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Expérience de terrain : Activités et responsabilités du « médecin-chef » Coordonnateur Général – Directeur Médical Terme « médecin-chef » jamais usité Saint-Pierre Ottignies (1973) – Monosite HOPITAL GENERAL 450 lits 11 376 Admissions de jour 18 165 Admissions classiques Durée de séjour = 6,6 jours 1 600 personnes dont 200 médecins 140 millions chiffre d’affaire : - Services médicaux : 67,7 - ASBL : BMF = 42 Prod. Pharma. = 18 Parcours personnel Neurologue 1990 Conseil Médical 19931999 (Vice-Président 97) Chef de Service 1995 Directeur Médical 1999 Contexte succession difficile C.I.M.M. 2000 C.I.T.I.H. 2001 ASSEMBLEE GENERALE ORGANIGRAMME Clinique Saint-Pierre a.s.b.l. Mars 1989 ASSEMBLEE DES MEDECINS CONSEIL MEDICAL CONSEIL D ’ADMINISTRATION CONSEIL DE GESTION Direction « bicéphale à préséance alternée » DIRECTION ADMINISTRATIVE Attaché de Direction Bureau du Conseil Médical DIRECTION MEDICALE Enregistrement médical Hôtesses des S.I. SERVICES ADMINISTRATIFS ET LOGISTIQUES Serv. Financiers Com. de coord. des soins inf. Com. d’hygiène hospitalière DIRECTION DES SOINS INFIRMIERS SERVICES MEDICAUX Serv. Personnel UNITES DE SOINS Administration des patients Compta, réception, téléphonie, poste HOSPITALISATION SERV. MEDICO-TECHNIQUES ET POLYCLINIQUE Services chirurgicaux Laboratoire Serv. Techniques Informatique Economat Transports Buanderie Duplication Entretien ménager Pharmacie Serv. Social Maternité Médecine physique Médecine réadaptation et rhumato. Neurologie Radiodiagnostic Sécurité Hygiène Cuisine Diététique Pédiatrie Médecine nucléaire Garde-Urg. Archives médicales Psychiatrie Kiné, explor. fonction. Soins intensifs respi. et cardiaques Revalidation Endoscopie Bloc opératoire, Polyclinique Anesthésiologie Centre médical Wavre Urgences Centre médical Jodoigne Stérilisation Centre médicoMorgue psychothérapique Dialyse rénale Evolution 2000 : Résultat de l’exercice -98 millions FB Ratio solvabilité 11 % Perte de confiance dans l’Administration Mai 2001 : cellule de crise 2 Administrateurs + Directeur Médical Septembre 2001 : Coordonnateur Général I. DELEGATION DE POUVOIR PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION Extrait des délibérations du Conseil d’Administration du 18.09.2001 : Le Conseil décide de créer la fonction de coordonnateur général. Cette fonction reprendra la direction générale de l’asbl. Le Dr Philippe PIERRE est nommé à cette fonction. Le Conseil d’Administration du 07.12.04 a adopté la proposition suivante relative à la délégation de pouvoir par le Conseil d’Administration. Agissant conformément à ses statuts, le CA en sa séance du 07.12.04 a décidé de déléguer les pouvoirs suivants au Coordonnateur Général : 1° Le CA délègue la gestion journalière de l’asbl au Coordonnateur Général. Celui-ci peut lui-même déléguer une partie de cette gestion à un ou plusieurs employé(s) de l’Institution. Il en informe le CA. 2° Mandats spéciaux : - Commandes aux fournisseurs : les commandes d’une valeur inférieure à 1 M. € pourront valablement être signées par le Coordonnateur Général. Les commandes dont la valeur excède 1 M. € seront signées par deux Administrateurs, le Président du CA et un autre membre. - Relation avec les banques : une ouverture de compte doit être signée par 2 Administrateurs. Un emprunt d’une valeur de moins d’1 M. € peut être signé par le Coordonnateur Général. Les emprunts d’une valeur de plus d’1 M. € seront signés par deux Administrateurs, le Président du CA et un autre membre. -Représentation en justice : le Coordonnateur Général peut valablement engager la Clinique Saint-Pierre pour tout litige relatif à la responsabilité médicale ainsi qu’au recouvrement de créances auprès de tiers ou de contestation de factures de fournisseurs. Par ailleurs, une hypothèque portant sur les bâtiments appartenant à l’Institution, un mandat hypothécaire portant sur les mêmes biens, la cession ou l’achat de biens immeubles relèvent de la responsabilité exclusive du CA. La signature de deux Administrateurs suffit; pour autant qu’il y ait eu une délibération de ce même Conseil. ASSEMBLEE GENERALE ORGANIGRAMME Clinique Saint-Pierre a.s.b.l. Mars 2003. ASSEMBLEE DES MEDECINS CONSEIL