1 - Tourisme Laval

PROGRAMME DE RABAIS PUBLICITAIRES 2017-2018
Procédures et formulaire de demande
Principe directeur
Octroi d'un rabais sur les montants investis en placements publicitaires et
promotionnels par les membres de Tourisme Laval situés sur le territoire
de Laval. Le rabais ne peut pas être appliqué à une valeur promotionnelle
perçue ou médiatique.
Orientations stratégiques

Augmenter les retombées économiques de la clientèle touristique

Accroître la visibilité de la destination et de ses produits touristiques

Favoriser les regroupements et les investissements collectifs

Soutenir l’identité territoriale touristique « Laval »

Encourager le référencement entre attraits

Soutenir des projets rassembleurs et porteurs
Aide financière
Aide financière équivalant à 20 % du montant de la facture avant les taxes
émise pour le placement publicitaire ou promotionnel, jusqu’à concurrence du
maximum admissible par membre de 20 000 $ par année. Par exemple,
l’investissement requis pour obtenir le maximum en subvention est de
100 000 $.
Si le montant global des demandes d’aide reçues au 30 avril 2017 respectant
les critères mentionnés dépasse l’enveloppe budgétaire totale, Tourisme Laval
480, promenade du Centropolis, Laval (Québec) Canada H7T 3C2
450 682-5522 - 1 877 465-2825 - [email protected]
analysera les demandes et fera une recommandation à l’Administration en se
basant sur les priorités suivantes : demandes qui s’inscrivent dans une
stratégie régionale, portée des médias (nombre de personnes jointes) et
investissements collectifs (rassemblement d’annonceurs-membres de Tourisme
Laval dans un même projet ou concept)
L’aide financière sera accordée jusqu’à épuisement du budget prévu.
Critères d'admissibilité
CRITÈRE 1 :
Période couverte par le programme
Du 1er avril 2017 au 31 mars 2018 (année financière de Tourisme Laval).
CRITÈRE 2 :
Médias ou outils admissibles au programme et à sa visibilité
spécifique 1
Presse écrite et numérique
Frais reliés à l’achat d’une publicité dans une publication dont les tirages
sont vérifiés par un organisme de certification reconnu pour la presse
écrite et un nombre d’abonnés identifiables pour les médias électroniques.
Visibilité : intégration de l’identité territoriale touristique
Télévision
Frais reliés à l’achat de temps d’antenne sur des chaînes reconnues et
spécialisées.
Visibilité : intégration de l’identité territoriale touristique
Radio
Frais reliés à l’achat de temps d’antenne sur des chaînes à grande portée.
Visibilité : mention « À Laval, il y a plein d’activités surprenantes à faire »
ou une identification touristique qui positionne la destination touristique et
non pas uniquement la ville.
Affichage
Frais reliés à l’achat d’une publicité sur panneau, colonne, murale, abribus,
écran de télévision ou numérique
Visibilité : intégration de l’identité territoriale touristique
Salons et expositions
Frais reliés au coût d’inscription à un salon ou une exposition.
1
Note : Le média ou outil sélectionné par le membre doit être approuvé par Tourisme
Laval.
Visibilité : distribution du guide touristique officiel de Laval ou autre
document, et mise en place de la bannière « Destination Laval » sur les
lieux.
Bannière promotionnelle
Frais reliés à l’achat d’une structure ou d’une impression de bannière
promotionnelle installée à la vue d’un large public ou d’une clientèle cible.
Visibilité : intégration de l’identité territoriale touristique
Médias électroniques et numériques
Bannières Web
Frais reliés à l’achat d’impressions ou de bannières sur un site Web offrant
une structure publicitaire.
Visibilité : intégration de l’identité territoriale touristique sur la page de
redirection de la bannière
Campagne Adwords
Frais reliés à l’achat de mots-clés
Visibilité : intégration de l’identité territoriale touristique sur la page
d’accueil du site ou de redirection de l’annonce.
Courriel dédié destiné à un envoi de masse
Frais reliés à l’achat de la liste d’envoi.
Visibilité : intégration de l’identité territoriale touristique
Médias sociaux
Frais reliés à l’achat de publicités ou publications commanditées
(sponsorisées).
Visibilité : intégration du #experiencelaval
Frais reliés à l’achat de vidéos en « pre-roll » sur YouTube
Visibilité : intégration de l’identité territoriale touristique
Production de vidéos
Frais reliés à la production d’une vidéo promotionnelle produite par une
agence de production.
Visibilité : intégration de l’identité territoriale touristique au début ou à la fin
de la vidéo. Une exception peut s’appliquer si on voit nettement l’identité
territoriale touristique dans les images de la vidéo.
Photos
Frais reliés à une séance photo avec un photographe professionnel
reconnu.
Critère : Tourisme Laval doit détenir les droits d’utilisation (cette exigence
