Code d`Éthique et de Bonne Conduite

Groupe Sojitz
Code d’Éthique
et de Bonne
Conduite
Travailler avec intégrité. Établir la confiance.
Chers collaborateurs,
Message du
président-directeur
général de Sojitz
Depuis plus d’un siècle, notre entreprise a manifesté sa détermination inébranlable
à faire preuve d’intégrité dans la gestion de ses affaires. Fidèles à cet engagement,
nous nous sommes construit dans le monde entier une réputation de respect
des lois et de l’éthique et avons gagné la confiance de nos partenaires. C’est
pourquoi nous nous efforçons d’exploiter au mieux nos diverses fonctions et notre
envergure mondiale afin de développer des activités tout à la fois bénéfiques aux
communautés locales et socialement responsables.
Je souhaite que vous soyez tous fiers d’appartenir au groupe Sojitz et que cette
fierté transparaisse dans la façon dont vous accomplissez les tâches qui vous sont
confiées. Quel que soit votre rôle dans notre entreprise, les décisions que vous
prenez ont une influence sur notre réputation et sont essentielles à la poursuite de
notre croissance et de notre développement.
Ce Code d’Éthique et de Bonne Conduite (ou Code) définit les principes
fondamentaux et les valeurs éthiques élevées que doivent respecter tous les
collaborateurs de notre groupe dans le monde entier. Il impose également que
tous les membres du Groupe Sojitz respectent à la fois, l’esprit et la lettre des lois
et réglementations applicables à nos activités commerciales. Je vous encourage à
exploiter les ressources mentionnées dans le Code : elles vous permettront de mieux
comprendre comment ces principes s’appliquent à votre propre travail. Par la mise
en œuvre des principes et normes éthiques du Code dans l’ensemble du Groupe
Sojitz, nous cherchons à être une entreprise citoyenne et responsable, à protéger la
santé, la sécurité et la dignité de nos collaborateurs, à gérer nos lieux de travail de
manière responsable et respectueuse, et à réduire les risques auxquels l'entreprise
est confrontée, notamment le préjudice potentiel à sa notoriété et à sa réputation.
Nous avons pris l’engagement de promouvoir et entretenir un environnement de
travail positif et une culture basée sur la communication ouverte où vous pouvez
poser des questions et faire part de vos préoccupations au moment où elles
surgissent.
Je vous demande de prendre le temps de lire et de comprendre notre Code, puis de
vous y référer lorsque vous serez confrontés à des situations difficiles. En travaillant
avec intégrité et en restant résolument concentrés sur l’harmonisation des résultats
commerciaux et la satisfaction de nos partenaires, nous garantissons l’amélioration
de notre réputation en tant que partenaire commercial de confiance et assurons le
succès et le dynamisme de notre entreprise pour les années à venir.
YOJI SATO
PRÉSIDENT-DIRECTEUR GÉNÉRAL
2
NOTRE CONDUITE PROFESSIONNELLE 11
Table des
matières
* Le présent Code d’Éthique et de
Bonne Conduite (Code) contient des
Contrôle des échanges commerciaux
12
Conformité de la chaîne
d’approvisionnement
13
Responsabilité produit
14
Concurrence
15
Conflits d’intérêts
16
Échange de cadeaux et
de divertissements
17
Pots-de-vin et corruption
18
Blanchiment d’argent et prévention
des escroqueries
21
Demandes d’informations
de la part du gouvernement
27
Délit d’initié
28
NOTRE CAPACITÉ À PRENDRE DES
DÉCISIONS ÉTHIQUES ET À
SIGNALER LES PRÉOCCUPATIONS
29
Prendre des décisions éthiques
30
Poser des questions, manifester
des préoccupations et signaler
des infractions
31
APPLICABILITÉ ET RESPONSABILITÉ
DE CE CODE D’ÉTHIQUE ET DE
BONNE CONDUITE
32
informations générales, suivies de
conseils spécifiques ou d’instructions
relatives à vos activités professionnelles
regroupés dans les rubriques CONSEILS
DE BASE.
Ce Code s’applique à tous les
collaborateurs de notre Groupe. Lorsque
ce Code spécifie « notre entreprise » ou
Message du Président-Directeur
Général
2
Déclaration de principe et Slogan du
Groupe Sojitz
Principes Directeurs de Sojitz
Responsabilité Sociale de Sojitz
4
5
6
Activités communautaires et politiques 21
À propos de notre Code d’Éthique
et de Bonne Conduite
7
NOS BIENS ET NOS INFORMATIONS
22
Informations confidentielles et
appartenant à l'entreprise
23
NOS COLLABORATEURS
8
9
Protection des données à caractère
personnel
24
Environnement positif
Sécurité informatique (SI)
25
Création et gestion
des documents comptables
26
Relations avec les investisseurs
et les médias
27
« nous », cela désigne l’ensemble des
entités et des filiales du Groupe dans le
monde entier.
Hygiène et sécurité
10
3
DÉCLARATION DE PRINCIPE DU GROUPE SOJITZ
Le Groupe Sojitz crée de
la valeur et de la prospérité
en reliant le monde avec
un esprit d'intégrité.
Slogan du Groupe Sojitz
4
PD
Principes Directeurs de Sojitz
Le Groupe Sojitz a pour
objectif de créer de la valeur
pour nos partenaires en
alignant nos collaborateurs
fiables et compétents sur les
cinq principes suivants :
Confiance :
Créer une confiance durable.
Persévérance :
Persévérer jusqu’au succès.
Défi :
Prendre des
risques calculés.
Innovation :
Innover avec anticipation.
Rapidité :
Rechercher
la rapidité.
5
Responsabilité
sociale d’entreprise
(RSE) de Sojitz
Politique de responsabilité
sociale d’entreprise du
Groupe Sojitz
Nous nous efforcerons d’exercer
notre activité en harmonie avec
la société et l’environnement, en
respectant sans faillir la déclaration
de principe du Groupe Sojitz.
Dans l’esprit de la déclaration
de principes du Groupe Sojitz, il
nous est apparu que cette RSE
constituait une priorité de notre
gestion et une valeur d’entreprise,
et nous reconnaissons que la prise
en charge de cette responsabilité
constitue une partie de notre
mission.
La RSE ne
consiste pas
seulement à
s’acquitter des
obligations
légales mais
aussi à dépasser
le stade de
la simple
conformité
et à investir
davantage
dans le capital
humain,
l’environnement
et les relations
avec les
partenaires.
• Œuvrer en faveur de la
RSE
préservation de l’environnement
mondial et de la résolution des
problèmes de pauvreté et de
violation des droits de l’homme ;
• Faire preuve d’équité dans nos
La RSE ne consiste pas seulement
à s’acquitter des obligations
légales mais aussi à dépasser le
stade de la simple conformité et à
investir davantage dans le capital
humain, l’environnement et les
relations avec les partenaires.
Le fait de dépasser les simples
obligations légales peut aussi
avoir un impact direct sur la
productivité : ceci ouvre la voie au
changement et à la réconciliation
entre développement social et
compétitivité accrue.
En tant que membre de la
communauté internationale et
en tant qu’entreprise citoyenne
responsable, nous devons de
bonne foi nous efforcer de :
• Contribuer à la construction d’une
société durable en intégrant la
responsabilité sociale dans nos
stratégies professionnelles, nos
structures de gestion et notre
fonctionnement ;
activités professionnelles et nous
opposer à toute discrimination ou
tentative d’intimidation illégale
de certains de nos collaborateurs
ou collaboratrices sur des motifs
de race, couleur de peau, religion,
sexe, grossesse, origine nationale,
âge, handicap ou tout autre motif
répréhensible au regard de la loi ;
et
• Empêcher les pots-de-vin et la
corruption sous toutes ses formes
dans le cours des activités de
l’entreprise.
Pour obtenir plus de
renseignements au sujet de la RSE,
cliquez sur le lien « Corporate Social
Responsibility » (Responsabilité
sociale d'entreprise) à l’adresse
www.sojitz.com ou
www.sojitz.com/en.
6
À Propos de notre
Code d’Éthique et de
Bonne Conduite
Comme mentionné dans
ce qui précède, nous nous
engageons à vivre et à travailler
en respectant certaines valeurs
qui font du Groupe Sojitz et
de ses Collaborateurs des
partenaires exceptionnels et
dignes de confiance pour tous
les intervenants. Il est important
d’agir en personnes responsables
et en bons citoyens au sein de
l'entreprise ainsi que de consacrer
du temps et des ressources à
la promotion du progrès social
au travers de notre activité
commerciale internationale.