D ’ADMINISTRATION CONSEIL MEDICAL Bureau du Conseil Médical COORDINATION GENERALE DIRECTION MEDICALE CONSEIL DE GESTION DIRECTION ADMINISTRATIVE Attaché de Direction Qualité - Communication Conseiller éthique Conseiller Prévention Archives médicales Hygiène hospitalière Informatique DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS Budgets et études économiques Trésorerie Comptabilité Administration des patients • Admission-accueil Hospi • Organisation Admission consult. • Facturat° mutuelles Accueil hospi jour • Facturation patientscontentieux Réception, téléph. Service social RCM DIRECTION SERVICES TECHNIQUES, LOGIST. ET HOTELIERS DIRECTION RESSOURCES HUMAINES DIRECTION DEPARTEMENT INFIRMIER Recrutement - Formation RIM Contrats - Rémunérations Services techniques • Éq. chantier • Éq. curatif • Éq. biomédical • Éq. télécommunicat° SERVICES MEDICAUX SERV. MEDICOTECHNIQUES ET DE CONSULTATIONS UNITES DE SOINS Service du personnel Services hôteliers • Entretien ménager • Alimentation cuisine Services logistiques • Économat • Lingerie • Magasin central • Duplication Garde Urgences Poste Culte • • • • • • • • • • • • • • • Services chirurgicaux Maternité Médecine Gériatrie Neurologie Pédiatrie Psychiatrie Soins intensifs Revalidation Soins palliatifs Bloc opératoire - anesthésiol. Urgences Morgue Stérilisation Hôpital de jour Bénévoles Diététique • • • • • • • • • • • • Laboratoire Médecine nucléaire Méd. phys. réadapt & rhumatol. Radiodiagnostic Kiné explor. fonctionn. respirat. et cardiaques Services de consultations Centre médical de Wavre Centre médical de Jodoigne Centre médico-psychothérapique Habitation protégée « La Courtille » Endoscopie Dialyse rénale et centre d ’autodialyse PHARMACIE Aspects économiques Reprise en mains informatique de gestion – Facturation Contrôle des charges : Négociation avec les syndicats Contrôle des engagements Achats Prépensions -1 % du salaire brut pendant 3 ans (20012004) Renforcement de la cellule RCM Négociations avec les Services Médicaux « Commission des Frais » Loyers SM doublés en 2 ans (1600 FB/m²) Coûts financiers liés aux délais de paiement des factures de prestations médicales 128 M FB en 5 ans épongés par les SM Révision des clés de répartition des frais pour les surfaces des Services : Personnel, Poste, Téléphonie, Informatique, Stérilisation, Archives Participation des Services Chirurgicaux aux investissements des Blocs Op. (BMF + 2 % des honoraires Anesthésie / Chirurgie). En cas de dépassement prise en charge 50 - 50 par l’asbl et Services Chirurgicaux / Anesthésie. Evolution des résultats Coordonnateur Général Direction Médicale Administrateur - 2007 Prépare le C.A. Préside C.E. (pas CPPT) Préside Conseil de Gestion Comité de Direction Conseil Chefs Service Nomination CS et Méd. Comités de surveillance Négociations D. Synd. Conf. Budgétaires Présence FIH – W Relations extérieures Comité Qualité Comité Hygiène Comité Transfusion Patient safety Projet Navigator Processus et procédures médicales et de soins Site Intranet Satisfaction du patient DM informatisé depuis 2000 Permanence médicale Activités médicales à caractère scientifique Plan catastrophe Clinique Saint-Pierre a.s.b.l. Ottignies --ORGANIGRAMME – Janvier 2010 ASSEMBLEE GENERALE ASSEMBLEE DES MEDECINS CONSEIL D ’ADMINISTRATION CONSEIL MEDICAL Bureau du Conseil Médical COORDINATION GENERALE DIRECTION MEDICALE CONSEIL DE GESTION Conseiller éthique DIRECTION ADMINISTRATIVE Assurances Informatique DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS Budgets et études économiques Trésorerie Comptabilité Administration des patients • Admission-accueil Hospi • Facturat° mutuelles Accueil hospi jour • Facturation patientscontentieux Réception, téléph. • Organisation Admission consult. Services techniques • Éq. chantier • Éq. curatif • Éq. télécommunicat° DIRECTION SERVICES LOGISTIQUES ET HOTELIERS Culte Dépt. Inf. Hospit. Comité Qualité Comité transfusion Eq. biomédical Services hôteliers • Alimentation cuisine (à partir de 2010) • Entretien ménager, Lingerie, Poste Conseiller Prévention DIRECTION RESSOURCES HUMAINES DIRECTION DEPARTEMENT INFIRMIER Contrats - Rémunérations Di-RHM UNITES DE SOINS Service du personnel • • • • • • • • • • • • • • • • Bloc