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ATELIER TECHNIQUE Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs : le recours aux options de coûts simplifiés dans les programmes opérationnels nationaux du FSE Véronique Gallo (DGEFP) Laurent Gaullier (DGEFP) Stéphane Ouazan (CGET) Tatiana Tkaczuk-Voultoury (Région Nouvelle-Aquitaine) 1. Présentation des options de coûts simplifiés Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS Pourquoi utiliser des OCS ? Financement à taux forfaitaire Art. 67 d) Règlement UE n°1303/2013 Réduction significative de la charge administrative Montants forfaitaires Art. 67 c) Règlement UE n°1303/2013 Taux d’erreur inférieur Barèmes standard de coûts unitaires Art. 67 b) Règlement UE n°1303/2013 Gestion plus focalisée sur la réalisation d’objectifs Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS ►Possible pour toute autre opération en mode subvention ►Obligatoire pour les opérations dont le soutien public ne dépasse pas 50 000€ (Art14§4) ►Opérations mises en œuvre exclusivement par voie de marché public (Art. 67 §4) ►Si régimes d’aide d’Etat, facultatif car celui-ci prime sur l’obligation d’utiliser les OCS Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS Les options de coûts simplifiés simplifiés Financement à taux forfaitaire Art. 67 d) Règlement UE n°1303/2013 Barèmes standard de coûts unitaires Art. 67 b) Montants forfaitaires Art. 67 c) Règlement UE n°1303/2013 Règlement UE n°1303/2013 Art. 68-2 1720h Art 14.1 règlement FSE Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS 3 taux forfaitaires disponibles : Pour calculer les coûts indirects : 15% des dépenses directes de personnel 20% des dépenses directes (hors prestations de service) Pour calculer l’ensemble des coûts restants d’un projet : 40% des dépenses directes de personnel Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS Que recouvrent les frais de personnel ? Sont considérés comme des frais de personnel Ne sont pas considérés comme des frais de personnel Salaires chargés, traitements accessoires et avantages divers (cf, arrêté d’éligibilité des dépenses du 8 mars 2016) Les salaires des intérimaires s’il est possible de les isoler dans la facture de l’entreprise de travail temporaire Les frais de déplacement ou les frais de voyages d’affaires Les indemnités ou salaires versés aux participants à l’opération FSE par le bénéficiaire ou par un tiers Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS 1. Financement à taux forfaitaire Taux forfaitaire de 15% Coûts directs Coûts indirects Personnel 15 % des dépenses directes de personnel + Fonctionnement Coût total = + Prestations de service + Dépenses liées aux participants Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS 1. Financement à taux forfaitaire Coûts directs + Coûts indirects + Personnel Taux forfaitaire de 20 %: Arrêté du 1er avril 2016 + Fonctionnement Coût total = + Dépenses liées aux participants + Prestations de service 20% des dépenses directes à l’exclusion des dépenses de prestations Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS 1. Financement à taux forfaitaire Les exclusions du taux de 20 % aux termes de l’arrêté du 1er avril 2016 Coût total éligible > à 500 000€ par année civile aucune dépense indirecte missions locales et PAIO OPCA AFPA projet = activité de la structure DOM Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS 1. Financement à taux forfaitaire Coûts directs + Autres coûts restants Personnel 40% des dépenses directes de personnel Taux forfaitaire de 40% Coût total = Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS D’un système de coûts réels… Coûts justifiés intégralement sur base réelle Coûts d’une formation pour 7 personnes Coûts directs Coûts indirects 1. Dépenses de personnel Frais de personnel (management) 4.000 Personnel interne – rémunération 350 Équipement et autres immobilisations 3.500 Pers. int. - trajet domicile/travail 25 (amortissements) Frais de gestion interne, comptabilité, management 200 Pers. int. – déplacement 120 Doc. générale et publicité pour les formations et la structure 300 2. Dépenses de fonctionnement 700 Dépenses non amortissables 200 Publicité 65 Fourniture de bureau 110 Frais postaux et télécom Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 € 20 Taxes et assurances 150 Matériel mobilier (amortissement) 85 Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS … à un taux forfaitaire de 15 % pour les coûts indirects Coûts d’une formation pour 7 personnes Coûts directs 1. Dépenses de personnel Coûts indirects 15% des coûts directs de personnel 4.000 Personnel interne – rémunération 2. Dépenses 3.500 de fonctionnement Pers. int. - trajet domicile/travail 700 Dépenses non amortissables 200 Pers. int. – déplacement 200 Publicité 300 150 Coûts organisationnels 350 Autres coûts 4.500 x 15% = 675 € Total coûts : 