Archivage des images médicales : comment s`y préparer ?

Archivage des images médicales :
comment s’y préparer ?
À l’heure où l’imagerie médicale achève sa mutation vers le tout
numérique avec le développement de la mammographie numérique et où
elle prend une place de plus en plus indispensable dans la démarche
diagnostique, tout en voyant se développer les dossiers informatisés, la
problématique de l’archivage des images médicales arrive au premier plan
des préoccupations des radiologues. Cette problématique est reconnue
suffisamment importante pour qu’elle soit pris en compte dans la
nomenclature des actes.
Sur cet espace, le groupe de travail SFR 4i vous propose un certain nombre
d’éléments pour vous aider à construire votre système d’archivage.
Cet espace thématique fait écho aux ateliers :
« Archivage des images numériques
Archivage : comment l’organiser pour le rendre pérenne »
qui sont programmés :
– Samedi 25 octobre de 10 h30 à 11 h 15 - Salle 47
– Dimanche 26 octobre de 14 h 00 à 14 h 45 - Salle 47
– Lundi 27 octobre de 14 h 00 à 14 h 45 - Salle 47
– Mardi 28 octobre de 10 h 30 à 11 h 15 - Salle 47
Espace thématique proposé par
Ont participé à la conception de cet espace :
Jean-Philippe Masson
Joël Chabriais
Frédéric Lefevre
Philippe Puech

Problématique
Avec le développement de la mammographie numérique le dernier bastion de l’imagerie analogique est en train de disparaître. La
production d’imagerie est donc quasiment entièrement numérique.
Parallèlement le besoin d’accéder et de partager des données d’imagerie augmente avec la raréfaction des ressources médicales, les
contraintes d’organisation de la permanence des soins, du suivi de pathologies chroniques et complexes.
Problématique
Avec le développement de la mammographie numérique le dernier bastion de l’imagerie analogique est en train de disparaître. La
production d’imagerie est donc quasiment entièrement numérique.
Parallèlement le besoin d’accéder et de partager des données d’imagerie augmente avec la raréfaction des ressources médicales, les
contraintes d’organisation de la permanence des soins, du suivi de pathologies chroniques et complexes.
Problématique et environnement
Environnement
L’archivage des images médicales s’appuie sur des démarches hospitalières et libérales qui n’utilisent pas au départ les mêmes
motivations. Les structures hospitalières recherchent dans la mise en place de nouveaux outils de gestions des images (archivage,
PACS), de mieux gérer leur efficacité et leurs coûts. La radiologie libérale réagit à une modification des règles de gestions et de
facturations des actes, même s’il existe aussi dans certains groupes libéraux des démarches de type « hospitalier ».
La publication l’année dernière des avenants conventionnels (24 et suivants) incitent financièrement le monde de l’imagerie libérale
(les structures hospitalières ne sont pas concernées par cette convention) à organiser un archivage des images médicales qui repose sur
un cahier des charges en 8 points principaux :
• Accès immédiat des images pendant deux ans sur le site
• Les données sont archivées en format DICOM avec compression sans perte (DICOM lossless)
• Le système d'archivage doit communiquer avec le système d'information (SIR) du cabinet ou service de radiologie. Le système
d'archivage doit respecter les normes internationales DICOM, HL7 et, de préférence, les profils définis par IHE
• L’archivage doit faire l’objet d’une déclaration à la CNIL. Il doit respecter les règles de confidentialité du dossier du patient.
• Il est nécessaire de prévoir une solution de sauvegarde (base de données et données images). Il peut s’agir d’un système local,
d’un système partagé ou d’un système décentralisé.
• La qualité et l’efficacité du système imposent une formation des utilisateurs
• Une procédure interne de contrôle qualité du système d’archivage doit être mise en place
• Les besoins en disponibilité du système imposent l’existence d’un contrat de maintenance
Environnement
L’archivage des images médicales s’appuie sur des démarches hospitalières et libérales qui n’utilisent pas au départ les mêmes
motivations. Les structures hospitalières recherchent dans la mise en place de nouveaux outils de gestions des images (archivage,
PACS), de mieux gérer leur efficacité et leurs coûts. La radiologie libérale réagit à une modification des règles de gestions et de
facturations des actes, même s’il existe aussi dans certains groupes libéraux des démarches de type « hospitalier ».
