Le référentiel

Bien gérer ses référentiels de
données : un enjeu pour mieux
piloter la performance de son
établissement
Argumentaire
Version 1.0 Octobre 2008
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Les référentiels de données dans
un établissement de santé




Définition et enjeux
Les principales difficultés rencontrées dans leur
gestion
Comment mener un projet « référentiels?
Conclusion
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Les référentiels de données dans
un établissement de santé




Définition et enjeux
Les principales difficultés rencontrées dans leur
gestion
Comment mener un projet « référentiels » ?
Conclusion
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Le référentiel : un besoin métier
Besoin métier
• Des définitions
communes
• Une seule
source de
vérité pour les
informations
essentielles
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Réponse au
besoin
• Des données
de référence
rassemblées
dans un
référentiel
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La mise en œuvre des référentiels
passe principalement par le SI
Parmi les données opérationnelles, on retient
certaines données dites de référence…

…elles sont regroupées dans des référentiels qui
peuvent prendre différents formats techniques

Les référentiels sont utilisables par l’ensemble du
SIH à travers des services offerts par un serveur de
référentiel
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Les principaux référentiels
nécessaires à un ES
Structurant le SIH,
les référentiels sont
essentiels au bon
fonctionnement du
SIO et du SID.
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Pour rappel : apports du SID par
rapport aux infocentres
 D’un point de vue fonctionnel
 Accès à des données fiabilisées issues de plusieurs sources
 Pérennité de la gestion au travers de gestion d’historiques
fiables
 Davantage de tâches à valeur ajoutée pour les équipes
 Fonctionnalités avancées (prévisions et simulations par ex)
 Partage des informations facilité
 D’un point de vue technique
 Soulage les systèmes de gestion opérationnels
 Offre une performance globale adaptée à l’analyse
 Evolutivité possible
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Le référentiel de Structures (FICOM)
Enjeux opérationnels
 Exigences réglementaires
 Production de soins au
quotidien
 Mise en œuvre des pôles
Enjeux de pilotage (SID)
 Tableaux de bord
 Vision transversale
 Analyses multidimensionnelles
 Comptabilité analytique
 EPRD
 Compte Administratif Retraité
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Le référentiel des Patients et des
Venues
Enjeux opérationnels
 Améliorer la prise en charge
 Fiabiliser le parcours de soins
 Contraintes réglementaires
 Facturation
Enjeux de pilotage (SID)
 Connaître son attractivité
 La quasi-totalité des indicateurs
d'activité et du PMSI sont liés à
l'identité et au séjour
 Calculer les coûts par séjour
 Suivi santé publique
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Le référentiel des Ressources
Humaines
Enjeux opérationnels
 Les contrats et les carrières
 La paie
 Les formations
 La responsabilité médicale
 La sécurité du SI
Enjeux de pilotage (SID)
 L’identification des affectations
 La mesure de l'absentéisme
 Le pilotage de la masse
salariale (EPRD)
 La production de la CAH
 La production d’indicateurs
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Le référentiel de Nomenclatures
Enjeux opérationnels
 La cohérence et la qualité des
données
 La facturation et les échanges
avec les tutelles
Enjeux de pilotage (SID)
 Calcul d'indicateurs
 Utilisation de nomenclature
comme axe d'analyse (exemple :
GHM, Actes CCAM)
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Le référentiel des méta données
Les méta données constituent l’ensemble des informations permettant
de décrire une ou des données.
"comment sont définis
mes indicateurs ?"
"dans quels tableaux de bord
mon indicateur apparaît-il ?
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER
EN CAS DE PRESENTATION A
LA DIRECTION
"quel est l’impact d’une
évolution dans le système
source sur le SID ?
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"comment est-il
calculé ?"
"quel est l’impact de cette
évolution de format dans les
données sources ?"
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L’absence de gestion des
référentiels peut conduire à :
Des indicateurs incohérents qui ont pour conséquences
Un manque de vision transversale et de pilotage global
Des prévisions et simulations (EPRD) inexactes
Des contrats de pôle mal outillés
Une incapacité à produire la CAH
Ce qui peut conduire à la perte des investissements SID
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En synthèse les enjeux des référentiels
s’organisent autour de 3 notions
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Les référentiels de données dans
un établissement de santé
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