6.000 + 675 = 6.675 € Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS … à un taux forfaitaire de 20 % pour les coûts indirects Coûts d’une formation pour 7 personnes Coûts indirects Coûts directs 1. Dépenses de personnel 4.000 Personnel interne – rémunération 20% des coûts directs (hors prestations) 5.000 x 20% =1.000 € 3.500 Pers. int. - trajet domicile/travail 200 de prestations de service 4. Dépenses Pers. int. – déplacement 1000 Personnel externe – rémunération 300 1000 Personnel externe - déplacement 2. Dépenses de fonctionnement 700 Dépenses non 0 amortissables TOTAL = 6.000 € 200 Publicité Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 € Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS … à un taux forfaitaire de 40% pour les coûts restants Coûts d’une formation pour 7 personnes Coûts directs de personnel Autres coûts restants Jusqu’à 40% des dépenses directes de personnel 5.000 Personnel interne – rémunération 3.500 4.500 € x 40% = 1.800 € 300 Personnel externe – rémunération 1.000 Personnel TOTAL = 6.000 € Total coûts : 4.500 + 1.800 = 6.300 € Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS 2. Montants forfaitaires Partie ou totalité des coûts éligibles d’une opération calculés sur la base d’un montant forfaitaire préétabli • ne dépassent pas 100 000€ de contribution publique • accord préalable de l’autorité de gestion : - sur le montant forfaitaire et ses modalités de justification - sur les activités et/ou les résultats attendus • versement de la subvention si les activités et/ou les résultats attendus sont remplies Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS D’un système de coûts réels… Coûts justifiés intégralement sur base réelle Coûts d’une formation pour 7 personnes Coûts indirects Coûts directs Frais de personnel (management) 1. Dépenses de personnel 4.000 Personnel interne – rémunération 3.500 Pers. int. - trajet domicile/travail 200 Pers. int. – déplacement 300 2. Dépenses de fonctionnement 700 Dépenses non amortissables 200 Publicité 350 Équipement et autres immobilisations 25 (amortissements) Frais de gestion interne, comptabilité, management 120 Doc. générale et publicité pour les formations et la structure 65 Fourniture de bureau Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000€ 110 Frais postaux et télécom 20 Taxes et assurances 150 Matériel mobilier (amortissement) 85 Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS … à des montants forfaitaires Coûts d’organisation d'une formation Réalisation prévue La formation aura lieu Montant forfaitaire La formation coûtera 7.000 € « Coûts éligibles » Formation = 7.000 € Réalisation réelle La formation a lieu = 7.000 € La formation n’a pas lieu ou partiellement = 0 € Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS 3. Barèmes standard de coûts unitaires Partie ou totalité des coûts éligibles d’une opération calculés sur la base d’activités ou de résultats quantifiés multipliés par un barème standard de coûts unitaires fixés à l’avance avec l’autorité de gestion Coût unitaire X nombre d’unités = Coût maximum éligible d’une catégorie d’unité Exemple : Coût unitaire pour une heure de formation par personne Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS D’un système de coûts réels… Coûts d’une formation pour 7 personnes Coûts directs Coûts indirects 1. Dépenses de personnel Frais de personnel (management) 4.000 Personnel interne – rémunération 350 Équipement et autres immobilisations 3.500 Pers. int. - trajet domicile/travail 25 (amortissements) Frais de gestion interne, comptabilité, management 200 Pers. int. – déplacement 120 Doc. générale et publicité pour les formations et la structure 300 2. Dépenses de fonctionnement 700 Dépenses non amortissables 200 Publicité 65 Fourniture de bureau 110 Frais postaux et télécom Total coûts : 6.00020+ 1.000Taxes = 7.000€ et assurances 150 Matériel mobilier (amortissement) 85 Biens Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS … à des barèmes standard de coûts unitaires Coûts d’une formation pour 7 personnes formées Coût unitaire La formation coûte 1.000 € par personne formée Réalisation prévue 7 personnes seront formées Montant maximum de la subvention 7 personnes X 1.000 € = 7.000€ Réalisation réelle 1 participant a décroché au milieu du parcours = 6 personnes sont formées Subvention réelle 6 personnes sont formées X 1.000€ = 6.000€ Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS 4. Un barème de coûts standards particulier : 1720 heures de travail annuelles Les 1720 heures représentent un ≪temps de travail≫ annuel standard pouvant être utilisé directement Permet de calculer les frais de personnel horaires : Moyenne annuelle des salaires bruts = coût d’une heure de travail. 