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Association pour la Formation, l’Emploi et
l’Insertion des Personnes Handicapées
230 Place du Baty
08170 FUMAY
Tél. 03.24.41.15.01 – Fax : 03.24.40.15.63 –
Email : [email protected]
PROJET D’ETABLISSEMENT
Siège Social
Projet d’Etablissement Siège Social – Février 2014
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SOMMAIRE
p.3
Préambule
p.4
Introduction
I.
p.6
Contexte du projet d’établissement du Siège Social
1)
2)
Historique
Ethique et finalités
p.6
p.7
p.9
II. Présentation Fonctionnelle du Siège Social
p.14
III. Présentation organisationnelle du Siège Social
1)
La Direction Générale et Pédagogique
p.14
2)
Les Services
p.15
a) La Fonction « Qualité »
b) Le service des Ressources Humaines
c) Le service Comptabilité
d) Le service Achats
e) Le pôle « Secrétariat du Siège Social »
f) Le service informatique
3)
p.15
p.19
p.23
p.27
p.29
p.33
Organigramme hiérarchique et fonctionnel du Siège Social
IV. Coordination et formation
1)
2)
p.35
La coordination et les moments de concertation organisés par les
services du Siège Social
La formation
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p.34
p.35
p.39
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Préambule
L’Association pour la Formation, l’Emploi et l’Insertion des Personnes en situation de
Handicap (A.F.E.I.P.H.) est porteuse de valeurs de solidarité et d’humanisme. Elle réunit et
engage des personnes bénévoles (responsables administratifs et juridiques de l’Association) et
salariées (les professionnels).
Le Projet Associatif rassemble les valeurs et les missions autour desquelles l’Association
trouve son ancrage et rassemble, par et pour les personnes en difficultés de vie, les acteurs
(bénévoles ou professionnels), dans un même engagement volontaire par l’adhésion de
chacun à des valeurs communes, à savoir :
* Le respect de la différence de l’Autre
* L’appartenance à un groupe professionnel ainsi constitué
* La responsabilité individuelle et collective, le dynamisme
* L’authenticité d’intervention, la disponibilité et l’écoute
* L’éthique personnelle et professionnelle, la solidarité
* La transparence et l’intégrité
Le Siège Social est garant de la mise en œuvre des orientations de l’Association définies par
le Conseil d’Administration. Il a un rôle de coordination, de centre de ressources et de
contrôle sur l’ensemble des activités de l’Association.
Il a également une mission d’appui technique, institutionnel et matériel dans la vie de
l’Association.
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INTRODUCTION
Le Siège Social de l’Association a été créé par arrêté préfectoral en date du 28 octobre 2005.
Sa mise en place a été réalisée en accord et à la demande des partenaires et des autorités de
tarification au cours des années 2000-2004 face à des difficultés de compréhension du
fonctionnement et de l’organisation administrative, comptable et financière de l’Association.
La création du Siège Social a donc été réalisée afin d’apporter une meilleure lisibilité à
chacun de ces niveaux et une transparence concernant les affectations et les flux financiers.
Sa création a également permis de nombreuses régularisations en termes de fonctionnement
associatif. Les cinq premières années ont permis de poser les bases d’un fonctionnement
rationnel en respect des réglementations, dans un souci de lisibilité, de transparence et de la
prise en compte de la qualité des prises en charge.
Le Siège Social a participé à la création du groupement de coopération L’IANT. L’Inter
Association Nord Thiérache (L’IANT) est un Groupement de Coopération Sociale et MédicoSociale créé en juin 2009 par l’A.F.E.I.P.H. et l’Albatros 08 pour offrir aux personnes adultes
en situation de handicap du secteur Nord Ardennes Thiérache vivant à leur domicile un
accompagnement polyvalent. Ce groupement a pour objet, par le biais des services S.A.V.S.
et S.A.M.S.A.H., d’apporter des réponses de proximité et de qualité cohérentes avec les
besoins des personnes accompagnées, en garantissant la continuité de l’accompagnement, la
mutualisation des moyens et la coordinations des interventions tout en assurant une
coordination médicale et une couverture géographique complète du territoire.
Ainsi, le Siège Social assure les fonctions de direction générale administrative (direction
conjointe- directeur général A.F.E.I.P.H. et directrice Albatros 08), de gestion des ressources
humaines, de comptabilité et de vie associative.
