Besoin annuel

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Réunion de fin d’année
Gestionnaires
8 novembre 2007
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Points examinés
•
Opérations de fin d’année:
- Calendrier
- Actions à réaliser
- Conseils
- Check list
- Historiques
•
Marchés :
- DU = PRM jusqu’à 210 000 euros HT
- Marché mission
- Carte achat
Points divers
- Audit
- TVA rémanente
- Liens utiles
•
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Opérations de fin d’année
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Calendrier de fin d’ année
• Jeudi 13 décembre:
– Derniers transferts xlab vers la BFC
– Date de clôture XLAB
• Lundi 17 décembre à 12 H
– Réception à la Délégation des FACTURES PAPIERS
• Vendredi 28 décembre:
- Dernier retour 2007 xlab disponible
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Opérations clôture 2007
Sollicitation des acteurs
TOUT
NOVEMBRE
DR
+
+
Apurement des anomalies
15/11
Information opérationnelle sur "pièces au dernier
statut"
30/11
Retour à Xlab des mouvements anciens non
intégrés à BFC
13/12
Dernière transmission Xlab vers BFC
13/12-21/12
Unité
Intégration des données Xlab
+
Central
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Opérations clôture 2007
Sollicitation des
acteurs
Unité
14/12
17/12 - 21/12
Calcul des payes de décembre
Intégration des payes de décembre
21/12
Envoi à Xlab de tous les mouvements non
traités
21/12
Reprise des crédits SE non engagés
26/12
Évaluation des charges à payer et autres
opérations à rattacher à 2007
28/12
Dernière transmission BFC vers Xlab (dont
factures de paye)
02/01
Ouverture gestion exercice 2008
02/01- 15/03/01
Période d'inventaire (opérations comptables:
amortissements…)
07/01
Premières affectations budgétaires
15/01
Reprise des flux Xlab
BFC
DR
Central
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Conseils
• Rappel:
– Adresser au plus tôt et au fil de l’eau les factures à la Délégation
– Dans l’urgence passer en priorité les factures anciennes et de
gros montants
– Régulariser en priorité et transmettre à la DR les quelques états
de frais pour lesquels une avance a été faite et pour lesquels
l’agent a utilisé sa carte affaire
– Saisissez les services faits au fil de l’eau pour générer les
charges à payer dans BFC (pour les contrats de dépenses, le
service est fait par défaut donc ajustez vos engagements sur la
réalité engagement annuel)
– La CAP est automatisée depuis vos services faits
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Check list
Pointage historique
Sauvegardes régulières de vos données
Vérification régulière de cohérence de la base
Suivi régulier des commandes non soldées
Récupération des factures fournisseurs
Vérification des factures (statuts)
Envoi régulier des factures à la délégation
Nouveaux Fournisseurs : envoyer les RIB et informations au
moment de la commande
Vérifier que vos cdes de personnel sont désoldées
( les dernières factures 2007 arrivant le 28/12/07)
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Historiques
Huit états ont été créés pour permettre le suivi de la consommation des crédits dans BFC
Ces états se substituent aux anciens historiques
- 1) un état permettant de visualiser la situation budgétaire par adresse budgétaire
- 2) un état permettant de visualiser les demandes d’achat non transformées
en commandes d’achat
- 3) un état listant les commandes d’achat (non supprimées) existantes
dans BFC
- 4) un état listant les factures et avoirs enregistrées dans BFC
- 5) un état listant les missions intégrées (et non supprimées) dans BFC
- 6) un état listant les montants liquidés pour chaque mission dans BFC
- 7) un état listant les engagements individuels de rémunération
- 8) un état listant les liquidations (payes) pour chaque engagement
individuel
SEMINAIRE DES FORMATEURS XLAB DU 11 ET 12 OCTOBRE 2007 - GIENS
CNRS – Projet BFC
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PRINCIPAUX ECARTS CONSTATES SUR L’ENGAGEMENT
- Commandes XLAB soldées à 0 alors qu’il reste un service fait.
