aide memoire sur la comptabilite des projets
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AIDE MEMOIRE SUR LA COMPTABILITE DES PROJETS Comptabilité Générale, Comptabilité Analytique, Gestion Budgétaire & Reporting Programme de Renforcement des Capacités en Gestion des équipes des projets (PRCG II) Financement FIDA Copyright FRAO 2014 Publié par la Fondation Rurale de l’Afrique de l’Ouest (FRAO) avec l’appui du FIDA Ont collaboré à l’élaboration de ce guide : Oumou Wane Touré Yvette Ahéba Agossou Experts Comptables, membres de l’ONECCA Sénégal Cette publication a été faite grâce a un DON (PRCG II) du Fonds International pour le Développement Agricole (FIDA). Son contenu ne reflète pas nécessairement l’opinion du FIDA. © FRAO/WARF - 2014 2 Sommaire I. COMPTABILITE GENERALE...................................................................................................8 1.1. Application de l’article 2 du SYSCOA / OHADA ...................................................... 1.2. Utilisation du compte Charges Immobilisées................................................................... 8 8 1.3. Production de tous les états prévus par le droit comptable, y compris le compte de résultat................................................................................................................................................ 9 1.4. II. Comptabilisation des DRF : Ecritures recommandées .................................................. 10 COMPTABILITE ANALYTIQUE .......................................................................................... 13 2.1. Cadre analytique des projets ............................................................................................ 13 2.2. Quelques astuces pour la comptabilité analytique d’un projet ................................... 14 III. GESTION BUDGETAIRE ........................................................................................................ 15 3.1. Elaboration des budgets annuels ..................................................................................... 15 3.2. Suivi budgétaire .................................................................................................................. 15 3.3. Les niveaux d’appréciation de l’exécution budgétaire ................................................. 16 IV. Quelques astuces pour l’utilisation des logiciels de gestion .............................................. 17 V. Faux amis comptables français / anglais .............................................................................. 18 5.1. Exemples commentés ......................................................................................................... 18 5.2. Autres exemples ................................................................................................................. 18 VI. Gestion des taux de change .................................................................................................... 19 6.1. Règle générale ..................................................................................................................... 19 6.2. Exemple de calcul de taux de cession moyen pondéré ................................................. 20 3 LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS FIDA : Fond International de Développement Agricole PRCG : Programme de Renforcement des Capacités en Gestion FRAO : Fondation Rurale de l’Afrique de l’Ouest CM/UEMOA: Conseil des Ministre de l’Union Economique et Monétaire Ouest Africain DRF : Demande de Retrait de Fond GAR : Gestion Axée sur les Résultats DPD : Demande de Paiement Directe PTBA : Programme de Travail et Budget Annuel RAF : Responsable Administratif et Financier RSE : Responsable Suivi Evaluation TRMP : Taux de Cession Moyen Pondéré FIFO : First In, First Out SYSCOA : Système Comptable Ouest Africain OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires ONECCA : Ordre National des Experts Comptables et Comptables agréés du Sénégal SAF : Service Administratif et Financier 4 PREAMBULE En 2006, le FIDA et ses partenaires de développement en Afrique de l’Ouest et du Centre ont lancé le programme de renforcement des capacités en gestion (PRCG) en vue d’améliorer les capacités de gestion du personnel des projets du