Management par projet

© Buriks sprl - Éric Kirsch, 10/05/1999
MMT
Man Money & Time
• Time
– Débarquement de 1944
– Plan Marshall
– Golden Sixties
• Money
– 1974 : guerre du pétrole
– Week-ends sans voiture
– Chasse aux gaspis
• Man
– Salaire ==> rémunération
– Management par les objectifs
– Synergie
• Information ?
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Structures de base
• OBS (Organization Breakdown Structure)
– Structure hiérarchique des services
OBS
• WBS (Work Breakdown Structure)
– Structure hiérarchique des activités
– Une activité peut être une application
– Une activité peut être un programme
WBS
• CBS (Cost Breakdown Structure)
– Structure hiérarchique des coûts
CBS
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Définition d’un
Planning
• CA (Cost Account)
– Planning
– Provient de l’affectation d’une
responsabilité à une activité :
WBS
OBS
CA
• WPG (Work Package Group)
– Ce sont les tâches du CA / planning
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Définition d’un Projet
• RAM (Reponsability Assigment Matrix)
– Matrice d’affectation des responsabilités
– Qui fait quoi…
– Récapitulatif des CA (plannings)
OBS
O1
O2
O3
On
WBS
W1
CA1
W2
W3
W4
RAM
CA3
W5
Wn
CA2
CA4
• Projet
– C’est un ensemble de CA
– Projet 1
– Projet 2
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Hiérarchie des
réunions
Entité de
personnel
Type de
réunion
Résultat
Niveau du
projet
Direction
Réunion de
Direction ou
Réunion de
Pilotage
Rapport de
réunion
Projet Maître
Chef de
Domaine
Réunion
d'Avancement
Rapport de
réunion
Application ou
activité
permanente
POM
Réunion de
Groupe
Rapport ToDo
Projet
CAM
Réunion
d'équipe
Rapport de
réunion
CA
Membre de
l'équipe
Réunions
informelles
Résultats
informels
WPG
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QUALITÉ
• Quality Assurance
– Ensemble de techniques qui permettent
de s’assurer que de la qualité existe
• Quality Control
– Ensemble de techniques qui permettent
de mesurer et de contrôler la qualité
» répartition des responsabilités
» définition des procédures de
contrôle
» inventaire des instruments de
mesure
» déterminer les seuils de tolérance
• Quality Feedback
– Ensemble des techniques qui permettent
de réagir afin de ne plus avoir un seul
contrôle négatif ==> Qualité Totale
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DMS - Introduction
• Documentation Management System
Local PC
running DMS
program
Network
ORACLE database
DMS files
• Permet :
– La gestion des documents :
» création - modification - destruction
» importation - (dé)chargement
– La recherche des documents
» mots-clés - rubriques - etc.
– D’administrer les documents
» références administratives
» utilisation de gabarits personnalisés
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Explication des
schémas des
procédures
• Vocabulaire
= acteur
= action
= résultat
• Grammaire
Qui
Quoi
Fait
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SLA
Service Level Agreement
• C’est un contrat !
• Table des matières
– Identification des parties en présence
– Définition des responsabilités générales
– Liste des services à fournir
• Table des matières par service
– Définition qualitative et quantitative du
service (avec délais, etc.)
– Détail des procédures de mesure et de
contrôle du service avec
» les responsabilités de chacun
» les références au planning
» les seuils de tolérance
– Énumération des actions à entreprendre
en cas de dépassement des seuils de
tolérance
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L’Art de la Négociation
• Avant :
– Que (ne) veut-on (pas) ? ==> fourchettes
– Analyse des personnalités
– Préparer l’argumentaire
• Au début :
–
–
–
–
Réticence et parfois réactions de recul
Montrer que l’on comprend l’autre
Demander le maximum ==> questions
Jamais 1ère offre ==> technique de l’étau
• Pendant :
–
–
–
–
–
–
–
Écouter et ne pas craindre les silences
« Je vais en parler à mon patron… »
Leur faire couper la poire en deux
Faire le bête
Donnant donnant
Jamais d’impasse : jouer avec le temps
Refuser les problèmes des autres
• Après :
–
–
–
–
Technique “Colombo”
Garder le beau rôle
Grignoter
Tout casser ?
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Signalétique du projet
• C’est la carte d’identité et
l’historique du projet
• Situation du demandeur
– Nom du demandeur
– Description du projet
– Objectifs généraux / Résultats attendus
• Situation du Chef de Domaine
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Titre et code du projet
Titre et code de l'application
Nom du POM
Code de l'OBS
Type du projet
Catégorie du projet
Ressources humaines
Ressources techniques
Commentaire du Chef de Domaine
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Signalétique (fin)
• Situation du POM
– Administration :
»
»
»
»
»
»
Date de démarrage et de fin
Nombre d'heures * hommes
Pré requis
Coûts et recettes
Impact sur l'organisation
Impact technique
– Planning initial :
»
»
»
»
CA
Objectifs par CA
Résultats par CA
WPG par CA
– Qualité :
» Assurance Qualité
» Contrôle Qualité
» Feedback Qualité
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Les 7 étapes de
l’Art de la Planification
1. Définition des structures
==> WBS, OBS, CBS
2. Description complète des tâches
==> Définition des CA
3. Estimation des durées
==> GANTT
4. Définition des liens
==> PERT
5. Affectation des ressources
==> Budget
6. Optimisation du modèle
==> Chemin Critique
7. Incorporation de la réalité
==> Boucler
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Incorporation des
coûts
• Coûts indirects
– Ne dépendent pas des tâches
– Exemple : papier de la photocopieuse
– Ici : USD 8 000 / semaine
• Coûts directs
– Coûts directs normaux
– Coûts directs de dépassement
Coûts
de dépassement
20
15
normaux
10
5
0
forcée
normale
ralongée
Durée
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Weekly (1-2 hours)
• Man Wheel = Reporting Wheel
– Complete & check timesheets
• Money Wheel
– Introduce or check actual costs (bills)
• Time Wheel
– Progress: % of complete
– Fixed dates: begin &/of end
– Duration Revise: for tasks to do
– Costs Revise: if above availabilities
– Budget Revise: if critical
==> Make Progres Report
(Progress Meetings)
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Suivi Planning
Agrégats
• Énnoncé
–
–
–
–
Production d’un livre de 200 pages
En 100 jours
Répartis sur 6 mois
D’une valeur marchande (sans bénéfice)
de BEF 800 000
– Coût d’une journée de travail : BEF 8 000
• Situation actuelle
– 90 pages ont été écrites
– 40 jours on été consacrés à ce projet
– 3 mois se sont écoulés
• Agrégats intermédiaires
– Coûts réels : 40 jours x BEF 8 000 / jour
» BEF 320 000
– Valeur marchande : 90/200 x BEF 800 000
» BEF 360 000
– Coûts planifiés : 3/6 x BEF 800 000
» BEF 400 000
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Suivi Planning
Agrégats (suite)
• Mesure de la performance du
projet par rapport aux coûts
– CPI : Cost Performance Index
– CPI =
Valeur marchande 360000