doit être stipulée dans l’entente signée avec le photographe)
Programme événementiel
Frais reliés à la production et à l’impression du programme d’un
événement d’au moins deux jours s’adressant au grand public.
Visibilité : s’ajoute à l’intégration de l’identité territoriale touristique, un
espace éditorial à déterminer selon le format du programme.
Projets spéciaux
Tourisme Laval s’engage à analyser toute demande qui respecte les
principes du programme et qui répond à ses orientations stratégiques. Ces
demandes particulières devront obligatoirement être déposées par écrit et
soumises à la directrice des communications. Ces demandes devront
inclure, sans toutefois s’y limiter, la description du projet, le détail des
investissements accompagné de soumissions ou devis des fournisseurs
pour toutes les dépenses en investissements promotionnels et
publicitaires, une proposition relative à la visibilité qui sera accordée à la
destination par l’intégration de l’identité territoriale touristique LAVAL.
Projets non admissibles
Les placements publicitaires dans les outils produits par Tourisme Laval
comme le guide touristique de Laval.
Les outils promotionnels personnalisés à l’image d’un membre et qui sont
distribués à l’unité (dépliants, brochures, cartes professionnelles, pochette,
papier avec en-tête, etc.)
CRITÈRE 3 :
Visibilité accordée à la destination Laval
L’identité territoriale touristique « Laval » avec le V en image doit
obligatoirement être intégrée au concept de manière PROMOTIONNELLE
et non présentée comme un logo d’entreprise.
Une nouvelle identité territoriale touristique sera disponible à compter du
1er avril et ses normes graphiques seront accessibles dans la zone
membres du www.tourismelaval.com
Exemples de bannières :
A noter qu’il y a des bannières génériques (Famille – Culture - Affaires) et des
bannières produits. Tourisme Laval vérifiera la possibilité de développement
une bannière produit pour les membres qui font des demandes d’aide pour une
valeur de 5 000 $ et plus. Tourisme Laval demeure responsable de la création
et de la production des bannières.
Dans certaines situations bien précises en tourisme d’affaires, l’intégration de la
marque du Simplificateur sera également exigée.
Toutes les initiatives de promotion et publicité bénéficiant du programme
de rabais publicitaires que déploie un membre possédant un site
transactionnel devront inclure un bandeau promotionnel « Destination »
qui dirigera vers la page d’accueil de Tourisme Laval. Ce bandeau devra
être inséré dans le visuel de la confirmation de transaction transmise au
client.
CRITÈRE 4 :
Montage, production et commission d’agence
Les frais reliés à la conception et à la création des annonces publicitaires
ou outils promotionnels ainsi que les frais et commissions d’agence doivent
être couverts à 100 % par le membre ou le média, selon le cas. Tourisme
Laval n'accorde aucun rabais pour ces frais. Le membre a la responsabilité
de fournir en temps requis le matériel adéquat que demande le média.
CRITÈRE 5 :
Approbation des annonces
Tourisme Laval doit OBLIGATOIREMENT approuver le montage final dans
un délai raisonnable (5 jours)
Les documents devant être soumis pour approbation doivent être
acheminés à [email protected], avec en copie conforme
[email protected]
Modalités de facturation
Étapes de l'application du programme de rabais publicitaires :
•
Le membre fait une demande d’aide financière à Tourisme Laval en
mentionnant le montant à investir et la période visée. (Voir formulaire
joint).
•
Tourisme Laval autorise le rabais publicitaire et retourne au membre
le formulaire rempli et signé.
•
Le membre effectue le placement auprès du média ou du fournisseur,
procède à la production et envoie une copie du montage en format
PDF à Tourisme Laval.
•
Tourisme Laval doit approuver le montage final de l’annonce afin
de s’assurer que les critères de visibilité sont respectés.
•
Le média ou le fournisseur facture le membre.
•
Le membre paie la facture du média et facture ensuite à Tourisme
Laval un montant équivalant au 20 % de rabais accordé sur la facture
initiale avant taxes.
•
La facture expédiée à Tourisme Laval doit être accompagnée d’une
copie de la facture du média ou du fournisseur et selon le cas, une
copie de l’annonce ou de l’outil (capture d’écran, PDF, photo).
•
Selon le cas, Tourisme Laval peut exiger une preuve de paiement à
un ou des fournisseurs.
Aucun remboursement de placement ne sera accordé à un membre ayant
un compte en souffrance avec Tourisme Laval.
Dans le cas des projets réalisés en collaboration avec Tourisme Laval, le
média facture Tourisme Laval. Tourisme Laval facture ensuite au membre
le montant de la facture initiale avant taxes, moins le rabais applicable.
Conditions de réservation