La publication l’année dernière des avenants conventionnels (24 et suivants) incitent financièrement le monde de l’imagerie libérale
(les structures hospitalières ne sont pas concernées par cette convention) à organiser un archivage des images médicales qui repose sur
un cahier des charges en 8 points principaux :
• Accès immédiat des images pendant deux ans sur le site
• Les données sont archivées en format DICOM avec compression sans perte (DICOM lossless)
• Le système d'archivage doit communiquer avec le système d'information (SIR) du cabinet ou service de radiologie. Le système
d'archivage doit respecter les normes internationales DICOM, HL7 et, de préférence, les profils définis par IHE
• L’archivage doit faire l’objet d’une déclaration à la CNIL. Il doit respecter les règles de confidentialité du dossier du patient.
• Il est nécessaire de prévoir une solution de sauvegarde (base de données et données images). Il peut s’agir d’un système local,
d’un système partagé ou d’un système décentralisé.
• La qualité et l’efficacité du système imposent une formation des utilisateurs
• Une procédure interne de contrôle qualité du système d’archivage doit être mise en place
• Les besoins en disponibilité du système imposent l’existence d’un contrat de maintenance
Retours d’expériences des structures
utilisant des PACS depuis plusieurs années
La mise en place d’une gestion électronique du dossier d’imagerie par des outils SIR-PACS, impose une forte implication des
différents corps hospitaliers : administration, informatique, radiologie, ingénieurs biomédicaux… Le maintien de la cohérence du
projet est à ce prix.
L’imagerie est une activité très dynamique qui évolue vite (nouvelles modalités d’acquisition, augmentation du nombre d’images par
examens, nouveaux objets Dicom…), il est donc essentielle de faire évoluer le couple SIR-PACS de façon parallèle. Cela implique
une structure de gestion du système pérenne dans le temps et qui doit se prolonger après la fin du projet initial afin de suivre et de
proposer les évolutions nécessaire du système.
La mise en place d’une gestion électronique du dossier d’imagerie par des outils SIR-PACS, impose une forte implication des
différents corps hospitaliers : administration, informatique, radiologie, ingénieurs biomédicaux… Le maintien de la cohérence du
projet est à ce prix.
L’imagerie est une activité très dynamique qui évolue vite (nouvelles modalités d’acquisition, augmentation du nombre d’images par
examens, nouveaux objets Dicom…), il est donc essentielle de faire évoluer le couple SIR-PACS de façon parallèle. Cela implique
une structure de gestion du système pérenne dans le temps et qui doit se prolonger après la fin du projet initial afin de suivre et de
proposer les évolutions nécessaire du système.
Les nouveaux outils rendent l’activité radiologique plus efficace mais ne remplacent pas le management. Le système SIR-PACS
reste un outil, il ne peut pas à lui seul faire évoluer les pratiques professionnelles.
La mise est production des SIR-PACS a fait apparaître un nouveau métier : l’administrateur SIR-PACS. Son rôle est essentiel au
quotidien, il permet de maintenir le système en ordre de marche. En effet même en routine il y a au fil de la journée des erreurs
(doublons de dossiers, dossiers orphelins, dossiers mélangés…) qui se glissent dans le système et qu’il faut corriger tous les jours,
dont l’origine est très fréquemment due à des erreurs de manipulations, mais pas toujours. Cet administrateur a aussi un rôle dans le
suivi technologique, l’éducation et la formation des utilisateurs, l’évaluation et le suivi de l’activité. Ce rôle est souvent tenu par un
manipulateur car il connaît bien les contraintes métiers et les différents acteurs. Toutefois cela n’est pas une obligation, il faut surtout
s’attacher à trouver une ou des personnes motivés qui veulent s’impliquer au quotidien dans un tel projet.
Les nouveaux outils rendent l’activité radiologique plus efficace mais ne remplacent pas le management. Le système SIR-PACS
reste un outil, il ne peut pas à lui seul faire évoluer les pratiques professionnelles.
La mise est production des SIR-PACS a fait apparaître un nouveau métier : l’administrateur SIR-PACS. Son rôle est essentiel au
quotidien, il permet de maintenir le système en ordre de marche. En effet même en routine il y a au fil de la journée des erreurs
(doublons de dossiers, dossiers orphelins, dossiers mélangés…) qui se glissent dans le système et qu’il faut corriger tous les jours,
dont l’origine est très fréquemment due à des erreurs de manipulations, mais pas toujours. Cet administrateur a aussi un rôle dans le
suivi technologique, l’éducation et la formation des utilisateurs, l’évaluation et le suivi de l’activité. Ce rôle est souvent tenu par un
manipulateur car il connaît bien les contraintes métiers et les différents acteurs. Toutefois cela n’est pas une obligation, il faut surtout
s’attacher à trouver une ou des personnes motivés qui veulent s’impliquer au quotidien dans un tel projet.
