La référence e-média des systèmes d`information de santé

numéro :: spécial
La référence e-média
des Systèmes
d’Information de Santé
Optimisation de
la gestion des lits
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:: DOSSIER ::
10 :: mySIH N°20 :: 2014 ::
Le programme national d’améliora-
tion de la gestion des lits, lancé par
Marisol TOURAINE, vise à faire évo-
luer les organisations hospitalières, avec
notamment la mise en place de gestion-
naires de lits (« bed managers »). L’ob-
jectif est clair : faciliter
l’ordonnancement de l'activité program-
mée, fluidifier les flux en provenance des
urgences pour, in fine, réduire le temps
passé par le personnel médical à cher-
cher des lits disponibles. Si les éditeurs
de logiciels SIH s’étaient contentés d’at-
tendre ce feu vert pour faire évoluer les
fonctionnalités de leurs progiciels de
gestion des lits, notamment dans le sec-
Optimisation
de la gestion des lits :
Quels applicatifs?
TIMEWISE : Une analyse
prospective pour bientôt!
Le logiciel de gestion des lits TimeWise permet
d'améliorer l'organisation des établissements de
santé, en vérifiant à la fois la disponibilité des
plages opératoires et des lits. Il intégrera prochaine-
ment un module d'analyse prospective. Eprouvé de-
puis plus de 20 ans sur le marché, TimeWise est une
référence dans le monde des établissements privés.
Le «Programme national de gestion des lits» de
l'ANAP et ses "Bed Manager" (gestionnaires des lits)
ouvrent désormais de nouveaux marchés à cette
solution; d’autant plus que les préconisations et in-
dicateurs de l'ANAP (contrôle des points forts et des
faiblesses de l'établissement) sont intégrés au logi-
ciel. Depuis leur cabinet, les praticiens remplissent
un formulaire Web simplissime (processus d’an-
nonce). Le critère limitant étant souvent la capacité d'accueil en blocs opératoires, TimeWise fonctionne - au choix - avec ou sans
liaison automatique avec le programme de bloc. L’une des caractéristiques du produit est de proposer des "experts de placement"
qui se basent sur des critères paramétrables: chambres doubles, sexe du patient, différences d’âge, particularité du patient (handi-
cap par exemple). Il est par ailleurs possible d’intégrer les paramètres infectieux et diminuer ainsi le risque d’infection nosocomiale.
L’ANAP fournit de nombreux outils relatifs à la thématique de la gestion des lits :
une base de travail essentielle pour les DSIO !
Sous l’impulsion des Tutelles, la gestion des lits devient un élément clé des nouvelles orga-
nisations hospitalières. Même si les éditeurs occupaient déjà le terrain depuis fort long-
temps, la démarche appuyée par l’ANAP a le mérite de relancer la concurrence…

:: DOSSIER ::
teur privé, nous serions encore à l’âge
de pierre ! Cela fait effectivement bien
plus de 10 ans que des acteurs comme
Canyon, Medibase ou encore Web100T
proposent des solutions ciblées pour la
gestion des lits et des séjours. La diffé-
rence désormais, c’est qu’ils le feront
avec la bénédiction des pouvoirs publics
et dans un environnement encore plus
concurrentiel. Tant mieux, rien de tel
qu’une mise en concurrence pour faire
évoluer un produit logiciel ! Ainsi, plus de
150 établissements, sélectionnés par
les ARS, sont accompagnés par l’ANAP
dans le cadre de la mise en œuvre des
nouvelles organisations hospitalières
dont la gestion des lits. Au-delà de la
simple évolution organisationnelle de la
gestion des lits, se profile probablement
la volonté de maîtrise des flux dans l’ob-
jectif de détecter à terme les possibilités
d’évolution vers une chirurgie ambula-
toire…
WebPCP de WEB100T:
Agir en temps-réel et à la source
WebPCP de la société Web100T est, depuis 10 ans, le
logiciel de régulation des séjours pour les établisse-
ments publics, privés et ESPIC. Véritable outil d’organi-
sation de la production, il permet d’enregistrer, au plus
tôt et à la source, les demandes de prise en charge, de
partager ces informations entre tous les acteurs
concernés (services, blocs, accueil, etc.) et de suivre
très simplement les charges associées (occupation des
lits, remplissage des vacations opératoires) en temps
réel et sur les semaines à venir. Il permet de gérer, de
manière fine et fiable, la production de soins pour une
meilleure prise en charge du patient (objectif qualité) et
un meilleur rendement (objectif économique). Sa technologie 100% Web apporte non seulement une démarche coopérative entre les
différents services, une souplesse d’utilisation, une rapidité de déploiement et une prise en main intuitive mais aussi un décloisonne-
ment et une attractivité lorsque l’outil est partagé avec les cabinets de ville. La consultation des tableaux de bord dynamiques (dont
les indicateurs MeaH) en fait un outil de pilotage incontournable de l’activité de production de soins et des ressources de l’établisse-
ment. Des fonctions destinées au brancardage sur tablette/smartphone, à l’envoi de SMS aux patients viennent compléter cet outil
transversal. Des établissements utilisateurs de la solution observent une augmentation de 30 à 40% de leur activité avec une crois-
sance très significative de l’ambulatoire pour certains.