 1125
,
Coûtsré els
320000
• Mesure de la performance du
projet par rapport au temps
– SPI : Schedule Performance Index
– SPI =
Valeur marchande 360 000

 0,9
Coûts planifiés
400 000
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Gestion des Demandes
de Modification
MODIF
Demandeur
Rédige la MODIF
MODIF
POM
Groupes
concernés
Exécute la
MODIF
Exécutant de
la MODIF
MODIF
traitée
Traite la
MODIF
Demandeur
Contrôlent la
MODIF
MODIF
exécutée
MODIF
contrôlée
POM
Base de
données MMT
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Le dur métier de
Veilleur
RADAR
• Étude de l’environnement interne
– Quelles sont nos forces ?
– Quelles sont nos faiblesses ?
• Étude de l’environnement externe
– Quelles sont les opportunités ?
– Quelles sont les menaces ?
• Historiquement,
RADAR =
» Risk
» And
» Dependency
» Assesment
» Register
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RADAR
Demandeur
Rédige et
envoie
RADAF
initial
RADAF
classé
Complète et
classe
POM
RADAR
Participants
à la réunion
Analyse et
suivi
Voir les procédures
sur la Gestion du
Signalétique du
Projet
Voir les procédures
sur la Gestion de la
Planification
Voir les procédures
sur la Gestion des
Modifications
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Synthèse
QUALITY
2
SIGNAL
3
Project Management
PLAN
Customer Minded
1
SLA
5
4
RADAR
MODIF
D
M
S
M AN
M oney
T ime
Bienvenue !