Comment mieux se concentrer sur les e-mails prioritaires

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LIVRE BLANC Comment mieux se concentrer sur les e-mails prioritaires
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Comment mieux se concentrer
sur les e-mails prioritaires ?
Détecter, classer et désinscrire
Auteurs
Georges LOTIGIER (CEO)
Vade Retro Technology
Mise à jour : Mai 2012
w w w. va d e - re t ro. co m
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Comment mieux se concentrer sur les e-mails prioritaires ?
Sommaire
Préface ................................................................................................................. 3
Qu’est-ce que l’e-mail à caractère commercial ? ..................................... 4
Pourquoi est-il autant utilisé ? ...................................................................... 5
A ce jour quelle est la répartition du flux que nous recevons ? ......... 6
Comment détecter les e-mails publicitaires ? .......................................... 9
Quelles actions effectuer de façon automatique sur ces e-mails ? .. 10
Comment s’en désinscrire ? ........................................................................ 12
Classification prioritaire et désinscription sécurisée ............................ 13
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Comment mieux se concentrer sur les e-mails prioritaires ?
Préface
Le spam est filtré aujourd’hui de façon satisfaisante par les FAIs des pays industrialisés, et pourtant, l’indice
de satisfaction des usagers est plutôt en baisse sur le sujet.
En effet, l’usager voit sa boîte e-mail envahie de publicités qu’il ne désire pas forcément, et le spam n’est
pas une notion précise pour tous : une publicité légitime va être déclarée comme un spam par beaucoup,
alors que d’autres usagers attendent cette même offre promotionnelle avec impatience.
Par ailleurs, peu se désinscrivent, de peur de récupérer un malware ou de valider leur adresse dans une
base de données… Rumeur ou réalité, c’est un fait, le problème ne se régule pas. Comme la croissance
des e-mails commerciaux a été de plus de 70% en un an, publicités, newsletters, alertes réseaux sociaux…,
le problème s’amplifie considérablement : ça déborde !
L’usager attend maintenant une boîte aux lettres plus lisible et plus efficace : une gestion priorisée des
e-mails pour accéder directement aux e-mails interpersonnels et lire les autres quand il a un peu de temps.
Le besoin est encore plus important au travail où les publicités sont vécues comme des intrusions
perturbatrices.
Enfin, pour que le dossier «gray e-mails» reste malgré tout peu encombré et pour éviter un trafic inutile,
la désinscription reste importante. Comme l’usager est frileux sur le sujet, et il faut reconnaître que
c’est souvent fastidieux, il peut être utile de faciliter et sécuriser cette désinscription par un outil adapté.
En améliorant la lisibilité des e-mails et en limitant la réception aux e-mails vraiment acceptés par
l’utilisateur, tous les acteurs en tirent avantage, l’usager, le FAI, mais également les sociétés de marketing
qui auront des envois plus ciblés sans dégradation de leur image de marque.
Vade-Retro a investi beaucoup en R&D sur le classement des e-mails commerciaux et leur désinscription
assistée. Voici notre analyse du sujet.
Georges Lotigier
CEO
Vade-Retro Technology
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Qu’est-ce que l’e-mail
à caractère commercial ?
Afin de mieux cerner les types de messages susceptibles d’atteindre les utilisateurs et de différencier
les modalités des actions à entreprendre, il est important de poser quelques définitions concernant les
e-mails à caractère commercial. Il faut d’abord comprendre que les avantages inhérents à la diffusion
de messages à grande échelle comme le spam sont également valables pour les e-mails commerciaux :
facilité d’envoi, faible coût de l’expédition et possibilité de toucher un grand nombre de clients potentiels.
Un message commercial est un message ayant pour origine une société qui souhaite faire connaître son
site, ses produits, ses promotions. Ces offres peuvent être adressées à des clients qui se sont abonnés
d’eux-mêmes au service ou bien à des utilisateurs n’ayant pas sollicité ce type d’envoi mais dont
l’adresse e-mail s’est retrouvée dans les bases de données de l’expéditeur par le jeu d’achat de fichiers
ou par une «récolte» d’adresses dans un concours sur un site web, par exemple.