:: 2014 :: mySIH N°20 :: 11
my SIH:: commentaire
Au-delà de la stricte « gestion des lits »,
la démarche des Instances rejoint deux
constats : la réduction globale du nombre
de lits d’hospitalisation et la croissance
des prises en charge de courte durée,
comme c’est déjà le cas dans d’autres
pays dotés d’un système de santé réactif
et ad hoc. Rationalisation, processus,
ordonnancement : les concepts de
Qualité et d’Industrialisation ne sont pas
si loin que cela…

:: DOSSIER ::
Une mutation fonctionnelle
en marche
Du côté des éditeurs de logiciels SIH, les
outils informatiques, sur les fonctionnali-
tés de gestion des lits & séjours, sont en
pleine mutation fonctionnelle. Aujourd’hui,
ils s’orientent vers plus d’analyse pros-
pective pour abandonner progressivement
la gestion basée sur de simples constats
d’un « porte à porte » dans les services.
Le suivi temps-réel devient réellement pos-
sible pour peu que l’application de gestion
des lits soit en parfaite connexion avec
son environnement : l’administratif et les
plateaux techniques. Au-delà de la tech-
nique, il faut nécessairement convaincre
les équipes – notamment les profession-
nels de santé – de l’intérêt de la dé-
marche. L’implication de l’ensemble des
acteurs de l’établissement reste l’un des
principaux moteurs de l’évolution. Une
aide « informatique » à la révision des pro-
cessus et des pratiques s’avère indispen-
sable, sans compter les aspects liés à
l’ergonomie et à la communication. C’est
en ce sens que les logiciels doivent donc
évoluer. Rassurez-vous, les éditeurs de
progiciels de gestion de lits et de séjours
n’ont pas attendu my SIH pour avancer sur
terrain !
Quels objectifs?
Viser à améliorer le taux d’occupation
dans une unité de soins peut permettre
de réduire les annulations de programme
ou encore les transferts dans une logique
globale d’augmentation de la qualité des
soins. Côté organisationnel, il devient
aussi plus facile de réaffecter des lits
entre services et de diminuer drastique-
ment le temps passé par le personnel à
courir après un lit libre (si l’image vous
semble osée… parlez-en aux responsa-
bles de régulation dans les établisse-
ments !).
En fait, dans le cadre d’un chantier de ges-
tion informatisée des lits, il faut au préa-
lable bien identifier le(s) objectif(s) visé(s).
Ils seront déterminants pour le choix infor-
matique qui en découle. Certaines solu-
tions ont effectivement des avantages sur
d’autres mais uniquement dans telle ou
telle autre logique de déploiement. Par ail-
leurs, cette étape préalable est souvent
l’occasion de mieux cerner l’environne-
ment et approcher la maîtrise des proces-
sus sur l’ensemble de la chaine : le
processus d’entrée et la prise en charge
dans les unités en amont, la prise en
12 :: mySIH N°20 :: 2013 ::
Capacity Manager de CERNER pour un pilotage
des ressources et processus de soins
Avec la T2A, la maîtrise des charges variables attachées à la durée même des sé-
jours devient essentielle. Le système d’information de production Cerner Millennium®
avec le module Capacity Management™ prend en compte l’ensemble des res-
sources utiles au bon déroulé des séjours (professionnels de santé, lits, places, équi-
pements, services hôteliers, etc.). Les outils de paramétrage des séquences
diagnostiques ou thérapeutiques permettent de concevoir, d’engager et de docu-
menter très simplement les actes qui correspondent aux meilleures pratiques du mo-
ment. Géolocalisés dans l’hôpital, les chambres, lits et équipements-clés
apparaissent clairement dans les écrans de prise en charge des patients. La solution
de Cerner couvre l’ensemble des fonctions qui permettent de gérer le séjour en tant
que processus : le temps (celui du patient, des médecins, des plateaux techniques,
etc.) et l’espace (chambres, blocs opératoires, SSPI, etc.) constituent deux axes ma-
jeurs transversaux auxquels se réfèrent les actes, les protocoles et les projets de
soins. La gestion des espaces de soins et le géo-positionnement en temps réel du
patient et des ressources essentielles pour son séjour constituent un levier majeur
d’efficience.
Le module Placement de MEDIBASE / OSOFT
Le module Placement d’OSOFT
intervient dans l'organisation
des services et facilite l'accès
aux informations médicales des
patients. L’interface intuitive se
fait au travers d’un seul et
même écran en mode
glisser/déposer pour le place-
ment avec d’éventuelles Indica-
tions visuelles d'incompatibilité.
