Le rôle d`un logiciel de base de données pour les projets de recherche

Le rôle d'un logiciel de base de
données pour les projets de recherche
Novembre 2000
Mise à jour d'Octobre 2010
Traduit en français par Hamado TAPSOBA
The University of Reading
Statistical Services Centre
Biometrics Advisory and
Support Service to DFID

© 2010 Statistical Services Centre, The University of Reading, UK
Table des matières
1. Introduction 3
2. Gestion des données dans Excel 4
2.1 Données d’enquête dans Excel 4
2.2 Validation et formulaires de saisie de données 5
2.3 Lier des données de feuilles différentes 7
2.4 Données au niveau Activité 7
2.5 Les tables croisés dynamiques 8
2.6 Revue de Excel 9
3. Composantes d'un logiciel de base de données 10
3.1 Conception de la base de données 10
3.2 Saisie dans les tables 15
3.3 Vérification et validation 18
3.4 Utilisation des données 20
3.5 Les objets dans Access 22
3.6 Exportation à partir d'Access 22
3.7 Revue de Access 23
4. Le flux de données 24
5. Savoir plus sur un logiciel de base de données 25
5.1 Faire appel à un consultant externe 25
5.2 Travailler en partenariat avec un consultant externe 26
5.3 Construire la base de données en interne 27
5.4 Recommandations 27
Remerciements 27

© SSC 2000 & 2010 – Role of a Database Package for Research Projects 3
1. Introduction
Dans notre guide intitulé "Guide sur la gestion de données pour les projets de
développement", nous avons souligné l'importance d'avoir une bonne stratégie de
gestion des données des projets de recherche. Nous avons dit que là où il ya des
tableurs sont utilisés, ils doivent être utilisés avec la même discipline qui est imposée
automatiquement lorsqu’un logiciel de base de données est utilisé.
Le guide intitulé «Utilisation disciplinée des tableurs pour la saisie des données»,
explique ce qu'on entend par utilisation d'un tableur avec «discipline» et le guide
intitulé "Excel pour les statistiques" est conçu pour aider les chercheurs à se prononcer
sur le rôle d'un tableur pour leurs analyses.
Ce guide est destiné à aider les chercheurs et les gestionnaires de la recherche à
décider s’ils ont besoin de faire usage d'un logiciel de base de données pour gérer leurs
données. Nous utilisons Microsoft Access à titre d'exemple, mais les concepts sont
d'ordre général et s'appliquent également à tout logiciel de base de données
relationnelle.
Il existe de nombreux manuels sur Access, mais ils se concentrent principalement sur
COMMENT utiliser le logiciel. Ce guide se concentre sur SI le logiciel est nécessaire
et si oui, quelles sont les compétences que les différents membres de l'équipe du projet
ont besoin.
Nous supposons une certaine familiarité avec le tableur et commençons, à la section 2,
avec un exemple de données d’enquête qui ont été saisies dans Excel. Nous passons en
revue brièvement les concepts, à partir du guide de saisie de données, sur l'utilisation
de Excel avec discipline pour améliorer le processus de saisie des données. Cette
section vise en partie à introduire les concepts d'un système de base de données par
rapport à une feuille de calcul. C'est aussi parce que la plupart des projets auront une
certaine utilisation de feuilles de calcul. La principale question est habituellement
quelque chose comme «Étant donné que nous sommes raisonnablement confiants avec
Excel, pourquoi avons-nous aussi besoin d'apprendre un logiciel de base de données
(Access)?"
Dans la section 3, nous passons en revue les composantes d'un ensemble de bases de
données et voyons comment les données que nous avons utilisées à la section 2
pourraient être saisies et gérées dans Access. Nous montrons la conception de la base
de données et examinons des exemples de formulaires et rapports pour la saisie et
l'extraction des données. Dans la section 4, nous considérons le «flux» de données
pendant un projet de recherche allant de la saisie à l'étape d’archivage des données à la
fin du projet. Nous considérons le rôle d'un logiciel de base de données dans tout ce

4 © SSC 2000& 2010 – Rôle d’un logiciel de base de données pour les projets de recherche
processus. Nous terminons la section 5 par un bref examen des compétences
nécessaires pour le personnel du projet pour pouvoir utiliser un logiciel de base de
données modernes d'une manière efficace.
2. Gestion des données dans Excel
Dans cette section, nous passons en revue certains aspects de la gestion des données
dans Excel. Beaucoup de ces sujets sont traités plus en détail dans notre guide sur
l'utilisation d'Excel avec discipline.
2.1 Données d’enquête dans Excel
Les données de la Figure 1 sont d'une étude de journal d'activités effectuée au Malawi.
Les individus au sein des ménages tiennent un registre des activités menées à quatre
moments différents de la journée. Les ménages sont regroupés en clusters ou
mbumbas. Un cluster est un ensemble de ménages pour une mère, ses filles adultes,
leurs maris et enfants. Il ya donc trois niveaux de données, à savoir le Mbumba, le
ménages et la personne. Dans un classeur Excel, il est pratique pour stocker chaque
niveau de données dans une feuille séparée. Un nom approprié est donné à chaque
feuille. Ceci est illustré dans la Figure 1.
Figure 1 - Extrait de Excel montrant plusieurs feuilles de calcul dans un seul fichier
Dans cette enquête, le niveau Mbumba comprend le nom du Mbumba, son
emplacement, etc. Au niveau ménage, le nom de famille est stocké. Le niveau
personne comprend le nom, l'âge et le sexe de l'individu. L'identificateur unique de la
personne est une combinaison du numéro du Mbumba, du ménage au sein du
Mbumba et de la personne au sein de Mbumba. Ainsi la personne 2518 est la 18e
personne du Mbumba n° 2 et est dans le ménage n° 5 du Mbumba n° 2. Dans la Figure

© SSC 2000& 2010 – Rôle d’un logiciel de base de données pour les projets de recherche 5
1 on peut voir les détails de la feuille du niveau personne. Nous voyons que les
numéros du Mbumba et du ménage sont également stockés à ce niveau et ils agissent
comme une référence dans les feuilles des niveaux ménage et Mbumba.
La plupart des données qui a été enregistrée étaient des activités. Elles ont été
enregistrées à 4 fois dans la journée. Elles ont été stockées sur une quatrième feuille
comme le montre la Figure 2, quoiqu’une une meilleure façon est présentée plus loin.
Cela a introduit un 4ème niveau de données, à savoir un niveau heure de la journée.
Figure 2 - Extrait de la feuille de calcul des activités dans le fichier Excel
Des codes ont été affectés aux activités. Une table de codage est stockée dans une
cinquième feuille dans le même fichier. Un maximum de 10 activités à tout moment de
la journée est pris en charge.
2.2 Validation et formulaires de saisie de données
Comme mentionné dans notre guide sur Excel, il est possible de définir des contrôles
de validation sur les cellules dans une feuille de calcul Excel. Comme il ya 47 activités
numérotées de 1 à 47, nous pouvons définir des contrôles de validation sur les
colonnes D à M comme le montre la Figure 3.
Dans les versions antérieures de Excel, une autre fonctionnalité utile était la possibilité
d'utiliser un formulaire pour la saisie des données. Choisir Formulaire dans le menu
Données pour produire le formulaire présenté dans la Figure 4.