1720 h La dernière moyenne annuelle des salaires bruts (numérateur) doit être justifiée au moyen de comptes, livres de paie, etc. Possibilité de calculer : - soit le coût horaire d’un salarié particulier - soit le coût horaire d’une catégorie de salariés (catégorie homogène au niveau du salaire) Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS Exemple : Taux horaire = 40 000 EUR / 1 720 heures = 40 000 / 1 720 = 23,25 EUR/h. Moyenne annuelle des salaires bruts 40 000 EUR Application des 1720 heures 40 000 / 1720 Coût horaire d’un salarié 23,25 EUR Calcul des dépenses de personnel 23,25 EUR X nombre d’heures travaillées par les salariés Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS 5. Article 14 (1) du règlement n°1304 / 2013 Sur demande d’un Etat membre, la Commission peut prendre un règlement délégué pour mettre en place un barème de coûts standards unitaires ou un montant forfaitaire. Le forfait déterminé est remboursé sous réserve de l’atteinte d’objectifs, mesurés par des indicateurs. L’Etat est remboursé par la Commission sur la base de cette option de coûts simplifiés. Le bénéficiaire peut être remboursé par l’Etat sur une base différente. Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 1. Présentation des OCS Exemple d’application de l’article 14 (1) par la DGEFP : la Garantie Jeunes Réf : règlement délégué (UE) 2015/2195 de la Commission du 9 juillet 2015 Dispositif mis en œuvre par les missions locales, qui s’adresse aux jeunes de moins de 26 ans en situation de grande précarité : combinaison d’accompagnement collectif et individualisé avec mises en situation professionnelle - Garantie de ressources via le versement d'une aide financière dégressive - Parcours défini sur une période de 12 mois. Coût standard unitaire déterminé : forfait de 3600 € par jeune ayant achevé le parcours de 12 mois et atteint les objectifs fixés (sortie positive : emploi, création d’entreprise, entrée en formation, mise en situation de travail de 80 jours). Avantages : déclaration de dépenses plus simple, meilleurs suivi qualitatif des projets Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Présentation du guide méthodologique Stéphane Ouazan, CGET Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire 1. Objectifs du guide Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Le contexte Pilotage • Une prestation financée par Europ’act et encadrée par le CGET avec un comité de pilotage ad-hoc Périmètre • Un travail uniquement sur les montants forfaitaires et les barèmes standards de coûts unitaires pour tous les FESI Objectifs • Faciliter le choix et la définition d’OCS • Présenter les avantages et inconvénients de chaque option • Identifier des méthodes de calcul mobilisables • Relever des points d’attention, de vigilance ou de recommandation Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Etude sur les options envisagées Les taux forfaitaires issus des règlements : 15% (tous Fonds), 40%(FSE) et dans une moindre mesure 20% (CTE) et de la période précédente (20% FSE pour certains bénéficiaires de la métropole et FEDER pour certaines régions) Barème de coûts horaires de personnels Fort intérêt sur la mobilisation de l’article 14.1 permettant de valider un barème avec la CE (en particulier sur la formation professionnelle) Barème surfacique / linéaire (plantation de vergers / haies) Coût horaire de fonctionnement de plateaux techniques Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Etude sur les options envisagées Montants forfaitaires pour des micro-projets / évènements Montants forfaitaires pour le montage de projet (CTE) Réticences sur les méthodologies ex-ante et peu de mobilisation sur les politiques de l’Union et les subventions nationales Des pratiques disparates entre Etats membres cf. annexes du guide Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire 2. Analyse des prérequis Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Quatre principales questions • L’opération est-elle externalisée via marché public ? • S ’agit-il d’une opération FSE pour laquelle un soutien public inférieur à 50 000 € est versé au bénéficiaire ? • Dans le cadre des opérations visées, est-ce que le bénéficiaire est soumis à un régime d’aides d’Etat ? • Les co-financeurs ont-ils des assiettes et des modalités de paiement similaires ? Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire 3. Bien choisir son OCS Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Schéma d’aide à la décision • L’opération est-elle d’un montant supérieur à 100 000 € de contribution publique ? • Les opérations attendues sont-elles récurrentes ? Un grand nombre de dossier est-il attendu ? • Les catégories de coûts sont-elles facilement identifiables ? • Les bénéficiaires sont-ils en mesure de produire des preuves fiables de la réalisation des actions ou des résultats associés ? • L’opération se caractérise-t-elle par une activité quantifiable ? Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Avantages Taux réglementaire - Sécurité juridique (pour les taux validés par la CE) - Inconvénient Simplification partielle (ne couvre qu’une partie des coûts) - Spectre large d’application - Risque de sur/sous financement suivant l’assiette (tout type de projets / thématiques) - Risque de double financement Possibilités de couverture d’une partie ou de l’ensemble des coûts - Effort de sécurisation de la méthode de calcul et justificatifs associés - Utilisation restreinte à des opérations normalisées - Effort de sécurisation de la méthode Barème standard de coût unitaire - Progressivité de la base de paiement - Coût unitaire connu à l’avance du bénéficiaire Base de calcul large - Mise en œuvre fortement facilitée pour des petits projets - Montants limités à 100 000 euros de contribution publique - Montant total perçu connu à l’avance par le bénéficiaire - Perception d’un paiement non garanti pour le bénéficiaire Montant forfaitaire Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire 4. Eléments méthodologiques Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Modalités de mise en place • L’utilisation des options proposées dans les règlements • Des méthodes validées par la Commission européenne durant la période de programmation précédente à conditions qu’il s’agisse de même opérations dans la même zone géographique • Pour le FSE : un projet de budget convenu ex-ante avec l’autorité de gestion pour les opérations inférieures à 100 000 € de soutien public Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Modalités de mise en place • Des méthodes appliquées dans le cadre des politiques de l’Union pour le même type d’opération et de bénéficiaire (ex : tx de 25% sur H2020) cf. annexes du guide • Des subventions nationales en vigueur pour des types d’opérations et de bénéficiaires similaires cf. annexes du guide • Une méthode juste équitable et vérifiable basée sur des données statistiques ou autres informations objectives, sur des données historiques des bénéficiaires, ou sur les pratiques habituelles de comptabilisation des coûts des bénéficiaires (nécessité d’une étude ex-ante visant à justifier de la méthode de calcul) Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Une méthode de calcul juste équitable et vérifiable • Le calcul doit être « raisonnable et non excessif ou extrême » (cf. note d’orientation) • L’égalité de traitement doit être garantie entre bénéficiaires et actions • La vérification doit être assurée : – – – Un calcul détaillé (coûts, critères de réalisation…) ; Des données pertinentes et fiables ; Des pièces justificatives adéquates. Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Deux approches principales • L’approche statistique permettant de définir un barème de coût unitaire ou un montant forfaitaire qui pourra s’appliquer à l’ensemble des bénéficiaires – – • Utilisation de statistiques générales Utilisation de données historiques L’utilisation de données individuelles propre à chaque bénéficiaire permettant de définir un barème ou montant destiné au seul bénéficiaire concerné – – Utilisation des pratiques comptables individuelles Utilisation de données historiques individuelles Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Approche retenue Statistiques générales Avantages Approche générique qui peut poser des problèmes de justesse ; Données accessibles, fiables et automatiquement actualisables (en fonction de la fréquence de publication des données) ; (Données publiques, études Application à un ensemble d’acteurs / opérations de marché, etc.) Statistiques de données historiques (programme 2007-2013) inconvénients Données existantes et relatant les coûts réellement encourus par catégories de coûts éligibles ; Peu adapté à certains types de coûts ; Problème de disponibilité (échelle géographique, problème de secret statistique, etc.) Travail important de réexamen de dossiers si l’on recherche des coûts précis (pas identifiables dans PRESAGE) Possibilité de cibler des types d’opérations précis Ne prend pas en compte les évolutions de contexte et d’objectifs associés aux programmes (si base 2007-2013) ; Facilité de calcul d’un coût global / réalisation ou résultat visé Difficilement actualisable (sauf application d’un taux défini à partir d’autres information) Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Approche retenue Pratiques comptables individuelles Données historiques individuelles Avantages Données disponibles et contrôlables auprès d’un ensemble de bénéficiaires (sous réserve de pratiques comptables conformes) ; Prise en compte possible de spécificité des opérateurs (taille des structures, coût réellement encourus, etc.) Données contrôlées relatant les coûts réellement encourus par catégories de coûts éligibles ; Possibilité de cibler des types d’opérations précis inconvénients Lourdeur de la mise en œuvre (nécessite de réaliser les calculs