Il est possible d’intégrer la
photo d’identité du patient. Les
mouvements sont répercutés
entre les services mais le mo-
dule est en relation directe avec le module Bloc opératoire et le Dossier d'hospitalisa-
tion OSOFT lors d’une exploitation complète et transversale de la solution de
MEDIBASE.
SOFTWAY MEDICAL: Un plan d’occupation corrélant
l’administratif et le médical
Le plan d’occupation, outil d’aide à la décision de placement, est présenté sous la
forme d’un planning graphique synthétique. Via l’intégration avec le socle administra-
tif, le module HM Plan d’Occupation permet de corréler les éléments « administratifs »
aux données médicales. Par exemple, les séjours peuvent être positionnés en tenant
compte d’une durée prévisionnelle d’hospitalisation, liée au motif, ce qui facilite l’ac-
cueil de nouveaux patients. Les soignants disposent en temps réel de l’affectation des
patients dans le bon service et dans la chambre adéquate sans attendre l’interven-
tion d’un tiers. L’outil affiche sous forme graphique l’occupation d’un service à un ins-
tant T mais aussi les impacts sur l’occupation des entrées ou des mutations
prévisionnelles. L’interopérabilité avec les admissions permet aux praticiens d’être in-
formés des lits disponibles, des demandes individuelles (chambre particulière par
exemple) ou des impératifs de fonctionnement (chambres d’isolement, fermetures de
services, de lit et de chambre, etc.). L’équipe soignante a une visibilité des lits occupés
et/ou vacants par localisation (service, unité, etc.) et le placement ou le changement
de lits se fait par simple « glisser-déplacer » dans le planning.

charge au Bloc Opératoire, en SSPI et le
processus de sortie en aval.
Outil de gestion des lits
ou dossier patient?
L’une des caractéristiques essentielle de
votre solution de gestion des lits est de se
positionner de manière transversale au-
tour de l’organisation de l’établissement.
L’outil doit proposer de manière ergono-
mique une synthèse de l’occupation des
services sur différents axes chronolo-
giques (journalier, hebdomadaire ou men-
suel) et selon des critères paramétrables.
L’exploitation d’indicateurs visuels permet
souvent de faciliter la tâche des équipes
de régulation dans leurs décisions de pla-
cement. Dans un environnement multi-édi-
teurs, il n’en reste pas moins que l’outil de
gestion de lits peut se retrouver en dou-
blon avec les outils administratifs de prise
en charge du séjour, voire le Dossier Pa-
tient Informatisé lorsque l'enregistrement
de la localisation du patient et des mouve-
ments éventuels se fait directement dans
le Dossier Patient. Du point de vue d’une
DSIO, il est de toute façon impossible de
faire l’impasse sur les échanges entre les
différents éditeurs en présence (lorsque le
cas se présente). Dans la plupart des cas,
le progiciel de gestion des lits assure la
gestion des plannings prévisionnels, l’ali-
mentation du Dossier Patient et récupère
en retour les éventuels mouvements… Ap-
plicatif dédié ou non, c’est bien à la cohé-
rence globale du SI qu’il faut veiller pour
être en mesure de répondre aux défis or-
ganisationnels qui nous attendent !
McKESSON: Accompagner les évolutions
organisationnelles avec M-Lits
Grâce à son nouveau module M-Lits, McKesson accompagne les évolutions organi-
sationnelles: gestion de la capacité d’accueil et amélioration de la rotation des lits au
niveau d’un établissement ou d’une communauté hospitalière. L’objectif est de facili-
ter l’ordonnancement des flux programmés et non programmés en réduisant no-
tamment les délais d’admission des patients en provenance des urgences et le
temps passé par le personnel médical à chercher des lits disponibles. La solution M-
Lits, est nativement intégrée au Dossier Patient M-CrossWay. Les gestionnaires de lits
et autres professionnels en charge du placement des patients disposent de fonction-
nalités d’affichage de l’état prévisionnel de l’occupation des lits, de calcul automa-
tique de la date prévisionnelle de sortie selon les motifs d’entrées ou les actes
pratiqués en Chirurgie ou encore de gestion des capacités (fermetures de lits, ouver-
tures de lits supplémentaires). L’axe «reporting» est aussi couvert sur la base d’indi-
cateurs prévisionnels de disponibilité des lits et d’activité (patients entrants à placer
par exemple), et de tableaux de bord adaptés aux différentes situations de travail et
aux besoins de communication. Ce nouveau module s’appuie notamment sur l’ex-
pertise de la société Effigen qui a accompagné de nombreux établissements de
santé dans la mise en place d’une organisation optimale autour de l’ordonnance-
ment du circuit du patient et avec laquelle McKesson a signé un partenariat au début
de l’année 2013.
:: DOSSIER ::