Les règles et réglementations
définies de l'entreprise sont
distinctes de nos valeurs – en
respectant nos valeurs, ces règles
et réglementations peuvent
être aisément respectées. Les
sections suivantes de notre
Code contiennent les règles et
réglementations de l'entreprise
qui doivent être respectées : Nos
collaborateurs ; Notre conduite
professionnelle ; et Nos biens et
informations. La dernière section
de notre Code, Notre capacité à
prendre des décisions éthiques et
à manifester des préoccupations
est informelle et doit être analysée
et revisitée lorsque nous sommes
confrontés à des difficultés sur
notre lieu de travail.
Comme mentionné
dans ce qui
précède, nous nous
engageons à vivre
et à travailler en
respectant certaines
valeurs qui font du
Groupe Sojitz et de
ses Collaborateurs
des partenaires
exceptionnels et
dignes de confiance
pour tous les
intervenants.
7
Nos Collaborateurs
Nos collaborateurs constituent l’un de nos
actifs les plus précieux. Notre entreprise
s’appuie sur l’assemblage unique de
leurs talents, de leurs expériences et
de leurs points de vue pour bâtir sa
réussite. Nous tenons à promouvoir un
environnement de travail fédératif,
respectueux, sûr et sain qui permette à
tous nos collaborateurs de travailler dans
les meilleures conditions.
8
Environnement positif
Nous nous efforçons d’offrir un environnement de travail positif,
respectueux des droits de l’homme et de la vie privée. Nous veillons
également à offrir un environnement de travail sans harcèlement où ne
s’exerce aucune discrimination basée sur la race, la couleur, la religion, le
sexe, la grossesse, l’origine nationale, l’âge, le handicap, le statut social ou
tout autre caractère protégé par la loi. De plus, nous cherchons à améliorer
continuellement l’ouverture de notre milieu de travail en insistant sur
la communication entre chaque collaborateur et son responsable, ainsi
qu’entre collaborateurs, tout particulièrement en raison de nos contextes
différents, afin que chacun d’entre nous puisse s’acquitter de ses tâches plus
efficacement et avec davantage de respect mutuel et de confiance. Nous
comprenons qu’il est important de trouver un équilibre entre travail et vie
privée et nous soutenons les actions de nos collaborateurs en ce sens.
CONSEILS DE BASE
•É
galité des chances en matière d’emploi. Nous avons pour règle d’offrir des
opportunités égales d'emploi aux employés et candidats dans le respect
des lois de chacun des pays où nous exerçons notre activité.
• Pratiques en matière de main-d’œuvre. Nous nous engageons à des
pratiques justes en matière de main-d’œuvre et nous ne recourons pas, en
particulier, au travail d’enfants contraints ou sous contrat.
•R
espect mutuel. Nous nous engageons à promouvoir un environnement
Nous comprenons qu’il est
important de trouver un
équilibre entre travail et vie
privée et nous soutenons les
actions de nos collaborateurs
en ce sens.
de travail dans lequel chacun est respecté et nous ne tolérons pas le
harcèlement qui peut s’exercer entre autres, sans limitation, sous la forme
de déclarations, de courriels, d'images, d'actions ou gestes choquants, non
désirés, intimidants, nuisant aux résultats dans le travail ou contribuant
sans nécessité à mettre mal à l’aise, humilier ou blesser autrui.
9
Hygiène et sécurité
La protection de la santé et de la sécurité de nos collaborateurs constitue
une de nos valeurs clés. En nous appuyant sur la bonne gestion de nos
responsables et la coopération de tous, nous nous engageons à fournir
un environnement de travail sûr et encourageant au travail. Nous avons
tous la responsabilité, y compris ceux d’entre nous qui sont impliqués
dans la fabrication directe, de nous conformer aux lois, règles, pratiques et
précautions en matière d’hygiène et de sécurité, afin de nous protéger de
même que nos collègues et nos clients. Nous pensons qu’il est important
pour chacun de finir chaque journée sans accident.
CONSEILS DE BASE
•A
ctes préjudiciables à la sécurité. Il est important de porter au plus tôt à
la connaissance de votre responsable tout acte préjudiciable à la sécurité,
comportement à risque, presque accident ou exposition inutile au danger
menaçant la santé ou la sécurité de quelqu’un.
•E
n cas d’accident corporel. Signalez rapidement et précisément tous les
En nous appuyant sur
la bonne gestion de
nos responsables et la
coopération de tous,
nous nous engageons à
fournir un environnement
de travail sûr et
encourageant au travail.
accidents corporels. Un signalement rapide et précis nous permet de
prendre des mesures afin d’éviter que le problème ne se reproduise. Le
manquement à signaler les accidents corporels augmente les risques de
récidive, peut retarder l’application d’un traitement médical approprié et
peut engager la responsabilité de notre entreprise ainsi que des amendes
conséquentes.
•C
apacité à travailler. Nous n’autorisons pas la possession, l’utilisation ou la
vente de drogues illégales sur le site de l’entreprise ; nous ne permettons
pas non plus que vous accomplissiez votre travail sous l’influence d’alcool
ou de drogues illégales.
•V
iolence sur le lieu de travail. Nous interdisons les menaces, les actes de
violence ou d’intimidation, de même que la possession ou la vente d’armes
à feu ou autres armes sur le site de l’entreprise ou dans l’exercice d’une
activité quelconque de notre entreprise.
10
Notre Conduite
Professionnelle
Confiance, respect mutuel et éthique
constituent l’essence de nos relations
avec nos partenaires professionnels,
nos clients, nos collègues et tous nos
autres interlocuteurs. Dans le cadre
de ces relations, nous devons mener
notre activité en portant au plus haut
degré notre sens de l’éthique et de
l’intégrité, en accordant toujours notre
comportement à la lettre et à l’esprit des
règles de l’entreprise ainsi que des lois
et règlements applicables, et en faisant
preuve de discernement professionnel.
11
Contrôle des échanges
commerciaux
Nous nous engageons à nous
soumettre aux contrôles relatifs
aux échanges commerciaux
et de nous conformer aux lois
correspondantes dans les pays
où s’exerce notre activité ainsi
qu’aux programmes de contrôle
nationaux ou régionaux ayant
pour objet le maintien de la
sécurité et de la paix au niveau
international. Les lois relatives aux
échanges commerciaux régissent
la circulation des biens, des
services et des technologies au
travers des frontières nationales
et s’appliquent à de nombreux
aspects de nos activités, et non
pas seulement à l’expédition
de produits. Ces contrôles des
échanges commerciaux peuvent
aussi s’appliquer à l’échange
d’informations à l’intérieur des
frontières nationales ou au travers
de celles-ci, y compris dans le cas
de courriels et d’accès Web.
Les lois relatives
aux échanges
commerciaux
régissent la
circulation
des biens, des
services et des
technologies
au travers
des frontières
nationales et
s’appliquent à
de nombreux
aspects de nos
activités, et non
pas seulement à
l’expédition de
produits.
•S
urveillance des partenaires
CONSEILS DE BASE
•E
xactitude des classifications.
Classifiez correctement et affectez
le bon code de tarif (Système
harmonisé, alias code SH) afin de
permettre de déterminer les droits
de douane et taxes convenables.
N’oubliez pas qu’il est interdit par
la loi de sous-estimer la valeur des
marchandises sur les documents
commerciaux dans le but de
réduire les droits de douane et
taxes, ainsi que de participer
indûment à des programmes
impliquant des tarifs douaniers
préférentiels.
•C
lassifications pour l’exportation.
Avant d’exporter un produit,
un logiciel ou une technologie,
vérifiez toujours sa classification
pour l’exportation, afin de
déterminer s’il faut obtenir une
autorisation spéciale telle qu’une
licence d’exportation.
•E
xamen des transactions. Passez
en revue vos transactions enfin
de vous assurer qu’elles ne
tombent pas sous le coup de lois
restreignant les transactions avec
certains pays sanctionnés, avec
certaines personnes, ou pour
certains usages prohibés.
commerciaux. Menez une enquête
sur vos partenaires commerciaux,
vos fournisseurs ainsi que sur les
tierces parties impliquées dans
vos transactions, en utilisant pour
cela les listes de vigilance établies
par les gouvernements, et vérifiez
soigneusement quel est le client
final et quelle utilisation sera faite
du produit. En outre, assurezvous que les transactions ne
comportent pas d’intermédiaires
destines à contourner les
lois contrôlant les échanges
commerciaux.
