Access_1

INF1025 – 50 – ÉTÉ 2010 –
Présentation basée sur les chapitres A et B de la section Access du livre.
Aujourd’hui
• Remise du TP4
• Questions sur le TP5
• Access
• Atelier sur Access à 20h30
Access
• Un logiciel de gestion de bases de données
relationnelles.
• Pour gérer des données qu’on peut organiser
sous forme de listes d’information. Ex.: liste de
clients, inventaire, etc.
• Offre plus de fonctionnalités et d’avantages
qu’Excel pour gérer des listes.
Excel vs Access
Caractéristiques
Excel
Access
Capacité
Limite : environ 1
million
d’enregistrements
par feuille de
calcul
Liste de données
uniques
quasi-illimitée
(2 go)
Liste
Saisie des données
Simple
Possibilité de lier
plusieurs listes
(« tables ») pour
éliminer la
redondance
Permet de créer des
formulaires
Excel vs Access (suite)
Caractéristiques
Excel
Access
Sécurité
Plages de cellules
ou classeur
Limiter l’accès aux
enregistrements et
aux champs
nécessaires
Plusieurs utilisateurs
peuvent entrer et
modifier les données
simultanément
Non
Oui
Rapports
Imprimer une
feuille de calcul
Possibilité de créer
des rapports
Vocabulaire
table (tableau)
nom de champ
(titre de colonne)
Nom
Pierre
Nom
Pie
Téléphone
514-555-5555
Marie
Poirier
514-545-5555
Paul
Mayers
514-577-5885
enregistrement (ligne)
champ (colonne)
champ d’un enregistrement
(une cellule)
Pourquoi faire plusieurs tables?
Exemple: Gérer les factures de clients
avec une seule table
Nom
Prénom
Ville
Facture
Produit
Date
Dufresne
Jean
Montréal
1
crayons
21 juin
Poirier
Luc
Québec
2
table
21 juin
Poirier
Luc
Québec
3
cartable
22 juin
Mayers
John
Ottawa
4
crayons
22 juin
Mayers
John
Ottawa
5
ordinateur
23 juin
Exemple: Gérer les factures de clients
avec une seule table
Nom
Prénom
Ville
Facture
Produit
Date
L’information sur les clients est répétée
pour chaque enregistrement!
Dufresne
Jean
Montréal
1
crayons
21 juin
Poirier
Luc
Québec
2
table
21 juin
Poirier
Luc
Québec
3
cartable
22 juin
Mayers
John
Ottawa
4
crayons
22 juin
Mayers
John
Ottawa
5
ordinateur
23 juin
Exemple: deux tables
Table 1 : « clients »
Client
Nom
Prénom Ville
#1
Dufresne
Jean
Montréal
#2
Poirier
Luc
Québec
#3
Mayers
John
Ottawa
Un identificateur unique a été
ajouté pour chaque client
Exemple: deux tables (suite)
Table 2:« factures »
Facture
1
2
3
4
5
Client
#1
#2
#2
#3
#3
Produit
crayons
table
cartable
crayons
ordinateur
Date
21 juin
21 juin
22 juin
22 juin
23 juin
L’identificateur unique d’un client est utilisé
pour chaque facture.
Principaux avantages de créer
plusieurs tables
• Éliminer la duplication des données
• Information plus fiable et cohérente
Ouvrir une base de données
VTA-A.accdb
Les fichiers Access sont des « bases de données »
Mode d’affichage « feuille de données »
ruban
nom des champs
liste des tables et
autres feuilles de
données
table courante (1 ligne = 1 enregistrement)
modes
d’affichage
Naviguer parmi les enregistrements
▫ Clavier: [Tabulation], [Retour], flèches…
▫ Boutons de déplacement:
▫ Champ de recherche:
Modifier les enregistrements
• Modifier les enregistrements
1. cliquer avec la souris dans un champ.
2. modifier la valeur.
• Créer un nouvel enregistrement
1. cliquer dans cette ligne:
2. entrer les données pour chaque
champ.
Supprimer un enregistrement
1. Sélectionner un enregistrement en cliquant
dans la première colonne.
2. Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur:
ou appuyer sur la touche « Del » du clavier.
Modifier la présentation d’une table
• Vous pouvez déplacer un champs dans une table
en cliquant sur le nom de champ et en le
déplaçant.