FIDA dans la région. Dans une optique de pérennisation des acquis, le programme a pour finalité de renforcer les capacités du personnel en matière de gestion et d’exécution des projets en Afrique de l’Ouest et du Centre et d’améliorer l’échange d’expériences et de bonnes pratiques pour optimiser la contribution de ces projets à la réduction de la pauvreté. Avec plus d’une vingtaine d’années d’expériences dans l’expérimentation, la pratique de différents modèles organisationnels, de stratégies et de démarches novatrices en partenariat avec tous les types d’acteurs du développement, et à toutes les échelles (locales, nationales et internationales), la FRAO, en acceptant de gérer ce programme qui est le PRCG sous forme de Don, valorise son expérience et ses compétences dans la gestion de subvention et dans le domaine du renforcement des capacités Le Programme de Renforcement des Capacités en Gestion (PRCG) est dans sa seconde phase, après une première de 2008 à 2010 qui a été marquée par des réalisations spécifiques. La seconde phase qui est de 2011-2014 s’appuie sur les principaux résultats et réalisation de la une première phase que sont les enseignements tirés et les exigences des projets situés dans la région Afrique de l’Ouest et du Centre. 5 INTRODUCTION Cet aide-mémoire est destiné au personnel comptable et financier des projets de développement qui sont soumis aux règles de la comptabilité privée par un acte juridique. Il s’applique à l’espace SYSCOA – OHADA. Nota : une traduction en anglais n’est pas effectuée du fait que l’espace visé est francophone. Un aide-mémoire destiné au personnel anglophone devra tenir compte des normes comptables correspondantes. Les questions suivantes sont souvent soulevées par le personnel comptable et financier des projets : - Les projets doivent-ils respecter tous les principes comptables du SYSCOA-OHADA ? - Est-ce pertinent pour un projet de produire un compte de résultat ou doit-il se limiter à la production d’un bilan et de l’état Ressources-Emplois ? - Le bilan (la situation patrimoniale) du projet comprend-il les réalisations faites au profit des populations ou celles-ci doivent-elles figurer dans le bilan des entités récipiendaires ? - Qu’est ce que la subvention d’exploitation pour un projet ? Beaucoup de cas de figures sont adoptés dans les manuels de procédures, dans la tenue de la comptabilité, voire dans l’appréciation des comptes par les auditeurs, avec comme argument la spécificité des projets. Cependant, si l’on applique le droit comptable SYSCOA-OHADA, il n y a pas d’écritures ou de règles comptables spécifiques pour les Projets : toutes les écritures comptables doivent être conformes au SYSCOA- OHADA. Ce sont les opérations des projets qui ont leur spécificité et il s’agit de voir comment les enregistrer dans le respect des normes. Il appartient aux autorités compétentes en la matière, de définir des normes spécifiques pour ce secteur. En l’état actuel de la législation, que ce soit le SYSCOA avant le nouveau règlement de l’UEMOA N° 05/CM/UEMOA en date du 28 juin 2013 ou après ce nouveau règlement, les écritures préconisées dans cet aide-mémoire s’appliquent. En effet, le nouveau règlement permet aux projets d’opter pour le régime général et de produire les états financiers usuels : bilan, compte de résultat et tableau des flux de trésorerie. Par ailleurs, pratiquement tous les acteurs (bailleurs de fonds, Etat, personnel des projets...) sont d’accord sur la nécessité de produire des rapports financiers soustendus par des données issues de la comptabilité. En d’autres termes, la confection de rapports financiers sous tableur en retraitant les données comptables est de plus en plus proscrite. 