•U
tilisation de courtiers en douane
tiers. Dans la mesure où nous
sommes responsables en dernier
recours, n’accordez pas une
confiance excessive aux courtiers
en douane et prestataires de
services tiers et fixez des règles
garantissant que nous et nos
agents saurons fournir des
informations exactes et complètes
aux autorités compétentes en
ce qui concerne la valeur des
marchandises, le pays d’origine
et autres données requises, tout
particulièrement lorsqu’il s’agit
de transactions dans lesquelles
nous assumons un risque en tant
qu’importateur ou exportateur.
12
CONSEILS DE BASE
•C
onformité aux lois. Vérifiez,
Conformité
de la chaîne
d’approvisionnement
Pour fournir à nos clients des
produits et services de qualité,
nous comptons sur notre réseau
de fournisseurs et sur notre
chaîne d’approvisionnement. Il
est essentiel que nos fournisseurs
directs et indirects s’engagent
comme nous à conduire leurs
affaires avec intégrité, d’une
manière sûre et en s’appuyant sur
des pratiques légales, efficaces et
honnêtes. Un tel engagement de
leur part nous donne l’assurance
que les relations que nous
entretenons avec eux ne nuiront
pas à notre réputation.
en liaison avec vos fournisseurs
directs et l’ensemble de votre
chaîne d’approvisionnement, le
bon respect des lois applicables en
matière de travail, de protection
de l’environnement, d’hygiène
et sécurité et de commerce
international. Des mesures de
sécurité proportionnelles aux
risques doivent être mises en
place sur l’ensemble de la chaîne
d’approvisionnement, depuis le
point de fabrication du produit,
tout au long de son transport
international et jusqu’à son arrivée
à la destination prévue.
• Surveillance. Contrôlez vos
fournisseurs directs ainsi
que ceux de votre chaîne
d’approvisionnement afin de vous
assurer de leur réputation, de leur
qualification et de leur capacité
à répondre aux exigences en
matière de sécurité physique, en
les évaluant et approuvant avant
que des matériels, composants,
produits ou services ne leur soient
achetés. Une fois les fournisseurs
sélectionnés, assurez-vous que
Il est essentiel
que nos
fournisseurs
directs et
indirects
s’engagent
comme nous
à conduire
leurs affaires
avec intégrité,
d’une manière
sûre et en
s’appuyant sur
des pratiques
légales,
efficaces et
honnêtes.
leur engagement est clairement
défini et consigné dans un contrat
fournisseur approprié.
•P
as de conflits d’intérêts. Assurez-
vous que la sélection d’un
fournisseur direct ou indirect ne
crée pas de conflit d’intérêts réel
ou apparent.
• Protection des informations
confidentielles et propriétaires de
l’entreprise. Protégez au moyen
d’un accord de confidentialité
nos données personnelles
ou confidentielles et autres
informations confidentielles dont
nous sommes propriétaires et
protégez de même toutes les
données personnelles et autres
informations transmises par nos
fournisseurs et couvertes par un
tel accord.
13
Responsabilité
produit
Nous nous efforçons de garantir
que les produits livrés à nos clients
sont sûrs et de haute qualité.
Souvent, nous ne sommes pas
directement impliqués dans la
fabrication des produits que nous
fournissons et distribuons à nos
clients dans le monde entier. Dans
un tel cas, nous devons déterminer
comment vérifier la sécurité et la
qualité du produit et comment
gérer contractuellement la
responsabilité potentielle du fait de
ce produit entre le fabricant, notre
client et nous, à chaque étape de la
chaîne d’approvisionnement.
Il est
important
pour nous
de vérifier la
sécurité et la
qualité des
produits, et
de gérer contractuellement
la responsabilité potentielle du fait de
ces produits à
chaque stade
de la chaîne
d'approvisionnement.
•R
éclamations en responsabilité
CONSEILS DE BASE
•C
onformité aux lois. Pour tous
les produits que vous obtenez
auprès de fabricants et que vous
fournissez et distribuez à nos
clients, informez-vous en détail
des lois applicables, des exigences
en matière d’étiquetage de
produits, des niveaux de garantie,
des normes de sécurité et de
contrôle qualité, des procédures
de réclamation en cas de produit
défectueux et des mesures de
protection du consommateur.
•G
estion de la responsabilité
produit. Assurez-vous que tous
les produits que vous fournissez
et distribuez à nos clients sont
bien accompagnés de la garantie
produit standard du fabricant : le
fait que notre entreprise dispose
d’une assurance ne dispense
pas d’obtenir la protection d’une
garantie appropriée lors des
transactions commerciales.
produit. Lorsque vous recevez
une réclamation en responsabilité
produit, transmettez toutes les
informations aux personnes
appropriées au sein de notre
entreprise, vérifiez sans tarder
tous les faits matériels et,
particulièrement lorsqu’il y va
de la sécurité publique, efforcezvous d’agir de façon raisonnable,
en accord avec les personnes
compétentes au sein de notre
entreprise, afin de prévenir la
répétition du problème, qu’il
s’agisse d’un danger ou d’autres
réclamations.
•U
tilisation du nom de l’entreprise
sur les produits. Comprenez bien
ce qu’implique légalement le
fait d’afficher le nom de notre
entreprise sur un produit, que
ce soit en tant que « vendeur »,
« agent commercial », « fabricant »,
« importateur », etc. Toute demande
d’un partenaire commercial
visant à utiliser le nom de notre
entreprise doit être examinée
avec un représentant régional
du département Juridique et/
ou Conformité, afin d’éviter
toute responsabilité légale non
nécessaire.
14
CONSEILS DE BASE
• Lorsque l’on traite avec toute personne. Respectez toutes les lois et
Concurrence
Nous sommes partisans d’une concurrence libre et loyale. La plupart des
pays dans lesquels nous travaillons ont adopté des lois sur la concurrence
destinées à promouvoir un marché libre, ouvert et concurrentiel et à :
• i nterdire les accords et ententes visant à entraver la libre concurrence tels
que les cartels et le trucage des appels d’offres ;
• c ontrôler les comportements abusifs des entreprises en position
dominante sur le marché tels que le dumping, la vente liée et la
détermination illégale des prix ;
• i mposer que les fusions, acquisitions et certaines autres transactions
soient signalées, fassent l’objet d’une analyse préalable et dans certains
cas d’une approbation, afin d’interdire les transactions qui élimineraient ou
réduiraient notablement la concurrence.
Les lois sur la concurrence sont complexes et leur portée est mondiale.
Ces lois peuvent s’appliquer différemment compte tenu de situations
particulières ; c’est pourquoi il est essentiel que vous consultiez un
représentant régional du département Juridique et/ou Conformité dès
l’amorce de nouvelles initiatives commerciales. Les infractions aux lois
sur la concurrence peuvent avoir des conséquences sérieuses tant pour
notre entreprise que pour nos collaborateurs. Les sanctions peuvent aller
d’amendes conséquentes à des peines de prison dans certains pays.
réglementations en vigueur relatives à la concurrence. Ne proposez pas ou
ne concluez pas de contrats ou ententes – express ou implicites, formels
ou informels, écrits ou oraux – ou ne communiquez avec personne, y
compris des concurrents, agents, courtiers, clients et autres concernant :
• l a soumission à un appel d’offres ou la préparation des conditions d’offres
pour toute autre fin que celle de remporter le marché ; et
• la restriction ou la fixation du prix, l’allocation de clients ou de lignes de
produits, la division de territoires ou de marchés, ou la définition d’autres
conditions dans lesquelles nous-mêmes ou un client pouvons revendre
ou louer un produit ou un service à une tierce partie.
• Directives supplémentaires lors de transactions avec des concurrents.
Parallèlement aux points ci-dessus, ne proposez pas et ne participez pas
à des accords ou ententes, explicites ou implicites, formels ou informels,
écrits ou oraux, et ne discutez d’aucun des sujets qui suivent avec un
concurrent :
•p
rix, méthodes de tarification, prix minimum et maximum, stabilisation
des prix ;
• c ours en Bourse passés, présents ou à venir, production, capacité ou
volume des ventes, y compris accord pour limiter la capacité ;
•p
art de marché ;
•m
odalités et conditions de vente, conditions de crédit ;
• c oûts, bénéfices ou marges bénéficiaires ; et
•o
ffre de produits et services, méthodes de distribution.