opératoire - anesthésiol. Gériatrie Hôpitaux de jour Maternité Médecine Méd. phys. réadapt & rhumatol. Morgue Neurologie Pédiatrie Services chirurgicaux Soins intensifs Psychiatrie Soins palliatifs Stérilisation Unité Hospit. Courte Durée Urgences Archives médicales Comité matériel médical Comité médicopharmaceutique G.G.A. Recrutement - Formation Services logistiques • Achats - économat • Approvisionnements • Magasin central • Duplication Garde Urgences Service social Attaché de Direction Hygiène hospitalière Comité onco PHARMACIE SERVICES MEDICAUX Psychologie de liaison ITINERAIRES CLINIQUES • Cancer du sein • Clinique de la lithiase urinaire • Clinique de l’obésité • Clinique de la thyroïde • Unité d’alcoologie • Unité du rachis SERV. MEDICOTECHNIQUES ET DE CONSULTATIONS • Dialyse rénale et centre d ’autodialyse • Endoscopie • Kiné explor. fonctionn. respirat. et cardiaques • Laboratoire • Médecine nucléaire • Radiodiagnostic • Services de consultation – – Bénévoles – • Centre médical de Wavre – – • Centre médicopsychothérapique « Entre Mots » – – • Centre de vaccinations – Diététique – • Centre médical de Jodoigne – • Habitation protégée « La Courtille » Relations avec le Conseil Médical Excellentes ! Invité permanent 3 CM invités au CA Salariat – Indépendant Perception centrale des honoraires « Frais rééls » Rémunération 4 niveaux Initiatives Qualité des soins – Projets SM Appréciation fautes médicales – sanctions Esprit équipe entre médecins hospitaliers Commission contact avec médecins généralistes DDI Dialogue permanent Dossier infirmier patient (Polymedis) Di RHM Evaluation / amélioration qualité des soins Contrôle enregistrement données hospitalières Unité de psychologie clinique Mise en place recueil évènements indésirables Campagne identification des patients Projet Navigator : Nbre chutes, Indicateurs hygiène mains, Cultures + MRSA, Prévalence totale escarres + escarres apparues en cours d’hospitalisation Enregistrement a posteriori de la charge de travail sur base d’une douzaine d’items Services Techniques Rénovation toutes les Unités de Soins Construction nouvelle aile de 7 000 m² Pavillon Service Psychiatrie « dans jardin » Agrandissement du Service des Urgences Bunker Radiothérapie Parking Fonction médiation - Plaintes Loi du 22 août 2002 Attaché de Direction « Si un patient demande au médecin-chef d’assurer une médiation, le médecin-chef doit le référer à la fonction de médiation de l’hôpital » ± 100 plaintes/an Dir. Médicale et Médiatrice Affaires graves : 2 s/11 ans – Prob. Médias Dossiers à caractère médico-légal Problème des : « experts » – Médecin-Conseil des assurances Avocats Nombre de plaintes Nbre plaintes 2009 2008 2007 2006 Evolution 7 16 11 17 -56 % 71 83 64 + 35 % 94 81 + 18 % Dossiers assurances 96 Autres dossiers 2009 Total 80,00% 2008 2007 2006 103 2005 87 68,75% 70,00% 64,04% 63,38% 64,77% 60,00% 51,04% 50,00% Mode d’entrée en contact 40,00% 30,00% 23,44% 20,00% 17,71% 17,71% 2009 17,98% 15,91% 14,08% 11,24% 80,00% 11,27% 12,50% 10,23% 8,45% 6,74% 10,00% 4,69% 0,00% Courrier Téléphone 4,55% 3,13% 70,00% Entrevue 68,75% E-mail 64,04% 63,38% 60,00% 64,77% 4,55% 2,82% 1,04% 0,00% Fax 2008 2007 2006 2005 Contenu : 85 % contacts médecins 13 % contacts personnels infirmiers / administratifs Objet : Qualité des soins 55% « Positionnement voir expertise de la part du Directeur Médical » Manque d’information 24% Déficit relationnel 37% Service Urgences (37 373 admissions) But recherché 2009 2008 2007 2006 82% 85% 71% 88% 27,5% 30% 44% 38% Excuses, empathie, reconnaissance 5% 13% 14% 27% Justification des soins donnés 4% 15% 9% 27% 8,5% 1% 7% 6% Copie de dossier 2% 0% 0% 0% Demande d'information 12% 3% 0% 8% Médiation, nouveau contact 0% 7% 0% 13% Signal, rapport d'incident Rectification / annulation facture Demande dédommagement Clôture simple dans 90 % des cas Délai de clôture = 28 jours en moyenne Nouvelle loi du 02.04.2010 Fonds des Accidents Médicaux Conclusions Coordonnateur Général + Directeur Médical Rôle fondamental équipe de Direction soudée Fonction très variée Investissements nécessaires Points négatifs : Comptabilité Droit social Architecture … pression ++ Champs d’intérêt nombreux Gestion des plaintes In fine