Une autre catégorie de message commerciaux est abusivement intitulée «newsletter» car à l’origine,
il s’agit de messages à caractère purement informatif, souvent dans le domaine technique. Cela permet
de fidéliser les utilisateurs en leur donnant la sensation d’appartenir à un petit cercle de privilégiés.
Dans le domaine commercial, on retrouve la même utilisation avec des promotions ponctuelles
accessibles uniquement aux abonnés.
Si nous nous plaçons toujours dans le cadre d’une démarche active de la part du client (il s’agit de ce
que l’on appelle l’opt-in), il n’y a pas de problème légal pour la réception de ce type de messages.
En revanche pour les utilisateurs n’ayant pas sollicité ces messages, ceux-ci apparaissent comme un
nouveau type de «spam», d’autant que leur distribution devient de plus en plus ample.
Il est pourtant important de faire la différence entre le mail commercial et le spam proprement dit :
la diffusion à grande échelle du spam est souvent beaucoup moins ciblée.
Les moyens de diffusion des mails publicitaires passent principalement par des plates-formes de
routage professionnel, qui sont, garants d’une certaine «qualité» du message en répondant aux
caractéristiques d’une «bonne» publicité : expéditeur identifié et reconnu, lien de désinscription présent
dans le corps du message, etc.
A contrario, le spam utilise la force de frappe de réseaux de PC infectés pour répandre des vagues de
messages contenant des pièces jointes infectées, des liens internet malveillants ou des messages
destinés à piéger l’utilisateur (comme le phishing par exemple).
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Pourquoi est-il autant utilisé ?
L’e-mail marketing est sans conteste l’outil de marketing direct le plus efficace qui soit, lorsqu’il est
correctement ciblé et organisé. Pas étonnant dès lors qu’il soit autant utilisé !
L’e-mail marketing autorise ce qu’aucun autre mode de marketing direct ne permet de faire. Il permet,
dans des conditions de rapport Coût/Efficacité exceptionnelles, de développer une relation étroite et
régulière avec les prospects, clients ou partenaires de l’émetteur du message et contribue à valoriser
le “Capital client”. Chaque échange étant l’occasion d’en savoir un peu plus sur son interlocuteur afin
de mieux le servir.
Quels sont les principaux avantages de l’e-mail marketing pour une entreprise ?
• Le faible coût global : des coûts fixes inférieurs aux autres médias de communication (création,
préparation...) et des coûts de routage extrêmement bas, qui tendent vers presque rien par
message lorsque les volumes diffusés deviennent importants.
• La simplicité et la rapidité de mise en oeuvre : une campagne d’e-mailing est plus facile à
mettre en place qu’une campagne de mailing papier par exemple, qui nécessite plus
d’intervenants et réunit plus de contraintes.
• L’asynchronisme : l’e-mail ne nécessite pas une réaction immédiate tel un appel téléphonique
par exemple. Les destinataires peuvent prendre connaissance du message quand ils le souhaitent
et répondre à leur propre rythme.
• L’interactivité et l’attractivité du média : l’e-mail peut être conçu pour déclencher une
action immédiate du destinataire, qui peut d’un simple clic aller au-delà de la lecture de
l’e-mail. Ainsi une offre commerciale peut déclencher l’achat immédiat par un clic vers le site
marchand, une offre d’information peut pousser l’internaute à cliquer vers le site web général.
• La rapidité des retours : dans la très grande majorité des cas, les campagnes d’e-mail marketing
permettent d’obtenir les premiers résultats dans les heures qui suivent sa mise en œuvre.
D’une façon générale, on constate que 80% des retours ont lieu dans les 72 heures qui suivent
le début de la campagne d’e-mail marketing.
• La traçabilité et le suivi du ROI : le comportement des destinataires peut être suivi en temps
réel, et les rapports statistiques disponibles en instantané permettent d’évaluer la performance
d’une campagne et d’analyser la réceptivité de chacun des destinataires au cas par cas si
nécessaire.
• Le marketing viral : Un e-mail est facilement transférable par un destinataire vers sa propre
base de contacts. Le message est en quelque sorte recommandé par le destinataire auprès de
ses propres contacts d’où un effet de levier important et la conquête possible de nouveaux clients
non destinataires de la campagne d’e-mailing initiale.