Les lois sur la concurrence sont
complexes et leur portée est
mondiale.
15
Conflits d’intérêts
Un conflit d’intérêts existe lorsque vos intérêts privés interfèrent ou
semblent simplement interférer avec les intérêts de notre entreprise. Toutes
les décisions professionnelles doivent être prises exclusivement au mieux
des intérêts de notre entreprise, et non en vue d’un gain personnel, quel
qu’il soit. Vous devez travailler objectivement et effectivement pour notre
entreprise.
CONSEILS DE BASE
• I ntérêts financiers personnels. Il peut y avoir conflit d’intérêts si vous, ou
l’un de vos proches, avez des intérêts financiers, un emploi ou un poste
de dirigeant chez un de nos concurrents, fournisseurs ou distributeurs.
De plus, il peut exister un conflit d’intérêts si vous, ou l’un de vos proches,
avez réalisé directement ou indirectement un investissement financier
significatif dans une entreprise qui est en concurrence, qui fait des affaires,
ou souhaite en faire, avec notre entreprise. Vous devez faire connaître à
votre responsable hiérarchique tous les intérêts financiers, de même que
les emplois ou positions dirigeantes au sein de concurrents, fournisseurs
ou distributeurs, détenus par vous-même ou par un membre de votre
famille.
•R
elations avec des membres de la famille. Il peut y avoir conflit d’intérêts
lorsqu’un membre de votre famille ou quelqu’un ayant une autre relation
personnelle avec vous travaille dans votre département ou dans votre
équipe d’encadrement. Tout conflit d’intérêts potentiel de ce type doit
être divulgué à votre supérieur hiérarchique ou au représentant régional
du département Juridique et/ou de Conformité pour obtenir des conseils
supplémentaires.
Toutes les décisions professionnelles
doivent être prises exclusivement
au mieux des intérêts de notre
entreprise, et non en vue d’un gain
personnel, quel qu’il soit.
•A
ctivités professionnelles extérieures. Il peut y avoir conflit d’intérêts si
vous avez une deuxième activité salariée ou une entreprise personnelle
susceptible d’entrer en conflit avec vos responsabilités vis-à-vis de notre
entreprise. Vous ne pouvez exercer une autre activité nuisant à votre
capacité d’accomplir votre travail au sein de notre entreprise ; vous devrez
peut-être demander l’approbation de notre entreprise avant de démarrer
une telle activité. Cela peut inclure la conduite d’activités professionnelles
extérieures durant les heures de travail, l’utilisation des biens, des
équipements ou des informations de l’entreprise pour un usage extérieur
à celle-ci, ou le fait d’occuper un emploi séparé chez un fournisseur ou
un concurrent de notre entreprise. Pour plus de conseils, consultez votre
représentant local des Ressources humaines ou reportez-vous au manuel
de l’employé disponible sur votre site ainsi qu’aux règlements.
•O
ccasions au sein de l’entreprise. Il peut y avoir conflit d’intérêts lorsque
vous profitez d’occasions s’offrant à vous sous la forme d’informations
obtenues au travers de notre entreprise, de ses clients, de ses fournisseurs,
de ses sous-traitants, de ses consultants ou autres partenaires
commerciaux. Vous ne pouvez pas entrer en compétition avec notre
entreprise ou tirer un bénéfice personnel d’occasions découvertes
ou créées grâce à votre utilisation des biens ou des informations de
l’entreprise, ou grâce au poste que vous occupez dans celle-ci.
16
Échange de cadeaux et invitations
La notion de cadeau ou invitation recouvre toute chose de valeur, qu’il
s’agisse d’argent, de remise, de prêt, de service, de prix, de voyage,
d’utilisation d’un véhicule d’une autre entreprise, d’utilisation d'un lieu de
villégiature, de titres et autres valeurs mobilières, de repas, d’entrées à une
manifestation sportive, de parcours de golf, de tickets ou de bons d’achat.
Le fait de proposer ou d’accepter des cadeaux et des invitations d'une
importance inappropriée peut nuire gravement à notre activité et à notre
réputation et peut s’avérer illégal. Une invitation ou un cadeau offert ou
reçu n’est pas approprié s’il crée une obligation, s’il met le donateur ou le
destinataire dans une situation où l’une des deux parties est avantagée ou
s’il est fait dans le but d’influer sur une décision professionnelle.
CONSEILS DE BASE
•C
onformité aux lois et aux normes industrielles en vigueur et directives
de la société. Vous devez vous conformer aux lois, règlements, normes
industrielles et coutumes locales, aux directives de la Politique anticorruption du Groupe Sojitz, ainsi qu’aux règles plus strictes imposées
pour votre activité au niveau départemental ou régional.
•C
hamp d’application des règles en matière de cadeaux et invitations.
Les règles relatives aux cadeaux et invitations s’appliquent toute l’année,
même durant la période des fêtes, et elles ne s’appliquent pas seulement à
vous, mais également à votre épouse, à votre partenaire ou aux membres
de votre famille. Il vous incombe de faire preuve de bon sens et de
respecter les règles même si vous utilisez vos propres fonds et ne cherchez
pas à obtenir le remboursement du cadeau ou de l’invitation.
Les cadeaux et invitations ne sont
jamais appropriés s’ils sont destinés
à illégalement influencer toute
personne.
•C
ertains cadeaux et invitations ne sont jamais appropriés. Les cadeaux
et invitations ne sont jamais appropriés s’ils sont destinés à illégalement
influencer toute personne, sont en échange d’avantages ou de faveurs
illégaux, ou sont donnés en infraction à toute loi ou réglementation ou, à
votre connaissance, aux règles de l’employeur du destinataire.
•E
xactitude des documents comptables. Dans tous les cas, le cadeau ou
l’invitation doit faire l’objet d’une documentation précise et être justifié par
des reçus, conformément aux politiques de l'entreprise correspondantes.
•L
orsque vous recevez un cadeau inapproprié. Si un cadeau ou une
invitation inappropriés vous sont offerts, vous devez les refuser puis
le signaler à votre supérieur hiérarchique ou, si cela est requis par les
Directives de la Politique anti-corruption de Sojitz, à votre Responsable
régional des Affaires Anti-corruption.
•É
viter les apparences de compromission. Dans de nombreuses situations,
donner des cadeaux ou invitations est totalement inapproprié. Ces
cadeaux ou invitations doivent être donnés de manière transparente,
de manière à éviter toute situation ressemblant à l’attribution ou à
l’acceptation d’un pot-de-vin, d’une commission ou d’un dessous-detable, ou paraissant influer sur votre capacité à prendre des décisions au
mieux des intérêts de notre entreprise.
17
Pots-de-vin et
corruption
Nous interdisons toute tentative de
corruption dans nos transactions
commerciales, quel que soit le
pays. La plupart des pays ont
des lois interdisant la corruption
qui peuvent s’appliquer même
lorsque le délit est commis hors
des frontières. Une infraction à ces
lois constitue un délit grave et peut
entraîner des amendes pour notre
entreprise et pour ses employés,
ainsi que des peines de prison
pour ces derniers. Même la simple
apparence d’une infraction à ces
lois peut avoir des conséquences
sérieuses sur la réputation de notre
entreprise.
CONSEILS DE BASE
•T
raiter avec toute personne.
Vous ne devez pas donner, offrir
ou proposer d’espèces ni tout
objet de valeur, directement ou
indirectement, à toute personne
afin d’influencer la décision de
cette personne, d’obtenir un
avantage commercial illicite ou
de conclure un arrangement
malhonnête, ni autrement pour
aider notre entreprise à obtenir ou
conserver un marché.
•T
ransactions avec des
représentants gouvernementaux.
