acquisition de documents sommaire

ACQUISITION DE DOCUMENTS
SOMMAIRE
PRÉALABLE
PARAMÉTRAGE DE BASE
ACCÉDER À LA FENÊTRE
DESCRIPTION DE LA FENÊTRE
La barre de boutons
Zone d’identité : « Enregistrer dans le dossier de … »
Zone de distribution des informations
Bouton Courrier
Bouton Examen
Bouton Antécédent
Zones de « Texte du Document » et « Résumé »
FONCTIONNEMENT : DES DRAG&DROP À TOUT VA !
A PROPOS DES LOGICIELS D'OCR
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ACQUISITION DE DOCUMENTS
Cette fonction permet de ranger dans le dossier patient le texte issu de la numérisation d’un document
papier ou d’acquérir un texte par le biais d’une dictée vocale.
Le texte ainsi obtenu pourra être dispatché, en totalité ou en partie, dans un ou plusieurs nouveaux courriers, examens ou antécédents pour des patients différents.
Vous allez pouvoir ventiler l’ensemble de votre courrier concernant vos patients sans changer de fenêtre !
Vous pouvez toutefois en cas de besoin ponctuel Copier/Coller le résultat de la numérisation O.C.R dans
n’importe quelle zone texte de n’importe quelle fenêtre de MédiClick!
Vous pouvez également numériser des documents au format J.P.E.G pour ensuite les importer via le menu contextuel dans toutes les zones images de MédiClick!
PRÉALABLE :
Il est supposé que :
•
vous disposiez d’un scanner correctement connecté à votre ordinateur,
•
que le maniement de la fonction de reconnaissance optique de caractères (ROC) est maîtrisé.
•
que votre logiciel de dictée vocale soit installé et fonctionnel.
•
Peu importe la méthode utilisée et le logiciel de ROC ou de reconnaissance vocale que utilisez…
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… Nous verrons plus loin comment paramétrer son logiciel d’OCR ou ROC.
PARAMÉTRAGE DE BASE:
La paramétrage permettant le lancement votre logiciel de ROC et de reconnaissance vocale (PC) s’effectue au niveau des Préférences MédiClick! /
 Voir chapitre Préférences MédiClick!
.
Il est aussi possible d’indiquer le logiciel de ROC et de reconnaissance vocale, directement depuis la fenêtre « Acquisition de Documents… » par Alt-clic sur les boutons
ou
ACCÉS À LA FENÊTRE « ACQUISITION DE DOCUMENTS… »
Il s’effectue principalement depuis :
La Fiche administrative par
•
Menu MédiClick! / Acquisitions de Documents…
•
ou par le raccourci clavier : Ctrl-R (PC) / Pomme-R (Mac)
Attention … Ce raccourci clavier produit d’autres effets depuis les fenêtres Examens Complémentaires,
Biologie et Ordonnance.
DESCRIPTION DE LA FENÊTRE
La barre de boutons
Partie Gauche :
Permet de changer de fiche patient dans laquelle s’effectue le rangement.
F12 affiche aussi la fenêtre standard « Rechercher un patient… »
F11 affiche la fenêtre « QuickView »
 Voir chapitre Menu Info
La changement de fiche patient s’effectue aussi par Drag&drop du nom du patient sur la zone « Enregistrer dans le dossier de … »
Voir plus loin
Permet de lancer votre logiciel de R.O.C .
Si la localisation du logiciel n’est pas faite vous aurez droit à :
Comme indiqué précédemment: Alt-Clic permet de localiser depuis la fenêtre le logiciel de ROC.
Permet de lancer votre logiciel de reconnaissance Vocale.
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Alt-clic permet de localiser in situ le logiciel désiré.
Même remarque que pour le Bouton ROC si vous n’avez pas localisé le programme sur votre disque dur.
Voir Chapitre « Préférences Générales » pour configurer par défaut votre logiciel de R.O.C.