6 Il faut mettre en place un système de gestion intégré pour assurer avec toute la fiabilité requise, le lien entre la comptabilité générale SYSCOA-OHADA et la comptabilité analytique qui épouse les paramètres définis dans les accords signés avec les bailleurs. Les tableaux spécifiques correspondant à l’utilisation des fonds des bailleurs peuvent être ainsi élaborés à partir de données issues de ce système intégré : comptabilité générale, comptabilité analytique et budgétaire, reporting financier. La comptabilité analytique recommandée ici est un système simple de ventilation ou d’affectation analytique de chaque dépense sur un code analytique : - Par bailleur Par catégorie de dépenses Par composante, sous-composante et par activité Par zone géographique ou selon tout autre critère souhaité, selon les possibilités techniques existantes au sein du projet. Nous avons également noté dans certains projets des difficultés à gérer les taux de change, dans les cas où le compte spécial / compte désigné est en devises, avec un ou plusieurs comptes d’opérations tenus en monnaie locale. Un exemple simple d’utilisation des taux moyens pondérés de cession interne entre le compte devises et le/les comptes d’opérations est fourni dans cet aide mémoire. 7 I. COMPTABILITE GENERALE 1.1. Application de l’article 2 du SYSCOA / OHADA Il faut rappeler que les entités à but non lucratif sont soumises au SYSCOA-OHADA en vigueur depuis 1998 et 2002 respectivement, dont l’article 2 stipule : « Sont astreintes à la mise en place d’une comptabilité dite générale les entreprises soumises aux dispositions du Droit commercial, les entreprises publiques, parapubliques, d’économie mixtes, les coopératives et, plus généralement les entités produisant des biens et des services marchands ou non marchands, dans la mesure où elles exercent, dans un but lucratif ou non, des activités économiques à titre principal ou accessoire qui se fondent sur des actes répétitifs, à l’exception de celles soumises aux règles de la comptabilité publique ». Il est à noter que l’article 2 reste inchangé dans le nouveau règlement N°05/CM/UEMOA. 1.2. Utilisation du compte Charges Immobilisées Beaucoup de projets de développement utilisent le Compte « Charges Immobilisées » pour constater les réalisations du projet. La raison souvent invoquée par les pratiquants des charges immobilisées pour toutes les dépenses relatives aux activités du projet est que cette méthode leur permet de constater au niveau du bilan toutes les dépenses cumulées au fil des années. Nous pensons que cette raison n’est pas valable et que le besoin de suivre les dépenses cumulées d’un projet peut être satisfait d’une autre manière. En effet, les systèmes d’information de gestion qui étaient généralement disponibles jusqu’à la fin des années 90 au niveau de nos zones francophones ne permettaient pas d’avoir le cumul des dépenses d’un projet au fil des ans. C’est à travers le bilan comptable, qui dans ce cas se confondrait avec le bilan financier, que l’information était recherchée. Les comptes de charges devant être soldés chaque année, seul le fait de porter ces charges au bilan par le biais du compte charges immobilisées pouvait permettre de suivre le cumul. Mais, avec l’avènement des logiciels adaptés aux préoccupations spécifiques des projets, cette information est valablement disponible à travers les fonctionnalités appelées « Cumul Projet » ou « Historique Projet » ou autre appellation, selon les logiciels. 8 Nous pensons également que les pratiquants de cette méthode ont été influencés par la classification budgétaire des activités du projet, à l’intérieur des composantes et sous composantes, entre les deux catégories suivantes : - Investissements et Dépenses Courantes (ou Fonctionnement) En effet, la notion d’investissement a été assimilée à tort à la notion d’Immobilisation, d’où les Charges Immobilisées. Or, la notion d’Investissement sur le plan de l’analyse financière ou économique du projet n’est pas liée à la notion comptable d’Immobilisation. A noter que certains comptables enregistrent directement les charges du projet dans des comptes +de Charges Immobilisées, sans passer par le débit d’un compte de Charges ni par l’écriture de Transfert de Charges, ce qui est contraire aux normes. NOTA : Avec le nouveau règlement No. 5/CM/UEMOA en date du 28 juin2013 modifiant le SYSCOA qui supprime le compte Charges Immobilisées, cette pratique devrait disparaître. 