Basculement_Nouveautes_GFC_2016

GFC 2016
Nouveautés 2016 et basculement
Equipe de diffusion GFC Montpellier et DAF A3
INTERVENANTS
• DAF A3 - Maîtrise d’ouvrage GFC
• L’équipe de la diffusion nationale
GFC à la DASI Montpellier
• DNE B - Chef de projet national GFC
Equipe de diffusion GFC Montpellier et DAF A3
SOMMAIRE
Info projet
1.
Nouveautés 2016
2.
Basculement 2015-2016
3.
Points d’attention COFI
Equipe de diffusion GFC Montpellier et DAF A3
Info projet
Planning prévisionnel
Décembre 15
Tests GFC 2016 et COFI N-1 2015 : jusqu’à fin novembre
Janvier 16
Diffusion de GFC 2016 début Janvier 2016
GFC COFI 2015 N-1 : Diffusion prévue mi janvier 2016
Equipe de diffusion GFC Montpellier et DAF A3
Info projet
Télépaiement
Qui : 3 académies avec un groupe restreint d’agents comptables de
Nantes, Lille et Nice.
Quand : 2ème semestre 2015
Comment : 3 phases de tests puis expérimentation semaine 47
avec le groupe restreint d’agences comptables.
Elargissement à d’autres agences comptables de ces mêmes académies
en janvier 2016.
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Schéma des actions et acteurs Télépaiement
ACADEMIE
INTERNET
RACINE
SIECLE ADMIN
SCONET
ADMIN
Supervision
TELE2D
(1) encaissements
NETSYNCHRO
TS
(4) infos
paiement
Web Services
TS ADMIN
SCONET
TS
ATEN
(6) aquittement
transaction
(3) login / pwd
DGFIP
EPLE
(2) créances
(5) CB
Poste usager
AGRIATES
TIPI
GFC
(6) mail ticket CB
(6) mail
Ticket paiement
+ Télécollecte journalière
Client TIPI
Constatations
issues de GFE
Schéma des interactions entre les logiciels
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1. Nouveautés 2016
1.1. Codes activité Etat
1.2. Réintégration d’un BA dans son BP
1.3. Nouvelles régions et marchés publics
1.4. DO,DBM et IO
1.5. Recettes
1.6. Approvisionnements anticipés
1.7. Plan comptable 2016
Equipe de diffusion GFC Montpellier et DAF A3
1. Nouveautés 2016
1.8. Créances
1.9. Saisie des liquidations
1.10. Prélèvement automatique
1.11. Paiements
1.12. Vérification périodique
1.13. Extourne
1.14. Autres
1.15. Régie
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1. 1. Codes 1 activité Etat
Rappel – message Rconseil 2015-358
Les codes 1 activité Etat ne peuvent plus être créés (voir liste en annexe).
• Impossible en PBUD 2016 de récupérer des codes 1
activité Etat, créés en 2015;
• Si une activité prédéfinie n’existe plus dans la PBUD
2016, les subdivisions qui lui étaient liées ne sont pas
récupérées.
Importation du Budget
Codes 1 non-prédéfinis ne sont pas récupérés
GFC2015
GFC2016
PBUD2016
Basculement
Codes 1 non-prédéfinis ne sont pas récupérés
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1. 1. Codes 1 activité Etat
• Création par la DGESCO de 2 nouveaux codes:
• 13RPN Ressources pédagogiques numériques,
• 16DAL Dépenses administratives locales.
• Modification de 2 codes:
• AESH-CO Accompagnants des élèves en situation de handicap
(rémunérations et charges) – 16AVS supprimé remplacé par 16AHC.
• AESH-M Accompagnants des élèves en situation de handicap
(rémunérations et charges) – 16AVM supprimé remplacé par 16AHM.
En PBUD, pas de création possible de codes 1 activité Etat, mais subdivision
possible des codes 1 Etat.
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1. 2. Réintégration d’un BA dans son BP
Pour réintégrer le BA dans le BP juste après le
basculement, il ne faut pas avoir travaillé. La saisie
d’encaissements manuels, liés ou non à des créances,
est contrôlée.