Partie droite :
Permet de valider les actions effectuées
Permet de quitter la fenêtre
Zone d’identité : « Enregistrer dans le dossier de … »
C’est par cette zone que vous identifiez le dossier dans lequel vous enregistrerez les documents.
En cas d’homonymie …la liste des prénoms est disponible à droite :
Zone de distribution des informations
C’est le tableau de bord de cette fenêtre.
Depuis cette zone, vous allez dispatcher les éléments textes dans TROIS zones clés du dossier patient:
Courriers , Examens Complémentaires et antécédents.
A partir du texte acquis, vous pouvez, selon son contenu, créer autant de courriers, d’examens ou d’antécédents que nécessaire.
Description des 3 boutons :
Bouton Courrier
Ce bouton, activé par défaut, permet de créer un ou plusieurs Courriers.
Il permet ainsi d’incorporer le document dans la partie « Courriers des Correspondants » du dossier patient.
La liste des Correspondants située à droite, est identique à celle présente dans la fenêtre « Annuaire des
Correspondants » . Elle permet de définir l’origine du document :
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Si le correspondant n’est pas encore référencé dans votre annuaire … cliquez sur le bouton
l’y ajouter via la fenêtre de saisie rapide.
pour
Trois attributs sont possibles :
1. Date du document … Par défaut celle du jour.
2. Caractère « Important » du document. Le document apparaîtra en rouge et en tête dans les listes.
3. Mention « compte-rendu d’hospitalisation » permettra de repérer le document par le symbole
+ dans les listes.
Bouton Examen
Ce bouton permet de créer un ou plusieurs Examens Complémentaires, et de faire une éventuelle reprogrammation.
En plus de la liste des correspondants, vous pouvez définir deux attributs :
la date et le caractère important du document :
La liste des « Examens Complémentaires et préventions », identique à celle de votre Glossaire des Examens Complémentaires, vous permet de rattacher un document à un examen :
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Si l’examen n’est pas encore référencé dans votre Glossaire … cliquez sur le bouton
via la fenêtre de saisie rapide :
pour l’y ajouter
Saisissez le nom et définissez une Spécialité de rattachement.
La sélection d’un Examen Complémentaire laisse apparaître le bouton de reprogrammation
(Le même que celui présent dans la fenêtre « Examens Complémentaires »)
 Voir chapitre « Examens Complémentaires et Prévention »
Ce bouton permet de reprogrammer un examen depuis la fenêtre « Acquisition de document »
Exemple :
Vous recevez le Compte rendu papier d’une colonoscopie
Vous le numérisez via « Acquisition de Document »
Vous créez un examen Colonoscopie depuis l’onglet « examen » puisqu’il n’existe pas dans votre
Glossaire.
Et vous décidez, in situ, de le reprogrammer dans 3 ans via la fenêtre suivante :
La colonne des examens de la Fiche Administrative comporte, désormais, une ligne supplémentaire mentionnant une colonoscopie prévue en Octobre 2007 :
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Création d’un examen déjà en attente :
Si vous avez déjà créé et désigné comme
un examen « Colonoscopie » depuis la partie
« Examens Complémentaires » du dossier patient… la création d’un même examen via « Acquisition de
documents… » déclenchera l’alerte suivante :
MédiClick! vous demande simplement d’affecter le texte issu de la numérisation à l’examen « Colonoscopie » déjà existant. Cela évite de créer une colonoscopie en plus de celle qui n’attend plus que son compte-rendu !
Bouton Antécédent
Ce bouton permet de créer un ou plusieurs antécédents à partir du texte acquis.
Les attributs possibles sont identiques a ceux de la fenêtre des antécédents :
 Voir chapitre « Antécédents »
Si la pathologie n’est pas encore référencée dans votre Glossaire … cliquez sur le bouton
ajouter via la fenêtre de saisie rapide :
pour l’y
Zones de « Texte du Document » et « Résumé »
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C’est ici que votre le texte du document se retrouve après la numérisation, la dictée vocale ou après un
simple « copier-coller ».