L’engouement pour le marketing direct par e-mail est aussi son principal ennemi. En effet le volume de
courrier électronique dépasse de trois fois le volume de courrier postal et créé chez les utilisateurs, par
la saturation des boites aux lettres qu’il implique, une forte méfiance. Pour ne pas pousser le consommateur
potentiel à ce stade de défiance, il est nécessaire que les entreprises de marketing direct suivent une
sorte de déontologie et appliquent à elles-mêmes des règles de bonnes conduites concernant l’envoi
d’e-mail en nombre.
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A ce jour quelle est la répartition
du flux que nous recevons ?
Nous ressentons tous un accroissement de la pression de l’e-mail marketing dans nos boites aux lettres :
le graymail. Cela ne fait plus aucun doute aujourd’hui que gérer au mieux la publicité au sein des boites
de réception est un sujet majeur de l’e-mailing afin de préserver la productivité des utilisateurs.
Le graphique ci-dessous montre la répartition d’un flux nettoyé de menaces (spam, virus, etc). Il met en
exergue l’évolution des e-mails dits non-prioritaires (publicité, newsletters) et ceux dits prioritaires à savoir
les e-mails interpersonnels.
Schéma 1 catégorisation du flux
Mesure effectuée sur l’ensemble des plateformes Vade Retro Center entre le 2 Mai 2011 et le 06 Mai 2012 – Marché corporate
Ce graphique montre que le volume d’e-mails non prioritaires augmente lorsque celui des e-mails
interpersonnels reste constant. La tendance nous montre que dans le futur, le flux des e-mails publicitaires
pourrait être plus important que le flux des e-mails interpersonnels.
Lorsque l’on mesure les valeurs de point à point, au début de notre analyse, 30% du flux transmis
après détection des menaces concernait des e-mails commerciaux ou des newsletters. Début
Mai 2012, nous constatons que ce flux est aujourd’hui évalué à 50%.
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Focus sur le marché corporate
Dans la première version de ce livre blanc, nous vous avions montré le graphique suivant :
Schéma 2 – Catégorisation du flux – Marché corporate V1
Mesure effectuée sur l’ensemble des plateformes Vade Retro Center
entre le 2 Mai et le 9 Octobre 2011 sur un volume de 900 Millions d’e-mails.
La majorité des éditeurs antispam ont les capacités techniques d’identifier le spam et ainsi nettoyer une
partie des boites aux lettres. Le marché évolue pour tendre vers une utilisation massive de l’e-mail en
particulier pour la prospection. Nous observions que sur le flux restant nettoyé par la majorité des
éditeurs, 40% des e-mails délivrés ne sont pas des e-mails interpersonnels mais du graymail (publicité,
newsletters). Les utilisateurs souhaitent recevoir ces e-mails mais, pour la plupart, ne souhaitent pas les
lire au moment de la réception. Il est donc important d’identifier une méthode de gestion spécifique.
Schéma 3 – Catégorisation du flux – Marché corporate V2
Mesure effectuée sur l’ensemble des plateformes Vade Retro Center
entre le 7 Novembre 2011 et le 6 Mai 2012 sur un volume de 600 Millions d’e-mails.
Au travers de cette nouvelle étude, nous observons que le volume diminue au profit du flux légitime
qui passe de 8% à 12%. Lorsque nous analysons de plus près le flux légitime nous observons que la part
de publicité a en moyenne progressé de 2% par rapport aux e-mails prioritaires.
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Focus sur le marché des particuliers
Les particuliers sont beaucoup plus impactés par le phénomène. Premièrement, ils achètent sur le web
et ont donc de nombreuses opportunités de transmettre leur adresse e-mail aux marketeurs.
Deuxièmement, Ils émettent et reçoivent beaucoup moins d’e-mails que les professionnels ce qui
implique que le part de publicités ou newsletters au sein de leur boite de réception est beaucoup plus
importante. Un de nos clients FAI a mis en place la détection des newsletters et e-mails commerciaux
et d’après son témoignage, nous pouvons affirmer qu’un particulier reçoit 80% de ce type d’e-mails
au sein de sa boite de réception – après nettoyage du flux par une solution antispam / antivirus.