➥ le service fait consomme toujours les crédits dans BFC
- Absence du service fait sur les commandes standards alors qu’une facture a
été liquidée et réglée :
➥ le montant facturé dans BFC inclut la TVA rémanente avec impact sur les
crédits de l’unité
Plusieurs cas : absence totale de service fait
création d’un ligne pour les frais de port sans
constatation d’un service fait
-Imputation des dépenses sur un groupe de discipline différent de celui envoyé
par l’unité (cas des unités ayant des crédits TGIR et Equipements nationaux)
➥ recensement en cours pour correction avec les unités (pour INSU Toulon)
Réunion des formateurs XLAB du 13 septembre 2007
CNRS – Projet BFC
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Reports de crédits et charges à
payer
• Le reports ou non des crédits est un choix
de politique budgétaire qui raisonne à
partir de l’engagement
– Le bon de commande consomme les AE
• La charge à payer est une technique
comptable qui raisonne à partir du service
fait
– Le service fait consomme les CP
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LA NOUVELLE ORGANISATION ET POLITIQUE D’ACHAT
DU CNRS (présentation DU – octobre 2007)
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Deux réglementations au CNRS
– Pour les achats destinés à la conduite des
activités de recherche des unités :
(fournitures, services et travaux)
• L’ordonnance du 6 juin 2005 et ses deux décrets d’application (Décrets du
30 décembre 2005 et du 25 avril 2007)
– Pour les autres achats:
•
Le Code des marchés publics (Décret du 1er août 2006)
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Quels changements
pour les unités ?
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Fourniture et service
Le directeur d’unité est Personne Responsable des
Marchés pour les achats de son unité
jusqu’à 210 000 € Hors Taxes
Dans la limite des crédits notifiés
Rappel :
La P.R.M veille à 3 grands principes :
1. Liberté d’accès à la commande publique
2. Egalité de traitement des candidats
3. Transparence des procédures
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Les recommandations du CNRS
Définition des besoins
Évaluation des besoins
• Connaître son besoin
(besoin annuel ou
besoin ponctuel)
• Evaluer son montant
en début d’année
– Essentiel pour
réaliser le bon
achat
• Se fait sur la base
d’une estimation
annuelle pour les
besoins récurrents
• Se fait sur la base
d’une estimation « à
l’acte »pour des
besoins ponctuels
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Besoins annuels: publicité et mise
en concurrence
• En fonction de la prévision de dépenses
par code nomenclature, j’en déduis la
procédure à réaliser pour tous les achats
de mon laboratoire, code par code
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Besoins annuels
•
Besoin annuel < à 4 000 € HT
Achat libre
Publicité (PUMA ou autre): facultatif
Demande de devis ou liste de prix:
facultatif
•
90 000 € HT < Besoin annuel ≤ 210 000
€ HT
Visa préalable de la DR
Publicité (PUMA ou autre) obligatoire
• 4 000 € HT < Besoin annuel< 20 000
€ HT
Publicité recommandée
(PUMA ou autre)
A défaut : Demande de devis ou
liste de prix
• 20 000 € HT < Besoin annuel< 90
000 € HT
Publicité très recommandée (PUMA
ou autre)
A défaut : Demande de devis ou
liste de prix
•
Besoin annuel > 210 000 € HT
Prendre contact avec le service
achat de votre délégation régionale
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Besoin ponctuel (unité
fonctionnelle):
• J’évalue sur toute la durée de mon besoin,
le montant à dépenser et j’en déduis le
bon niveau de mise en concurrence
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Besoin ponctuel
• Réglementation identique à ce qui
précède:
–
–
–
–
–
Besoin < à 4 000 € HT
4 000 € HT < Besoin < 20 000 € HT
20 000 € HT < Besoin < 90 000 € HT
90 000 € < Besoin ≤ 210 000 €
Besoin > 210 000 € HT
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Les recommandations du CNRS
• Négociation
– La négociation est possible
et donc conseillée pour
tous les achats
– Les candidats doivent être
informés des modalités de
négociation
– La négociation doit être
conduite de manière
équitable
• Choix de la meilleur offre
- La PRM choisit l’offre
économiquement la plus
avantageuse
- La PRM consigne son
choix dans le formulaire
d’accompagnement prévu
à cet effet
- La PRM informe les
candidats rejetés
- Avis d’attribution
- Signature du bon de
commande ou du contrat
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Politique d’achat du CNRS:
déconcentration des achats
•
•
•
•
•
•
Assistance des laboratoires
Mise en place d’outils de gestion
Contrôler a priori et a posteriori
Traitement optimisé de la commande
Marchés nationaux
Développement des offres préférentielles
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Recommandations
• Lire le guide de l’achat au CNRS
• Afficher les tableaux annexés au guide
(annexe 5 tableau 1 et 2)
• Étudier préalablement la nomenclature
des achats du laboratoire
• Utiliser les outils de gestion (PUMA, RECA…)
Code accès intranet achat :
Utilisateur : science2295
Mot de passe : @chat2295
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Activités de travaux et entretien:
qui est PRM?