Selon les logiciels de ROC et l’environnement Mac ou PC, il peut être nécessaire de faire
un « Coller » dans la zone « Texte du Document » pour avoir le texte reconnu.
La zone « Résumé » peut-être saisie à la main ou bénéficier d’un Drag&Drop d’une partie du texte sousjacent. Elle participe à la fonction de synthèse :
 Voir Principes Généraux – Procédure Communes
FONCTIONNEMENT : DES DRAG&DROP À TOUT VA !
La fenêtre acquisition de document est le lieu d’un festival de Drag&Drop :
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Deux méthodes, Plusieurs Zones Cibles et une UNIQUE fenêtre … Voyons tout cela :
Deux méthodes :
L’intégration des différents éléments qui composent le document numérisé se fait très facilement suivant
le principe suivant :
Pour utiliser le Drag&Drop comme un « Copier-Coller » … faite un simple Drag&Drop
Pour utiliser le Drag&Drop comme un « Couper-Coller » … faite usage de la touche Alt pendant le
Drag&Drop.
Attention :
Chaque Drag&Drop remplace le contenu du « presse-papiers » par le texte qui a été concerné par
le Drag&Drop. Vous ne disposez donc plus du texte original issue de la lettre numérisée.
Si vous désirez créer plusieurs Antécédents ou Examens Complémentaires à partir de la lettre originale
vous pouvez utiliser le bouton
actif après un Drag&Drop.
Il permet donc de recoller le contenu initial.
Plusieurs Zones Cibles :
1- Sélectionnez le Nom (± Prénom) du patient dans le texte et déposez-le sur la zone « Enregistrer dans le dossier de… » pour rechercher automatiquement son dossier.
En cas d’homonymie, la liste des prénoms permet de sélectionner le bon patient.
2- Sélectionnez la date du document et déposez-là sur la rubrique date … pour qu’elle s’inscrive
dans la zone idoine
Si vous déposez une phrase telle « Paris le 21 octobre 2004 »…MédiClick! en extraira automatiquement la
date.
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3- Sélectionnez une phrase pertinente apte à constituer un Résumé du courrier, de l’examen ou
de l’antécédent et déposez-la sur la zone RESUME …
Vous pouvez renouveler cette action avec des bouts de phrases issues de plusieurs endroits du texte original pour constituer le résumé.
4- Sélectionnez le nom de l’expéditeur du texte et déposez-le sur la liste des Correspondants
de droite pour afficher son nom :
Si le correspondant n’existe pas … Un Bip retenti et la première ligne vierge de la liste est surlignée. Servez vous alors du bouton de création rapide d’un correspondant.
Si le correspondant existe… La fenêtre affiche le correspondant et sa spécialité dans la zone centrale :
5- Sélectionnez dans le texte une pathologie et déposez-le sur bouton grisé des antécédents :
et MédiClick! affichera la pathologie concernée :
Je dépose « sein» -
thologies contenant ce mot apparaît !
et la liste de pa… A vous de choisir la ligne voulue.
Si le bouton
la liste des pathologies.
est actif, vous pouvez directement déposer le texte sur
Même principe avec le bouton examen, qu’il soit actif
ou inactif :
6- A partir du même texte, vous pouvez créer plusieurs courriers, examens ou antécédents.
Chaque création demande une validation
avant de passer à la suivante.
Si vous avez effectué un ou plusieurs Drag&Drop, vous afficherez de nouveau le contenu du texte inital
en utilisant le bouton
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En effet, chaque Drag&Drop remplacant le contenu du « presse-papiers » par le texte qui a été
concerné par le Drag&Drop, vous ne disposez donc plus du texte original issu de la lettre numérisée dans le presse-papiers.
Votre texte d’origine est intact et peut être redispatcher pour une autre création.
Exemple : Vous numérisez une lettre relative à un compte-rendu d’hospitalisation.
Vous affectez le contenu global à un courrier.Vous validez
Un clic sur
recolle le texte d’origine dans la zone « texte du Document ».