1.3. Production de tous les états prévus par le droit comptable, y compris le compte de résultat Selon le SYSCOA –OHADA avant le nouveau règlement, les projets, comme toutes les entités visées par le droit comptable, doivent produire un compte de résultat, comme élément des états financiers requis. Le nouveau règlement leur donne la possibilité d’opter pour la production des états financiers selon le système de droit commun. Au niveau de ce compte de résultat, seront portées comme charges toutes les dépenses effectuées, y compris les réalisations faites au profit des bénéficiaires. Ces charges sont couvertes par la subvention d’exploitation. Le compte de résultat permettra de disposer du total par charge (salaires, carburant, voyages, etc..) quelle que soit l’affectation analytique et de pouvoir ainsi comparer ces charges d’une année à une autre, ou d’un projet à un autre. Par contre, il est souvent établi, qu’il n’est pas pertinent pour un projet financé à 100% par une subvention (surtout les projets) de présenter un résultat excédentaire ou déficitaire. La subvention doit être constatée à hauteur des charges et le restant éventuel enregistré comme dette vis-à-vis du bailleur de fonds à utiliser comme ressource pour financer les dépenses de l’année suivante. Ainsi, le compte de résultat peut être présenté, mais avec un solde nul. 9 Les dépenses de fournitures de bureau, carburant, transport, honoraires, salaires, etc. doivent être enregistrés dans les comptes de charges correspondants définis par le SYSCOA-OHADA. L’imputation analytique permettra de porter la dépense au niveau de la composante, sous composante, activité concernée, de même que la zone géographique et d’autres paramètres que le projet veut suivre. Pour les réalisations physiques du projet, plusieurs cas peuvent se présenter : - les acquisitions considérées comme un patrimoine du projet : dans ce cas il faut utiliser un compte d’immobilisations; - les acquisitions considérées comme un patrimoine des collectivités ou communautés bénéficiaires et transmises en l'état (par exemple des motos ou des vélos) ; il faut utiliser le compte Dons. En l’état actuel du plan comptable SYSCOA-OHADA, seul le compte « 6582 Dons » nous semble approprié. - dans le cas de réalisations d'ouvrages considérés comme un patrimoine des collectivités ou communautés bénéficiaires et qui nécessitent plusieurs types de dépenses, celles-ci doivent être enregistrées dans les comptes de charges par nature correspondants. Elles seront par la suite ventilées selon le plan analytique du projet pour être imputées à l’activité, à la sous-composante (si applicable) et à la composante concernée, de même que les autres codes analytiques seront renseignés : code bailleur, catégorie de dépenses, etc. 1.4. Comptabilisation des DRF : Ecritures recommandées i. Ecriture première DRF : avance au compte spécial/désigné Débit : 521….. Banque Crédit : 45829….. Fonds Bailleur X, Avance au compte désigné ii. A l’envoi de chaque DRF des DRF : Ecriture à passer dans le Journal Débit : 4582….. Bailleur X, subvention à recevoir Crédit : 141…..Bailleur X, subvention d’investissement Crédit : 718…..Bailleur X subvention d’exploitation iii. A l’encaissement de la DRF : Ecriture à passer dans le Journal Banque Débit : 521…..Banque 10 Débit : 631…..Frais bancaires (le cas échéant) Crédit : 4582…. Bailleur X, subvention à recevoir iv. A l’envoi de chaque DPD : Ecriture à passer dans le Journal des DPD Débit : 4582….. Bailleur X, subvention à recevoir Crédit : 141…..Bailleur X, subvention d’investissement Crédit : 718…..Bailleur X subvention d’exploitation v. A l’encaissement de la DPD par le Fournisseur/Prestataire : Ecriture à passer dans le journal des DPD Débit : 401…/481…..Fournisseurs d’exploitation ou Fournisseurs d’investissements (pour achat d’immobilisations) Crédit : 4582…. Bailleur X, subvention à recevoir vi. Ecritures de constatation du compte spécial / désigné : recouvrement de l’avance au Débit 4582…..: Bailleur X, subvention à recevoir Débit : 45829….. Fonds Bailleur X, Avance au compte désigné Crédit : 141…..Bailleur X, subvention d’investissement Crédit : 718…..Bailleur X subvention d’exploitation vii. A l’encaissement de la DRF : Ecriture à passer dans le Journal Banque Débit : 521…..Banque Crédit : 4582……… Bailleur X, subvention à recevoir Par exemple : Pour un projet, il a été convenu avec le bailleur de fonds d’appliquer un taux de recouvrement de 40% pour les DRF des 6 derniers mois. Une DRF de 100 millions CFA dont 5 millions ont porté sur des dépenses d’acquisitions d’immobilisations et 95 millions sur des charges a été envoyée. Le Bailleur effectuera 11 