Dans ce contexte il est essentiel de partager les expériences et de travailler vers une nécessaire convergence entre les outils
hospitaliers et libéraux.
Dans ce contexte il est essentiel de partager les expériences et de travailler vers une nécessaire convergence entre les outils
hospitaliers et libéraux.

Suivi et évolution de votre archive
L’archivage est une étape, il faut être attentif à vos modifications de pratiques qui peuvent avoir des conséquences sur l’organisation de votre système. Toutefois l’intérêt d’une archive est la
capacité d’accéder aux données rapidement et facilement. Il faut s’attacher à rendre le plus simple possible cette consultation qui devient vite une aide précieuse dans la prise en charge des
patients.
La communication des informations est un élément clef de l’évolution du système qui se rapprochera alors de plus en plus d’un PACS même s’il est difficile aujourd’hui de proposer à nos
correspondants réguliers un accès aux données archivées. Ce dernier élément est une très grande différence avec un établissement de soins où les praticiens sont définis à l’intérieur même de
l’institution.
Plusieurs axes de réflexion peuvent être envisagés :
•L’intérêt dans votre pratique d’archiver au-delà de 2 ans.
•La mise en place d’une compression des images avec perte après 2 ans.
•L’organisation du prefetching des examens antérieurs.
Suivi et évolution de votre archive
L’archivage est une étape, il faut être attentif à vos modifications de pratiques qui peuvent avoir des conséquences sur l’organisation de votre système. Toutefois l’intérêt d’une archive est la
capacité d’accéder aux données rapidement et facilement. Il faut s’attacher à rendre le plus simple possible cette consultation qui devient vite une aide précieuse dans la prise en charge des
patients.
La communication des informations est un élément clef de l’évolution du système qui se rapprochera alors de plus en plus d’un PACS même s’il est difficile aujourd’hui de proposer à nos
correspondants réguliers un accès aux données archivées. Ce dernier élément est une très grande différence avec un établissement de soins où les praticiens sont définis à l’intérieur même de
l’institution.
Plusieurs axes de réflexion peuvent être envisagés :
•L’intérêt dans votre pratique d’archiver au-delà de 2 ans.
•La mise en place d’une compression des images avec perte après 2 ans.
•L’organisation du prefetching des examens antérieurs.
Conduite pratique
Définir ses besoins
Le cahier des charge de votre structure doit reposer sur vos besoins médicaux et non pas uniquement sur les quelques critères mal définis de l’avenant 24. La gestion des données du patient doit
s’appuyer en priorité sur le système d’information radiologique (SIR) qui est le chef d’orchestre du système.
Un travail collectif au sein de chaque structure d’imagerie regroupant l’ensemble des intervenants dans la prise en charge du patient est nécessaire pour instruire un projet d’archivage. Il sera aussi
plus facile de rechercher et de motiver un futur administrateur SIR-archive.
La recherche d’un regroupement de plusieurs structures radiologiques est une voie très intéressante afin de mutualiser les outils, les expériences, les compétences. Il n’est pas facile dans le
contexte actuel qu’un radiologue et/ou des manipulateurs puissent à eux seuls organiser l’archivage d’un grand nombre de données. Il faut s’appuyer sur le fournisseur retenu mais son expérience
dans ce domaine est très souvent limité voir nulle. Il est très important de garder la maitrise autant que possible de l’outil d’archivage.
Définir ses besoins
Le cahier des charge de votre structure doit reposer sur vos besoins médicaux et non pas uniquement sur les quelques critères mal définis de l’avenant 24. La gestion des données du patient doit
s’appuyer en priorité sur le système d’information radiologique (SIR) qui est le chef d’orchestre du système.
Un travail collectif au sein de chaque structure d’imagerie regroupant l’ensemble des intervenants dans la prise en charge du patient est nécessaire pour instruire un projet d’archivage. Il sera aussi
plus facile de rechercher et de motiver un futur administrateur SIR-archive.