Vous ne devez donner, offrir
ou promettre, directement ou
indirectement, aucune somme
d’argent non autorisée, aucun
avantage ou aucun objet
de valeur à un représentant
gouvernemental ou autre
personne agissant dans le cadre
d’une fonction officielle.
certains pays dans lesquels
nous exerçons notre activité. Les
versements incitatifs sont définis
dans le cadre de cette politique
comme des versements de faible
montant, non officiels, visant
à obtenir, accélérer ou faciliter
l’exécution par un représentant
gouvernemental, d’une action ou
d’un service de routine dont notre
Entreprise est autrement habilitée
à bénéficier. Dans le rare cas où
une situation se présente dans
laquelle un versement incitatif est
urgemment requis pour éviter un
danger imminent sur la vie ou la
santé d’un membre du personnel
de l'entreprise, ou la destruction
illégale immédiate des biens privés
ou de l’entreprise, et qu’il n’existe
pas d’autre recours raisonnable que
de réaliser le paiement, le membre
du personnel de l'entreprise
ne sera pas sanctionné pour
avoir fait ce versement incitatif
de manière exceptionnelle afin
d’éviter ce danger imminent.
Dans ces cas cependant, vous
devez immédiatement signaler
le paiement et les circonstances
l’entourant à votre Responsable
régional des Affaires Anticorruption.
•V
ersements incitatifs.
Les versements incitatifs sont
généralement interdits aux termes
de la politique de l'entreprise et
peuvent enfreindre les lois de
18
Pots-de-vin et corruption
(suite)
•U
tilisation d’Agents tiers.
Nous satisfaisons souvent
nos obligations par le biais
de partenariats avec des tiers,
tels qu'agents, représentants,
entrepreneurs indépendants,
consultants, distributeurs et
fournisseurs. Nous pourrions être
confrontés à une responsabilité
basée sur la conduite illégale
de tiers si nous participons ou
approuvons la conduite illégale,
ou avons connaissance d’une
probabilité élevée que les actions
d’une tierce partie au nom de
l'entreprise puissent enfreindre
les lois anti-corruption. Nous
prenons par conséquent, les
mesures appropriées pour aider
à faire en sorte que les relations
commerciales ne soient nouées
qu’avec des tiers qualifiés et
dignes de confiance.
•D
ans la sélection et le contrôle
des relations avec les agents tiers,
vous ne pouvez pas engager un
agent tiers au nom de l'entreprise,
à moins que l’engagement n’ait
été approuvé conformément aux
Directives de la Politique anticorruption du groupe Sojitz, qui
exige :
•U
ne diligence raisonnable
sur les partenaires tiers, afin
de s’assurer de leur bonne
réputation, qu’ils sont qualifiés et
que la rémunération demandée
est raisonnable et dans les prix
normaux du marché ;
•L
’approbation préalable du
Responsable régional des Affaires
Anti-corruption ;
•U
n accord écrit contenant
certaines dispositions afin de
protéger l'entreprise contre le
risque que l’agent ait recours à
la corruption dans le cadre de
l’exécution de son engagement,
comprenant le respect des lois
anti pot-de-vin et anti-corruption
en vigueur ;
Même la
simple
apparence
d’une
infraction à
ces lois peut
avoir des
conséquences
sérieuses sur
la réputation
de notre
entreprise.
•E
n fonction du niveau de risque,
exiger potentiellement que l’agent
proposé se conforme au Code,
à la Politique anti-corruption du
groupe Sojitz (ou à sa propre
politique anti-corruption), ou
votre politique anti pot-de-vin
et anti-corruption régionale ;
qu’il participe à une formation
anti-corruption ; et qu’il atteste
de son respect de la Politique anticorruption du groupe Sojitz, entre
autres exigences ; et
•C
ontrôle continu de la présence
d'alertes potentielles dans la
conduite de l’agent tiers et de
changements potentiels dans
le champ d’application de
l’engagement.
19
Pots-de-vin et
corruption
(suite)
• Contributions politiques.
Les contributions politiques à des
représentants gouvernementaux
peuvent présenter un risque
de corruption. Toutes les
contributions politiques au
nom de l'entreprise doivent être
approuvées au préalable par le
Responsable régional des Affaires
Anti-corruption ;
•D
ons caritatifs.
Les dons à des organisations
caritatives peuvent constituer
une manière appropriée pour
l'entreprise de susciter la bonne
volonté dans la communauté
locale. Aucun don ne peut
être fait à des fins illicites. Par
exemple, aucun don ne peut
être fait à une organisation
caritative affiliée à un représentant
gouvernemental, contrepartie
privée ou représentant d’une
contrepartie si le don est fait dans
Tous les dons
caritatifs
au nom de
l'entreprise
doivent être
approuvés au
préalable par
le Responsable
régional des
Affaires Anticorruption.
l’intention d’obtenir un avantage
commercial pour l'entreprise ou
toute autre personne en incitant
le représentant gouvernemental,
la contrepartie privée ou le
représentant de la contrepartie à
agir ou ne pas agir. Tous les dons
caritatifs au nom de l'entreprise
doivent être approuvés au
préalable par le Responsable
régional des Affaires Anticorruption ;
• I nvestissements et partenariats.
L'entreprise pourrait être
passible d’infractions de potde-vin ou autres infractions de
corruption commises par les
sociétés cibles qu’elle acquiert
par l’intermédiaire d’une fusion
ou d’une acquisition, ou pour des
infractions de pot-de-vin et de
corruption commises par divers
types de partenaires. Les membres
du personnel de l'entreprise
travaillant sur les investissements
et partenariats doivent contacter
le Responsable régional des
Affaires Anti-corruption pour
lancer une procédure appropriée
de diligence raisonnable anticorruption avant d’effectuer tout
investissement de ce type ou de
conclure tout partenariat. Aucun
investissement ou partenariat
ne peut être entrepris sans avoir
reçu l’approbation préalable du
Responsable régional des Affaires
Anti-corruption.
•E
xactitude des documents
comptables. Les documents
comptables et comptes de
l'entreprise doivent être tenus de
manière suffisamment détaillée
pour illustrer de manière fiable
et honnête les transactions
et cessions d’actifs. Tous les
dirigeants de l’entreprise, ses
employés, ses agents, sont
tenus d’enregistrer de manière
exacte et transparente toutes
les transactions réelles ainsi que
les versements, y compris les
versements incitatifs lorsqu’ils sont
autorisés, le tout en conformité
avec les règles de contrôle de la
comptabilité interne. Il est interdit
de faire des saisies comptables
fausses, trompeuses, incomplètes,
inexactes ou fictives dans les
documents comptables de
l'entreprise.
20
Activités communautaires et politiques
Blanchiment d’argent et prévention des
escroqueries
Nous nous engageons à nous conformer totalement à l’ensemble des
lois destinées à lutter contre le blanchiment d’argent, l’escroquerie et le
terrorisme dans le monde entier. Il y a blanchiment d’argent lorsque des
individus ou des entreprises poursuivant des activités criminelles – qu’il
s’agisse d’escroquerie, de terrorisme, de trafic de stupéfiants, de corruption
ou de fraude – essaient de « blanchir » le produit de leurs crimes afin de le
dissimuler ou de lui donner une apparence de légitimité.
CONSEILS DE BASE
•A
ctivités professionnelles légitimes. Nous n’entretenons de relations
d’affaires qu’avec des clients de bonne réputation et des fournisseurs
poursuivant des activités professionnelles légitimes avec des fonds
provenant de sources licites. Nous ne conclurons de transaction
commerciale avec aucune organisation qui est ou a été influencée ou
compromise dans le crime organisé et le terrorisme. Ne pas détecter les
relations et transactions pouvant mettre notre entreprise en danger peut
nuire gravement à notre intégrité et à notre réputation.
•V
érifications et contrôles préalables. Chaque activité de l’entreprise doit
mettre en place des procédures appropriées d’enquête préalable afin
d’analyser les risques, en particulier dans le cas de nouveaux clients, et doit
prendre des mesures raisonnables en vue de prévenir et détecter toute
transaction financière inacceptable ou suspecte.
•S
ignalement des activités suspectes. Si vous détectez une transaction
suspecte, signalez le problème à un représentant régional du département
Juridique et/ou Conformité et coopérez comme il se doit avec les
représentants de la Loi chargés d’enquêter.
Au cours de nos activités dans le monde entier, nous nous efforçons de
développer et d’entretenir des relations de confiance avec nos partenaires
locaux en dialoguant et en participant à des activités ayant un impact sur
les communautés locales. Nous pensons qu’il est important de soutenir nos
communautés par notre participation et nos dons ; nous encourageons nos
collaborateurs à en faire de même
CONSEILS DE BASE
•A
ctivités communautaires. Nous vous encourageons à vous comporter en
membre actif de vos communautés et à participer à leurs activités comme
vous le souhaitez, en vous souvenant que vous pratiquez ces activités à
titre purement personnel et nullement au nom de notre entreprise et en
restant en toutes circonstances en règle vis-à-vis de la loi.