un virement de 60 millions de Francs CFA et considérera les 40 millions comme recouvrement partiel de l’avance initiale. Les écritures suivantes seront passées : A l’envoi de la DRF: Débit 4582…... Bailleur X, subvention à recevoir 60 000 000 Débit : 45829….. Fonds Bailleur X, Avance au compte désigné Crédit : 141…..Bailleur X, subvention d’investissement Crédit : 718…..Bailleur X subvention d’exploitation 40 000 000 5 000 000 95 000 000 A l’encaissement de la DRF : Ecriture à passer dans le Journal Banque Débit : 521…..Banque 60 000 000 Crédit : 4582…..: Bailleur X, subvention à recevoir 60 000 000 Le Compte Bailleur peut être mis en parallèle avec le Compte Clients en comptabilité des entreprises; un seul compte suffit (4582) ; il fonctionnera en débit et en crédit. Il faut cependant créer un compte Avance initiale au Compte Spécial / Désigné qui sera créditeur jusqu’au moment du recouvrement. 12 II. COMPTABILITE ANALYTIQUE 2.1. Cadre analytique des projets La comptabilité analytique répond aux besoins d’informations de gestion propres au projet. En effet, l’enjeu de l’information financière en industrie et en commerce, c’est de connaître le prix de revient des produits que l’on fabrique ou revend ; de fixer la marge désirée pour dégager un profit et de la partager entre associés ou de le réinvestir dans le business. Pour les projets, l’enjeu de l’information financière, c’est de connaître le coût des activités menées par rapport au budget approuvé par les instances de gouvernance et les bailleurs de fonds. C’est le but de la comptabilité analytique. Pour une bonne comptabilité analytique du projet, il faut : - Adopter un plan analytique conforme à l’accord de financement et au design du projet (cadre logique, table des coûts) - Définir un plan analytique grâce à un travail d’équipe : Responsable Administratif et Financier, Comptables, Responsable de Suivi Evaluation, Directeur / Coordonnateur, ainsi que tous les responsables de composante ou de programme. - Saisir ensuite le plan analytique comme une partie des paramètres à suivre, au niveau du logiciel de gestion, en cas de gestion informatisée de la comptabilité et du suivi budgétaire. - Tenir la comptabilité analytique au jour le jour en ventilant chaque opération enregistrée en comptabilité générale selon le plan analytique : – – – – – Par source de financement Par composante, sous-composante, activité Par catégorie de dépenses Par zone géographique Etc. L’égalité suivante doit être établie : Balance générale = Balance analytique 13 2.2. Quelques astuces pour la comptabilité analytique d’un projet A FAIRE Utiliser la comptabilité analytique pour détailler la comptabilité générale Un seul compte « honoraires » 6324 suffit en comptabilité générale. Au niveau de la comptabilité analytique, les codes analytiques suivants seront créés: - Formation des Matrones: code analytique A100 - Formation des Animateurs: code analytique A200 A EVITER Il ne faut pas inclure dans le plan analytique des comptes qui sont déjà pris en charge au niveau de la comptabilité générale. Par exemple, le compte « Frais bancaires » existe déjà en comptabilité générale, il n’est pas nécessaire de le remettre dans le plan analytique. Il en est de même pour le compte « Envoi de DRF ». Le compte « Transport de plis » existe en comptabilité générale et le libellé de l’opération suffit pour indiquer Envoi de DRF à la lecture du Grand livre des comptes. Il ne faut pas décliner un compte de la comptabilité générale sous plusieurs formes analytiques. Par exemple, ne pas créer les comptes suivants en comptabilité générale, comme autant de déclinaisons du compte Honoraires : - 632410 : Honoraires Formation des Matrones 632420 : Honoraires Formation des Animateurs Il faut bannir la pratique « EXTRA Il ne faut pas tenir la comptabilité générale sur logiciel COMPTABLE » et tenir la comptable et reprendre la comptabilité analytique sur comptabilité analytique en lien avec tableur. la comptabilité générale, en respectant le principe comptable de la partie double Il faut utiliser pleinement tous les outils inclus dans les manuels de procédures des Projets. En effet, tous les Projets disposent de manuels avec par exemple des formulaires de demande d’achat (ou expression des besoins) et de paiement