Le montant réservé ne peut dépasser les maximums admissibles.

Le membre s'engage à utiliser toute l'aide financière qu'il a réservée,
faute de quoi il pénalise les autres membres qui auraient pu en
profiter. En cas de non-respect de la réservation, le membre risque
que, l’année suivante, l’acceptation de ses demandes soit limitée.
Procédure à suivre
Remplissez le bon de réservation et formulaire d’acceptation que vous
trouverez à la page suivante. Tourisme Laval vous le retournera signé par
la personne autorisée, ce qui confirmera l’aide accordée sous le
programme de rabais publicitaires.
L'aide financière sera accordée jusqu'à épuisement du budget prévu.
Voir le formulaire à la prochaine page.
Bon de réservation et formulaire d’acceptation
À retourner avant le 30 avril 2017
NOM DE L’ORGANISME :
PERSONNE-RESSOURCE :
Réservation (1er avril 2017 au 31 mars 2018)
À remplir par le membre
MÉDIAS OU OUTILS
PÉRIODE VISÉE ÉVALUATION DES
COÛTS
Réservé à Tourisme Laval
(à être retourné au membre)
VISIBILITÉ EXIGÉE
Autorisation de
Tourisme Laval
(signature)
TOTAL :
Avez-vous un site Web qui accepte les réservations en ligne ? OUI
NON
Le membre doit suivre les procédures du programme de rabais publicitaires et s’engage à
utiliser l’aide financière demandée, faute de quoi il sera pénalisé dans ses demandes
futures.
NOM DU MEMBRE :
SIGNATURE :
DATE :
Sur dépôt des documents relatifs aux procédures du programme de rabais publicitaires*
(incluant l’approbation du montage par Tourisme Laval), Tourisme Laval s’engage à
accorder l’aide financière autorisée.
RESPONSABLE DE TOURISME LAVAL :
SIGNATURE :
DATE :
Veuillez faire parvenir votre bon de réservation et formulaire d’acceptation
avant le 30 avril 2017, par courriel à [email protected] avec en copie
en conforme [email protected]
Pour obtenir de plus amples renseignements : Hélène Vézina, 450 682-5522.
480, promenade du Centropolis, Laval (Québec) Canada H7T 3C2
450 682-5522 - 1 877 465-2825 - [email protected]