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Définition et enjeux
Les principales difficultés rencontrées dans leur
gestion
Comment mener un projet « référentiels » ?
Conclusion
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Quelques exemples de difficultés rencontrées
en cas de mauvaise gestion des référentiels
Qualité des données :
des problèmes pour
l’analyse
Qualité des données :
des problèmes métier
Absence
d'historisation
Non satisfaction des
exigences réglementaires
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Manque de vision et
d’analyses transversales
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Contexte
Difficultés métier
• Des projets de pilotage
naissants
• Culture, organisation et
appropriation à mettre en
œuvre
Difficultés techniques
• Situations hétérogènes au
niveau du SIH
• Forte segmentation du SIH
• Démarches d’architecture et
d’urbanisation non abouties
• Rares projets sur les
référentiels
Des problèmes de qualité des données de manière générale
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Les principales problématiques
rencontrées par les ES
 Une administration des structures perfectible
 Une gestion du référentiel RH perfectible
 Des données de référence distribuées entraînant
incohérences et désynchronisations
 Des données de référence non historisées
 Une mauvaise qualité des données de manière
générale
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Une administration incomplète du
référentiel de structures
Impacts
 Gestion des pôles difficile
 Activité mesurée ≠ facturation
 Echanges sans fin entre acteurs
(DIM, CdG, RH, cadre administratif
de pôle)
 Nombreux retraitements manuels
Analyses multidimensionnelles
compromises
 Fiabilité des données : risque
d'abandon du SID
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Difficultés liées au référentiel des
ressources humaines
Impacts
 Rapprochement de l'activité par
rapport aux effectifs présents difficile
 Informations du SID incomplètes et
contestées
 Simulations de masse salariale
sommaires
 Réalisation de l'EPRD en partie
manuellement
 Nombreux retraitements manuels
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Des référentiels distribués entraînant
désynchronisations et incohérences
Exemple de distribution des données de
référence
Impacts
 Activité mesurée ≠
facturation
 De l'activité et des recettes
rejetées dans le SID
 Analyses multidimensionnelles
compromises
 Diagnostics difficiles à poser
 Nombreux retraitements manuels
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Un manque de traçabilité et
d’historisation
Impacts
Exemples :
 Indicateurs faussés (activité, RH…)
 Difficultés à établir des tendances
ou des simulations
 Nombreux retraitements manuels
 Saisie rétroactive complexe
 Difficultés à récupérer un existant
 Traçabilité difficile
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La qualité des données en question
Impacts
 Prise en charge du patient de
moins bonne qualité
 Non respect du cadre législatif
 Moindre efficience du pilotage
 Non-utilisation du SID
 Manque de fiabilité des données
 Nombreux retraitements manuels
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Les référentiels de données dans
un établissement de santé
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

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Définition et enjeux
Les principales difficultés rencontrées dans leur
gestion
Comment mener un projet « référentiels » ?
Conclusion
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Gérer ses référentiels de données :
un projet à part entière
Des facteurs clés de succès
• Implication de la direction et des maîtrises d’ouvrage
• Pragmatisme : privilégier une démarche itérative
Une organisation collégiale tendue vers un même objectif
• Disposer de définitions uniques et partagées par tous les utilisateurs du SID
Une démarche globale s’inscrivant
• Dans un projet d’urbanisation du système d’information
• Dans le cadre de la mise en œuvre d’un SID
Une démarche itérative
• Facilitation de la mise en œuvre à l’aide d’outils spécifiques
• Des choix de modélisation adaptés
• Une gestion en vie courante à organiser et penser dès le début du projet
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Des scenarii complémentaires et
progressifs sont envisageables
Sans oublier un travail de fond : la qualité des données
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Un premier socle de base : les
solutions organisationnelles
Un comité "référentiels" pourquoi faire ?
 Recensement et mise en cohérence transversale des référentiels
 Identification des référents métiers
 Définition de plans d'actions et de règles de gestion
 Support à l'équipe SID
 Une phase de vie courante du SID facilitée
Une large représentation des professionnels de l'ES
 DIM, CdG, DSIO : les acteurs clés du point de vue du SID
 Directions fonctionnelles,
 Représentants médicaux, médico-techniques et soignants
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Un travail de fond sur la qualité des
données (1/2)
Des procédures d’organisation et des activités
spécifiques pour consolider un référentiel unique et
transverse :
 Audit qualité sur le terrain
 Mise en place d'une cellule centralisée de contrôle de
la qualité des données
 Sensibilisation du personnel à la qualité des données
 Formation du personnel à la saisie des données
 Mise en place d'une CIV
 Mise en place de procédures de contrôle des données
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Un travail de fond sur la qualité des
données (2/2)
Des solutions cibles :
 Interfaces de saisie guidées
 Mise en place de logiciels d'aide à la saisie
 Définition de règles de contrôle et de transformation
 Mise en place de référentiels des données maîtres ou
de solutions MDM
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La situation actuelle en règle générale
Pour tous les référentiels concernés :
 Un SIH fortement segmenté,
encore peu urbanisé
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER
 Données de référence
EN CAS DE PRESENTATION A
distribuées
LA
DIRECTION
 Silos = absence de référentiel
transverse