bien élaborées Faible application du manuel des procédures en matière d’imputation analytique: souvent, toutes les cases prévues ne sont pas remplies au moment de l’établissement de la demande d’achat ou de la signature du chèque de paiement (ou par caisse). Le comptable se retrouve ainsi avec un déficit d’informations analytiques validées par le ou les responsables techniques concernés. Maîtriser les imputations analytiques pour veiller à ce que la catégorie Fonctionnement et la composante Gestion et Coordination soient imputées uniquement pour les coûts qui y sont relatifs Par exemple, il faut éviter la tendance à imputer les dépenses de fournitures de bureau et de carburant à la catégorie Fonctionnement, alors que ces dépenses peuvent concerner des Ateliers de Formation de bénéficiaires du projet, qui relèvent d’une composante technique. 14 III. GESTION BUDGETAIRE 3.1. Elaboration des budgets annuels Le RAF a un rôle central dans le processus d’élaboration du budget, mais il /elle ne doit pas être le « maître à bord ». Il doit, avec le Coordonnateur / Directeur, animer le processus de budgétisation. Il doit également jouer un rôle de veille sur les équilibres budgétaires et le respect des conventions et accords, tout en permettant à l’organisation d’atteindre ses objectifs dans le cadre d’une gestion axée sur les résultats (GAR). Par exemple, le RAF doit veiller à ce qu’il n’y ait pas de dépassement non autorisé au préalable sur la catégorie « Fonctionnement » Le SAF doit avoir comme référence: - les actions retenues par l’équipe technique en vue d’atteindre les objectifs du projet, telles que définies ci-dessus, l’accord de financement, le reliquat pour chaque catégorie de dépenses, ainsi que les conditions de modification budgétaire convenues avec le bailleur. Il doit ainsi analyser les actions retenues en fonction des ressources disponibles et appuyer la Coordination / Direction pour affiner la stratégie d’intervention en tenant compte des ressources disponibles par catégorie et des moyens convenus de modification budgétaire ou de mobilisation de ressources complémentaires. Ensuite, le SAF pourra définir les modalités de décaissement et le plan de trésorerie qui épouse cette stratégie d’intervention. 3.2. Suivi budgétaire Pour rappel, en amont, au moment de l’initiation de chaque dépense, chaque demandeur d’un achat ou d’un service doit remplir une demande d’achat ou fiche d’expression des besoins fournissant toutes les informations correspondant à la structure du plan analytique : la source de financement (en cas de bailleurs multiples), la catégorie de dépense, la composante, la sous composante, l’activité, la zone d’intervention concernée, etc. sur lesquelles la dépense va porter. Nous recommandons de remplir cette fiche pour toutes les dépenses : recrutement de consultants, achat de fournitures, achat d’équipements, organisation d’ateliers, voyages, etc. Comme indiqué plus haut, les manuels des procédures contiennent ces fiches et la saisie sur le logiciel de gestion doit être faite au jour le jour. 15 Ainsi, en aval, après exécution de l’activité et paiement des factures correspondantes, les services comptables et financiers doivent organiser un retour d’informations vers le Directeur, les Responsables de Composantes, le RSE et tous les techniciens du projet. Une revue des grands livres analytiques par ces derniers leur permettra de valider les dépenses afférentes à leurs activités (listes des dépenses qui ont été imputées sur leurs composantes et catégories de dépenses). Les totaux intermédiaires de ces grands livres analytiques sont ensuite portés sur les états d’exécution budgétaire, qui doivent être aussi fournis à l’appréciation de chaque responsable, pour ce qui le concerne. La plupart des bailleurs de fonds des projets fournissent des modèles de tableau d’exécution budgétaire ou de reporting financier. Nous n’allons pas reproduire ici ces modèles qui sont disponibles sur les sites web ou fournis avec les conventions ou accords de financement signés. Grâce à une comptabilité analytico-budgétaire appropriée, tous les états demandés par les bailleurs de fonds peuvent être renseignés. 