L`organisation de l`hôpital - Recherche Clinique Paris Centre
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COURS DIU INF / TEC L'organisation de l'hôpital et de la recherche clinique hospitalière - Hiérarchisation / dossier médical - Circuits examens consultations 03/02/2017 PLAN A. B. Ma vision du travail de TEC Le rôle du TEC ou plutôt ses différentes tâches C. Difficultés rencontrées D. Conclusion 03/02/2017 A. Ma vision du travail de TEC 1. Aider l’investigateur, préparer, anticiper toutes les actions de façon à ce que son travail soit facilité et qu’il n’ait plus que sa propre tâche de médecin à effectuer. 2. Le TEC est là pour aider mais doit être aidé par l’investigateur pour tout ce qu’il ne peut pas résoudre lui-même. 3. Il faut être respectueux envers l’investigateur mais avoir aussi une certaine autorité. 4. Un apprentissage « bilatéral » se fait au fur et à mesure entre l’investigateur et le TEC, l’investigateur connaissant de mieux en mieux les capacités du TEC et celui-ci les données médicales et les habitudes de l’investigateur. 03/02/2017 B. Le rôle du TEC ou plutôt ses différentes tâches 1. Etude du dossier médical 2. Tout ne se trouve pas dans le dossier médical 3. Relation TEC – Investigateur 4. Comportement du TEC au sein du service 5. Recrutement - Inclusions 6. Suivi des patients 7. Circulation des informations 8. Le TEC et le monitoring 9. Contact avec le patient et information 10. A titre anecdotique 03/02/2017 1. Etude du dossier médical Il faut le scruter en long en large et en travers afin d’obtenir le maximum de renseignements aussi bien au niveau de l’observation médicale qu’au niveau des transmissions infirmières, des examens complémentaires, des courriers, des comptes rendus, des ordonnances… 03/02/2017 2. Tout ne se trouve pas dans le dossier médical Certaines données spécifiques et nécessaires à l’étude ne figurent pas dans le dossier. • • • 03/02/2017 Il est possible, par exemple, de préparer un document à insérer dans le dossier médical que le médecin pourra remplir au cours de la consultation ou après. Il faut téléphoner et/ou rédiger des courriers à l’attention des patients et des médecins correspondants afin d’obtenir les documents demandés pour l’étude. Quand le dossier est compliqué, il est souhaitable de préparer un récapitulatif des données et de revoir le dossier avec l’investigateur. 3. Relation TEC – Investigateur • Le TEC doit essayer de cerner le caractère de l’investigateur, savoir comment l’aborder, connaître sa disponibilité, ne pas le harceler. • Selon le cas et l’investigateur, il peut procéder « au coup par coup » ou prendre rendez vous avec l’investigateur en essayant d’estimer le temps nécessaire à l’obtention des informations. 03/02/2017 4. Comportement du TEC au sein du service • Il faut connaître le fonctionnement et les habitudes du service, s’intégrer parmi le personnel médical et non médical, secrétaires entre autres. • Il est important de se présenter et d’expliquer son travail au personnel 03/02/2017 5. Recrutement - Inclusions • Recrutement : staff, informatique (planning) • Consentements – Coté patient : information, explications, respect… – Coté investigateur : en pratique (signature…) • Fax d’inclusion – Après vérification des critères d’inclusion et d’exclusion (patient, documents…) – Investigateur : en pratique (signature…) 03/02/2017 6. Suivi des patients Tous les patients ne sont pas forcément suivis dans le centre où ils ont été inclus. Ils peuvent être suivis en ville ou dans un autre hôpital. • Dans le centre : il faut par exemple programmer les rendez vous de consultations et d’examens complémentaires. Pour cela, il faut téléphoner au patient, l’informer puis prendre les rendez vous adéquats. Il est utile de faire un courrier pour plus de sûreté. • Dans le centre en collaboration avec le médecin correspondant (examens complémentaires) : idem avec en plus un courrier au médecin. • Ailleurs : faire systématiquement un courrier au patient et au médecin correspondant. Il faut s’y prendre à l’avance car le délai d’obtention des rendez vous peut être de plusieurs mois et rappeler éventuellement le patient pour s’assurer qu’il a bien pris rendez vous. Il faut bien évidemment récupérer le bilan, ce qui n’est pas toujours facile… Pour faciliter ce suivi, il est souhaitable de faire un calendrier du suivi des patients avec les dates théoriques et effectives des bilans, ainsi que de reporter tous les appels téléphoniques avec la date et leur objet. Ces deux documents permettent de savoir où on en est et de décider de la date d’une éventuelle relance. 