Vous effacez tout … sauf le compte rendu d’un examen important que vous affectez à un Examen
Complémentaire.
Vous recollez le texte d’origine… pour créer un antécédent par exemple.
Si MédiClick! ne détecte pas le NOM du patient dans la zone « Texte du document » cela déclenchera
l’alerte suivante lors d’une tentative de validation:
Il s’agit d’une mesure de précaution pour s’assurer que vous voulez bien créer un élément sans l’identité
du patient.
Rassurez vous, de nombreux documents ne comportent pas l’identité du patient, ou vous l’avez, tout
simplement supprimée du texte .
Goodie : La recherche de la présence du Nom du patient s’effectuer sans tenir compte des majuscules ou
minuscules.
Si le texte contient « demo » au lieu de « DEMO » … MédiClick! conclura qu’il s’agit du nom du patient
DEMO !
Si Médiclick ! détecte la création d’un examen déjà prévu … il demandera autorisation de le mettre à
jour:
Une unique fenêtre pour plusieurs patients :
Si vous avez plusieurs documents à numériser (ou a dicter) … vous pouvez ne pas quitter la fenêtre d’acquisition de document entre 2 patients :
Technique :
Etape 1-
Etape 2Etape 3-
Numériser le premier document via bouton
.
Son texte se retrouve, au final, dans la zone « Texte du Document »
Selon les logiciels de ROC et l’environnement Mac ou PC, il peut être necessaire de faire
un « Coller » dans la zone « Texte du Document » avoir le texte reconnu.
Définissez, si besoin, le patient concerné par la technique du Drag&Drop. Dispatchez les
éléments où vous le désirez.
Validez. La fenêtre se purge de ses infos.
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Etape 4-
Changez de patient via
ou F12 pour charger la fiche relative au courrier suivant …
puis répéter l’opération depuis l’étape 1
Vous restez ainsi dans la même fenêtre pour ranger votre courrier.
Gain de temps 
A PROPOS DES LOGICIELS D’O.C.R OU R.O.C
Les logiciels de Reconnaissance Optique de Caractères permettent de transformer un simple document
papier en caractères comme si vous l’aviez saisi au clavier.
Ils permettent ainsi de ne stocker dans le fichier de données que quelques centaines octets .
Le même document papier simplement scannérisé occuperait plusieurs Ko.
Ils permettent donc d’eviter des fichiers de données pléthoriques à manipuler et à sauvegarder.
A titre d’exemple en 10 ans d’activité, un cabinet de 5 médecins utilisant systématiquement un logiciel
d’O.C.R pour stocker dans MédiClick! tout le courrier reçu occupera environ 400Mo toutes données confondues.
Sans O.C.R et en stockant le même volume de courrier au format JPEG, ce cabinet aurait du collectionner
les Gigaoctets de capacités de stockage….
Quand vous cliquez sur le bouton
de la Fenêtre d’Acquisition, vous lancer votre logiciel d’O.C.R.
Vous devrez paramétrer celui ci de facon à ce que le résultat de la numérisation soit exporté vers le
Presse-Papier afin que vous puissez le « Coller » dans la zone « Texte du Document de MédiClick!.
Réglez en général votre logiciel sur son « Mode Automatique » afin de gagner du temps.
Il est dommage qu’à l’heure où nous rédigeons ce manuel, les principaux logiciels du marché ne proposent plus de fonction dite « Directe » qui permettait de coller directement au curseur de n’importe quel
champ de type « texte » le résultat de la numérisation, offrant ainsi à l’utilisateur un confort ergonomique certain.
De plus , à moins d’investir dans un scanner en port « FireWire », il faut reconnaître que les modèles USB
courant sont d’une lenteur parfois décourageante pour une tache somme toute fastidieuse.
Certains se contenteront de « Stylo O.C.R » pour archiver quelques mots voir quelques phrases d’un
courrier.
Vivement la généralisation des échanges sécurisés via le Net pour atteindre le fameux «ZERO PAPIER».
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