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Depuis 2009, le Siège Social s’est impliqué fortement dans une Démarche de Qualité globale
au sein de l’Association, la considérant comme prioritaire parmi les missions transversales
d’accompagnement et d’encadrement des prestations assurées, ou à assurer, pour les
établissements.
En 2010, la Direction a réaffirmé sa volonté d’engager cette démarche en programmant
l’évaluation interne pour les six établissements de l’Association concernés par cette obligation
réglementaire en y incluant le Siège Social. Les travaux de l’évaluation interne du Siège
Social ont permis l’adoption du Plan d’Amélioration Continue de la Qualité pour lequel l’axe
prioritaire est l’élaboration du présent Projet d’Etablissement.
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I.
CONTEXTE DU PROJET D’ETABLISSEMENT
DU SIEGE SOCIAL
I.1. Historique
L’A.F.E.I.P.H., initialement l’Association pour la Formation, l’Emploi et l’Insertion des
Handicapés (A.F.E.I.H.), a été créée le 1er janvier 1989. Cette Association est issue de la
fusion de deux entités préexistantes : l’Association « Institut Médico-Professionnel de
Revin » (I.M.PRO.) créée en 1967 et l’Association « Centre d’Aide par le Travail de Fumay »
(C.A.T.) créée en 1976.
Par décision statutaire modificative, à compter du 1er janvier 2010, l’A.F.E.I.H. est devenue
l’Association pour la Formation, l’Emploi et l’Insertion des Personnes Handicapées
(A.F.E.I.P.H.).
Au cours des années 2000, une réflexion avait été engagée au sein de l’Association sur la
création d’un siège administratif au sens de l’article 55 de la loi du 2 janvier 2002, codifiée
aux articles L.312-1 et L6111-2 du Code de l’Action Sociale et des Familles, du décret n°
2003-1010 du 22 octobre 2003 et de l’arrêté du 10 novembre 2003.
La demande de création d’un Siège Social s’est inscrite dans une démarche plus globale
initiée par l’Association, en liaison avec ses principaux financeurs, le Siège Social devant
constituer une entité administrative et budgétaire sous le contrôle de l’Etat (Agence Régionale
Santé) et du Conseil Général.
L’arrêté Préfectoral n°476 du 28 octobre 2005 a autorisé par décision de la Préfecture des
Ardennes, la création du Siège Social de l’Association ainsi que les modalités d’affectation
des frais de Siège dans les budgets des établissements et services gérés par l’Association en
application de l’article L.312-1 du Code de l’action sociale et des familles.
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Par arrêté complémentaire en date du 17 avril 2012, le renouvellement de l’agrément est
autorisé pour une période de cinq ans renouvelables.
Le Siège Social constitue depuis son agrément une entité administrative et budgétaire en tant
qu’ «établissement distinct» fonctionnant sous le contrôle conjoint des services de l’État,
l’Agence Régionale de la Santé, et du Conseil Général des Ardennes.
I.2. Ethique et Finalités
Portées par les équipes des différents services du Siège Social, les valeurs de l’Association
sont le socle de toutes nos interventions qui doivent en être le reflet au quotidien. Les
interventions du Siège Social n’ont de sens qu’en rapport à ces valeurs et sous réserve qu’elles
s’inscrivent dans ce champ de référence.
Ce chapitre renvoyant à l’éthique nous parait particulièrement important car il précise la
nature de l’engagement des équipes du Siège Social qui dicte nos modes d’organisation et
d’intervention spécifiques aux missions auxquelles nous voulons répondre.
Le Projet d’Etablissement sera pour notre service à la fois un lien et un outil fédérateur de
référence. Au-delà des compétences techniques du quotidien, il enrichit et complète nos
repères professionnels. Il donne sens à nos interventions et engage chaque professionnel en
tant que partenaire et acteur d’un projet social d’une dimension spécifique où la prise en
compte de l’Humain prévaut.
Le Siège Social doit s’approprier ces dimensions inhérentes à ses missions d’une part dans les
interventions qui lui sont propres au quotidien et d’autre part, il doit constituer et garantir le
cadre de référence de ces valeurs pour les établissements auprès desquels il intervient.
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De nombreuses modifications de fonctionnement institutionnel et d’organisation fonctionnelle
ont été réalisées et des dossiers transversaux ont été mis en œuvre par les services de la
Direction Générale :
-
Projet Associatif
-
Projets d’Etablissements
-
Conseils de la Vie Sociale
-
Mise en œuvre de l’évaluation interne
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II.
