Telecaster Advisory - Television Bureau of Canada
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Telecaster Advisory (June 24th, 2014) Closed Captioning Required on Ad Material Beginning September 1, 2014 Further to the February 25, 2013 Closed Captioning Release, this update serves as a reminder that as of September 1, 2014 all advertising material, sponsorship messages and promos must be closed captioned prior to broadcast. This requirement is consistent with the CRTC’s policy on accessibility and is a condition of licence for Canada’s largest broadcast groups. As such, all TVB/Telecaster member organizations are making significant investments to adhere to the quality standards of closed captioning developed by the television industry’s working group and approved by the Commission. Further, all broadcast groups have implemented a monitoring system to ensure that the correct signal is closed captioned and reaches the distributor of that signal in its original form. Specific to advertising material (including sponsorship and promotional messages) Telecaster can screen, effective immediately, for closed captioning prior to providing final clearance. In addition, all television broadcast groups require that all advertising material delivered to them for broadcast on or after September 1, 2014 contain closed captions, in order to ensure that it is suitable for broadcast without delay. Telecaster Requirements: Telecaster will need to view the final closed captioned (CC) version of all English and French language spots (except for 800# tags and Jackpot $ tags) prior to final approval. The spot may be attached to the Telecaster online submission as an H264 QuickTime Closed Captioned file (under 20MB) or as a link containing such a file type (if the file is larger than 20MB in size). Alternatively, the closed captioned spot may be sent to Telecaster via a delivery service such as Extreme Reach and MIJO. Please ensure that the captioning does not block important information such as a Telecaster requested video super or a required video super per the direction from ASC or MIJO Clearance. It will be the responsibility of the advertiser and captioning organization to ensure proper and accurate captioning of all audio within the spot, unless there is a video super that already matches the voiceover in the spot. Once the CC spot has been reviewed and is found to be approvable, a CC Telecaster Number will be assigned. If you have any spots that will be running throughout the entire 2014 year, you are encouraged to obtain a CC Telecaster Number as soon as you can prior to the deadline of September 1, 2014 so that the spot may run seamlessly throughout the year. Any spots approved without a CC Telecaster Number, prior to the September 1, 2014 deadline, will need to be resubmitted to Telecaster for CC Telecaster Numbers by September 1, 2014. For closed captioned spots that are already at Stations with assigned non-CC Telecaster Numbers, there are two process options and it is the agency/advertisers’ decision on how to move forward. 1. Current Produced “Captioned” Material that is already at Stations (airing Sept 1 – Nov 30, 2014) A “grace period” from September 1 to November 30, 2014 can be approved by a broadcaster for an advertiser’s material if broadcaster criteria are met. If you wish to use the grace period for any creative, please work with your broadcast traffic contacts. Broadcast Traffic Directors will ensure their teams are aware of the process options moving forward. Broadcasters agree to work with advertisers and air current captioned material from September 1 to November 30, 2014 if the following process is followed by Agencies and Advertisers: o Agencies must contact each broadcaster and request their assistance to air current material during September 1 – November 30, 2014. Each broadcaster will advise their deadlines for reviewing and approving material. o Agencies must send a detailed list to the traffic department for every spot that is currently captioned that are at each station they wish to air between Sept 1 – Nov 30, 2014. o Broadcasters will review the list and spot details and advise if any material does not meet required criteria and those spots will need to be revised, captioned and resubmitted to Telecaster for a New CC Telecaster Number or they will not air effective September 1, 2014. 2. Current Produced “Captioned” Material that is already at Stations (airing as of Dec 1, 2014) All “current” material that will air December 1, 2014 onward must be revised and a captioned version submitted to Telecaster for a New CC Telecaster Number. New captioned material and instructions reflecting the “New CC Telecaster Number” must be sent to the broadcasters by November 24, 2014 at the latest for any spots airing effective December 1, 2014. Thank you for your cooperation. Should you have any questions, please contact Rhonda Bagnall, Director of Telecaster Services, at 416-413-3875 or [email protected]. Avis Telecaster (24 juin 2014) Sous-titrage requis de tout le matériel publicitaire à compter du 1er septembre 2014 Suite à l’avis publié le 25 février 2013 concernant le sous-titrage, cette mise à jour vise à vous rappeler qu’à compter du 1er septembre 2014, tout le matériel publicitaire, les messages de commandite et promos devront être sous-titrés avant d’être diffusés. Cette exigence est conforme à la politique réglementaire du CRTC quant à l’accessibilité des services de télécommunications et de radiodiffusion et est une condition quant à la licence des grands groupes de