Message bloquant lors de la réintégration, s’il existe :
• Des encaissements faisant l’objet d’une FQE,
• Des encaissements faisant l’objet d’un bordereau,
• Des encaissements juste saisis (avec un message invitant à les
supprimer pour procéder à la réintégration).
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1. 3. Nouvelles régions et marchés publics
• MAJ des libellés de Régions (cf annexe) :
En PBUD, dans les paramètres de l’établissement
vérifier et si nécessaire renseigner la nouvelle région,
• Nouveaux seuils des marchés publics.
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1. 3. Nouvelles régions et marchés publics
MONTANT DES ACHATS HT
PUBLICITE
PROCEDURE
FOURNITURES , SERVICE ET TRAVAUX
< À 25000 €
A compter du 01/10/2015
Il est conseillé de procéder à une publicité
lorsque le contexte économique et concurrentiel
le justifie ( non obligatoire).
Il est conseillé de procéder à une
mise en concurrence minimale lorsque
le contexte économique et concurrentiel le
justifie. (non obligatoire).
De 25000 à 90000€
Publicité adaptée à l’objet du marché et
à son montant.
Mise en concurrence adaptée.
FOURNITURES ET SERVICES
De 90 000 À 209 000€
A compter du 01/01/2016
Publicité imposée par le CMP :
BOAMP ou JAL + presse spécialisée
si nécessaire.
>209 000 €
A compter du 01/01/2016
Publicité imposée par le CMP :
BOAMP et JOUE + presse spécialisée
si nécessaire.
Mise en concurrence adaptée.
L’une des procédures formalisées
prévue par le CMP (art.26)
Commission d’appel d’offres
obligatoire (art.22).
TRAVAUX
De 90 000 À 5 225 000€
A compter du 01/01/2016
Publicité imposée par le CMP :
BOAMP ou JAL + presse spécialisée
si nécessaire.
>5 225 000 €
A compter du 01/01/2016
Publicité imposée par le CMP :
BOAMP et JOUE + presse spécialisée
si nécessaire.
Mise en concurrence adaptée.
L’une des procédures formalisés
prévues par le CMP (art.26)
Commission d’appel d’offres
obligatoire (art.22).
Equipe de diffusion GFC Montpellier et DAF A3
1. 3. Nouvelles régions et marchés publics
En PBUD, seul le relèvement du seuil des procédures des marchés publics et des accords-cadres de
15 000€ à 25 000€ euros HT à compter du 1er octobre 2015 a été pris en compte.
Les autres seuils de marchés seront intégrés directement dans le module CBUD 2016.
A la réception du budget provisoire ou définitif en CBUD, la mise à jour de l'EPA se fera
automatiquement de la façon suivante :
• Si l'utilisateur a utilisé en PBUD la procédure proposée, affectation automatique de la nouvelle
procédure correspondant au montant et à la catégorie en fonction des seuils.
• Si l'utilisateur a changé en PBUD la procédure proposée, deux cas se présentent :
- Si la procédure existe toujours en CBUD (créée par l’utilisateur, ou prédéfinie conservée dans
la nouvelle version) on conserve la procédure choisie en PBUD,
- Si la procédure n’existe plus (procédure prédéfinie choisie en PBUD supprimée en CBUD), on
réaffecte automatiquement la nouvelle procédure correspondant au montant et à la catégorie
en fonction des seuils.
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1. 4. DO, DBM et IO
• Saisie obligatoire en zone Référence pour les DO et
DBM:
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1. 4. DO, DBM et IO
• Message si Inscription d’Office (IO) en attente d’édition,
• Edition de la pièce B9.2 « Réalisation de l’équilibre » si
au moins une DBM « 293 - Diminution de stocks » est à
éditer (ou pièce similaire pour IO du même type),
• Maintenant possible de modifier les lignes émettrices
d’une DBM sans avoir à supprimer les lignes réceptrices.
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1. 5. Recettes
1.5.1.Recettes externes
• Visualisation des recettes externes : il a été ajouté
une colonne « Débiteur »,
• Modification d’une recette externe : Ajout d’un
champ « Commentaire » de 60 caractères, saisie
facultative.