PRESENTATION FONCTIONNELLE
DU SIEGE SOCIAL
Comme nous l’avons précisé dans la partie précédente, le Siège Social est un établissement à
part entière fonctionnant budgétairement de manière autonome. Il apporte aux différents
établissements un ensemble de services incluant les Directions Générale et Pédagogique, la
gestion des Ressources Humaines, la démarche qualité, le secrétariat et les gestions financière,
budgétaire et achats.
Il bénéficie d’un budget de fonctionnement annuel soumis aux autorités de tarifications, Etat
et Conseil Général, prenant en charge ses coûts fonctionnels et facture les prestations
apportées aux établissements au regard de clés de répartition définies règlementairement. Il
rend compte aux Administrateurs de la vie des établissements et du bon respect des
orientations associatives. Il prend en compte et relaie les décisions au sein des établissements
en se portant garant de leur bonne application.
Les locaux sont organisés de manière à assurer une accessibilité aisée, y compris à des
personnes à mobilité réduite. Un espace est dédié à l’accueil, au cœur même des locaux.
L’accès urbain est signalé depuis l’entrée de la ville de Fumay.
La gestion des données et informations utiles au fonctionnement des services s’appuie sur le
progiciel C.O.G.E.T.I. destiné à permettre l’accès partagé ou spécifique adapté aux besoins
des établissements et services.
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L’A.F.E.I.P.H. dispose d’un patrimoine immobilier dont le Siège Social fait partie.
De manière plus précise, les locaux du Siège Social sont configurés de la manière suivante :
L’implantation du Siège Social se situe au cœur même du site de FUMAY (08170), à
proximité des foyers d’hébergement « Les Coccinelles » et « Maison communautaire» ainsi
que des Ateliers de production ESAT et magasin de stockage, permettant ainsi une proximité
ainsi qu’une accessibilité aisée de toute personne venant de l’extérieur et également pour les
usagers que nous accueillons. Il est à noter que les locaux du Siège Social font partie d’un
bâtiment sur un seul niveau, de plain-pied.
Pour des raisons architecturales et par manque de disponibilité de locaux, les bureaux du
Siège Social se répartissent d’une part sur un pôle central et d’autre part, ils sont constitués
d’un bureau affecté à la Directrice Générale Adjointe en charge du volet Pédagogique
situé au sein du Pôle Logement, présent sur le même site.
Le hall d’accueil du Siège Social est accessible dès son entrée, par un sas à portes
automatiques, offrant ainsi une accessibilité aux personnes à mobilité réduite, conforme aux
normes en vigueur. Dans ce hall, l’accueil physique est assuré par le personnel administratif
représenté par une secrétaire et un standardiste (en renfort sur un contrat aidé) attachés
notamment à l’accueil tant physique que téléphonique. Cet endroit a été repensé il y a
quelques années déjà (en 2008), afin d’assurer une prise en charge directe des personnes se
présentant à l’accueil pour être orientées de suite ; ainsi, ce grand hall a été réaménagé pour
laisser apparaître un bureau à deux postes de travail et également une salle d’attente ouverte
attenante, équipée de chaises et table basse où reposent des documents de présentation de
notre Association.
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Ce hall d’accueil constitue par ailleurs un « pôle central » à partir duquel on peut se rendre
dans les bureaux suivants :
-
Le bureau du Directeur Général qui comprend un espace de réunion.
-
Un couloir reliant le bureau du Directeur à celui de la Responsable des Ressources
Humaines et à celui de la secrétaire de Direction; ce lieu a été repensé et
complètement réaménagé et agrandi en 2011 pour permettre à la Responsable des
Ressources Humaines de tenir des entretiens individuels, des réunions en équipe ou
autres, de recevoir des partenaires extérieurs.
Par ailleurs, dans ce couloir, a été aménagé un espace fermé et climatisé destiné à
l’emplacement du serveur informatique et du système de maintenance téléphonique
interne.
-
Entre ces deux bureaux, nous trouvons le bureau de la Secrétaire de Direction,
également réaménagé en 2008 en même temps que la nouvelle configuration du
hall d’accueil ; cette disposition a été rendue nécessaire au vu de l’importance pour la
secrétaire de préserver la confidentialité de certains documents et autres appels
téléphoniques.
-
Le hall dessert également le bureau des assistantes du Service des Ressources
Humaines, qui a été entièrement réaménagé pour les besoins de ces personnels qui
sont au nombre de trois.