•A
ctivités politiques et contributions. Les règles relatives à l’exercice
d’activités politiques diffèrent grandement d’un pays à l’autre, elles
sont complexes, et les sanctions envers les contrevenants sont souvent
importantes. Avant de vous engager dans des activités politiques ou de
contribuer financièrement à un parti au nom de notre entreprise, consultez
votre représentant régional du département Juridique et/ou Conformité et
agissez en concertation avec ce dernier.
Nous nous engageons à nous
conformer totalement à
l’ensemble des lois destinées
à lutter contre le blanchiment
d’argent, l’escroquerie et le
terrorisme.
21
Nos biens et nos
Informations
Nous avons tous l’obligation de protéger les
biens et les informations de notre entreprise,
de les utiliser de manière appropriée, avec
intégrité et dans l’intérêt de celle-ci, et
de répondre aux besoins et attentes de nos
partenaires. Il est impératif de veiller à
l’exactitude, à l’exhaustivité, à la confidentialité
et à la disponibilité des informations dont nos
partenaires et nous-mêmes avons besoin pour
assurer notre succès mutuel. À cette fin, nous
devons comprendre l’importance et la valeur
de ces biens et de ces informations et mettre
en place des mesures de sécurité efficaces. Au
travers de ces dernières, nous nous efforçons
d’améliorer les relations de confiance que nous
entretenons avec nos partenaires immédiats et
avec la société en général.
22
Informations confidentielles et appartenant
à l'entreprise
Les informations confidentielles qui sont la propriété exclusive de
notre entreprise constituent un actif de valeur. Les informations dites
« propriétaires » incluent la propriété intellectuelle telle que les secrets
commerciaux, les brevets, marques déposées et droits d’auteur, tout
autant que les plans d’entreprise, les idées d’ingénierie et de fabrication,
les conceptions, les bases de données et les archives. Les informations
confidentielles incluent les stratégies commerciales, les transactions
actuelles et potentielles, les contrats en cours de signature, les résultats
financiers non publiés, les nouveaux produits, les informations concernant
les salaires, les données financières, les résultats de recherche n’ayant pas
encore été publiés, de même que toute autre information non connue
du public qui pourrait être exploitée par nos concurrents ou nuirait à
notre entreprise ou à nos clients si elle était divulguée. Les informations
confidentielles incluent aussi les informations appartenant à d’autres, par
exemple à des fournisseurs envers lesquels notre entreprise s’est engagée
à préserver la confidentialité de leurs données. Une grande partie des
informations propriétés de l'entreprise peuvent également être considérées
comme des informations confidentielles.
Vous avez l’obligation de prendre toutes mesures appropriées en vue
d’optimiser la valeur et/ou de préserver la confidentialité de ces actifs.
Une grande partie des
informations propriétés
de l'entreprise peuvent
également être considérées
comme des informations
confidentielles.
CONSEILS DE BASE
•D
roits des tiers. Assurez-vous d’avoir bien compris les droits de propriété
intellectuelle des tierces parties, en particulier lorsque vous débutez
de nouvelles transactions commerciales. Si vous suspectez que toute
information de tierce partie a été divulguée ou vous a été transmise de
manière inappropriée, vous devez consulter votre département régional
Juridique et/ou de Conformité pour obtenir des conseils supplémentaires.
•D
ivulgation d’informations. Si des informations confidentielles ou
appartenant à l'entreprise sont portées à votre connaissance ou si vous y
avez accès, vous ne devez les divulguer à personne, hormis à ceux d’entre
nous qui ont besoin de les connaître et sont informés de leur nature
confidentielle ou exclusive. Vous ne devez pas partager à l’extérieur de
l’entreprise des informations exclusives ou confidentielles sans en avoir
reçu l’autorisation et sans qu’un accord de confidentialité ait été conclu
avec la tierce partie à laquelle ces informations seront communiquées.
•U
tilisation des informations. Vous ne devez pas utiliser des informations
confidentielles ou exclusives à votre propre profit ou au profit de proches,
tels que des amis ou des membres de votre famille.
• Si vous quittez l’entreprise. Toutes les obligations de confidentialité qui
vous étaient imposées lorsque vous travailliez pour notre entreprise
continueront de s’appliquer même lorsque vous ne serez plus employé par
celle-ci.
23
Protection des données à caractère
personnel
Un nombre sans cesse croissant de pays renforcent leur législation en
matière de collecte et d’utilisation des données individuelles à caractère
médical, financier ou autres informations personnelles sensibles. De
plus, la législation de nombreux pays protège les données personnelles
des employés et des partenaires professionnels. Le terme « données
personnelles » recouvre l’ensemble des informations pouvant être
utilisées pour identifier spécifiquement un individu (et, dans certains
pays, une entité juridique), y compris l’adresse postale, le numéro de carte
bancaire, le numéro national d’identification, le numéro de passeport,
certaines informations sensibles émanant du service du personnel, la date
de naissance ou l’âge, le numéro de téléphone personnel, l’adresse de
messagerie électronique personnelle. De plus en plus, un nombre croissant
de pays ont adopté des lois et réglementations concernant la collecte,
le traitement et le transfert des informations sensibles et des « secrets
d’État ». Nous nous engageons à gérer les données personnelles de manière
responsable et respecter les lois protégeant la vie privée.
CONSEILS DE BASE
•C
omprenez les limites fixées à l’utilisation des données personnelles.
Sachez s’il existe des données personnelles dans le secteur où vous
travaillez et comprenez quelles sont les limites légales et contractuelles
quant à leur utilisation.
•S
oyez vigilant en matière de protection des données personnelles.
Prenez des mesures appropriées pour mettre en sécurité ces données
personnelles, conformément aux lois en vigueur (c’est-à-dire codez les
informations, protégez-les par mot de passe, rangez-les sous clé, etc.).
Nous nous engageons à gérer
les données personnelles
de manière responsable et
respecter les lois protégeant
la vie privée.
•C
onformez-vous aux lois de protection des données à caractère personnel.
Ne collectez et n’utilisez de données personnelles que dans les limites
autorisées par les lois et règlements en vigueur concernant la protection
des données privées, et uniquement pour des motifs professionnels
légitimes. Conformément aux politiques régionales relatives à la
conservation des données, supprimez de manière appropriée les données
personnelles qui ne sont plus nécessaires à des fins professionnelles. Ne
partagez pas de données personnelles avec d’autres employés, sauf s’ils
en ont besoin pour leur travail, ni avec des fournisseurs, sauf si toutes
les précautions appropriées ont été prises pour protéger ces données
personnelles.
•A
yez connaissance des lois et réglementations relatives à la collecte, au
traitement et aux transferts des informations.
• « Transferts transfrontaliers des informations personnelles ». Certains
pays interdisent le transfert transfrontalier de certaines données
personnelles sans l’accord express des employés ou une approbation
explicite légale ou réglementaire. Ces lois peuvent s’appliquer à toute
information personnelle gérée par le biais des « systèmes d’information »,
qui peuvent inclure les appareils mobiles.
• « Secrets d’État ». Certaines lois interdisent la divulgation et la
transmission transfrontalière des « secrets d’État » et définissent ce
terme de manière très large. Les secrets d’État peuvent même inclure
des données commercialement importantes, telles que des informations
concernant l’économie nationale et le développement social.
24
CONSEILS DE BASE
•R
ègles et procédures de sécurité
Sécurité
informatique (SI)
Les ressources informatiques de
notre entreprise sont essentielles
pour notre activité et doivent
être protégées avec le plus
grand soin. Ces ressources
informatiques comprennent,
par exemple, les ordinateurs de
bureau, ordinateurs portables
et assistants personnels fournis
par l’entreprise, les téléphones et
systèmes de messagerie vocale de
l’entreprise. Vous êtes responsable
de la protection des ressources
technologiques que l’entreprise
vous a confiées, tout comme vous
devez contribuer à la protection
de l’ensemble des biens de
l’entreprise.
de l’entreprise en matière
d’informatique. Connaissez et
respectez les règles et procédures
de sécurité s’appliquant à votre
région, en matière d’informatique ;
si vous avez des questions ou des
doutes, consultez votre service
informatique.