Schéma 4 – Catégorisation du flux – Marché des particuliers
Chiffres issus d’un témoignage client - FAI
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Comment détecter les e-mails publicitaires ?
Au même titre que la détection des différentes menaces au sein de l’e-mail, un certain nombre de
techniques permettent la détection des e-mails à caractère commercial :
Bayésien :
La technique du bayésien, beaucoup utilisée pour l’antispam, peut être adaptée à la recherche
d’e-mail à caractère commercial. Le moteur peut rechercher des mots comme «acheter», «promotion»,
etc et ainsi détecter un e-mail à caractère commercial. Une utilisation avancée du bayésien permet de
définir un domaine d’activité concerné par la publicité.
Cependant, la technologie bayésienne rencontre beaucoup de difficultés face à un nombre de mots
appartenant à plusieurs catégories et ne permet pas un classement sûr de l’e-mail.
Heuristique :
La technologie heuristique permet d’aller très loin en s’appuyant sur la détection de schéma d’e-mails
marketing. Un exemple simple d’une utilisation heuristique peut être la détection d’une formule de
désinscription comme «pour vous désinscrire cliquez ici». L’accumulation d’algorithmes basés sur
l’exemple permet de catégoriser un e-mail comme publicitaire ou un autre comme spam.
Signature :
L’utilisation de la technique de signature doit être précédée d’une réputation servant de données
d’entrées au système de signature.
Un système pourrait s’appuyer sur des retours utilisateurs comme «Ceci est une publicité» pour créer
des signatures et ainsi rapprocher tout e-mail rentrant dans le rayon de ressemblance de la signature.
Pour que cette technique soit efficace, la ressemblance entre les mails doit être constante, or le laboratoire
Vade Retro Filter Live mesure tous les jours de nouvelles publicités à forte variation rendant cette
technologie inefficace.
Réputation :
La réputation peut être en partie utilisée pour détecter les envois en masse et donc détecter les
campagnes d’e-mailings importantes transmises au travers d’un service de routage professionnel.
Cette technique ne permet pas d’effectuer la différence entre certains spams envoyés en masse, les vraies
newsletters et les campagnes d’e-mailing.
De plus cette technique rencontre de fortes contraintes face à l’utilisation dynamique d’adresses IP
permettant de répartir une campagne en de nombreuses origines IP et donc diminuant l’effet de masse
par origine.
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Quelles actions effectuer
de façon automatique sur ces e-mails ?
Lorsque l’e-mail commercial est détecté par un outil d’analyse automatique, plusieurs actions peuvent
ensuite être entreprises. Selon le principal besoin de l’utilisateur, l’action s’orientera sur les capacités à
libérer la boîte de réception et donc faciliter l’accès à la lecture des e-mails prioritaires, ou s’orientera
sur la capacité à proposer une consultation rapide des publicités sur demande.
Les possibilités sont infinies et ne cesseront jamais d’évoluer. De plus le besoin de consultation est
en plein développement rythmé par l’utilisation des terminaux mobiles ( Tablettes multimédia,
Smartphones, etc).
D’une façon générale, il est possible d’effectuer d’une façon assez simple les actions suivantes :
Possibilités d’utilisation
Avantages
Inconvénients
Routage transparent
Permet d’effectuer des statistiques sans
changer l’utilisation de la messagerie pour
l’utilisateur final.
N’effectue aucun tri, aucune organisation et
donc n’améliore pas l’utilisation de la boite de
réception de l’utilisateur final.
Permet de distinguer rapidement dans la
boite de réception les e-mails identifiés. Ceci
permet à l’utilisateur de se paramétrer des
règles de classement sur son client de
messagerie.
La boite de réception n’est pas allégée et
même si la recherche est accélérée, l’utilisateur
doit parcourir tous les e-mails pour consulter
ses e-mails personnels.
Permet de libérer la boite de réception de
l’utilisateur. L’utilisation sera donc grandement
simplifiée.