-
Un autre bureau a été créé récemment en 2011 pour accueillir la Responsable Qualité
qui exerce les fonctions de référence, au sein des services du Siège Social pour la
démarche et le suivi de la Qualité exercée en faveur des établissements et services de
notre Association.
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-
Le bureau du Responsable Administratif et Financier est accessible par un couloir
(près de celui de la Responsable Qualité) et également par l’extérieur, face aux ateliers
de production d’ESAT : ce qui permet une circulation aisée de cette personne ainsi
que des responsables d’atelier pour toute transmission importante de documents
comptables, et autres pour engagement rapide des devis et commandes par exemple.
-
Un autre couloir venant du hall, débouche sur le bureau du Responsable Achats ;
Auparavant, jusqu’en 2011, ce responsable partageait son bureau avec ses 2
assistantes. Celles-ci ont investi à présent un bureau attenant et autonome qui peut
communiquer par une porte intermédiaire ; depuis 2011, une autre assistante
Ressources Humaines attachée à la formation partage ce grand bureau entièrement
rénové début 2012, pouvant ainsi avoir accès à des informations concernant le
financement et le suivi du budget de formation de l’A.F.E.I.P.H.
Outre ces bureaux où sont affectés les personnels du Siège Social, se trouve dès l’entrée par le
sas d’accueil, à gauche, une grande salle de réunions, qui permet d’accueillir jusqu’à une
trentaine de personnes pour toutes les réunions utiles au fonctionnement de notre Association.
Cette salle est équipée également d’un visio-projecteur et d’une toile blanche ainsi que de
raccords électriques pour faire fonctionner ordinateurs portables et autres équipements, pour
les besoins d’une projection de dossiers, de reportage, de documents Powerpoint…
Une salle d’archives (pour tous documents des services du Siège Social) est située
légèrement en retrait des bureaux administratifs de l’espace accueil. Face à cette salle
d’archives, nous trouvons le lieu de stockage des produits d’entretien.
Plusieurs blocs sanitaires (toilettes et lave-mains) : un à proximité du hall d’accueil et un autre
dans le couloir, à proximité du bureau du Directeur. Ces sanitaires sont adaptés à
l’accessibilité des personnes à mobilité réduite.
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D’un point de vue technique, nous rappelons que les postes de travail des services du Siège
Social sont tous équipés d’ordinateurs portables et/ou fixes avec, pour tous, une connexion à
l’internet et pour certains une connexion informatique en réseau sur le progiciel COGETI
(service paie – comptabilité et achats principalement). Un photocopieur en réseau situé dans
un large couloir, près du poste d’accueil, permet la copie de documents ainsi que l’impression
via les ordinateurs, et ce, de manière optimale pour toute reproduction à grand tirage.
Par ailleurs, il est utile de souligner que les locaux du Siège Social accueillent également le
service médical et paramédical de l’ESAT et du Pôle Logement, « excentré » par un patio
d’agrément fermé et qui est composé du bureau infirmerie – bureau de la psychologue – local
du kinésithérapeute (vacations hebdomadaires pour ce dernier).
D’autres bureaux sont également intégrés au Siège Social dans le cadre du Groupement de
Coopération Sociale et Médico-Sociale L’I.A.N.T. (L’Inter-Association Nord Thiérache), créé
en partenariat avec l’Association « ALBATROS 08 » de MONTCORNET, à savoir, les deux
bureaux du S.A.V.S. (Service d’Accompagnement à la Vie Sociale) / S.A.M.S.A.H. (Service
d’Accompagnement Médico-Social pour Adultes Handicapés) : équipe pluridisciplinaire
d’Educateurs(trices) Spécialisés(es), AMP, AVS, Psychologue, Secrétariat, ainsi que la Chef
de Service occupent deux bureaux tout proches de celui de la Responsable Qualité.
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III.
PRESENTATION ORGANISATIONNELLE
DU SIEGE SOCIAL
III.1. La Direction Générale et Pédagogique
Le Directeur Général assume la responsabilité du fonctionnement du Siège Social et des
différents services et établissements de l’Association. Il est le responsable de la mise en œuvre
permanente des orientations de l’Association et de la réalisation des programmes définis par
les membres du Conseil d’Administration élus au sein de l’Assemblée Générale.
Il est également le responsable hiérarchique des personnels et le collaborateur direct des
membres du Bureau, élus au sein du Conseil d’Administration. Il est garant du
fonctionnement matériel et financier de l’ensemble des équipements. Il est également chargé
des relations publiques.