pour chaque opérateur…) ; Risque d’iniquité (du fait du niveau de données différent disponible selon les bénéficiaires). Nécessite donc une comptabilité analytique pour isoler les coûts éligibles concernés par l’opération ; Actualisation compliquée car nécessite de reconduire l’exercice comptable (on passe alors en coûts réel…) ; Lourdeur de la mise en œuvre (nécessite de réaliser les calculs pour chaque opérateur…) ; Réservé aux acteurs historiques (pas de nouveaux entrants) ; Pas d’actualisation possible (sauf appliquer un taux annuel) Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Approche historique : coût horaire pour les projets de R&D en Irlande du nord Durant la période précédente: 50% des dépenses des projets R&D et 35% des erreurs lors de contrôles Traitement de données historique sur 112 projets clos entre le 1er janvier 2011 et le 31 décembre 2013 impliquant 77 entreprises Faible dispersion des données (coûts horaires, taille des entreprises, etc.) : coût horaire unique (simplification maximale) coût horaire pour les frais de personnels pour l’OT1 : £21.11 / heure + taux forfaitaire Approche statistique: barème de coûts pour les activités R&D (données INSEE 2012 + indice coût du travail) INDICATEURS Catégorie socioprofessionnelle (5 modalités) Ensemble Salaire horaire brut chargé indexé 2015 (€) Cadres et professions Professions Ouvriers Employés intellectuelles intermédiaires qualifiés supérieures Ouvriers non qualifiés Activité en 6 ou 88 postes de la nomenclature agrégée M Activités spécialisées, scientifiques & techniques 72 - Recherche-développement scientifique 40 59 30 26 30 30 46 59 34 31 35 37 Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire 5. Points d’attention Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Points d’attention Information auprès des bénéficiaires et transparence de l’application à garantir Définition et justification des coûts, réalisations et résultats Conventionnement Cofinancement Respect des autres réglementations Rétroactivité Avances et paiement intermédiaires / Suivi des réalisations et résultats de l’opération Anticiper les contrôles et les risques d’irrégularités Actualisation Combinaison d’OCS Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire Guide disponible en ligne 3. Les options de coûts simplifiés mises en place dans d’autres autorités de gestion 4. Autres éléments de simplification et actualités Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités La simplification FSE, c’est aussi… La sécurisation de la gestion Recentrage des crédits FSE sur des projets de taille importante Choix des dépenses valorisées dans les plans de financement Réduction du nombre d’organismes intermédiaires Simplification des procédures administratives par la dématérialisation des procédures et documents Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités La simplification FSE, c’est aussi… La limitation du nombre d’audits Le règlement (art 148) prévoit que les petites opérations (inférieures à 150 000 € de FSE) ne feront pas l’objet de plus d’un audit par l’autorité d’audit ou la Commission européenne. Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités Eléments d’actualité sur la simplification de la gestion du FSE Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités Participation aux groupes de travail sur la simplification : La DGEFP participe au groupe de travail national copiloté par le CGET, en lien avec le SGAE, pour contribuer aux travaux du groupe d’experts de haut niveau : ce groupe d’experts fait des propositions de simplification à la Commission européenne. La DGEFP participe au réseau thématique FSE de coopération transversale entre les Etats membres sur la simplification : permet de faire émerger des propositions partagées en matière de simplification. Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités Propositions de simplification des autorités françaises Travaux interministériels ayant pour objectif de proposer des évolutions de la règlementation : 3 notes des autorités françaises (22 mars 2016, 15 avril 2016, 29 juillet 2016) envoyées à la Commission par le SGAE. Propositions générales de simplification : Assurer la compatibilité de la règlementation du FSE avec celle des aides d’Etat. Publier à temps et en français la règlementation et les documents d’orientation applicables. Limiter la rétroactivité des interprétations remettant en cause des pratiques existantes. Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités Renforcer la proportionnalité des audits : Difficulté Proposition Rétroactivité des normes d’audit Les opérations sont auditées au regard des normes en vigueur au jour de l’audit et non au jour du conventionnement. Eviter l’application rétroactive des normes d’audit : auditer les opérations au regard de la norme applicable au jour du conventionnement. Opérations auditées plusieurs fois Les opérations inférieures à 150 000 € ne peuvent être auditées qu’une seule fois. Diminuer le nombre d’opérations pouvant être auditées plusieurs fois. Les opérations inférieures à 300 000 € ne peuvent faire l’objet que d’un seul audit. Taux d’irrégularités acceptable trop bas Le taux d’irrégularités acceptable sur l’ensemble du programme opérationnel est de 2%. Seuil très bas. Augmenter ce taux pour les irrégularités non frauduleuses. Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités Alléger les pièces justificatives à fournir : Difficulté Proposition Justificatifs trop nombreux pour les dépenses de personnel contrats de travail et bulletins de salaire + documents attestant de l’acquittement. Limiter les documents à fournir contrats de travail et bulletins de salaires Suivi du temps fastidieux pour les personnels à temps partiel Obligation de faire signer des fiches de suivi des temps par le salarié et l’employeur. Alléger les justificatifs Pour les personnels à temps partiel fixe à quotité prédéterminée, les contrats de travail ou fiches de poste suffisent. Difficulté d’obtenir les justificatifs de domicile pour les jeunes participants dans les opérations IEJ Simplifier l’obtention des justificatifs La justification du domicile du participant est liée à a domiciliation du service public de l’emploi dans lequel il est inscrit. Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités Résultats : la Commission européenne a répondu partiellement aux propositions des autorités françaises. - Réponse positive pour la possibilité de justifier les dépenses de personnel à temps partiel fixe et prédéterminé modification de l’arrêté d’éligibilité (arrêté du 8 mars 2016) pour intégrer cette possibilité. La modification permettra également de justifier l’acquittement des dépenses de personnel par les seuls bulletins de salaires. Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités Modification de la réglementation Projet de règlement modificatif présenté par la Commission dans le cadre de la révision à mi-parcours du cadre financier pluriannuel Nouveau règlement financier, remplaçant le règlement 966/2012 Modification du règlement général 1303/2013 Modification du règlement FSE 1304/2013 Négociations en cours entre la Commission et la France (via le SGAE) Objectif : entrée en vigueur le 1er janvier 2018 Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités Exemples de modifications figurant dans le projet de règlement : Justification des dépenses calculées en utilisant une option de coûts simplifiés Situation actuelle Modification issue du règlement Pas de précisions sur les vérifications Précision : pas de preuve de à faire en cas d’utilisation d’un OCS. l’acquittement des dépenses nécessaire. Justification des dépenses de personnel à temps partiel à quotité fixe Situation actuelle Modification issue du règlement Obligation de signer des fiches de suivi du temps pour chaque salarié à temps partiel. Le contrat de travail, la fiche de poste ou lettre de mission suffisent pour justifier du temps passé sur l’opération. Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités Exemple de modifications figurant dans le projet de règlement : Taux de 40% des dépenses de personnel pour calculer l’ensemble des coûts restants Situation actuelle Modification issue du règlement Dépenses de personnel X 40% = total des coûts restants d’un opération Les salaires versés aux participants ne sont plus considérés comme des coûts restants de l’opération et peuvent être pris en charge en plus des coûts de personnel et du montant forfaitisé. Ils ne rentrent cependant pas dans l’assiette de calcul du montant forfaitisé. Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités Certains éléments du règlement "Omnibus" vont être mis en œuvre par anticipation, à compter de la publication de l’arrêté d’éligibilité modifié : → Justification des dépenses de personnel à temps partiel à quotité fixe et prédéterminée Contrat de travail ou fiche de poste (au lieu des fiches de temps) → Justification de l’acquittement des salaires Copie des bulletins de salaire (plus besoin de documents comptables) Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 4. Autres éléments de simplification et actualités Certaines demandes françaises de simplification ne figurent pas dans le projet : • La compatibilité de la règlementation des fonds européens avec la règlementation des aides d’Etat • Le principe de non-rétroactivité de la norme d’audit (une opération serait auditée au regard de la norme applicable le jour du conventionnement) • Le doublement à 300 000 € du seuil en-deçà duquel une opération ne peut pas faire l’objet de plus d’un audit. • L’augmentation du taux d’irrégularité acceptable (à 2% aujourd’hui). Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs Merci de votre attention