radiodiffuseurs au Canada. À ce titre, les organismes membres du TVB et des Services Telecaster font des investissements importants et consacrent beaucoup de temps afin d’adhérer aux normes de qualité du sous-titrage élaborées par le groupe de travail de l’industrie et approuvées par le Conseil. De plus, tous les télédiffuseurs ont mis en place un système de surveillance afin de s'assurer que le sous-titrage soit inclus dans le signal de radiodiffusion et qu'il conserve sa forme originale lorsqu'il parvient au distributeur du signal. En ce qui a trait au matériel publicitaire (incluant les messages promotionnels et de commandite) les services Telecaster s’assureront du sous-titrage avant d’émettre un numéro d’approbation final – ceci est en vigueur immédiatement. De plus, tous les télédiffuseurs doivent veiller à ce que tout le matériel publicitaire reçu le 1er septembre 2014, ou par la suite, soit sous-titré de manière à s’assurer qu’il puisse être diffusé sans délai. Exigences des Services Telecaster: Les Services Telecaster devront voir la version finale sous-titrée (CC) de toutes les pubs de langue anglaise et de langue française (sauf pour les mentions/tag #800 et Jackpot $) avant d’émettre une approbation finale. La pub peut être jointe à la soumission Telecaster en ligne, soit un fichier H264 QuickTime format sous-titré (moins de 20 mo) ou à titre de lien comprenant ce type de fichier (si le ficher est plus volumineux que 2 mo). De plus, la pub sous-titrée peut être transmise aux Services Telecaster par le biais d’un service de livraison tel que Extreme Reach et MIJO. Veuillez vous assurer que le sous-titrage ne masque pas une information importante telle qu’une demande de surimpression vidéo des Services Telecaster ou d’une exigence d’une surimpression vidéo requise par les services d’approbation ASC or MIJO Clearance. Ce sera la responsabilité de l’annonceur et de l’entreprise de sous-titrage d’assurer un sous-titrage approprié et précis de toute la portion audio de la pub, à moins qu’une surimpression vidéo soit déjà équivalente à la voix hors champ de la pub. Lorsque la pub sous-titrée (CC) a été vérifiée et est conforme aux exigences, les Services Telecaster émettront un numéro d’approbation. Si vous avez des pubs qui seront diffusées au cours de l’année 2014, vous êtes invités à obtenir un numéro d’approbation (CC Telecaster Number) aussitôt que possible, avant la date limite du 1er septembre 2014, afin que la pub soit diffusée sans difficulté au cours de l’année. Toute publicité approuvée sans un numéro d’approbation (CC Telecaster Number), avant le 1er septembre 2014, devra être soumise de nouveau afin d’obtenir un numéro d’approbation (CC Telecaster Number) d’ici le 1er septembre 2014. En ce qui a trait aux pubs sous-titrées qui ont déjà été livrées à la station de télévision pour diffusion sans avoir un numéro d’approbation (CC Telecaster Number) – il y a deux façons de procéder et la décision revient à l’agence ou à l’annonceur à cet égard. 1. Matériel publicitaire (sous-titré) produit présentement et déjà livré aux stations (diffusion du 1er sept – 30 nov. 2014) Un «délai de grâce», du 1er septembre au 30 novembre 2014, peut être approuvé par un radiodiffuseur en ce qui a trait au matériel publicitaire d’un annonceur, si le tout répond aux exigences du radiodiffuseur. Si vous désirez bénéficier du délai de grâce pour toute publicité, veuillez entrer en relation avec les gens du service de routage de votre radiodiffuseur. Les dirigeants du service s’assureront que le personnel est au courant de ces nouvelles procédures. Les radiodiffuseurs sont disposés à travailler en collaboration avec les annonceurs et diffuser le matériel publicitaire sous-titré actuel du 1er septembre au 30 novembre 2014, si la procédure suivante est respectée par les agences et les annonceurs: o Les agences doivent communiquer avec chaque radiodiffuseur et obtenir leur collaboration afin de diffuser le matériel publicitaire actuel du 1er septembre au 30 novembre 2014. Chaque radiodiffuseur communiquera la date limite se rapportant à la révision et à l’approbation du matériel publicitaire. o Les agences doivent transmettre au service de routage une liste détaillée de chaque publicité présentement sous-titrée qui est déjà livrée à chacune des stations et qui doit être diffusée entre le 1er septembre et le 30 novembre 2014. o Les radiodiffuseurs examineront la liste ainsi que les pubs et aviseront si tout matériel publicitaire ne répond pas aux exigences requises. Le cas échéant, ces pubs devront être révisées, sous-titrées et soumises à nouveau aux Services Telecaster afin d’obtenir un nouveau numéro - CC Telecaster Number, sinon elles ne seront pas diffusées à compter du 1er septembre 2014. 2. Matériel publicitaire «sous-titré» produit présentement et déjà livré aux stations (diffusion à compter du 1er décembre 2014) Tout le matériel publicitaire «actuel» qui sera diffusé le 1er décembre 2014 et par la suite, doit être révisé et une version sous-titrée doit être soumise aux Services Telecaster afin d’obtenir un Nouveau numéro CC Telecaster Number. Le matériel publicitaire nouvellement sous-titré et les directives portant sur le «Nouveau CC Telecaster Number» doivent être transmis aux radiodiffuseurs au plus tard le 24 novembre 2014 pour toute publicité qui doit être diffusée à compter du 1er décembre 2014. Nous vous remercions de votre collaboration. Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec Rhonda Bagnall, directrice des Services Telecaster au 416-413-3875 ou à [email protected].
