POLITIQUE D`ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS À L`ÉTS

POLITIQUE D’ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS À L’ÉTS
PROCÉDURE POUR LA PLANIFICATION ET LA PRÉPARATION
D’ÉVÉNEMENTS INSTITUTIONNELS TENUS À L’ÉCOLE
Adoption
Résolutions
2005-03-07
546e réunion du Comité de direction
Modifications
Résolutions
2006-11-30
CA-255-2478 (concordance)
2010-05-20
CA-280-2838 (concordance)
2011-04-21
CA-288-2957 (concordance)
2012-05-10
CA-297-3066 (concordance)
Abrogation
Résolutions
INTRODUCTION
Cette politique a été réalisée dans le but d’établir la marche à suivre lors de la planification et l’organisation
d’événements institutionnels (conférences, colloques, etc.) ayant pour théâtre l’École de technologie supérieure
(ÉTS). De plus en plus d’événements sont mis sur pied à l’ÉTS, et ce, autant par des membres de la communauté
universitaire de l’École que par des gens de l’externe qui louent nos locaux. Il était donc devenu nécessaire
d’encadrer de façon précise l’organisation d’événements pour assurer la bonne marche des activités à l’École de
même que le succès des événements.
Ce document s’adresse exclusivement aux membres de la communauté universitaire de l’ÉTS et donne une liste
des actions à prendre et des personnes à contacter dans le but d’éviter les oublis majeurs tels que la
disponibilité des locaux, les réservations de services alimentaires auprès du traiteur et la signalisation dans
l’École.
ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS
Au moment de la présentation d’un projet d’événement aux fins d’approbation par le Comité de direction de
l’ÉTS, les éléments suivants doivent nécessairement être soumis par écrit à Amélie Hamilton, responsable de
l’organisation d’événements institutionnels :
• Description détaillée de l’événement;
• Date de l’événement;
• Prévision d’assistance;
• Identification de la direction associée au projet : Direction générale, Direction des études et de la
recherche, Direction de l’administration et de la vie étudiante, Direction du développement
technologique et des affaires académiques, Direction de l’innovation et des relations avec l’industrie
ou Secrétariat général;
• Nom du ou des responsables de l’événement.

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Les demandes, lorsque requises, devront avoir été préalablement approuvées par le cadre supérieur
responsable du service concerné. Le formulaire de Demande d’autorisation pour l’organisation d’événement,
que vous trouverez en annexe, devra être accompagné d’un document contenant le détail de ces demandes.
1. Réservation des locaux;
2. Description du matériel audiovisuel, de la production audiovisuelle et de l’assistance technique
nécessaire;
3. Description des besoins informatiques, de télécommunications et de l’assistance technique
nécessaire;
4. Description des besoins d’aménagement et d’installation de matériel;
5. Identification des besoins en mécanique du bâtiment;
6. Identification des biens et services externes
7. Plan d’aménagement des locaux (pour approbation par le Service de la prévention et de la
sécurité);
8. Réservation du service de traiteur et description des aménagements;
9. Réservation du service de bar et description des aménagements;
10. Prévisions des revenus, des dépenses et des garanties financières, le cas échéant.
AIDE-MÉMOIRE
L’organisation d’une activité, qu’elle soit d’envergure ou non, commence par une bonne planification. En effet,
si les responsabilités sont clairement et correctement définies au départ, on est assuré de partir du bon pied.
Les points énumérés ci-après font partie des étapes importantes de la bonne planification d’une activité :
1. Formation du comité organisateur et planification des rencontres de préparation de l’activité. À
ce comité doit se greffer le responsable institutionnel de l’organisation des événements, non
membre du comité organisateur, qui doit veiller au respect de la politique.
2. Obtenir l’approbation de l’École (auprès du Comité de direction) pour la tenue de l’activité ainsi
que l’appui financier pour l’événement, le cas échéant. C’est le cadre supérieur responsable de
votre département ou service qui doit présenter votre demande au comité de direction.
3. Informer le Service de la prévention et de la sécurité de l’École (dates de l’activité, nombre de
participants, présence de personnalités connues, etc.) et obtenir leur approbation quant à la
conformité des installations.
4. Logistique :
a) Réservation des locaux (à faire le plus rapidement possible)
b) Réservation des services alimentaires auprès du traiteur de l’ÉTS en utilisant la demande
de service de traiteur
c) Réservation du service de bar, si nécessaire
d) Réservation d’équipement informatique
e) Plan d’aménagement du hall, des salles de classe ou de la cafétéria