La recherche d’un regroupement de plusieurs structures radiologiques est une voie très intéressante afin de mutualiser les outils, les expériences, les compétences. Il n’est pas facile dans le
contexte actuel qu’un radiologue et/ou des manipulateurs puissent à eux seuls organiser l’archivage d’un grand nombre de données. Il faut s’appuyer sur le fournisseur retenu mais son expérience
dans ce domaine est très souvent limité voir nulle. Il est très important de garder la maitrise autant que possible de l’outil d’archivage.
Un archivage n’est pas un PACS, mais peut le devenir après mise en place des outils de distribution de l’information et en particulier vers les
médecins demandeurs d’examens.
Un archivage n’est pas un PACS, mais peut le devenir après mise en place des outils de distribution de l’information et en particulier vers les
médecins demandeurs d’examens.
Les critères
•Niveau de performance :
o Délai d’affichage des images archivées.
o Délai de rapatriement des images lors d’un query/retrieve.
o Niveau d’intégration avec le SIR et les autres systèmes présent dans l’environnement (SIH, console de traitement, système de gravure de CD, impression des images…).
o Capacité à trier les données (sélection des images).
o Respect du cahier des charges défini dans l’avenant 24.
• Lien avec le SIR
o La liste de travail ou worklist est obligatoire.
o Evaluer avec les fournisseurs la capacité de vos modalités à travailler avec un serveur de listes de travail (DICOM WL).
o Définir la capacité à partir du SIR d’ouvrir les images d’un examen.
• Calculer la volumétrie des données produites avec compression sans perte.
• Définir les modalités de reprises de données si vous souhaitez injecter des données antérieurs vers l’archive.
• Mettre en place des sessions de formations initiales, un accompagnement et un suivi du système .
Les critères
•Niveau de performance :
o Délai d’affichage des images archivées.
o Délai de rapatriement des images lors d’un query/retrieve.
o Niveau d’intégration avec le SIR et les autres systèmes présent dans l’environnement (SIH, console de traitement, système de gravure de CD, impression des images…).
o Capacité à trier les données (sélection des images).
o Respect du cahier des charges défini dans l’avenant 24.
• Lien avec le SIR
o La liste de travail ou worklist est obligatoire.
o Evaluer avec les fournisseurs la capacité de vos modalités à travailler avec un serveur de listes de travail (DICOM WL).
o Définir la capacité à partir du SIR d’ouvrir les images d’un examen.
• Calculer la volumétrie des données produites avec compression sans perte.
• Définir les modalités de reprises de données si vous souhaitez injecter des données antérieurs vers l’archive.
• Mettre en place des sessions de formations initiales, un accompagnement et un suivi du système .
Sélection des offres
Les contraintes définis dans l’avenant 24 sont peu précises, actuellement un grand nombre de sociétés ont obtenu l’agrément de la CNAM. Il est donc difficile de faire un choix serein devant une
offre aussi prolifique. Le retour d’expérience des sites qui archivent de grandes quantités d’images montrent que les difficultés avec l’organisation des images ou avec le fournisseur surviennent
souvent après plusieurs années.
Lorsque les difficultés arrivent, il est alors difficile de faire évoluer un système mis en place hâtivement.
Quelques éléments peuvent vous permettre d’orienter votre choix :
• Expérience la société dans le monde médical et de l’imagerie en France et à l’étranger (le contact direct avec d’autres clients, visite de sites…).
• Structure de la société (nombre d’années d’expérience, personnel dédié, chiffre d’affaire dans le secteur de l’archivage des images médicales).
•Respect des normes et standards (participation aux Conect-a-thons IHE ?).
• Gestion des utilisateurs : charte, ouverture des droits, confidentialité, traçabilité.
• Structuration des données stockées (propriétaire ou non ?).
•Choix technologiques.
• Procédure de sauvegarde de la base de données et des images.
• Coûts directs et indirects (mise à niveau Dicom, intégration avec le SIR, mise en place de la WL, formation, accompagnement…).
Sélection des offres
Les contraintes définis dans l’avenant 24 sont peu précises, actuellement un grand nombre de sociétés ont obtenu l’agrément de la CNAM. Il est donc difficile de faire un choix serein devant une
offre aussi prolifique. Le retour d’expérience des sites qui archivent de grandes quantités d’images montrent que les difficultés avec l’organisation des images ou avec le fournisseur surviennent
souvent après plusieurs années.