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1. 5. Recettes
1.5.2.Recettes mémoires
• Saisie obligatoire de la référence de commande
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1. 6. Approvisionnements anticipés
• Possibilité de saisir des approvisionnements anticipés à
compter du 1er décembre 2016 (au lieu du 15/12),
• Leur réception ne se fait plus au niveau de la saisie mais
depuis un nouveau menu « Réception »,
• Cette réception ne « valide » pas les
approvisionnements réceptionnés, mais les place en
« approvisionnements en attente ».
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1. 6. Approvisionnements anticipés
Equipe de diffusion GFC Montpellier et DAF A3
1. 6. Approvisionnements anticipés
• Veillez à compléter les approvisionnements en attente
si nécessaire :
Equipe de diffusion GFC Montpellier et DAF A3
1. 6. Approvisionnements anticipés
• Menu « Paramètres / approvisionnement… »
• Veillez à ce que vos séries soient bien saisies,
• Que la coche « avec engagement » soit active pour créer
l’engagement,
• Que les services autorisés y soient bien renseignés.
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1. 6. Approvisionnements anticipés
Equipe de diffusion GFC Montpellier et DAF A3
1. 6. Approvisionnements anticipés
• Ajout d’une colonne supplémentaire par rapport à la liste de la
saisie : Valide, qui indique si l’approvisionnement est admissible
(toutes les informations sont correctes) ou non.
• La fiche détail est pré-remplie avec les informations
réceptionnées. Toutes les valeurs qui sont non valides ne seront
pas pré-remplies.
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1. 7. Plan comptable 2016
• Pas de modification du PCG par rapport à 2015,
• Livraison de comptes subdivisés, notamment les
comptes de créances: 4096, 4098, 411, 412, 413, 416,
418, 4287, 429, 4387 et 441 (sauf 4419), 4457, 4487,
462, 463, 4676, 4678, 4687, 5117.
.
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1. 7. Plan comptable 2016
Basculement des comptes de N-1 vers N
N-1
N
4112
41110
4112xx
4111xx
4111
41110
4111xx
4111xx
4096
40960
4096xx
4096xx
Si créance sur 4112 (non-subdivisé)
Alors -> créance affectée au 41110
Si créance sur 4112xx (subdivisé)
et si reconduction à "oui"
créance affectée au 4111xx
et si reconduction à "non"
créance affectée au 41110
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1. 8. Créances
• Ajout d’une zone « Commentaire » en saisie des
créances. Cette zone n’est ni restituée dans la grille de
visualisation, ni sur aucun document. Elle sert
uniquement lors de la sélection avancée,
• Si une modification du compte de créance entraîne le
changement du type de créance (ex : compte « frais
scolaire » vers un compte « voyage »), un message
bloquant en avertit l’utilisateur lors de la validation.
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1. 8. Créances
• Conséquence de la subdivision du compte Frais
scolaires: nouvelle version V15.4.2 de GFE impose que
le compte Frais scolaires 4112 dans les
renseignements permanents sur l’établissement soit
rempli avec:
- un 5ème caractère obligatoire alphanumérique,
- les 6ème et 7ème caractères facultatifs alphanumériques.
Après avoir rajouté au compte 4112 un 5ème (voire 6ème ou 7ème )
caractère, il est possible de lancer les frais scolaires du 2ème
trimestre, à savoir Janvier-Mars 2016.
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1. 9. Saisie des liquidations
• En liquidation de dépenses et de recettes possibilité
de modifier en même temps le compte et le montant,
• Comptes compatibles:
- compte 6588 lié à activité 0CINT,
- compte 6011 lié à activité 0DENR.
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1. 10. Prélèvement automatique
• Fin septembre 2015, nouvelle structure de l’ICS caractère hexadécimal :
Ex: FR 39 ESD 8000 FD au lieu de FR 39 ESD 800045
• Modification du Mandat SEPA:
Ajout du NOM et Prénom de l’élève
• Tri sur les débiteurs par IBAN et par RUM,
• Rejet d’un PA:
Ajout dans l’écriture générée du NOM du titulaire (celui qui a
effectué le paiement).
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1. 10. Prélèvement automatique
• Mandat de prélèvement SEPA, ajout d’un encart « NOM
et PRENOM DE L’ELEVE » en haut du document :
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1. 11. Paiement
• Uniformisation du comportement pour les paiements :
Pour un paiement externe dont le numéro de compte
ou la domiciliation a été changée, il est édité un
certificat du comptable de même présentation que pour
un paiement interne.