La Directrice Générale Adjointe en charge du volet Pédagogique assure la Direction Générale
en l’absence du Directeur Général. Elle participe aux projets d’évolution des structures. Elle
est, par ailleurs, garante du bien-être et de l’évolution des personnes accueillies quelle que soit
la structure gérée par l’Association. Elle assiste, aide, conseille les Chefs de service des
différents établissements par rapport à la personne accueillie concernant notamment :
-
Le projet individuel, l’insertion socioprofessionnelle, le maintien et le
développement des capacités et des compétences, au travers d’actions
individuelles et collectives, les difficultés rencontrées.
-
La coordination de l’action entre les services ou établissements.
Par rapport à la personne accueillie, elle assure le relais auprès des organismes partenaires et
services intervenants auprès de la Personne (CDAPH, ARS, CG, Tutelles, etc.).
III.2. Les Services
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III.2.a - La Fonction « Qualité »
La « qualité » dans le secteur médico-social renvoie à des enjeux essentiels qui visent à porter
une attention particulière au bien-être, à la restauration, au maintien et à l’optimisation de la
santé, de l’autonomie sociale et de la dignité humaine des personnes accueillies. Les relations
humaines sont au cœur de cette démarche.
Les principes de la démarche qualité dans le champ médico-social ont été posés par la loi
2002-2 rénovant l’action sociale et médico-sociale. Cette loi est le fondement même de la
démarche qualité car elle introduit pour la première fois cette notion comme une obligation
légale dans le secteur. L’objectif de cette loi est de mettre en place une politique
d’amélioration continue de la qualité pour l’accompagnement des personnes accueillies dans
les structures médico-sociales.
Outre l’affirmation et la promotion des droits des usagers, la loi 2002-2 soumet chaque
établissement social ou médico-social à l’obligation de « procéder à l’évaluation de leurs
activités et la qualité des prestations qu’ils délivrent, au regard notamment de procédures, de
références et de recommandations de bonnes pratiques professionnelles. »
En 2007, l’Association pour la Formation, l’Emploi et l’Insertion des Personnes Handicapées
(A.F.E.I.P.H.) a amorcé la démarche qualité en déployant progressivement les outils destinés
aux usagers, exigés par la loi 2002-2.
En 2010, la direction a réaffirmé sa volonté d’installer durablement une démarche
d’amélioration continue de la qualité de ses prestations et de procéder, notamment, à
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l’évaluation des six établissements soumis à cette obligation légale. Cette décision, motivée
par l’exigence légale a donné une impulsion à la démarche qualité au sein de l’A.F.E.I.P.H.
Evaluation à mener sous deux axes : une évaluation interne à réaliser tous les 5 ans et une
évaluation externe à mener tous les 7 ans par un organisme extérieur habilité par les autorités
publiques.
Afin d’installer durablement la démarche d’amélioration continue de la qualité au sein de ses
établissements, l’Association a recruté une Responsable Qualité. Dans le cadre de la
démarche d’amélioration continue de la qualité, les missions confiées à la Responsable
Qualité sont diverses :
Actions continues
* Assurer une veille permanente concernant la démarche qualité, c’est-à-dire continuer à
développer et à améliorer l’accompagnement proposé aux usagers afin de répondre au mieux
à leurs besoins et à leurs attentes (participation à diverses réunions d’équipe, soutien à
l’écriture et lecture des rapports d’activités, des projets d’établissement, propositions
d’actions, etc.).
* Veiller au respect des droits et du bien-être des usagers à travers, notamment, la prise en
compte de leur parole aux Conseils de la Vie Sociale, les rencontres informelles, les
communications sur les droits des usagers.
* Veiller à la mise en place, à la réactualisation et au respect des outils de la loi de 2002/2.
* Assurer la coordination du Conseil de la Vie Sociale pour chaque établissement concerné,
accompagner les personnes handicapées dans leurs différents rôles (Président, secrétaire),
participer avec les usagers au relevé des questions, assurer le suivi des décisions prises lors du
Conseil de la Vie Sociale, etc.
* Assurer une veille des textes réglementaires et législatifs en vigueur dans le secteur, c’est-àdire être la personne ressource au niveau règlementation.
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* Participer à une veille des innovations sur des thèmes particuliers dans le secteur médicosocial.
* Garantir la mise en pratique d’une dynamique de la qualité et en rendre compte à la
Direction.
* Participer en tant que soutien technique à certains projets de communication interne et
externe.
Actions liées à l’évaluation interne et externe
* Mettre en place et réaliser les modalités de l’évaluation interne et externe au regard de la
législation.