Le dossier type «Courriers indésirables» est
rarement consulté. La publicité, prospection
BtoB ou BtoC est traitée avec le même niveau
de sévérité que l’e-mail illégitime.
La consultation des publicités sera fastidieuse
car celle-ci est mélangée parmi le volume
important de spams, scams et autres courriers
indésirables.
Mettre en quarantaine, dossier type :
«Courriers indésirables» avec un tag
spécifique dans l’objet de l’e-mail
Permet de libérer la boite de réception de
l’utilisateur. L’utilisation sera donc
grandement simplifiée. La recherche de la
publicité dans le dossier «Courrier
indésirables» sera facilité par le tag spécifique.
Le dossier type «Courriers indésirables» est
rarement consulté. La publicité, prospection
B2B ou B2C est traitée avec le même niveau
de sévérité que l’e-mail illégitime.
Affichage dynamique
de la boite de réception
Cette méthode permet d’une façon simple
de distinguer à l’affichage au sein d’un même
dossier ce que l’utilisateur veut voir.
Interpersonnel ou publicité.
L’organisation des e-mails à terme n’est pas
structurée car tout est rassemblé dans un
dossier commun. L’utilisation de la boîte au
travers d’une connexion IMAP ou POP ne
bénéficie pas de ces avantages.
Cette méthode rassemble les avantages du
dossier quarantaine type «Courrier indésirables»
tout en proposant une distinction claire et en
vision directe des e-mails commerciaux à la
publicité.
L’utilisateur peut ne pas aller régulièrement
dans ce dossier.
Insérer un tag spécifique
dans l’objet de l’e-mail
Mettre en quarantaine, dossier type :
«Courriers indésirables»
Définir un dossier dédié
à la publicité
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Au-delà d’une action spécifique orientée utilisateur, un bénéfice fort peut en être tiré au niveau du
stockage. Nous avons mesuré qu’un e-mail à caractère commercial ou information type newsletter
pèse en moyenne 30ko alors qu’un spam pèse en moyenne 3ko. Le stockage des publicités se révèle
aujourd’hui bien plus important que le stockage d’une partie des spams dans les quarantaines utilisateurs.
Une solution peut-être de proposer à l’utilisateur soit une rétention spécifique pour les publicités avec
purge automatique des e-mails au-delà de X jours. Cette valeur pourrait être paramétrable et positionner
la valeur à 30 jours permettrait de proposer à l’utilisateur de toujours conserver au moins le dernier
exemplaire d’une newsletter mensuelle par exemple. Cette politique de purge peut-être alliée à l’écologie
en y associant le coût CO2 du stockage d’un e-mail et ainsi démontrer à l’utilisateur le geste en faveur
de l’écologie qui résulte de cette politique de purge des newsletters et e-mails à caractère commercial.
Détecter le graymail n’est qu’une partie de la solution. En effet, l’étape après classement et / ou purge
consiste à se désinscrire de ce type d’e-mails de façon à ne recevoir que les offres désirées et ainsi
maintenir côté Routeur et Annonceur des bases clients saines.
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Comment s’en désinscrire ?
De nombreux Etats ont souhaité encadrer l’utilisation de la publicité par courrier électronique.
En 2002, une directive européenne impose l’Opt in comme principe afin d’harmoniser la communication
à des fins de prospection directe au sein de l’Union Européenne.
Aux Etats Unis, George W. Bush promulgue en 2003 la loi fédérale CAN-SPAM Act avec pour principe l’Opt
Out. La loi exige toutefois un respect de la désinscription sur 3 points :
• Un mécanisme de désabonnement visible et utilisable doit être présent dans tous les e-mails.
• Les requêtes des utilisateurs doivent être honorées dans les 10 jours qui suivent.
• Que les listes de suppression soient utilisées à des fins respectueuses de l’utilisateur
Certains Etats ont toutefois posé le principe de l’Opt In, notamment la Californie.