3.3. Les niveaux d’appréciation de l’exécution budgétaire Le système intégré de gestion permet de produire les états d’exécution budgétaires à 3 niveaux d’appréciation. i. 1er niveau : l’Etat des décaissements effectifs par rapport au budget. Cet état ne prend en compte que les sorties banque et caisse. ii. 2ème niveau : l’Etat des réalisations effectives par rapport au budget, qui regroupe : - Les décaissements effectifs ; - Les dépenses engagées (les achats selon la comptabilité d’engagement) non encore décaissées mais pour lesquelles les factures ont été reçues ou les services ont été réalisés ou les biens réceptionnés ; iii. 3ème niveau : l’Etat des réalisations effectives, y compris les engagements juridiques par rapport au budget. Cela regroupe les rubriques du deuxième niveau auxquelles s’ajoutent les montants engagés contractuellement (contrats signés, bons de commande, etc.), mais qui n’ont pas encore fait l’objet de réception, ni de service fait. 16 IV. Quelques astuces pour l’utilisation des logiciels de gestion Quel que soit le logiciel utilisé, il y a des règles de base à respecter par le SAF, pour son utilisation : A FAIRE A EVITER Supports de saisie à produire et à valider : Le SAF doit tenir des fiches d’imputation (pour la comptabilité générale ET pour la comptabilité analytique) dûment remplies et validées par qui de droit selon les dispositions du manuel des procédures du projet. La fiche de demande d’achat ou d’expression des besoins est souvent le premier niveau d’imputation requis. Saisir dans le logiciel comptable sans traçabilité. Il ne faut pas avoir les imputations en tête ou sur papier brouillon et ainsi perdre la trace écrite des imputations validées. En cas d’informatisation après démarrage du projet : Le SAF doit, pour le rattrapage de la saisie de la comptabilité, aller directement au début de l’année de rattrapage. C’est fastidieux et presque inutile de vouloir rattraper toutes les années précédentes en saisie détaillée. Il suffit de mettre en Report à nouveau les cumuls audités des années précédentes. Pour la comptabilité générale, l’écriture de bilan d’ouverture devra être saisie. Pour les données analytico-budgétaires, le Représentant du vendeur du logiciel indiquera les modalités pour saisir les dépenses cumulées par composante, sous composante, activité et par catégorie, pour chaque financement. Eviter de saisir dans le logiciel le budget détaillé pluriannuel (cost tab): cela peut créer une lourdeur inutile, du fait que la plupart des budgets font l’objet d’une approbation formelle année par année (PTBA). Les logiciels permettent de faire le cumul des budgets approuvés et saisis, au fur et à mesure des années de mise en œuvre. Impression régulière et circulation de l’information financière, aussi bien pour les journaux et grands livres de la comptabilité générale que pour les données analytico-budgétaires. Sans verser dans le gaspillage de papier, il faut imprimer régulièrement les états produits par le logiciel Eviter d’avoir à dire : « je n’ai pas imprimé l’état d’exécution budgétaire (ou le grand livre analytique) parce que ça fait beaucoup de pages !! » Pour la plupart des logiciels de la place, il est possible de convertir facilement les états comptables analytiques et budgétaires en fichiers PDF. Ainsi, à défaut d’accès au réseau pour consulter les données du logiciel par les membres de l’équipe autres que le SAF (par exemple RSE, Responsables de Composante, Coordonnateurs), les versions PDF peuvent être envoyées par email, pour information, vérification, validation, etc. De plus, certains états seront imprimés pour faciliter la lecture, sur une base régulière. Il faut assurer des sauvegardes (back up) complètes hebdomadaires / mensuelles des données du logiciel sur le disque dur et sur disque externe ou tout autre support sécurisé, à l’intérieur et à l’extérieur du bureau. Il faut également mettre en place un logiciel anti virus au niveau de tous les postes comptables. Eviter de penser que la seule solution au partage des informations sur le logiciel est la mise en réseau avec accès à la consultation directe sur ordinateur, des données du logiciel. Il ne faut pas confondre « Engagement Comptable » et « Engagement Juridique ». Cette confusion est souvent faite car les logiciels de gestion comptable permettent de suivre les engagements juridiques, avec le module