Lorsque les difficultés arrivent, il est alors difficile de faire évoluer un système mis en place hâtivement.
Quelques éléments peuvent vous permettre d’orienter votre choix :
• Expérience la société dans le monde médical et de l’imagerie en France et à l’étranger (le contact direct avec d’autres clients, visite de sites…).
• Structure de la société (nombre d’années d’expérience, personnel dédié, chiffre d’affaire dans le secteur de l’archivage des images médicales).
•Respect des normes et standards (participation aux Conect-a-thons IHE ?).
• Gestion des utilisateurs : charte, ouverture des droits, confidentialité, traçabilité.
• Structuration des données stockées (propriétaire ou non ?).
•Choix technologiques.
• Procédure de sauvegarde de la base de données et des images.
• Coûts directs et indirects (mise à niveau Dicom, intégration avec le SIR, mise en place de la WL, formation, accompagnement…).
Exploitation de l’archive
Maintenant votre système est en place, il faut maintenant faire vivre votre archive. Avec le support de votre fournisseur et avec votre référents SIR-archive, il faut apprendre à utiliser, maîtriser
votre système afin d’en tirer le meilleur dans votre activité quotidienne.
Un soutient informatique (interne ou externe), probablement différent du prestataire, peut être mis en place afin de garantir une indépendance, une connaissance du tissu local, une disponibilité
accrue.
Quelques pistes de travail :
• Définition des taches de chaque niveau : prestataire, informatique, manipulateur/administrateur/médecins/administrations.
• validation des données archivées (recherche systématique des images orphelines ou non vérifiées).
• mise en place de procédures de réconciliation des examens en cas d’erreur (fusion et séparation des données).
• Suivi et entretient préventif et curatif de la base de données.
• Mise en place d’une procédure de crash test.
Exploitation de l’archive
Maintenant votre système est en place, il faut maintenant faire vivre votre archive. Avec le support de votre fournisseur et avec votre référents SIR-archive, il faut apprendre à utiliser, maîtriser
votre système afin d’en tirer le meilleur dans votre activité quotidienne.
Un soutient informatique (interne ou externe), probablement différent du prestataire, peut être mis en place afin de garantir une indépendance, une connaissance du tissu local, une disponibilité
accrue.
Quelques pistes de travail :
• Définition des taches de chaque niveau : prestataire, informatique, manipulateur/administrateur/médecins/administrations.
• validation des données archivées (recherche systématique des images orphelines ou non vérifiées).
•mise en place de procédures de réconciliation des examens en cas d’erreur (fusion et séparation des données).
• Suivi et entretient préventif et curatif de la base de données.
• Mise en place d’une procédure de crash test.
Les pièges à éviter
•Sous estimer la complexité de l’installation d’un archivage d’images médicales.
• Rechercher à tout prix la solution la moins chère possible.
•Laisser le fournisseur s’occuper de tout.
•Ne pas impliquer l’ensemble de sa société (la démarche n’est pas très différente
des processus qualité).
Les pièges à éviter
•Sous estimer la complexité de l’installation d’un archivage d’images médicales.
•Rechercher à tout prix la solution la moins chère possible.
•Laisser le fournisseur s’occuper de tout.
•Ne pas impliquer l’ensemble de sa société (la démarche n’est pas très différente
des processus qualité).
Glossaire
•PACS : Picture Archiving and Communication Systems.
•SIR : Système d’information Radiologique, aussi connu sous son acronyme anglais RIS.
•Worklist : Liste de travail, permet la transmission automatique des informations administratives sur la
modalité sans resaisie.
•DICOM : Digital Images and Communication in Medicine, le standard international de l’Imagerie Médicale.
•IHE : Integrating the Healthcare Enterprise.
•Compression Lossless : compression sans perte.
•Compression Lossy : compression avec perte.
Glossaire
•PACS : Picture Archiving and Communication Systems.
•SIR : Système d’information Radiologique, aussi connu sous son acronyme anglais RIS.
•Worklist : Liste de travail, permet la transmission automatique des informations administratives sur la
modalité sans resaisie.
•DICOM : Digital Images and Communication in Medicine, le standard international de l’Imagerie Médicale.
•IHE : Integrating the Healthcare Enterprise.
•Compression Lossless : compression sans perte.
•Compression Lossy : compression avec perte.
• La recherche de moyens d’échanger des données avec d’autres structures.
• De participer à des réseaux régionaux ou à des regroupements de structures.