En France, l’article L34-5 du code des postes et des communications électroniques impose dans ses deux
premiers alinéas l’interdiction d’utiliser l’opt-out (option de retrait) pour les particuliers (au profit de
l’opt-in). Seuls les e-mailing concernant des activités commerciales entre entreprises sont autorisées
à utiliser le principe de l’opt-out. L’e-mail doit être en relation avec l’activité professionnelle du
destinataire. D’autres pays ont également défini par des lois ou des codes de bonne pratique,
une utilisation précise de l’e-mailing comme le Japon (Act on the protection of personal Information,
2003), le Canada, la Corée (loi relative aux télécommunications et à la protection des informations) ou
encore l’Australie (eMarketing Code and Practice).
Qu’il se soit inscrit consciemment, par inattention ou par défaut, l’utilisateur qui souhaite recevoir les
prospections commerciales à un instant T ne souhaite pas forcément les recevoir à un instant T1.
Ainsi de nombreux e-mails contiennent le champ List-Unsubscribe dans les champs d’entête lequel
contient l’adresse de désinscription de la campagne d’e-mailing. Ce champ n’est pas obligatoire mais
définit dans la RFC 2369.
En plus de ce champ inscrit dans les entêtes protocolaires, ces annonceurs et routeurs intègrent en bas
de campagne un lien amenant à la désinscription et donc plus accessible par l’utilisateur final que
l’exploration des entêtes protocolaires.
Pour utiliser ces liens de désinscription, il est conseillé d’avoir un poste de travail protégé ainsi qu’un
navigateur dont la politique de sécurité des injections (type Javascript, Active X) est verrouillée. En effet
ces liens peuvent être utilisés pour tromper le jugement de l’utilisateur final et ainsi l’amener sur un site
injectant un malware sur son poste de travail.
De façon globale pour mieux gérer ces e-mails à caractère commercial, il faut disposer d’un répertoire
permettant de les isoler et de les consulter à la demande en intégrant un moyen de désinscription
facilité et sécurisé. Ainsi les bases des annonceurs et des routeurs seront nettoyées et les “tuyaux” des
fournisseurs d’accès à internet permettant de router le flux e-mails seront optimisés.
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Classification prioritaire
et Désinscription sécurisée
Pour répondre à cette problématique, Vade Retro Technology propose deux briques applicatives :
+
La classification prioritaire est un module complémentaire aux technologies actuelles Vade Retro
Technology qui peut être implémenté derrière n’importe quelle solution antispam dans l’objectif de filtrer
le graymail (publicités, newsletters, notifications) de manière à proposer une boite de réception ne
contenant que les e-mails interpersonnels dits «Prioritaires». Le module propose de classer les publicités
et newsletters transmises en 3 états spécifiques en fonction de la qualité de la campagne et de la
réputation du couple sender/routeur :
Campagnes d’e-mailing envoyées au travers de plateformes
de routage professionnelles. (E-Circle, Experian CheetahMail,
MailPerformance, etc). Ces acteurs du marché respectent les
règles d’utilisation de la publicité par e-mail : liens de
désinscription, nettoyage des listes, etc.
Tout e-mail publicitaire envoyé et respectant les règles
d’utilisation de la publicité et non envoyé au travers d’une
plateforme de routage professionnelle. Ici les règles
heuristiques utilisées sont prédictives et génériques.
Tout autre campagne publicitaire ne respectant pas les
règles de l’e-mailing et présentant un contenu mal organisé,
non-respect du CAN-SPAM, non présence d’un lien de
désinscription, etc.
La désinscription sécurisée permet de faciliter la désinscription en offrant une détection automatique
des liens de désinscription intégrés dans les e-mails puis en jouant la désinscription auprès de l’annonceur
ou de la plateforme de routage de manière sécurisée et automatisée. Le service offre la possibilité à
l’utilisateur de suivre l’état de ses désinscriptions au travers d’une fenêtre récapitulative en cas de
sélection de plusieurs e-mails à désinscrire.
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A propos de
Vade Retro Technology
Avec la protection de plusieurs
centaines de millions de boîtes
aux lettres dans le monde,
Vade Retro Technology est le
spécialiste de la messagerie
contre tous les types de
courriers indésirables. Outre la
protection des plus grands
fournisseurs d’accès Internet
français et internationaux,
l’entreprise protège également
des milliers de PME et grandes
entreprises ainsi que plusieurs
millions d’indépendants et
40C1V3-05/12 FR
particuliers.
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