Suivi des Marchés, Contrats, etc. 17 V. Faux amis comptables français / anglais 5.1. Exemples commentés Il arrive que la communication financière soit biaisée par les faux amis comptables ou financiers en anglais ou en français. Trois exemples nous permettent d’illustrer des cas vécus de quiproquo ; le tableau qui suit donne également quelques cas qui peuvent être source de confusion. - Opinions d’audit : En français, l’opinion la plus favorable est celle qui dit que les comptes sont certifiés sans réserve. En anglais cette opinion est dite «unqualified » et celle avec réserves est dite « qualified ». - Périodicité de production de rapports, par exemple. Le terme «quarterly » signifie « trimestriellement » et non tous les quatre mois. - Financial arrangements est un terme utilisé en anglais pour parler des dispositions en matière de gestion financière (réglementaires/ légales ou convenues). Traduit en français comme arrangements financiers ou arrangements en matière de gestion financière serait plutôt inapproprié car le terme arrangements en français voudrait dire que les dispositions (réglementaires / légales / convenues) ne sont pas respectées et qu’une disposition spéciale (arrangement) a été trouvé. 5.2. Autres exemples FRANÇAIS ANGLAIS Balance Trial balance Bilan Balance sheet Solde, reliquat Balance Mobilier Furniture Fournitures Supplies Amortissement Depreciation Comptabilité analytique Cost accounting Dépenses réelles Actual expenditures Etat d’exécution budgétaire Budget vs. Actual 18 Dépenses actuelles Current expenditures Trimestre/ Trimestriellement Quarter / Quarterly Documents, manuels (de formation) (Training) Materials Matériel Equipment Significatif / Seuil d’importance Material / Materiality significative Charge (au sens comptable du terme) Expense Dépense(s) Expenditure (s) Opinion d’audit sans réserves Unqualified audit opinion Opinion d’audit avec réserves Qualified audit opinion Dispositions en matière de gestion Financial Arrangements financière Immobilisations Financières Investments (terme comptable : poste du bilan) (terme comptable : poste du bilan) Flux de trésorerie Cash flow NOTA : Le mot « cash flow » est utilisé en français pour désigner la marge brute d’autofinancement. Mais il ne faut pas traduire le mot anglais « cash flow » par marge brute d’autofinancement. VI. Gestion des taux de change 6.1. Règle générale Dans les cas où le compte spécial / compte désigné est en devises, avec un ou plusieurs comptes d’opérations tenus en monnaie locale, le projet utilise le taux de cession du compte devises vers un compte en monnaie locale pour valoriser en devises les dépenses effectuées en monnaie locale. Cela permettra d’élaborer l’état de reconstitution du compte spécial / désigné sans écart par rapport au change. Un exemple simple d’utilisation des taux moyens pondérés de cession interne entre le compte devises et le/les comptes d’opérations est fourni ci-dessous. 19 Deux méthodes sont possibles pour calculer le taux de cession applicable pour une période: 1. Prendre les taux de cession un par un selon l’ordre de réception : premier entré, premier sorti (ou first in, first out : FIFO). 2. Prendre le taux de cession moyen pondéré de la période, en appliquant la formule suivante : Taux de cession moyen pondéré (TRMP) de la période : TRMP = Total fonds reçus en devises / Total fonds reçus en monnaie locale. 6.2. Exemple de calcul de taux de cession moyen pondéré Montant en Monnaie Locale Montant en dollars US 31/07/2011 Solde ouverture période 87 075 811 13 127,02 02/08/2011 Première opération 664 775 860 100 000 10/08/2011 Deuxième opération 667 439 460 100 000 24/08/2011 Troisième opération 537 204 672 80 000 1 956 495 803 293 127,02 Dates Libellés Total fonds disponibles Taux moyen pondéré de cession 6 674,57 31/08/2011 Dépenses août 1 570 376 788 235 277,72 31/08/2011 Solde fin août 386 119 015 57 849,30 Taux moyen pondéré à utiliser pour la DRF concernant les dépenses du mois d’août : 6 674 ,57 01/09/2011 Solde ouverture septembre 29/09/2011 Cession Total fonds disponibles Taux moyen pondéré de cession 386 119 015 57 849,30 200 586 189 30 000 586 705 204 87 849,30 6 678,54 Taux moyen pondéré à utiliser pour la DRF concernant les dépenses du mois de septembre : 6 678,54 20
