Validation des données administratives

Système de gestion des bilans
standardisé via internet
Tableau de bord 2007 « infections nosocomiales »
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PLAN
Présentation générale du système
Préparation de la campagne de saisie
Saisie des bilans
Recommandations
TABLEAU DE BORD 2007 IN
2
Présentation générale du système (1)
Voozanoo
Générateur de systèmes d’information en santé
100% internet
Pas d’installation sur les postes distants
Système de gestion des bilans
standardisé
Objectifs : Réduire les tâches de gestion,
administration, secrétariat liées au recueil des
données
TABLEAU DE BORD 2007 IN
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Présentation générale du système (2)
La base de données
 Table
 Table
 Table
 Table
 Table
utilisateurs – groupe – droits -email
identité - données administratives
bilan
journées d’hospitalisation
scores
Portail Etablissement
 Interface différente selon les périodes de la campagne
 Fonctionnalités et accès limités
Portail DDASS/DRASS
 Gestion des non répondants
 Validation des données administratives modifiées
 Saisie des contrôles
 Contrôles qualité
Portail DGS
 Gestion des campagnes
 Paramétrages et calculs des scores
 Gestion des fusions, fermetures, ouvertures
TABLEAU DE BORD 2007 IN
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Présentation générale du système (3)
Les fonctionnalités mises en place pour la saisie
par les établissements
Oubli du mot de passe
Saisie obligatoire/modification du mail
Etape obligée de validation des données administratives
Contrôle des modifications critiques
Saisie dans l’ordre des pages tant que saisie incomplète
Contrôles de cohérence à la saisie
Edition et envoi par mail du récapitulatif du bilan
Modification/corrections des données du bilan
Validation définitive du bilan standardisé
TABLEAU DE BORD 2007 IN
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Présentation générale du système (4)
Les fonctionnalités mises en place pour les DDASS/DRASS
 Suivi des déclarations



Recherche, tri non répondants
Envoi mail
Edition/export de la liste
 Validation des données administratives





Recherche, tri sur les données modifiées ou pas, contrôlées ou pas
Action de validation par les DDASS/DRASS des données administratives
Impression du récapitulatif
Accès à l’historique des données admin pour un établissement
Verouillage-déverouillage avant clôture de la campagne
 Consultation des bilans

Recherche par année, édition, impression, modification du bilan
 Scores


Affichage des scores pour un établissement
Affichage des scores pour une catégorie d’établissement, départemental vs
national
 Export des données
TABLEAU DE BORD 2007 IN
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Présentation générale du système (5)
Les fonctionnalités mises en place pour la DGS
Fonctionnalités des DDASS/DRASS
Toute la base est accessible
Gestion des campagnes



Date de début et de fin de la période de saisie
Dates et contenu des mails de relance systématiques aux non répondants
Clôture d’une campagne Entre la création et le début de la période de
saisie
Avant l’ouverture d’une nouvelle campagne

Mise à jour de la base Icalin : fermeture, fusion, ouverture
Ouverture d ’une nouvelle campagne



Création d’une fiche « données administratives » avec recopie des données
de la campagne précédente (à valider/modifier)
Création d’une fiche bilan par établissement (à compléter)
La saisie n’est pas autorisée. Les établissements n’ont accès qu’à leurs
données antérieures
TABLEAU DE BORD 2007 IN
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Présentation générale du système (7)
Entre le début et la fin de la période de saisie
Etablissements


Validation/modification des données administratives
Saisie des données du bilan
DDASS/DRASS/DGS




Suivi des non-répondants, envoi de mail
Validation des modifications critiques des données administratives
Modifications des données validées
Contrôles et saisie des données d’un contrôle
Début période de
saisie
Fin période de
saisie
Création d’une
nouvelle campagne
Clôture de la
campagne
Saisie par les établissements
Gestion par les DDASS
TABLEAU DE BORD 2007 IN
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Présentation générale du système (8)
Entre la fin de la période de saisie et la clôture
Etablissements


Demande de déblocage pour saisie et validation (non répondants)
Validation des scores du tableau de bord
DDASS/DRASS



Blocage/déblocage de la saisie pour les établissements nonrépondants
Modifications des données validées
Contrôles et saisie des données d’un contrôle
Début période de
saisie
Création d’une
nouvelle campagne
Fin période de
saisie
Clôture de la
campagne
Saisie par les établissements
Gestion par les DDASS
TABLEAU DE BORD 2007 IN
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Présentation générale du système (9)
Après la clôture
Etablissements

Consultation des données antérieures
DDASS/DRASS

Consultation des données
DGS



Réouverture de la campagne (si pas de nouvelle campagne traitée)
Modifications sur les campagnes précédentes
Création d’une nouvelle campagne
Début période de
saisie
Création d’une
nouvelle campagne
Fin période de
saisie
Clôture de la
campagne
Saisie par les établissements
Gestion par les DDASS/DRASS
TABLEAU DE BORD 2007 IN
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Démonstration du module Etablissement
Mise en situation
La période de saisie est ouverte
Première connexion
TABLEAU DE BORD 2007 IN
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Gestion de la campagne DDASS/DRASS
Suivi des déclarations
3 MAILS DE RELANCE INFORMATISES
 Affichage des établissements non-répondants du
groupe selon type de non-réponse
 Export de la liste au format excel
 Gestion par la DRASS (DDASS Mayotte)
Validation des données administratives
Validation des données modifiées et annulation des
modifications

Validation des données du bilan
Contrôles-vérifications de la saisie
Verrouillage-Déverrouillage de la saisie pour un
établissement donné
TABLEAU DE BORD 2007 IN
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Gestion de la campagne DDASS/DRASS
Journées d’hospitalisation
 Consultation des journées d’hospitalisation
récupérées depuis la SAE
 Impression
 Export des données
 Utilisée pour le calcul des scores
TABLEAU DE BORD 2007 IN
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CONCLUSION
ORGANISATION INTERNE AVANT SAISIE
 Désignation du responsable
 Choix de l ’adresse mail
 Respect des dates annoncées dans la
circulaire (modification régionale)
 Préparation papier de l ’ensemble des
données
 Connexion internet à tester (avec le
téléchargement du guide par exemple)
TABLEAU DE BORD 2007 IN
PERSONNES RESSOURCES
C.MOURLAN / MC.RAVAULT
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