* Accompagner l’évaluateur lors de l’évaluation externe des établissements.
* Accompagner chaque établissement dans la réalisation du Plan d’Amélioration Continue de
la Qualité (découlant de l’évaluation interne et externe) et en assurer un suivi régulier avec le
chef de service.
* Informer régulièrement la Direction sur l’avancée du Plan d’Amélioration Continue de la
Qualité de chaque établissement.
* Participer à l’ensemble des réunions ayant trait à l’évaluation.
Missions particulières
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* Créer des outils permettant d’améliorer la qualité de suivi des obligations réglementaires ou
autres, les proposer aux membres du personnel qui en assureront l’utilisation (ex :
chronogramme pour les indicateurs, chronogramme inter-établissements) et en vérifier la
pertinence et l’efficacité avec le personnel concerné.
* Collaborer avec les équipes, les chefs de service et la Direction sur des projets diversifiés.
* Participer aux réunions de fonctionnement en tant que lieu d’informations, d’échanges.
*Participer aux réunions de coordination pédagogique en tant que lieu d’informations,
d’échanges.
* Rester en éveil sur les informations échangées.
Dans le cadre de sa mission, la Responsable Qualité accompagne les chefs de service et les
services dans la mise en place d’une démarche qualité. Elle apporte aux équipes les
informations et soutien technique nécessaire. Elle interpelle les équipes sur les écarts
constatés entre les objectifs poursuivis et la qualité effective.
III.2.b - Le service des Ressources Humaines
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L’état et la dynamique de la gestion des Ressources Humaines sont essentiels pour la qualité
du service rendu. Le service des Ressources Humaines, outre la gestion quotidienne et
administrative des salariés et de leurs dossiers, doit trouver un équilibre entre des logiques
spécifiques, l’intérêt des usagers et celui des personnels. Si l’intérêt des usagers prime, il est
essentiel que chaque professionnel se réalise dans son activité et dans son engagement
professionnel au regard de son statut et de son contrat de travail.
Le Siège Social doit évaluer les ressources humaines disponibles et nécessaires tant en
disponibilité qu’en qualité, leur adéquation à la mission et la politique pour les faire évoluer.
Il veille également à la promotion des compétences individuelles et collectives, à une
organisation du travail en termes d’objectifs et de moyens, dans le respect de la
réglementation, pour une mobilisation optimale des ressources humaines. Il assure les
obligations réglementaires en termes de droit d’expression du personnel et l’animation des
relations sociales au sein de ses structures (dialogue avec les partenaires sociaux, …).
Afin d’assurer ses missions, le Siège Social a redéfini son organigramme et celui des
établissements et il réactualise les fiches de postes pour mieux répondre aux besoins et mieux
organiser le travail. Il veille à adapter les formations aux besoins repérés (entretiens
individuels, plan de formation etc. …). Par ailleurs, il se charge d’associer l’ensemble des
salariés aux projets collectifs, de mettre en place un dispositif d’accueil pour chaque
professionnel.
D’un point de vue fonctionnel, par délégation de la Direction Générale, le service des
Ressources Humaines a la responsabilité transversale de l’organisation et de l’animation d’un
ensemble de missions dans un esprit d’écoute du personnel salarié et de proposition afin
d’assurer un climat social positif.
A ce titre, il assume le suivi des mouvements de personnel (le recrutement, la gestion des
carrières, la gestion de la formation professionnelle, l’exercice du droit disciplinaire, la
gestion administrative comprenant la paie, les absences et congés).
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Le service des Ressources Humaines est chargé de la bonne application de la législation au
sein de l’Association, à savoir la mise en place et le respect des obligations légales en matière
de prévention, de sécurité et des conditions de travail.
Il assure la mise en place et le fonctionnement des instances représentatives du personnel en
application de la législation en vigueur (élection des délégués du personnel, organisation et
participation à l’animation des réunions de CE / DP / CHSCT).
Le service des Ressources Humaines formule des propositions favorisant un climat social
propice au sein du personnel, il élabore les accords d’entreprise réglementaires ou ceux
adoptés en application de la politique sociale de l’Association et des orientations retenues.
Au-delà de ces missions, le service des Ressources Humaines intervient en interne en
partenariat avec les autres services du Siège Social et de l’Association dans l’élaboration des
budgets, la sécurité au travail, l’évènementiel. Il est à l’écoute des problématiques posées par
les établissements, met en œuvre les actions visant à favoriser le bon fonctionnement des
établissements et, est force de proposition auprès de la Direction et des établissements dans la
recherche de solutions.