– PRM = DR dès le premier euros: pour
les opérations de travaux financées par
les crédits suivis sur OIP,
– PRM = DU jusqu’à 210000 HT: pour les
opérations d’entretien ou travaux
financées sur les crédits du laboratoire
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Activités de travaux et entretien:
intervention de la DR
– 4000 HT< peinture et revêtement de sols< 210000 HT:
• DR: information préalable STL et IRPS (envoi du devis sélectionné avant la
commande),
• Laboratoire: pub et devis obligatoires
– 4000 HT< CVC, re-cloisonnement, modification installations
terminales électriques et distribution d’alimentation< 210
000 HT:
• DR: validation du projet par STL et IRPS (envoi du cahier des charges et du projet de
publicité avant consultation puis, envoi du devis sélectionné avant la commande)
• Laboratoire: pub et cahier charges et devis obligatoires
–
Au-delà de 210 000:
• DR=PRM
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Le marché mission
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Marché Mission
Transport + hébergement
Rappels sur les validations
• Réservation on-line
Code division + L + n° commande xlab
Exemple 0422L05555
Et rien d’autre!!!!
• Réservation off-line
Utilisation du bon de commande xlab uniquement
Paramétrage du code division dans l’adresse de facturation
Coin du gestionnaire du 6/09/07
http://www.cote-azur.cnrs.fr/cnrs/dr20/Documents/Bon_commande_xlab_FRAM_actu2339.pdf
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Marché Mission (suite)
Rappels sur les commandes
- prévisionnelle
- monoligne (montant billet + frais TTC)
- fournisseur Fram
- Référence au marché
- Pensez à imprimer le bon de commande (statut complète)
pour que le transfert se fasse
A défaut  Rejet vers Xlab
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Marché mission (suite)
• Vous devez donc immédiatement :
- Exploiter les rejets et les intégrer dans xlab
- Solder les commandes erronées
- Recréer une commande correcte et la transférer vers bfc
- Informer par mail les gestionnaires en délégation du
nouveau n°de commande
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Marché mission (suite)
• Traitement du ROP :
Dans le labo : Saisie des commandes traitement
des rejets – traitement des problèmes (demande
d’avoir …)au fil de l’eau
En DR : Réception du ROP vers le 7 du mois – Fin
du traitement vers le 7 du mois suivant date
imposée par calendrier national
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Marché mission (suite)
• Traitement du ROP (nouveauté!!)
- Vous pouvez désormais consulter les lignes de facturation
concernant votre laboratoire dans NOUBA
Accès par la rubrique « le coin du gestionnaire » / « vos liens favoris » /
« département des achats » / « intranet achats » (util: science2295
mdp: @chat2295) / NOUBA
Vous pouvez ainsi visualiser les motifs d’erreur
(commande non renseignée, commande absente de
BFC…)
et dialoguer avec la délégation pour corriger ces anomalies
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Marché mission (suite)
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Marché mission (fin)
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Carte achat – Audit – TVA
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CARTE ACHAT
• Carte achat de niveau 1
Achats internet , achats de proximité , inscription colloques
- La DR20 est pilote
date de démarrage le 15/09/07
- 9 laboratoires concernés + 2 services de la DR
- 19 porteurs de carte achat
- Une trentaine d’opérations déjà effectuée
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CARTE ACHAT (fin)
• Principe
Le porteur
- effectue ses achats
- paye avec sa carte achat
- transmet la facture à l’administrateur (trice) du labo qui
- saisit la commande dans xlab
- « enrichit » le site carte achat du code division +
n°commande Xlab et du montant de tva (48H après l’achat et dans un
délai de 7 jours)
Les factures sont ensuite traitées en délégation suivant le principe du
ROP.
