises découvriront les outils mis à disposition et profiteront de conseils de professionnels de l’évènementiel. En effet, il s’agit d’une occasion unique de bénéficier de conseils de première main des intervenants spécialisés dans les domaines de la publicité et de la communication. Délai d’inscription pour les entreprises intéressées : 31.12.2016. Les entreprises intéressées souhaitant des renseignements supplémentaires sont priées de contacter les personnes suivantes: Pour la Suisse romande M. Sébastien Droz Office romand de Lignum Responsable de la communication 021 652 62 22 [email protected] Pour la Suisse alémanique M. Thomas Lüthi Mandat Herkunftszeichen Schweizer Holz 033 971 35 58 [email protected] Les Journées du bois suisse sont financées par l’OFEV (Plan d’action bois), le Fonds d'entraide de la sylviculture et de l‘économie du bois (Forêt Suisse, IBS, VSH), l’association Senke Schweizer Holz, Industrie du bois Suisse IBS, ainsi que par les entreprises participantes. Document de base Journées du bois CH page 1 de 7 05.10.16/THL/SD Tage des Schweizer Holzes 15./16. September 2017 Journées du bois suisse 15 – 16 septembre 2017 Giornate del legno svizzero 15 -16 settembre 2017 2 Objectifs Ces journées portes ouvertes, permettront de faire découvrir au public de toute la Suisse les multiples facettes régionales des produits en bois. Messages externes Du bois issu des forêts suisses, transformé au sein d’entreprises suisses est écologiquement et économiquement judicieux Le bois suisse est synonyme de produits issus d‘entreprises performantes, avant-gardistes, et intégrées dans le tissus régional social et économique Le grand public est sensibilisé à la transformation du bois suisse et à l’utilisation de la forêt Des messages complémentaires s’adressant aux enfants/écoles et à la relève professionnelle Les consommateurs et maîtres d’ouvrage sont invités à favoriser et à demander le Certificat d’origine bois Suisse Messages internes 3 Enjoindre les entreprises de la transformation du bois à se labelliser COBS Les entreprises participant aux Journées du bois suisse seront mises en lumière et deviendront des ambassadrices permanentes du COBS Organisation Le contact direct avec les entreprises participantes constitue un aspect de première importance tout comme la coordination et l’harmonisation avec Initiative bois Suisse. Un Comité d’organisation central regroupe les principaux représentants du projet et assure les tâches suivantes : Président du Comité d’organisation Toni Horat (Entrepreneur, Responsable des portes ouvertes des scieries de Suisse orientale 2007) Membres du Comité d’organisation Claire-Lise Suter, OFEV: Interface avec Initiative bois Suisse Regula Bührer, Agence Rod : Liaison avec Initiative bois Suisse et communication, média Reto Schneider, woodness art-consulting-design: Conseil Thomas Lüthi, COBS : Chef de projet / instructions / coordination en Suisse alémanique Sébastien Droz, Lignum : Chef de projet / instructions / coordination en Suisse romande Urs Wehrli, Forêt Suisse : Coordination avec les activités de Forêt Suisse Regina Weber, IBS : Coordination avec les activités d’IBS et EFS, Administratrice Direction administrative du projet : C.- L. Suter (OFEV) et HR. Streiff (IBS) Document de base Journées du bois CH page 2 de 7 05.10.16/THL/SD Tage des Schweizer Holzes 15./16. September 2017 Journées du bois suisse 15 – 16 septembre 2017 Giornate del legno svizzero 15 -16 settembre 2017 Regroupement d’entreprises (cluster) 4 Les entreprises participantes sont réparties au sein de regroupements régionaux d’entreprises (cluster). La participation individuelle d’une entreprise sans rattachement à un regroupement n’est pas possible. Un regroupement d’entreprises est composé au minimum de deux entreprises qui représentent au moins trois étapes de la transformation du bois (forêt, exploitation forestière, scierie, transformation du bois, menuiserie, charpente). De manière générale, une couverture de l’ensemble du territoire est visée, en priorité les zones d’agglomération. Un temps de parcours maximum de 30 min. depuis l’agglomération la plus proche est souhaité ainsi qu’un rayon maximal de 30 km pour un regroupement d’entreprises. Les entreprises de transformation du bois (ateliers de charpente, menuiseries) qui mettent l’accent sur le bois suisse sont d’une importance marquée dans la configuration des regroupements d’entreprises. Il est possible qu’un regroupement d’entreprises mette, en plus du bois suisse, également l’accent sur un second thème. Par exemple : chauffage à distance au bois/bois énergie, bois feuillu, énergie solaire ou issue de la biomasse, habitations construites selon les standards Minergie / société à 2000 Watts. L’attention sera également mise sur la relève professionnelle des métiers concernés par les Journées du bois suisse. Un aperçu des regroupements d’entreprises envisagés peut être visualisé en ligne via le lien suivant : http://bit.ly/2cAPgm7 Le choix d’une structure organisée en regroupement d’entreprises