• Vous pouvez redimensionner les champs comme
dans Excel.
Créer une nouvelle base de données
Dans le menu Office, cliquer « Nouveau »
modèles
base de données vide
Créer une nouvelle table
Trois tâches:
1. nommer de manière explicite chacun des
champs de la table;
2. choisir un type de données pour chaque
champ;
3. nommer la table elle-même.
Créer une nouvelle table (suite)
Créer la table
• Dans l’onglet « Créer », cliquer sur « Table ».
Choisir les champs
• Pour renommer un champ: double-cliquer
dans le nom de champ et modifier.
• Pour insérer un nouveau champ, dans l’onglet
« Feuille de données », cliquer:
Créer une nouvelle table (suite)
Choisir le type de données d’un champ
• sélectionner le « nom de champ », puis
choisir le type:
type
options de format
options supplémentaires
pour les champs numériques
indique un
champ dont
les valeurs
doivent être
uniques
indique un champ
obligatoire
Créer une nouvelle table (suite)
Dernière étape
1. Fermer la table:
2. Cliquer « oui ».
3. Écrire le nom de table.
4. Cliquer « oui ».
Choisir une clé primaire pour une
table
• Clé primaire: un élément unique permettant
d’identifier un enregistrement. Une clé primaire
est utilisée pour faire des relations de « un à
plusieurs » entre des enregistrements de deux
tables. La clé primaire est toujours du côté
« un » d’une relation « un à plusieurs ».
• Il ne peut y avoir qu’une seule clé primaire par
table.
Choisir une clé primaire pour une
table (suite)
1. Double-cliquer sur la table.
2. Dans l’onglet « Feuille de données, cliquer
sur « Affichage », puis « Mode création ».
3. Sélectionner un champ.
4. Cliquer
5. Fermer et enregistrer la table.
une image
identifie la clé
primaire d’une
table
Lier deux tables
1. Dans l’onglet « Outils de base de données »,
cliquer sur « Relations ».
2. Cliquer sur « Afficher la table ». Choisir les
tables et cliquer « Ajouter » pour chacune.
3. Pour créer un lien entre deux tables, glisser
une clé primaire vers une autre table.
clé primaire
Lier deux tables (suite)
(2) cliquer ici
(1) cocher ceci.
Lier deux tables (suite)
Résultat:
Imprimer une table
• Aperçu avant impression:
▫ Menu Office > Imprimer > Aperçu avant
impression
• Imprimer
▫ Menu Office > Imprimer > Imprimer
VTA-B.accdb
Créer une requête
• Une requête sélectionne des champs et des
enregistrements d’une ou de plusieurs tables
pour les présenter comme une nouvelle table.
• Le résultat est une table temporaire qui
n’emmagasine pas réellement les données. C’est
seulement une vue sur les données.
Créer une requête (suite)
• Dans l’onglet « Créer », cliquer sur « Assistant
requête », puis « OK ».
choisir une
table
doublecliquer sur
des champs
pour les
choisir
cette zone
affiche les
champs
sélectionnés
Note: Vous pouvez ajouter des champs provenant de plusieurs tables.
cliquer
« suivant »
donner un nom à la
requête
cliquer
« terminer »
Mode « Création de requête »
1. Ouvrir une requête.
2. Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur
« Affichage », puis sur « Mode création »
Cette zone
affiche les
tables utilisées
par la requête
Cette zone
affiche les
champs de la
requête
Mode « Création de requête » (suite)
Il est possible
d’ajouter un
critère pour
n’avoir que les
enregistrements
avec cette valeur
pour ce champ.
Pour voir le résultat d’une modification de la
requête, dans l’onglet « Accueil », cliquer sur
« Affichage », puis sur « Feuille de données ».
Astuce: Suite à la modification d’une requête, faites « enregistrer sous.. » pour en
faire une copie.
Mode « Création de requête » (suite)
Autres modifications possibles:
• Réordonner les champs en glissant un champ
avec la souris à une autre position.
• Cliquer dans la case « tri » d’un champ pour
appliquer un tri.
• Ajouter de nouveaux champs à la requête en
glissant les champs à partir d’une table vers la
requête.
• Supprimer un champ d’une requête en
sélectionnant la colonne et en appuyant sur la
touche « DEL » du clavier.