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1. 12. Vérification périodique
• Si opération d’extourne en OPC et si les BE ne sont
pas repris pour les classes 1 et 2 alors
ANOMALIE BLOQUANTE AU COFI,
• Nouvelle égalité croisée entre le compte 4122 et les
comptes 701, 703, 7066, 7068, 7083, 7084, 7087 et
7088,
• Contrôle de cohérence pour les variations de stocks
comme au COFI.
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1. 13. Extourne
•
•
•
•
•
•
Possibilité de mandater une liquidation définitive d’extourne sur
un TIERS,
Mode de paiement 8: pas d’extourne.
DIVERS CREANCIERS ayant un mode de paiement 8 automatique:
pas d’extourne.
Nombre de Pièces jointes initialisé à 1 mais modifiable,
Validation d’écriture possible même si existence de transfert
d’extourne pour un autre EPLE,
Pas de proposition d’affectation à une procédure de marché
pour le montant en dépassement pour un mandat définitif
d’extourne (option « marché » grisée).
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1. 14. Autres
• Répercussion des modifications dans GFE de l’adresse
des élèves en cours d’année dans les créances GFC.
MAJ de l’adresse dans GFE entraîne une MAJ de
l’adresse de toutes les créances de l’élève.
• Un raccourci à l’EDS a été ajouté à la barre de
raccourcis pour un accès plus rapide au développement
de solde des comptes.
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1. 15. Régie
• Rectification de l’article relatif à la détention d’un
compte dépôt. Si saisie du compte 5151 Trésor
comme moyen de paiement :
1- accès à « Ouverture de compte DFT »
2- possibilité d’avoir une carte bancaire,
3- information de l’AVOIR MAXIMUM.
• Saisie d’un encaissement : si celui-ci est supérieur au
reste à réaliser de la créance (dans le cas avec
créance), message d’alerte non bloquant.
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2. Basculement 2015 - 2016
2.1. Etapes avant le basculement
2.2. Pendant le basculement
2.3. Après basculement
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2. 1. Etapes avant le basculement
•
Terminer les opérations en cours,
•
Editer toutes les listes de créances,
•
Solder les comptes transitoires 4715 et 4723 de régie des BP et BA – contrôle
bloquant,
•
Procéder à la génération des créances mémoires et/ou recettes externes.
Traitement impossible après le basculement.
•
Vérifier les contrôles bloquants (gfc2016_controles_bascul.pdf)
Sauvegardez
• Pensez à faire une sauvegarde de votre base avant basculement,
• Après le basculement, et avant de commencer tout travail, faire une sauvegarde de
vos bases 2015 et 2016.
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2. 2. Pendant le basculement
• Reprise automatique des bilans d’entrée des comptes de classe 5
(sauf 5115) et du compte 185 quand BA.
• Les compte 5115, 4722, 4117 et 4118 sont livrés subdivisés afin
de préparer Télépaiement
• Comptes CREAG : les comptes de liaison des créances de
l’agence 4096-4098-411-412-413-416-418-4287-429-4387-441
(sauf 4419) -4457-4487-462-463-4676-4678-4687-5117 seront
automatiquement subdivisés au basculement.
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2. 2. Pendant le basculement
• S’il subsiste des mandats et ordres de recettes d’extourne non
réalisés, l’assistant vous les fait imprimer
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2. 2. Pendant le basculement
• Dans les habilitations de régie existantes, l’utilisateur peut supprimer
les comptes non-subdivisés de classe 4 utilisés dans les « natures de
recettes » des régies d’habilitations de l’exercice N-1
• Par défaut à « Non »,
• les comptes pour lesquels la
valeur « Oui » est dans la
colonne « A supprimer » ne
sont pas repris,
• Si le compte n’était pas
subdivisé en N-1, les natures de
recettes seront passées d’office
au numéro de compte + ‘0’.