Des incohérences et des désynchronisations qui convergent dans le SID
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Solutions existantes : intégration par
le SID
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER
EN CAS DE PRESENTATION A
LA DIRECTION
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Solutions existantes : intégration par
le SIO
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER
EN CAS DE PRESENTATION A
LA DIRECTION
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Une cible d’urbanisation : un
référentiel unique et transverse
Pour tous les référentiels concernés
 SID et SIO : connexion au
référentiel identique
DIAPOSITIVE
 Données de référence
:
A SUPPRIMER
- unicité de déclaration,
EN
CAS
DE
PRESENTATION
A
- unicité d’administration
- exhaustivité des
LAattributs
DIRECTION
- partage et diffusions généralisés
 Qualité des données assurée de
bout en bout
 Vision transversale assurée
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Focus sur 3 types d’outils
ETL (Extract, Transform and Load)
• Industrialisation des extractions et règles de transcodifications
• Contrôles de cohérence automatisés
• Permet une bonne gestion des rejets
• Permet le bon ordonnancement des flux d’alimentation
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER
EAI (Enterprise
Integration)
/ ESB (EnterpriseA
Service Bus)
ENApplication
CAS DE
PRESENTATION
• Automatisation de la synchronisation des référentiels
LA DIRECTION
• Automatisation des règles de transcodifications
• Permet le bon ordonnancement des flux d’alimentation
MDM (Master Data Management)
• Fonctions d’automatisation
•Modélisation multidimensionnelle du référentiel de pilotage
•Généralisation de l’historisation des données de référence
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Des outils fournis par le GMSIH pour
accompagner la démarche
DIAPOSITIVE A SUPPRIMER
EN CAS DE PRESENTATION A
LA DIRECTION
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Guide méthodologique : que contient-il ?
 Des définitions
 Des clarifications des concepts abordés
 Une description des principaux référentiels utiles au
A SUPPRIMER
regard desDIAPOSITIVE
besoins de pilotage
EN CAS DE
PRESENTATION
A
 Des problématiques
classiques,
illustrées, décrivant
les
impacts et LA
les solutions
mises en œuvre sur le terrain
DIRECTION
 Une méthodologie pour construire et maintenir un
référentiel de données de pilotage
 Des perspectives plus larges avec des retours
d'expériences issus d'autres secteurs d'activité
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Les référentiels de données dans
un établissement de santé




Définition et enjeux
Les principales difficultés rencontrées dans leur
gestion
Comment mener un projet « référentiels » ?
Conclusion
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Retour sur investissement d’un tel
projet : quelques exemples de leviers
Productivité
• Moins de retraitements manuels, moins de temps passé à analyser des écarts
• Moins de temps consacré aux saisies
Levier financier
• Moins d’ETP pour administrer les données et gérer les évolutions
•Moins de rejets d’activité et donc moins de perte de recettes
Qualité
• Meilleure confiance dans les données
• Meilleure qualité du dossier patient grâce aux référentiels transverses
Conditions de travail
• Des équipes davantage centrées sur les soins
• Plus de temps passé à faire de l’analyse à réelle valeur ajoutée
Compétences acquises
• Meilleure connaissance des données grâce au partage des définitions
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