diaporama du CA du 07/01/2015
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Réunion du CA de la SFIL 7 janvier 2015 CA 07/01/2015 Sommaire 1. Approbation du CR du CA du 15 décembre 2014 2. Point sur la réorganisation des finances de la SFIL 3. Congrès « Vittel 2015 » - Programme Sessions DPC Publicité Cadeaux 4. Mise en place de 2 groupes de réflexion : – – 2 "rédaction des nouveaux statuts" "stratégie et avenir de la SFIL" 5. Questions diverses CA 07/01/2015 1. APPROBATION DU CR DU CA DU 15/12/2014 3 CA 07/01/2015 2. POINT SUR LA RÉORGANISATION DES FINANCES 4 CA 07/01/2015 Contact banque et expert comptable Installation Ciel dans le cloud Partage documentaire Workflow comptable Sous-traitance En rouge les propositions et commentaires du CA du 25/11/2014 5 CA 07/01/2015 CONTACT BANQUE ET COMPTABLE 6 CA 07/01/2015 CONTACT BANQUE ET EXPERT COMPTABLE 7 Président, T et TA doivent avoir accès à la banque et à l’expert comptable. Pour la banque, T signature sur le compte fait, TA à faire (?). Pour l’expert comptable, envoi de la proposition puis réunion physique à planifier . CA 07/01/2015 CIEL DANS LE CLOUD 8 CA 07/01/2015 Installer CIEL « Facture Devis » dans le cloud 9 Actuellement, la SFIL détient un PC avec CIEL installé dessus (V 14.10 à installer). CIEL permet de générer les factures clients/adhérents, d’enregistrer les factures fournisseurs ainsi que les paiement associés. CA 07/01/2015 Installer CIEL dans le cloud Louer un serveur virtuel dédié Windows chez IKOULA pour environ 50 Euros HT par mois + solution de sauvegarde machine virtuelle. Pas de rachat de PC pour la SFIL. Le logiciel est accessible au président, T, TA en « Terminal Server » (RDP) – PC, tablette, téléphone,... y compris tactile. Possibilité d’installer d’autres logiciels si nécessaire. Proposition retenue lors du CA du 25/11/2014 10 CA 07/01/2015 PARTAGE DOCUMENTAIRE 11 CA 07/01/2015 Partage documentaire Nécessité de mettre en place un partage documentaire pour le Président/T/TA/Comptable pour les factures, contrats,… Possibilité de l’étendre pour un partage de documents scientifiques, techniques, réglementaires. pour tous les membres du CA et des groupes de travail Solutions : Onedrive entreprise– 1,99 Euros par mois pour 100 Go quel que soit le nombre d’utilisateurs avec office online inclus – 7 euros par mois avec une licence Office Client pour la SFIL et 1 To de stockage. 12 Proposition retenue lors du CA du 25/11/2014 CA 07/01/2015 WORKFLOW COMPTABLE 13 CA 07/01/2015 Workflow comptable - vente 14 Limitation de l’utilisation de CIEL à la génération de factures (et factures acquittées pour les formations)/avoirs et à l’envoi par mail depuis CIEL. Les factures sont stockées dans le partage documentaire dans un répertoire « Vente envoyée ». L’expert comptable transfère une fois par mois les factures/avoir de « Vente envoyée » vers « Vente comptabilisée » ?? De la même manière, pour les paiements, on scanne les pièces (ou fichier pour Paypal, ou capture écran banque pour virement reçu) et on les enregistre dans un répertoire « Paiement reçu » L’expert comptable (le trésorier ?) transfère une fois par mois les paiements reçus dans un répertoire « Paiement comptabilisé ». Création d’une boite mail générique partagée pour les messages Paypal. CA 07/01/2015 Workflow Vente VENTES Adhésion / commande/ papier Adhésion internet PAIEMENTS 15 15 « Vente Envoyée » Comptabilisation « Vente comptabilisée» « Paiement reçu » Comptabilisation « Paiement comptabilisé» Facture Chèque Bordereau Paypal Capture écran Virement CA 07/01/2015 Workflow comptable - Achat 16 Les achats sont soit des contrats, soit des achats ponctuels (imprimante,…) Les contrats ou devis sont envoyés par mail au Président / T / TA Les achats doivent être validés avant décision par quelqu’un d’autre que celui qui en fait la demande parmi Président, T, TA, par mail (Prévoir des seuils pour des niveaux de validation différents et garder la trace des accords donnés) La facture est stockée dans un répertoire « Facture à comptabiliser », L’expert comptable (le trésorier ?) transfère une fois par mois les factures reçues dans un répertoire « Facture comptabilisée ». Les preuves de paiements sont stockées dans un répertoire « Paiement réalisé ». L’expert comptable transfère une fois par mois les fichiers dans un répertoire « Paiement comptabilisé ». Le trésorier établit le budget prévisionnel, fait un suivi des dépenses par rapport à ce prévisionnel et met en place des alertes au CA en cas de dépassement CA 07/01/2015 Workflow Achat Devis ACHAT Contrat Facture PAIEMENTS Validation par P/T/TA Devis/contrat Signé « Facture à comptabiliser » « Facture comptabilisée» Chèque « Paiement réalisé» 17 17 Comptabilisation Comptabilisation « Paiement comptabilisé» CA 07/01/2015 Workflow comptable Rapprochement 18 Le relevé de la banque est vérifié par T/TA et les lignes sont visuellement rapprochées des répertoires vente et achats. Le relevé de la banque est scanné et mis dans un répertoire « Rapprochement