03/02/2017 7. Circulation des informations • Il ne faut pas rêver, l’investigateur est débordé, ne se souvient pas forcément qu’un patient est inclus dans telle ou telle étude et n’informera pas le TEC d’un événement ou d’une complication. Par exemple, un patient peut être hospitalisé dans le service où travaille le TEC sans qu’il le sache et alors même qu’il tente désespérément de joindre le patient par téléphone… Le TEC doit donc aller à la pêche aux informations par tous les moyens, archives, secrétariats… • Par contre, il faut bien évidemment faire part de toute information concernant le patient à l’investigateur et ne pas ranger un document dans le dossier avant qu’il n’ait été vu par l’investigateur. 03/02/2017 8. Le TEC et le monitoring • Il est souhaitable de préparer le dossier et le cahier d’observation avant une visite de monitoring afin de faciliter le travail de l’ARC qui assure celui-ci. • Les documents du dossier médical doivent être correctement classés. • Des photocopies de ces documents insérées dans le cahier accélèrent le travail de l’ARC. Des post it explicatifs concernant des points délicats permettent également un travail plus facile et rapide et évitent à l’ARC de nombreuses questions. • Des photocopies des documents originaux gardés par les patients doivent être insérées dans le cahier et/ou le dossier médical. Il ne faut donc pas oublier de faire des photocopies lors d’une consultation ou d’une hospitalisation. 03/02/2017 9. Contact avec le patient et information • Le patient doit être informé du déroulement de l’étude, des examens demandés à chaque suivi et des objectifs de l’étude. • Il ne faut jamais le traiter comme un numéro. Les patients sont souvent anxieux, même quand ils vont bien et quelques plaisanteries leurs sont très agréables le plus souvent. • Il faut éviter de répondre aux questions d’ordre médical et les réorienter alors vers leur médecin et/ou l’investigateur. 03/02/2017 10. A titre anecdotique Les outils du TEC sont les post it et la photocopieuse. 03/02/2017 C. Difficultés rencontrées 1. 2. 3. 4. 5. Récupération des données Documents Investigateur Au sein du service Calendrier du suivi des patients 03/02/2017 1. Récupération des données • Il faut relancer le patient et/ou le médecin en trouvant « un juste milieu entre harcèlement et persévérance ». • Si les relances sont sans effet, il faut en avertir l’investigateur avant de reporter « données manquantes ». 03/02/2017 2. Documents • Attention à l’informatisation des documents : on peut trouver des annotations manuscrites très importantes par les médecins sur des documents qui n’apparaîtront pas sur simple édition de documents informatisés. • Il en est de même pour des conclusions d’examens complémentaires qui peuvent être contestées voire infirmées par l’investigateur. • Une ordonnance ne signifie pas que le patient a commencé le traitement à la date de l’ordonnance ni même qu’il a pris ce traitement. • Une erreur dans un compte rendu d’hospitalisation ou de consultation peut être reproduite « à l’infini ». 03/02/2017 3. Investigateur • Il peut manquer de temps et/ou oublier que le TEC lui a demandé son aide. • Il faut trouver un moment opportun pour le relancer. • Il faut éviter de lui poser des questions en le rencontrant dans les escaliers ou au cours d’une consultation à laquelle il a une heure de retard… 03/02/2017 4. Au sein du service • Le travail d’un TEC n’est pas bien compris de tout le monde, notamment son utilité. • Il peut être considéré comme une activité tout à fait secondaire, voire dont on pourrait se passer. • Il faut savoir expliquer son travail et son but et arriver à s’imposer. • A défaut, il faut faire avec… 03/02/2017 5. Calendrier du suivi des patients • Il peut exister des écarts très importants entre les dates théoriques et effectives des bilans, rendant parfois le remplissage du cahier très difficile. Il faut en faire part aux ARCs assurant le monitoring qui transmettront aux personnes pouvant juger de la pertinence et de la cohérence du report de ces données. • La relance des patients et des médecins correspondants par téléphone ou par courrier doit se faire de façon modérée dans le temps mais avec une certaine autorité. • Lorsque plusieurs bilans n’ont pu être obtenus et que le patient ne répond plus aux appels, il faut en informer l’investigateur avant de considérer le patient comme perdu de vue. 03/02/2017 D. Conclusion Pour être TEC, il faut être organisé, patient, persévérant, avoir un bon contact avec le personnel et les patients, prendre des initiatives et savoir dégager les priorités. 03/02/2017