• Activité suspecte. Contactez
immédiatement votre supérieur
hiérarchique ou le représentant
informatique de votre entreprise
si vous avez des doutes sur
l’authenticité d’un courrier
électronique ou si vous notez
une activité inhabituelle sur
votre ordinateur. Faites preuve de
prudence lorsque vous décidez
d’ouvrir les pièces jointes et liens
d’un courrier électronique.
• Mots de passe et autres
•U
tilisation et propriété des
ressources technologiques.
Vous devez faire preuve de
discernement et de bon
sens lorsque vous utilisez les
ressources technologiques
de notre entreprise. Elles
sont conçues avant tout pour
nos besoins professionnels ;
toutefois, il est permis de les
utiliser exceptionnellement et
occasionnellement pour un
usage personnel. Les ressources
technologiques de notre
entreprise sont sa propriété
exclusive.
protections d’accès. Protégez les
informations confidentielles et
les ressources technologiques
de notre entreprise : chiffrez les
données et protégez- les par mot
de passe, mais ne divulguez pas
ces derniers.
•S
urveillance par l’entreprise
et accès aux ressources
technologiques. Là où la loi
l’autorise, notre entreprise se
réserve le droit de surveiller
l’utilisation de l’Internet et de la
messagerie électronique, d’établir
la liste des sites Internet que vous
visitez et d’écouter vos messages
enregistrés.
•P
rotégez les ressources
technologiques et signalez toute
perte ou vol. Les ressources
technologiques doivent être
protégées de tout accès non
autorisé et ne doivent pas être
abandonnées sans surveillance
lorsque vous voyagez. Signalez
immédiatement toute perte ou vol
à votre responsable ainsi qu’aux
services de police si nécessaire ou
autre autorité compétente.
25
Création et gestion
des documents
comptables
Toutes les données créées par
les collaborateurs de l’entreprise
doivent être le reflet exact des
transactions et événements
associés, et les documents
résultants doivent être gérés
de manière à permettre à notre
entreprise de mener correctement
ses activités et de répondre à ses
obligations. Notre direction, nos
actionnaires, nos créanciers et
autres parties prenantes comptent
sur notre intégrité tout autant que
sur la disponibilité des documents
comptables que nous créons.
Lorsque nous n’enregistrons pas
correctement les informations
et ne gérons pas nos documents
comptables de manière appropriée,
nous risquons de porter atteinte
à notre réputation, de perdre des
contrats ainsi que la confiance de
nos partenaires.
Notre direction,
nos actionnaires,
nos créanciers
et autres parties
CONSEILS DE BASE
prenantes
•C
réation des documents
comptables et publication des
comptent sur
résultats. Vous devez apporter
un soin spécial à la préparation,
à la soumission, à la publication
notre intégrité
ainsi qu’à toute autre forme de
divulgation des informations
tout autant
comptables de l’entreprise,
que ce soit au format papier
que sur la
ou électronique. En particulier,
tous les livres comptables, les
documents et les comptes
disponibilité
doivent refléter avec exactitude
les transactions et événements
des documents
et présenter intégralement
honnêtement toutes les
comptables que etinformations
pertinentes. Ainsi,
les descriptions de tout paiement
dans les archives de l’entreprise
nous créons.
doivent représenter honnêtement
et exactement les activités,
transactions et cessions d’actifs
de l’entreprise. Ces documents
doivent aussi se conformer
aux principes comptables
généralement admis ainsi qu’à
notre système de contrôles
internes pour le pays où s’exerce
votre activité.
•G
estion appropriée des
documents comptables. Vous
devez tenir une comptabilité qui
s’accorde avec les règles de notre
entreprise s’appliquant à votre
activité, votre région ou fonction,
passer régulièrement en revue les
documents comptables sous votre
contrôle et vous assurer qu’ils sont
correctement détruits à l’issue
de la période de rétention légale.
De plus, si vous êtes informé
de l’existence, du risque ou de
l’imminence d’une procédure
judiciaire, d’une enquête ou d’un
audit, vous devez conserver tous
les documents afférents à ces
événements.
26
Relations avec les investisseurs et les
médias
Dans le cadre de leur activité, nos collaborateurs communiquent
régulièrement avec nos nombreux partenaires, investisseurs, représentants
gouvernementaux, analystes financiers, marchés boursiers, médias ainsi
qu’avec d’autres contacts externes importants. Notre réputation dépend de
l’à-propos, du sérieux, de l’exactitude et de l’opportunité des informations
qu’ils communiquent.
CONSEILS DE BASE
•C
ommunication par personnes autorisées. Nous n’autorisons que certaines
personnes à s’adresser aux médias et à la communauté financière. Si
vous n’y êtes pas autorisé mais si vous êtes contacté par des journalistes
ou d’autres personnes à propos des activités de l’entreprise, de ses
résultats, de ses plans, de sa position officielle sur un sujet, transmettez
ces demandes à votre responsable hiérarchique ainsi qu’au département
Relations publiques à Tokyo.
•O
pportunité et exactitude des communications. Si vous êtes chargé de
publier certaines informations concernant notre entreprise, vous devez
le faire de manière opportune, exacte et cohérente en ce qui concerne la
politique de gestion, les activités commerciales, la situation financière et
les autres activités communes de notre Groupe, ainsi que dans le respect
des lois et réglementations en vigueur. En outre, nous sommes fermement
convaincus qu’il est souhaitable de communiquer opportunément,
exactement et avec cohérence, même lorsque la divulgation des
informations n’est pas obligatoire, afin de permettre à nos partenaires de
mieux comprendre notre entreprise.
Demandes d’informations de la part du
gouvernement
Nos activités sont hautement contrôlées et très étendues, c’est pourquoi
les autorités officielles sont souvent amenées à nous demander certaines
informations. Nous sommes prêts à coopérer avec chaque requête
raisonnable et valable émanant d'un organisme gouvernemental.
Cependant, nous souhaitons que nos collaborateurs agissent de manière
appropriée, afin de préserver le droit de notre entreprise à toutes les
protections et garanties prévues par la loi, y compris l’assistance d’un
conseiller juridique si nécessaire.
CONSEILS DE BASE
•P
réservation des documents comptables. Assurez-vous de bien préserver
les documents comptables et autres éléments d’information relatifs à
toute enquête ou procédure judiciaire entamée par le gouvernement
ou une de ses agences de contrôle ; pensez également à neutraliser les
systèmes électroniques de destruction automatique de ces informations,
de façon à éviter toute disparition de documents pertinents et
d’informations relatives à ces circonstances
•C
omment répondre aux demandes des autorités. Toutes les demandes
d’informations émanant couramment d’une instance gouvernementale,
de même que les citations à comparaître, les décisions judiciaires, les
demandes de dépositions, témoignages, interviews ou documents,
doivent être signalées à un représentant régional du département
Juridique et/ou Conformité.
• I nspections officielles. Toute demande d’inspection de nos établissements
ou d’exécution d’un mandat de perquisition doit être immédiatement
dirigée vers un représentant régional du département Juridique et/ou
Conformité. Vous devez autoriser l’accès lorsqu’il est requis par la loi locale.
27
CONSEILS DE BASE
•R
espect des lois. Nous nous
Délit d’initié
Dans l’exercice de notre activité,
nous pouvons avoir connaissance
d’informations substantielles
inconnues du grand public
concernant notre entreprise ou
d’autres entreprises, avant qu’elles
ne soient rendues publiques. Le fait
d’utiliser ces informations pour en
tirer un bénéfice financier ou un
autre avantage personnel - soit en
commettant un délit d’initié, c’està-dire en achetant ou vendant,
directement ou indirectement, les
titres de n’importe quelle société y
compris ceux de Sojitz Corporation,
soit en transmettant un secret
d’initié, c’est-à-dire en informant
d’autres personnes de l’intérêt
qu’elles auraient à acheter ou
vendre les titres d’une entreprise
quelle qu’elle soit - est contraire
aux règles de notre entreprise et
peut constituer une infraction à la
loi. Nous adhérons aux principes
d’équité et d’ouverture des marchés
boursiers du monde entier, et
pensons que chacun doit y avoir le
même potentiel de réussite.
engageons à respecter les lois
relatives au délit d’initié des pays
dans lesquels nous exerçons
notre activité. Vous ne devez
pas commettre de délit d’initié
ni transmettre de secret d’initié
en utilisant des informations
internes, y compris celles qu’un
investisseur sensé jugerait
importantes pour une prise de
décision d’investissement, comme
par exemple :
• t oute information non annoncée
officiellement concernant une
fusion, une acquisition ou
cession d’activité, une ligne de
produits ou une technologie ;
• l es résultats financiers non
publiés ainsi que les tendances
et prévisions concernant
les profits, pertes ou futures
augmentations de capital ;
• l es faits nouveaux en matière
de contrôles, de contentieux
judiciaire ou de contrats ;
• l a création de liens commerciaux
importants ou leur dissolution ;
ainsi que
• t oute autre information qui, si
elle était divulguée, affecterait
vraisemblablement le cours
d’une valeur boursière ou
influerait sur votre décision
d’acheter, vendre ou conserver
celle-ci.