Trier et rechercher des données
Trier
1. Ouvrir une feuille de données (table ou requête)
2. Cliquer sur la flèche de tri d’un champ.
3. Choisir le tri.
Rechercher / remplacer
1. Cliquer dans un champ (colonne)
2. Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur:
rechercher
remplacer
Filtrer les données
Filtrage par sélection
1. Cliquer sur une valeur dans un enregistrement
2. Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur:
Il est possible aussi de cliquer dans l’entête d’une colonne pour filtrer.
Filtrer les données (suite)
Filtrage par formulaire
1. Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur « options
avancées », puis « filtrer par formulaire ».
2. Écrire les critères
Pour faire un « OU » cliquer sur l’onglet
« OU » en bas de page:
3. Pour effacer les filtres:
Astuce: caractères génériques: ? = un seul caractère *= plusieurs caractères
Filtrer les données (suite)
Pour enregistrer un filtre par formulaire comme
une requête:
1. Entrer les critères dans le formulaire
2. Cliquer sur:
Créer une requête (deuxième
méthode)
1. Dans l’onglet « Créer », cliquer sur « Création
de requête »
2. Ajouter les tables/requêtes à utiliser.
3. Ajouter les champs à utiliser:
Créer une requête (deuxième
méthode) (suite)
Opérateurs de comparaison
opérateur
description
exemple
>
supérieur à
>500
<
inférieur à
<"boulanger"
>=
supérieur ou égal à
>=10
<=
inférieur ou égal à
<=10
<>
Différent de
<>« cyclone"
selon l’ordre
alphabétique
Vous pouvez aussi utiliser les expressions « Est Null » ou « Est Pas Null » pour
trouver respectivement les champs vides ou non vides.
Créer une requête (deuxième
méthode) (suite)
Ces
critères
sont un
« ET ».
Créer une requête (deuxième
méthode) (suite)
Utiliser des critères « OU »:
Ces
critères
sont un
« OU ».
Mettre en forme une feuille de
données (table / requête)
Créer un formulaire avec l’Assistant
Formulaire
1. Sélectionner une table.
2. Dans l’onglet « Créer », cliquer sur
le bouton « Plus de formulaires »,
puis « Assistant Formulaire ».
3. Sélectionner les champs à inclure.
4. Cliquer « suivant ». Choisir une
disposition (ex.: colonne simple).
5. Cliquer « suivant ». Choisir un
style.
6. Donner un nom.
Cliquer « terminer ».
Exemple de formulaire
étiquettes
zones de texte
Les éléments visuels qui composent un formulaire sont appelés des
« contrôles ».
Utiliser un formulaire
• Ouvrir le formulaire
• Entrer les données
• Naviguer dans les enregistrements
• Dans l’onglet « accueil »:
créer un nouvel
enregistrement
trier les
enregistrements
enregistrer les
modifications à
l’enregistrement
supprimer
l’enregistrement
Modifier un formulaire en mode Page
• Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur
« Affichage », puis « mode page ».
• Supprimer, redimensionner, déplacer les
contrôles.
• L’onglet « Format » offre de nombreuses options
de mise en forme des contrôles et du formulaire.
Modifier un formulaire en mode
Création
• Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur
« Affichage », puis « Mode création ».
• Dans l’onglet « Création »:
• Dans l’onglet « Réorganiser »:
grille
règle
Ajouter/supprimer entête et pied de formulaire
Ajouter/supprimer entête et pied de page (pour
l’impression)
Modifier un formulaire en mode
Création (suite)
Utiliser la feuille de propriétés
• activer la feuille de propriétés:
• quelques propriétés utiles pour une zone
d’entrée de texte:
indique à quel
champ le contrôle
est associé
placer une valeur
par défaut
empêcher l’édition
du texte
Modifier un formulaire en mode
Création (suite)
Créer des calculs dans un formulaire
1. Insérer une zone de texte
2. Sélectionner la zone de texte
3. Remplacer le texte de la zone de texte par une
expression telle que:
=[DateDébutVisite]+[Durée]
Cette expression calcule la somme des champs
« DateDébutVisite » et « Durée » pour l’enregistrement.
Dans l’onglet « Réorganiser », il y a plusieurs options d’alignement
pour aligner un contrôle avec d’autres contrôles.