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f) Services audiovisuels (micros, écran géant, etc.)
g) Installation d’affiches ou de banderoles annonçant l’événement
h) Signalisation à installer dans l’École pour guider les visiteurs
i) Transport si activités à l’extérieur de l’École
j) Transmettre au service de l’équipement les appels de service requis
5. Établissement d’un échéancier (déterminer la date de l’événement et la durée).
6. Établissement du budget (conférenciers, traiteur, impression de documents, publicité, etc.)
7. Obtenir l’approbation finale du responsable désigné par le comité de direction de l’École.
8. Préparation de la documentation définissant l’activité et/ou création d’un site Web.
9. Partage des responsabilités :
a) Responsable du secrétariat (gestion des appels, des courriels, photocopie, etc.)
b) Responsable des invitations (réception des réponses par la poste ou par Internet ? Comment
se fera le paiement des inscriptions ?)
c) Responsable de la publicité (si nécessaire), de l’aménagement des locaux, des réservations,
de l’animation, etc.
10. Recherche de commanditaires (si nécessaire)
11. Calendrier des activités
12. Assignation des locaux
13. Réservation rapide des services de conférenciers ou d’animateur d’ateliers
14. Publicité (promotion de l’événement et visibilité à donner à l’École ainsi qu’aux commanditaires)
15. Information quant aux disponibilités de représentants de l’École (directeur général, directeur
des études et de la recherche, etc.) si leur présence est requise à certains moments durant
l’événement
16. Relations de presse (attirer l’attention sur l’événement, faire valoir la présence de conférenciers
ou de participants vedettes, etc. auprès des journaux, stations de télévision et de radio)
17. Prévoir des activités et des sorties à l’intention des participants à l’événement (si nécessaire)
18. Établir des contacts avec les hôtels situés à proximité de l’École pour réserver un nombre
déterminé de chambres et faire bénéficier de rabais de groupes aux participants.
LISTE DES PERSONNES-RESSOURCES
Voici une liste des noms et des numéros de téléphone des principales personnes-ressources de l’École à qui vous
pourriez devoir référer dans vos démarches d’organisation :
• Pour obtenir l’approbation du Comité de direction, adressez-vous au cadre supérieur de la direction
concernée :
 Directeur des études et de la recherche
 Directeur de l’administration et de la vie étudiante

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 Directeur du développement technologique et des affaires académiques
 Directeur de l’innovation et des relations avec l’industrie
 Secrétaire général
Communications
• Antoine Landry 514 396-8404
Directeur des communications
• Amélie Hamilton 514 396-8837
Responsable de l’organisation des événements institutionnels
• Sébastien Langevin 514 396-8664
Manon Lamoureux 514 396-8973
Brigitte Dion 514 396-8986
Emmanuelle Berthou 514 396-8427
Agents d’information (publicité, relations de presse, Web, etc.)
Sécurité
• Bruno Côté 514 396-8800, # 7556
Responsable de la prévention et de la sécurité
Réservations des locaux
Pour des activités d’enseignement :
• Muriel Rorive 514 396-8991
Responsable du Bureau des services académiques
Pour toute autre activité :
• Lucie Rossignol 514 396-8800, # 7708
Technicienne en administration, Service de l’équipement
Réservation du gymnase
• Robert Lemieux 514 396-8838
Directeur des Services aux étudiants
Service des finances
• Mario Beauséjour 514 396-8811

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Directeur du Service des finances
Services généraux, techniques et audiovisuels
• Line Parent 514 396-8800, # 7963
Contremaître des services généraux
(Aménagement : scène, tables, chaises, entretien, affichage, etc.)
• Jacques Desharnais 514 396-8800, # 8916
Contremaître des services techniques
(Électricité, ventilation, éclairage, etc.)
• Sylvain Huneault 514 396-8800, # 7895
Georges Tremblay 514 396-8800, # 7896
Thomas Latraverse 514 396-8800, # 7980
Service de l’équipement (audiovisuel)
(impression d’affiches, micro, projecteur, écran géant, etc.)
Informatique
• Michèle Lalonde 514 396-8800 , # 7870
Service des technologies de l’information
Nourriture
• Services alimentaires Chartwells 514 396-8917
(détails du repas, décoration des tables, etc.)
Bar étudiant
• Responsable du Resto pub 100 génies 514 396-8887
(Service d’alcool)