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Audit des laboratoires
• 3 audits sur 5 réalisés
• 2 à 3 jours en laboratoires
• 5 à 6 jours par laboratoires jusqu’à la
rédaction du rapport
• Globalement: nécessité d’améliorer
l’organisation de l’achat et l’organisation et
le suivi des recettes et donc du budget,
ainsi que le suivi de l’inventaire
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Déroulement type d’un audit
• Préalablement: courrier d’explication et de prise de RDV
• 1ere partie:
–
–
–
–
–
Présentation de l’objectif
Qui fait quoi
Distribution de la liste des pièces à auditer
Examen de la liste des codes nomenclatures CMP
Relevé des opérations sur Xlab avec la gestionnaire
• 2eme partie:
– Questionnaire sur tous les sujets: Xlab, achat, dépense, mission,
inventaire, recette, budget
• 3eme partie:
– Rédaction puis discussion avec le DU sur la base d’un rapport
provisoire
– Rapport définitif
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COMMENT ATTRIBUER UN NUMERO D’INVENTAIRE ?
•
•
•
Dès lors qu’un matériel est destiné à rester durablement dans le laboratoire
et que son coût est supérieur à 800.00 euros, il faut attribuer un numéro
d’inventaire.
Ce n’est pas le total de la facture qui détermine s’il y a lieu d’inventorier un
matériel mais le montant unitaire du matériel (ex : ne pas inventorier une
facture de 2000 euros si elle concerne 5 matériels à 400.00 euros)
Attribution d’un numéro d’inventaire :
-
-
•
Par ligne de commande dans le cas où chaque ligne correspond à un matériel
unique donc autant de numéros d’inventaire que de lignes supérieures à
800.00 euros (ex deux ordinateurs sur la même facture = 2 numéros
d’inventaire)
Un numéro unique si toutes les lignes de commande concernent un
matériel unique mais composé de différents éléments indissociables. Dans ce
cas, chaque ligne peut être inférieure à 800.00 euros mais totalisées elles
constituent un matériel dont le montant est supérieur à 800.00 euros.
Pièces justificatives à envoyer à la DR : BC – devis et facture
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TVA rémanente?
• Le prélèvement de rémanente ne sera plus réalisé sur
les contrats signés après le 1er janvier 2008
• Pour les contrats à cheval sur 2 exercices:
– S'il y a un commencement d'exécution en 2008 en terme de
dépenses effectuées, la DR ne prélèvera pas la TVA
– Si il y a des dépenses 2007, et à titre de simplification, la
rémanente sera prélevée globalement sur la base des factures
payées.
• A priori, pas de communication auprès des clients, sauf
pour l’ANR et par le siège
• Monter vos budgets en conséquence
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Plan de formation 2008 - WEB
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Formations 2008
En janvier
Xlab V7.5
Rappel marché
Formations débutants
besoin à faire connaître
Formations achat en 2008:
modules de formation pour les acheteurs en préparation
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Le web
•
Le guide de l’agent:
– Vos déplacements
– Vos achats (carte de paiement du laboratoire)
•
Le guide de l’achat:
– mise à jour à réaliser
•
Le guide des recettes:
– Les recettes accidentelles
– Les contrats (6eme PCRDT et bientôt 7eme)
– Les opérations internes
•
•
Le coin du gestionnaire:
- Informations régulières
La bibliothèque pratique:
- Pièces justificatives
- Procédures diverses : recettes – dépenses – missions – personnel…
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Les accès

Sur le site de la délégation http://www.cote-azur.cnrs.fr/cnrs/dr20/;view

Dans « guide pour les agents du CNRS »
- rubrique « vos déplacements »
- rubrique « vos achats »

Dans « la délégation à votre service » / « Service financier »
- guide des recettes
( recettes accidentelles, recettes contractuelles et subventions, 6ème PCRDT, colloques,
facturation interne)
 Le coin du gestionnaire :
http://www.cote-azur.cnrs.fr/cnrs/dr20/CoinGestAccueil/;view
 Bibliothèque Pratique :
http://www.sg.cnrs.fr/bpc/pratique/FI/form_ftr_fi.htm