Il est « centre de ressources » des chefs de service des établissements concernant des
situations particulières liées aux statuts ou aux situations de travail.
Le service Ressources Humaines est, avec la Direction, chargé du développement des
potentiels humains dans l’Association, notamment par la mise en œuvre de l’évaluation des
personnels dans l’application de la législation du travail.
En externe, il met en place et veille au maintien des relations partenariales de qualité avec les
différents organismes habilités à savoir Médecine du travail, Pole Emploi, UNIFAF,
COGETI, CARSAT, les organismes de prévoyance, etc.
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Vis-à-vis des services internes, le service des Ressources Humaines s’engage à :

Administrer :
- Garantir le respect des échéances (paie, formation...)
- Respecter l’application de la CCN 66, la législation du droit du travail, ainsi que des accords
d’entreprise.
- Faire respecter le règlement intérieur
- Etre à l’écoute afin de mettre en place les mesures permettant d’éviter les sources de conflits
internes et externes.

Communiquer :
- Organiser le dialogue social dans l’entreprise (personnel, syndicat, hiérarchie) et avec les
partenaires externes.
- Faire fonctionner et améliorer les outils et procédures de communication interne pour ce qui
concerne le secteur RH (ex : COGETI : GITT / planning, fiches de poste...) et externes
(Médecine du travail, Prévoyance, CARSAT, OPCA…)

Gérer :
- Recruter et insérer les salariés en fonction de leurs aptitudes et des besoins de l’organisation.
- Améliorer l’efficience du personnel par la formation et l’intégration en fonction des postes
et de l’exigence de l’environnement.
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- Améliorer les conditions de travail dans l’organisation.
- Assurer la rémunération, la promotion des salariés et les plans de carrière.
Il attend également des autres établissements de l’Association :

Une transmission fiable, et dans les délais impartis, des éléments nécessaires à
l’établissement des contrats, des salaires et des rémunérations.

Un respect des délais, procédures ou notes de service.

Une discrétion. Les questions, demandes et problèmes rencontrés remontent par voie
hiérarchique.
Le service se compose d’une Responsable des Ressources Humaines et de 3,5 ETP Agent
Administratif service ressources humaines.
III.2.c - Le service Comptabilité
Ce service s’occupe de la tenue et du suivi :
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- de la comptabilité générale qui est le recensement et l’évaluation des flux générés par des
évènements commerciaux, matériels, juridiques et économiques qui concourent au résultat de
l’Association. La comptabilité générale est un outil de gestion qui permet l’observation
comparative (état des dettes, créances, trésorerie, volume d’affaires réalisé, résultats dégagés)
et l’établissement de différents ratios significatifs ou indicateurs médico-sociaux.
- de la comptabilité analytique qui est un système de comptes, ajusté à la comptabilité
générale, permettant d’identifier et de valoriser les éléments constitutifs du résultat de
l’exercice par activité. Elle permet également un meilleur pilotage afin de mieux apprécier la
situation.
- de la comptabilité budgétaire afin de s’assurer que les recettes et/ou dépenses prévues
s’effectuent dans les volumes et valorisations envisagés selon le calendrier programmé. Ce
suivi budgétaire ouvre la possibilité du contrôle budgétaire via l’analyse des écarts, c’est un
outil pour servir de point d’appui aux tâches de prévision, de pilotage, de contrôle et d’analyse
des engagements.
Le service dresse les documents comptables réglementaires de fin d’exercice et établit les
états de synthèse (bilan, compte d’exploitation, états des soldes de gestion, tableau de
financement et financier).
Il élabore les rapports financiers annuels (annexes aux comptes annuels, rapport de gestion,
rapport spécial et rapport comptes administratifs).
Le service comptabilité doit être en contact avec l’ensemble des services de l’Association
pour mener à bien sa mission pour permettre les remontées d’informations et la transmission
des pièces comptables.
Le Responsable Administratif et Financier produit et supervise les états financiers de
l’Association, l’application des normes comptables, en relation avec les tiers. Il veille à la
fiabilité des données recueillies, participe au développement des outils décisionnels destinés
au management.