a été fait pour les raisons suivantes : Illustration de l’ensemble de la filière du bois Renforcement des collaborations au sein des filières locales du bois suisse Le programme, l’organisation des journées portes ouvertes et les mesures publicitaires sont coordonnées sur le plan régional, tout comme les autres évènements annexes Simplification de la structure organisationnelle 4.1 Organisation des regroupements d’entreprises Un atelier d’échange (workshop), destiné aux entreprises intéressées et aux regroupements d’entreprises, aura lieu le samedi 4 février 2017 (28 janvier en Suisse allemande). Il aura pour objectif : Donner des informations générales relatives aux Journées du bois suisse Présenter les mesures de communication et de leur intégration à la campagne de communication nationale (Initiative bois Suisse) Constitution des regroupements d’entreprises définitifs et définition des entreprises coordinatrices de chaque regroupement Détermination de l’organisation des regroupements d’entreprises et des personnes de contact pour la direction du projet Elaboration des thèmes pour les évènements annexes Définition d’éventuelles autres entreprises à acquérir Premières idées pour la mise en œuvre concrète Les regroupements d’entreprises seront soutenus par les chefs de projet ainsi que par le comité d’organisation. Une collaboration avec les Communautés d’action régionale de Lignum (CAR) ou autres organisations de l’économie de la forêt et du bois sont également possibles. Document de base Journées du bois CH page 3 de 7 05.10.16/THL/SD Tage des Schweizer Holzes 15./16. September 2017 Journées du bois suisse 15 – 16 septembre 2017 Giornate del legno svizzero 15 -16 settembre 2017 5 Attentes et prestations La participation aux Journées du bois suisse est de manière générale ouverte à toute entreprise utilisatrice agréé du Certificat d’origine bois Suisse intéressée. Afin de donner un caractère professionnel à cet évènement et dans l’intérêt des entités et associations qui financent le projet, certaines attentes sont posées aux entreprises participantes qui reçoivent en retour de nombreuses contreparties. 5.1 Prestation pour les entreprises participantes Les entreprises participantes profiteront des prestations du Comité d’organisation suivantes, par l’intermédiaire de leur regroupement d’entreprises : Un appui média et communication professionnel, sur le plan national et régional, par une agence de communication de renommée nationale. Publicité par l’intermédiaire des canaux publicitaires de la campagne de communication de l’OFEV et de la plateforme bois-holz-legno.ch. Multiplication des effets publicitaires engagés grâce aux actions menées à large échelle. Investissement pour une large publicité en faveur de la relève Financement d’environ 15 évènements cadres, organisés et promu par le Comité d’organisation Soutien par le Comité d’organisation et ses larges appuis, lors de la planification des évènements. Développement et définition de concept de mise en œuvre pour les regroupements régionaux. 5.2 Attentes posées aux entreprises participantes et aux regroupements d’entreprises Les attentes suivantes sont posées aux entreprises participantes : Etre une entreprise agrée COBS. Les entreprises intéressées non labellisées peuvent effectuer les démarches de certification nécessaires jusqu’en mars 2017. Participation active à l’élaboration du concept de mise en œuvre du regroupement auquel l’entreprise est rattachée ; participation aux séances, ateliers d’échange et mise en œuvre des tâches préparatoires dans les délais fixés Définir les coûts et les participations nécessaires au concept de mise en œuvre pour chaque entité du regroupement d’entreprises au moyen d’une clé de répartition. Accueil du public y c. collation et mesures de sécurité nécessaires et éventuellement organisation d’évènements annexes Respect des consignes de communication émises par l’organisation centrale concernant le design corporatif, la publicité, vidéos, réseaux sociaux et renoncer à diverger des massages centraux de la manifestation Signature d’un accord cadre concernant les engagements précités. Les Journées du bois suisse est un évènement initié par les principales associations de la filière. Ainsi les membres de ces associations seront prioritaires dans la constitution des regroupements d’entreprises. Document de base Journées du bois CH page 4 de 7 05.10.16/THL/SD Tage des Schweizer Holzes 15./16. September 2017 Journées du bois suisse 15 – 16 septembre 2017 Giornate del legno svizzero 15 -16 settembre 2017 5.3 Investissements en temps et financiers Les entreprises participantes auront à charge un certain nombre de coûts directs, estimés à quelques milliers de francs, et indirects sous forme de mise à disposition du personnel et frais de fonctionnement lors des journées. Coûts directs (selon clé de répartition du budget du regroupement d’entreprises) : Annonces et publireportages relatifs à l’évènement au sein des médias locaux Participation aux outils publicitaires (cadeaux, drapeaux, dépliants, bâches, etc.) Restauration, logistique et autres coûts variables liés aux visiteurs Eventuelle péréquation financière au sein du regroupement d’entreprises Coûts indirects (selon concept de mise en œuvre du regroupement) Coûts de personnels et frais de déplacement lors de la participation aux séances du regroupement et ateliers d’échange Coûts de personnels lors de la préparation et de la tenue des Journées du bois suisse Coûts de fonctionnement (machines, véhicules etc.) lors des journées portes ouvertes Document de base Journées du bois CH page 5 de 7 05.10.16/THL/SD Tage des Schweizer Holzes 15./16. September 2017 Journées du bois suisse 15 – 16 septembre 2017 Giornate del legno svizzero 15 -16 settembre 2017 6 Calendrier Septembre/Octobre 2016 Définition de la localisation des regroupements régionaux et acquisition des entreprises coordinatrices pour chacun d’entre eux Jusqu’à fin 2016 Acquisition des entreprises participantes par les chefs de projets et les entreprises coordinatrices 31.12.2016 Délai d’inscription pour les entreprises intéressées 10.01.2017 Avant-première de la campagne de communication de l’OFEV au Musée d’histoire naturelle de Berne 12.01.2017 Conférence de presse pour le lancement de la campagne de communication de l’OFEV et des Journées du bois suisse à Berne 28.01 2017 Atelier d’échange suprarégional, Suisse alémanique et Tessin, avec les entreprises participantes. Suisse central. Définition des regroupements finaux et des entreprises. 04.02.2017 Atelier d’échange suprarégional, Suisse romande, avec les entreprises participantes. Région Lausanne. Définition des regroupements finaux et des entreprises. Fin mars 2017 Dernier délai pour la dépose des demandes de labellisation COBS pour les entreprises encore non-certifiées intéressées à participer aux Journées du bois suisse Fin avril 2017 Finalisation des concepts de mise en œuvre de chacun des regroupements d’entreprise Dès août 2016 Début du travail de communication en faveur des journées du bois suisse Août/septembre 2017 Contrôle des entreprises et regroupements par les chefs de projet 15 -16 septembre 2017 Journées du bois suisse Document de base Journées du bois CH page 6 de 7 05.10.16/THL/SD Tage des Schweizer Holzes 15./16. September 2017 Journées du bois suisse 15 – 16 septembre 2017 Giornate del legno svizzero 15 -16 settembre 2017 Annexe : liste de contrôle pour le concept de regroupement d’entreprise La présente liste de contrôle illustre ce que comprend un regroupement d’entreprises et ce qui doit être mené lors des portes ouvertes. Cette liste n’est pas exhaustive, mais permet d’estimer les investissements : Lieux et évènements: où et quand auront lieu quels évènements et quels entreprises ouvrent leurs portes. De manière générale toutes les options sont ouvertes : - Evènement principal au sein de l’entreprise coordinatrice ou d’une autre entreprise - Evènements principaux au sein de plusieurs entreprises - Evènement principal ou évènement annexe au sein d’un lieu tiers. En particulier pour les regroupements urbains, un lieu central et facilement atteignable en transport publics doit être prévu. A noter que des moyens de présentation attrayants sont attendus en particulier pour les entreprises qui se présentent hors de ses murs. Dans les centres urbains et les agglomérations en particulier, les évènements principaux et annexes devraient avoir pour but de faire sensation. Des idées et des expériences seront à cet effet proposées lors des ateliers d’échange. Logistique: Places de parking et concept de circulation. Balisage des entrées et des sorties des places, prise en compte des transports publics (en particulier dans les zones urbaines), transports entre les lieux de visite (bus navette, transports publics, voiture). Publicité, publireportages, vidéos, médias sociaux, etc., selon directives de l’agence de communication Balisage, panneaux d’information, drapeaux, bâches, etc., sur place. Sécurité et concept d’urgence avec signalétique ad hoc et information au personnel. Eventuellement avec sécurité évènementielle Restauration pour les visiteurs : pavillon, tente, tables, bancs/chaises, boissons/alimentation, service/buffet, couverts, nappes, nettoyage, toilettes. Autorisations ? Accueil : accompagnement des personnalités importantes, des représentants de la presse, des personnes à mobilité réduite Ecoles et groupes : Invitations des associations et des classes d’écoliers pour visites guidées des entreprises (idéalement le vendredi) Promotion des apprentis : exposés/démonstrations au préalable auprès des écoles, ateliers spécifiques sur le lieu d’exposition avec panneau d’information/films etc., évènement spécial dédié aux apprentis Concours : Concours national pour désigner la 20ème figure en bois. Eventuellement un concours propre au regroupement d’entreprise. Divertissements : Musique? Programme pour enfants? Budget selon clé de répartition au sein du regroupement d’entreprises Document de base Journées du bois CH page 7 de 7 05.10.16/THL/SD