à réaliser ». L’expert comptable transfère une fois par mois le relevé reçu dans un répertoire « Rapprochement réalisé ». CA 07/01/2015 NOTE DE FRAIS 19 CA 07/01/2015 Notes de frais - actuel Le président utilise actuellement la CB de la SFIL pour ses frais et les frais de fonctionnement de l’association. Jusqu’à présent les frais de déplacement étaient remboursés aux personnes du CA et du Bureau sur demande avec justificatifs. Propositions : – – 20 Limiter l’utilisation de la carte pour des achats sur internet (montant autorisé ?), Établir des règles sur les remboursements de frais au membres du CA et intervenants à Vittel / formation. CA 07/01/2015 Règles sur frais Pour les membres du CA et responsables de groupe de travail (GT), frais de déplacement remboursés dans la limite de 200 € A/R par réunion du CA / Bureau / GT (Barème kilométrique pour une association : 0,306 € / km) Nuitée + repas + petit dej, remboursés à hauteur de 110 € (Province) (hors Vittel) Nuitée + repas + petit dej, remboursés à hauteur de 160 € (Paris) Le président a le droit de passer en note de frais, si demandé : – – – – – 21 Forfait (abonnement) de téléphone portable à hauteur de 25 € par mois, Si exercice à domicile, forfait ADSL à hauteur de 37 € par mois, Les frais de consommables d’impression (papier, cartouches, enveloppes, timbres), Des frais d’invitation à déjeuner justifiés (objet et nom des invités) pour 40 € par invité, Et autres frais justifiés. La SFIL détient un PC, un rétroprojecteur et une imprimante à remplacer si nécessaire tous les 3 ans. Notion de montant inadaptée, voir définition de principes CA 07/01/2015 Règles sur frais 22 Rappel : les amendes ne sont pas remboursables. Chaque membre rempli mensuellement une feuille Excel de déclaration de frais et scanne l’ensemble des justificatifs du mois et transmet par courrier les originaux. Les fichiers sont transmis mensuellement par mail au T/TA dans un délai de M+1 par rapport au mois de dépense qui les enregistre en pièce comptable. CA 07/01/2015 Avances permanentes sur frais Les membres du CA / Bureau peuvent demander à bénéficier d’une avance permanente sur frais en rédigeant un courrier manuscrit : « Je soussigné, Mr/Mme XXXX, administrateur de la SFIL reconnait recevoir ce jour un chèque de XX€( la même chose en lettre), au titre d'avance sur frais. Je m’engage à rembourser la SFIL de ce montant sur toute somme qui me serait due au terme de mon mandat. fait en deux exemplaires le XX/XX/XX à XXX Signature » 23 Le montant doit être approximativement 75% du montant total des dépenses mensuelles envisagées. Non adapté au fonctionnement de la SFIL CA 07/01/2015 Workflow note de frais Liste dépenses du mois Mail mensuel + Courrier originaux Validation T/TA + Stockage « NF à comptabiliser » Preuves 1 écriture par mois par pers ?? « NF payées » 24 « NF comptabilisée » CA 07/01/2015 SOUS-TRAITANCE 25 CA 07/01/2015 Sous-Traitance Mise en place début décembre pour formalisation définitive des procédures, Sous-traitance par contrat de service à envisager (BioQualité ?), Bio Qualité n’a pas été interrogée et refuse cette proposition. 26 Nécessité d’étudier et établir des contrats de prestations annuelles et renouvelables CA 07/01/2015 Proposition complémentaire 27 Étudier la possibilité d’avoir un compte rémunéré ou ouvrir un compte de placement Somme à placer : 30.000 € ? CA 07/01/2015 VOTES 28 CA 07/01/2015 3. CONGRÈS « VITTEL 2015 » 29 CA 07/01/2015 Programme des conférences 30 Point sur le programme Sessions DPC Modifications du bulletin d’inscription CA 07/01/2015 Publicité (1/3) Spectra Biologie – – – DH magazine – – – 31 Pub décembre fait Édito décembre fait Pubs janvier-février et mars-avril visuel transmis Bannière depuis décembre 2014 fait Février : article 1.5 page + 0.5 page pub en cours Partenariat annuel en cours CA 07/01/2015 Publicité (2/3) DSIH – – – – Techlabo – – 32 Communiqués de presse Bannière Lien vers le site Présentation des exposants Communiqués de presse Lien vers le site CA 07/01/2015 Publicité (3/3) Feuillets de biologie – EDP – – – 33 Pub janvier 2015 fait ½ page pub (novembre, décembre et février) Cahier spécial Bannière Elsevier contacts en cours Hospitalia contact en cours CA 07/01/2015 30 ans : approche spécifique Cadeaux aux congressistes : – – – – – – 34 Pochettes Blocs notes Post-it Stylos Pins … (RV avec le fournisseur le 12/01) Bannière pour l’accueil et la salle de conférence … CA 07/01/2015 4. MISE EN PLACE DE GROUPES DE RÉFLEXION 35 CA 07/01/2015 Groupes de réflexion "rédaction des nouveaux statuts" "stratégie et avenir de la SFIL" Appel à candidature : quelques personnes qui transmettront leurs propositions au CA pour validation 36 CA 07/01/2015 5. QUESTIONS DIVERSES 37 CA 07/01/2015 Déclaration d’intérêts et d’activité Toutes les déclarations n’ont pas été transmises. À récupérer : – – – – 38 Philippe Chatron Pierre Chuzel Anne Gruson Sylvie Maurelet-Evrard CA 07/01/2015 Informations sur les tarifs Microsoft pour les associations 39