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2. 3. Après le basculement
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3. POINTS D’ATTENTION: COFI
3.1. Ajout d’un contrôle sur les paiements
3.2. Soldes classes 6 et 7
3.3. Pièce 14
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3. 1. Ajout d’un contrôle sur les paiements
Que ce soit pour un BP ou un BA, un contrôle a été rajouté
pour pouvoir accéder au menu «Compte financier». Il y a
donc un blocage à l’accès au COFI si le traitement des
paiements n’est pas terminé. A partir de 2015, pour le
compte financier en cours d’année, il faut vérifier que :
• Le traitement des paiements est terminé
• La réception des paiements internes doit être effectuée
• La validation des paiements doit être effectuée
• Les ordres de paiements ont été effectués
• Les règlements ont été effectués
• Les ordres de paiements validés doivent être édités
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3. 2. Solde des classes 6 et 7
Message bloquant dans le cas où la validation du solde des
classes 6 et 7 se fait à une date antérieure à la dernière date de
validation de session en CGEN :
• Des écritures sont effectuées en CGENE à une date x de l’année en cours,
• Changement de date et positionnement sur une date antérieure à celle des
écritures en CGENE,
• Puis lancement du COFI et validation des classes 6 et 7,
• Message bloquant : «Vous ne pouvez pas valider avec une date antérieure
à la dernière date de validation de session».
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3. 3. Pièce 14
Consignes pour les utilisateurs :
•
En saisie des éléments d’analyse financière, vérifier les montants de la
colonne année 2014 :
- Lors de l’édition de la pièce 14 seule, les montants sauvegardés pour le solde 2014
des comptes 60 à 65 reprennent les montants de 2010 (Bug).
- Par contre, si la pièce 14 est éditée via l’édition complète, les montants
sauvegardés sont bien corrects.
•
Selon la manière dont les utilisateurs ont lancé leurs éditions, ils devront ou
non ressaisir les valeurs de 2014. (Si après l'édition complète, réédition de la
pièce 14 seule : montants à nouveau incorrects.)
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GFC 2016
Nouveautés 2016 et basculement
QUESTIONS ?
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Annexe 1 : Liste des régions
Pour la version GFC 2016, la préparation budgétaire intègre les libellés des nouvelles
régions (Loi 2015.29 du 16 janvier 2015) :
ALSACE CHAMPAGNE ARDENNE LORRAINE
AQUITAINE LIMOUSIN POITOU CHARENTES
AUVERGNE RHONE ALPES
BOURGOGNE FRANCHE-COMTE
LANGUEDOC ROUSSILLON MIDI PYRENEES
NORD PAS DE CALAIS PICARDIE
NORMANDIE
PAYS DE LA LOIRE
PROVENCE ALPES COTE D'AZUR
ILE DE FRANCE
BRETAGNE
CENTRE-VAL DE LOIRE
COLLECTIVITE TERRITORIALE DE CORSE
GUADELOUPE
GUYANE
MARTINIQUE
REUNION
TOM+COLLECTIVITE TERRITORIALE
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Annexe 2 : Codes activités Etat et ASP dans GFC 2016
Activités
Libellés
13MS-
Manuels scolaires
13REP
Droits de reprographie
13TIC
TICE
13REN
Matériel pour la rénovation de l’enseignement
13COR
Carnets de correspondance
13EAC
13STA
13AI-
Education artistique et culturelle
Stages
Actions internationales
13SEG
13CR13AIP
13AP-
Besoins éducatifs particuliers SEGPA
Classes relais
Aides à l’insertion professionnelle
Apprentissage
13ADP
Autres dépenses pédagogiques
13RPN
Ressources pédagogiques numériques
16AED
Assistants d’éducation (rémunération et charges)
16AHC
AESH-CO - Accompagnants des élèves en situation de handicap (rémunérations et charges)
16AHM
AESH-M - Accompagnants des élèves en situation de handicap (rémunérations et charges)
16EO-
Ecole ouverte (vacation et fonctionnement)
16AE-
Accompagnement éducatif (subventions aux associations)
16ESC
16FVL
16FS16FSC
16ADE
Education à la santé et à la citoyenneté
Fonds de vie lycéenne
Fonds social lycéen et collégien
Fonds social des cantines
Autres dépenses éducatives
16DAL
Dépenses administratives locales
19EAP
19CUI
Emplois d’avenir professeurs (Financement ASP)
Contrats uniques d’insertion (Financement ASP)
Observations
Nouveau code 2016
à supprimer
des codes
16AVM 2016
16AVS
Nouveau code 2016
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