•P
réservation de la confidentialité.
Maintenez la confidentialité des
informations de l’entreprise et ne
transmettez pas d’information
à quiconque à l’extérieur, sauf si
notre activité l’exige.
28
Notre Capacité
à Prendre Des
Décisions Éthiques
Et à Signaler Les
Préoccupations
Nous nous efforçons d’orienter et de
former nos employés à défendre les
normes éthiques les plus strictes et à
éviter ou à détecter les infractions à la loi
et aux politiques de notre entreprise. Nous
encourageons également nos employés à
manifester leurs inquiétudes, de bonne
foi, par l’intermédiaire de plusieurs
canaux de signalement. Notre programme
de conformité évolue : nous le revoyons
régulièrement et l’améliorons pour
l’adapter à l’évolution des exigences en la
matière.
29
Prendre des
décisions éthiques
Compte tenu de l’activité
commerciale complexe de notre
entreprise, prendre les bonnes
décisions peut relever du défi.
Étant donné que nous ne pouvons
pas anticiper toutes les situations
susceptibles de se présenter, il
est important que vous ayez une
procédure d’analyse des situations
nouvelles présentant des risques
potentiels ou réels en matière de
conformité. Les règles, procédures
et conseils définis dans ce Code
sont destinés à vous aider dans
cette analyse.
Renseignez-vous d’abord, agissez
ensuite. Si vous avez un doute
sur la conduite à adopter dans
une situation donnée, faites-vous
aider par votre responsable ou
par un représentant régional du
département Juridique et/ou
Conformité.
Nous souhaitons que vous vous
laissiez guider par ce Code, par les
règles et procédures définies au
niveau de votre région, par votre
sens personnel du bien et du mal,
ainsi que par vos réponses aux
questions suivantes :
Suis-je en
possession de tous
les éléments ?
Que me
demande-t-on
précisément de
faire ?
Ce comportement
est-il légal ?
Le comportement
en cause est-il
conforme
au Code et aux
règles de notre
entreprise ?
Ai-je discuté du
problème avec
mon responsable ?
Ce comportement
s’accorde-t-il aux
valeurs clés de
notre entreprise?
Le comportement
en cause est-il
juste ou paraîtil contraire à
l’éthique ou peu
convenable ?
Ai-je sollicité
l’aide d’autres
ressources au sein
de l’entreprise ?
Si mon
comportement
avait été filmé
puis diffusé à
la télévision, en
serais-je ou non
gêné ?
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Poser des questions, manifester des
préoccupations et signaler des infractions
Nous vous encourageons à faire part ouvertement de vos questions et
préoccupations, afin d’éviter toute prise de décision inappropriée ou toute
action qui enfreindrait nos règles. Vous avez l'obligation de faire connaitre
les infractions que vous avez perçues à nos normes pour lesquelles les
intérêts de notre entreprise ou l’intégrité de nos collaborateurs sont en jeu.
Nous sanctionnons toute tentative de représailles, afin que chacun puisse
faire part, en toute sécurité et de bonne foi, de ses inquiétudes en matière
d’éthique et de conformité.
POSER DES QUESTIONS, MANIFESTER DES PRÉOCCUPATIONS ET
SIGNALER DES INFRACTIONS
Nous vous encourageons, en tout premier lieu, à rechercher l’aide de
votre hiérarchie ainsi que d’autres ressources locales qui étudieront avec
vous ces problèmes de conformité. Vous pouvez aussi contacter votre
interlocuteur habituel au sein des Ressources humaines, un représentant
régional du département Juridique et/ou Conformité ou encore l’assistance
téléphonique lorsque vous avez de bonne foi des inquiétudes quant
à la conformité. Lorsque le Code indique que vous devez consulter un
représentant régional du département Juridique et/ou Conformité
et qu’aucun n’est disponible pour vous venir en aide, contactez votre
responsable administratif afin qu’il recherche un conseil juridique extérieur
et en informe sans tarder le département Juridique et/ou Conformité à
Tokyo ou le département commercial ou administratif approprié à Tokyo à
ce sujet.
Votre identité sera tenue
confidentielle et votre déclaration
traitée avec discrétion.
SYSTÈME D’ALERTE ÉTHIQUE DE SOJITZ
Parallèlement à toute ligne d’assistance régionale pour vos opérations, nous
avons mis en place une ligne d’assistance éthique mondiale afin que vous
puissiez signaler de bonne foi vos soupçons ou les infractions avérées. Le
système d'alerte éthique de Sojitz est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours
sur 7, dans presque toutes les langues.
Lorsque vous utilisez l’assistance téléphonique, il n’est pas obligatoire
de décliner votre identité, à moins que cela soit exigé par des lois ou
règlements spécifiques au pays dans lequel vous travaillez. Votre identité
sera tenue confidentielle et votre déclaration traitée avec discrétion. Elles
ne seront communiquées qu’à un nombre limité de personnes chargées de
prendre en compte les problèmes soulevés et d’enquêter. Vos informations
personnelles seront conservées et utilisées dans le respect des lois
protégeant la vie privée.
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•C
e Code d’Éthique et de Bonne Conduite a été créé dans le cadre du programme de
conformité du Groupe Sojitz et approuvé par le conseil d’administration de Sojitz
Corporation ; il s’applique aux membres de ce conseil ainsi qu’à tous les collaborateurs
de l’entreprise, y compris ceux liés par un contrat temporaire ou de sous-traitance. Toutes
les filiales opérationnelles du Groupe Sojitz doivent prendre des actions de même nature,
ou celles qu’elles jugeront nécessaires et appropriées à leur entité, en vue d’approuver et
d’adopter ce Code d’Éthique et de Bonne Conduite en tant que règles pour leur société.
•N
ous tenons les directeurs pour responsables de la conduite de leurs collaborateurs,
et nous attendons de tous les collaborateurs ayant un poste de supervision qu’ils
définissent le ton approprié et qu’ils favorisent une culture de la conformité.
Applicabilité et
responsabilité de
ce Code d’Éthique
et de Bonne
Conduite
•C
e Code d’Éthique et de Bonne Conduite ne prétend pas couvrir toutes les contraintes
légales spécifiques à chacun des pays où nous exerçons notre activité. Ces directives
s’appliquent à l’ensemble de nos activités dans le monde entier. Les exigences peuvent
différer d’une juridiction à l’autre, c’est pourquoi il est important que vous étudiiez
à la fois ces directives et les règles locales propres à votre activité qui traitent plus
spécifiquement des exigences légales de la juridiction dans laquelle vous travaillez.
Au cas où certaines parties du Code d’Éthique et de Bonne Conduite seraient en
contradiction avec les lois en vigueur localement, ce sont ces dernières qui prévaudront,
y compris ce qui concerne les représentants du personnel.
• L es normes définies dans ce document, de même que les règles associées, peuvent évoluer
de temps à autre. Vous avez la responsabilité de connaître les lois, réglementations,
normes, règles et procédures relatives à votre activité et de vous y conformer.
•C
e Code d’Éthique et de Bonne Conduite doit être considéré comme une politique
d’entreprise. Comme pour toute politique d’entreprise, le respect du Code d’Éthique
et de Bonne Conduite est considéré comme un préalable à l’emploi dans notre
entreprise. Ce Code d’Éthique et de Bonne Conduite n’est ni un contrat de travail à durée
déterminée ni une garantie d’emploi permanent.
• T oute infraction à ce Code d’Éthique et de Bonne Conduite peut donner lieu à une
sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement.
• L a version la plus récente de ce document est disponible dans la section sur l’intranet de
notre entreprise, à l’adresse http://eagle.sojitz.com.
©Sojitz Corporation, 2016. Tous droits réservés
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