Modifier un formulaire en mode
Création (suite)
Modifier l’ordre de
tabulation
1. Dans l’onglet
« Réorganiser », cliquer
sur « Ordre de
tabulation ».
2. Déplacer les lignes pour
réorganiser.
Les états
• État: un objet qui permet de synthétiser et
mettre en forme les données selon une
présentation professionnelle.
• Un état affiche mais ne permet pas de modifier
les données des enregistrements.
• Créer un état est similaire à la création de
formulaires.
Principales sections d’un état
• Entête d’état: en haut de la première page
• Entête de page: en haut de chaque page et
sous l’entête d’état de la première page
• Entête de groupe: avant chaque groupe
d’enregistrements
• Détail: pour chaque enregistrement
• Pied de groupe: après chaque groupe
d’enregistrements
• Pied de page: au bas de chaque page
• Pied d’état: à la fin de l’état
L’Assistant État
1. Dans l’onglet « Créer », cliquer sur:
choisir une table
ajouter le champ
sélectionné de la table
choisie
ajouter tous les champs
de la table choisie
2. Cliquer sur « Suivant ».
L’Assistant État (suite)
3. Ajouter des niveaux de regroupement
4. Cliquer sur « Suivant »
L’Assistant État (suite)
5. Choisir les options de tri:
6. Cliquer sur « Suivant ».
L’Assistant État (suite)
7. Choisir une disposition:
8. Cliquer sur « Suivant ».
L’Assistant État (suite)
9. Choisir un style:
10. Cliquer sur « Suivant ».
11. Nommer l’état.
12. Cliquer « Terminer ».
13. Fermer l’aperçu avant impression.
Créer un état à partir de zéro
1. Dans l’onglet « Créer », cliquer sur « Création
d’état ». L’affichage est en mode Création.
2. Cliquer sur le bouton « Feuille de propriétés »
dans l’onglet « Créer ».
3. Dans la feuille de propriétés, choisir la source
des données pour l’état:
Créer un état à partir de zéro (suite)
4. Cliquer sur « Ajouter des champs existants du
second onglet « Créer ». Cela ouvre la liste des
champs.
5. Cliquer sur:
pour n’afficher que les champs de la source.
6. Ajouter des champs à l’état en les glissant de la
liste des champs vers l’état.
7. Faire glisser la bordure inférieure de la section
« Pied de page » vers le haut pour ajuster la taille
de la section « Détail ».
8. Dans l’onglet « Créer », cliquer « Affichage », puis
« Aperçu avant impression » pour voir un aperçu.
Et pour revenir en mode création, cliquer
« Affichage », puis « Mode création ».
Créer un état à partir de zéro (suite)
• Exemple:
Notes:
•Dans cet exemple, les étiquettes des champs ont étés copiées dans l’entête
de page pour gagner de l’espace.
•La zone « Détail » a été redimensionnée.
Regrouper/trier des enregistrements
1. Ouvrir un état en Mode création
2. Dans le second onglet « Créer », cliquer sur
« Regrouper et trier ».
3. Cliquer sur « Ajouter un groupe » pour ajouter
un groupe. Cliquer sur « Ajouter un tri » pour
ajouter un tri.
option de tri
pour un groupe
changer l’ordre des
groupes/tris
supprimer
un
groupe/tri
Regrouper/trier des enregistrements
(suite)
Par défaut, un nouveau groupe possède une
entête. Pour ajouter un pied de groupe, cliquer
sur « Plus »
Ensuite, choisir « avec une section de pied de
page »:
Astuce: utiliser le bouton
pour changer la couleur d’une section
Utiliser des expressions dans un état
Expression
signification
=COMPTE([Durée])
Compte le nombre de valeurs pour le
champ « Durée ».
=SOMME([Salaire])
Effectue la somme des valeurs du
champ « Salaire ».
=[Prix] * 1.05
Multiplie la valeur du champ « Prix »
par 1.05.
=Date()
Affiche la date actuelle.
=MOYENNE([Salaire])
Effectue la moyenne des valeurs du
champ « Salaire ».
="Page" & [Page]
Affiche le mot « Page » suivi du
numéro de page.
=[Prénom] & " " & [Nom]
Concatène la valeur du champ
« Prénom » avec un espace et la valeur
du champ « Nom ».
Autres
• mise en forme d’un état: polices, etc.
• modifier la disposition de la page: marges,
orientation du papier, etc.