Enrolment Review and Confirmation Process FRENCH

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Processus d’examen et de
confirmation des effectifs de
2007-2008
Séance d’information à l’intention du personnel financier et des
vérificateurs externes des conseils scolaires
Direction des paiements de transfert et des rapports financiers
Automne 2008
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Processus de confirmation des effectifs de 2007-2008
 Les données SISOn (Système d’information
scolaire de l’Ontario) seront utilisées pour la
deuxième fois
 L’objectif consiste à intégrer SISOn et SIFE
 Note de service 2008 : SB17
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Application Web sur les effectifs
 S’assurer que les données exigées sur les
effectifs pour les états financiers de 2007-2008
soient disponibles dans les échéances prévues
 Application axée sur le Web disponible sur SIFE
– Système de vérification des effectifs
 Un avis a été envoyé aux conseils par courriel
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Application Web sur les effectifs
 Données d’interfaçage de SISOn et une
intégration dans le SIFE
 Le conseil peut examiner un sommaire des
données de deux années scolaires au niveau de
l’école
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Application Web sur les effectifs
 Dans l’application Web, les effectifs (ou crédits des
élèves) des sections E, F, G et N sont résumés au niveau
de l’école (sans détails sur les effectifs, ni données sur
les crédits des élèves par année)
 De plus, les données sur les langues sont résumées
selon les catégories aux états financiers pour la
subvention des langues
 L’objectif est d’assurer l’interfaçage des données aux fins
du calcul des subventions, tel que cela est exigé pour les
états financiers de 2007-2008
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Processus d’examen des effectifs
 Un rapport intitulé « Allocation pour l’effectif et
l’enseignement des langues » permettra aux conseils de
consulter le sommaire des données de 2007-2008 sur les
effectifs et les crédits des cours de langue; et de les
comparer aux États financiers de 2006-2007 et aux
Prévisions budgétaires révisées de 2007-2008.
 Si, lors de l’examen des effectifs, les conseils découvrent
des écarts, ils peuvent fournir de la documentation afin de
les identifier.
 Les agentes ou les agents de finance examineront la
documentation et, au besoin, ils y apporteront les
ajustements appropriés.
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Processus d’examen du Ministère
 Lors de la planification préliminaire, au cours du
processus d’examen des effectifs, les agentes ou
les agents de finance :
– Examinent les données financières connexes
de 2006-2007 et ils notent leurs points de
préoccupations.
– Examinent les Prévisions budgétaires révisées
de 2007-2008 et notent les explications
relatives aux écarts importants. Ils
communiquent avec le conseil, le cas échéant.
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Effectifs des écoles de jour
 Ils examinent et identifient les écarts relatifs au
rapport Allocation pour l’effectif et l’enseignement
des langues, et obtiennent des explications sur
les écarts importants.
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Élément enseignement des langues
 Français langue seconde (FSL), Anglais langue seconde
(ESL)/Perfectionnement du français (PDF) et langues
autochtones.
Comparent les rapports des sections E, F, G et N de
l’année précédente avec celles de l’année courante, et
font preuve pour la cohérence.
Examinent et identifient les écarts du rapport Allocation
pour l’effectif et l’enseignement des langues (Enrolment
and Language Allocation report), et ils obtiennent des
explications sur les écarts importants.
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Études autochtones
 On a expédié aux conseils qui déclarent des crédits relatifs
aux Études autochtones sur leurs Prévisions budgétaires
révisées de 2007-2008 une feuille de travail Excel afin de
remplir les détails sur les cours.
 On a demandé aux conseils de soumettre cette feuille de
travail à Mark Bonham, qui les saisira dans le Système de
vérification des effectifs.
 Le Ministère validera prochainement ces renseignements
au moyen d’un rapport SISOn
 Tous les écarts importants entre le rapport SISOn et la
feuille de travail du conseil seront examinés
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Achèvement de la confirmation des effectifs
 Le rapport « Allocation pour l’effectif et l’enseignement
des langues » sera approuvé par les agentes ou les
agents de finance avant de télécharger ces données sur
SIFE, afin de les inclure dans les états financiers de
2007-2008.
 Au terme de l’examen, une lettre de confirmation, ainsi
qu’une copie du rapport « Allocation pour l’effectif et
l’enseignement des langues », seront envoyées aux
surintendant des affaires des conseils.
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Points à soulever de la collecte de données SISOn
 Les conseils devraient communiquer avec leurs agentes
ou agents de finance, afin d’identifier tous problèmes
techniques où les données SISOn peuvent avoir un
impact sur les effectifs aux fins des subventions.
– P. ex. Les conseils qui ont des élèves de première année qui
sont d'âge approprié mais qui sont inscrits dans, soit, une classe
de Jardin d'enfance de jour à temps plein, ou deux classes à
demi-temps dans la même école. Ces élèves doivent être inscrits
pour au moins une moyenne quotidienne de 210 minutes ou plus
d'instruction par jour. Si oui, il faudrait reclasser ces élèves
comme élève de première année pour obtenir une subvention de
temps plein. Ceci peut être ajusté par l’agente ou l’agent de
finance lors des procédures de vérification des effectifs.
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Examen ultérieur à la confirmation
 Énumérez les enjeux et les préoccupations qui
devraient être poursuivis avec le personnel du
conseil lors de la mise au point définitive des
états financiers de 2007-2008.
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Personnes-ressources
 Agent(e) de finance responsable pour votre conseil:
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Questions?
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