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Il a pour missions principales :
-
La comptabilité générale (supervise la saisie, le pointage et le lettrage (rapprochement
entre les engagements et les règlements) des écritures comptables)
-
La comptabilité auxiliaire clients et fournisseurs (suivre, contrôler les encaissements et
décaissements, gérer les relances ou réclamations)
-
La comptabilité analytique (contrôle et édite les états d’analyse)
-
Le bilan (élabore les bilans et comptes de résultat)
-
Le suivi de trésorerie et le contrôle des caisses
-
Les déclarations fiscales (réalise les liasses et déclarations mensuelles ou annuelles)
-
Les budgets (établit les budgets annuels, procédures contradictoires avec les
financeurs, budgets exécutoires et suivis)
-
Les relations avec les commissaires aux comptes.
Une comptable qui assiste le Responsable Administratif et Financier pour l’ensemble des
tâches principales suivantes :
-
L’enregistrement et le pointage de certaines opérations comptables
-
Les facturations mensuelles des frais de séjour et des contributions
-
Les virements bancaires divers
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-
Le pointage des chiffres d’affaires et l’élaboration des déclarations de TVA
-
L’imputation des factures achats
-
Le traitement et l’imputation des caisses
-
La préparation des suivis budgétaires
-
La participation et la clôture aux divers travaux de bilan
Une aide-comptable qui effectue sur un ou plusieurs dossiers des travaux d’écritures, de
pointage et ventilation en appliquant les directives précises.
-
La mise à jour quotidienne des situations bancaires
-
La saisie des décaissements
-
La saisie des factures achats dans le logiciel
-
Les préparations des règlements fin de mois
-
L’encaissement des règlements clients et des produits des activités commerciales
-
Les relances clients
-
La saisie des opérations diverses de bilan
-
Le lettrage des comptes clients et fournisseurs
Vis-à-vis des partenaires internes et externes, le service s’engage à :
-
Centraliser des moyens de paiement envers les tiers
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-
Collecter l’ensemble des factures Fournisseurs et Clients
-
Gérer le portefeuille assurance de l’Association
-
Apporter un soutien administratif sur des questions diverses
-
Communiquer les données financières propres à chaque établissement ou service
-
Etre à l’écoute de leurs attentes quotidiennes
En retour, le service attend des établissements de l’Association :
-
Une transmission régulière des documents indispensables pour permettre la fiabilité de
tenue de la comptabilité
-
Une information régulière des problématiques envers les partenaires extérieurs
-
Une remontée des documents officiels des tutelles
-
Une attention quant au respect des échéances et obligations.
III.2.d - Le service « Achats »
Le service achat occupe une place importante dans la gestion quotidienne et générale du Siège
Social. Ces travaux sont d’autant plus nécessaires que nous sommes une Association multi
établissements et multi sites.
Ces deux contraintes administratives et géographiques imposent la mise en œuvre d’une
gestion centralisée de ce processus réalisée au sein du Siège Social.
Cette fonction est assurée par le Responsable Achats, assisté par le service comptabilité et le
secrétariat.
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Sa mission s’inscrit dans une perspective globale de maîtrise des dépenses, d’optimisation des
effets de synergie entre établissements et d’une manière générale d’efficience dans les actions
menées.
La gestion du poste achats est appuyée par une procédure permettant une définition claire et
précise des rôles de chacun en matière de délégation, de gestion des achats de matières
premières, de fournitures, etc.
Ce service a pour missions principales :
-
La mise à jour et le suivi de la bonne exécution de la procédure achats ;
-
La validation de l’ensemble des factures d’achats. Cette validation est réalisée par un
ensemble de moyens cumulatifs ou pas en fonction de la nature et du montant des
dépenses, il s’agit entre autres :
- du rapprochement devis/bon de commande / bon de livraison / facture
- d’une revue des factures par les chefs de services
- d’un examen comparatif avec les années précédentes
- d’une analyse de gestion
- d’un retour à l’autorisation d’achats lorsque la procédure le prévoit
- d’une revue critique de l’ensemble des factures.
-
La gestion des demandes d’achats qui, compte tenu du montant et/ou de la nature, en
référence à la procédure achats, nécessite la collaboration et/ou l’autorisation du
Responsable des Achats.
-
La renégociation annuelle de l’ensemble de nos contrats de prestations avec une mise
en concurrence systématique lorsque l’offre le permet afin de garantir un rapport
qualité/prix des plus avantageux.
-
L’élaboration à chaque début d’année d’un référencement fournisseurs sur les
principaux postes de dépenses. Ce référencement est réalisé sur la base d’une mise en
concurrence annuelle de plusieurs fournisseurs.
-
Le service participe également à la maîtrise des dépenses en intervenant sur la
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réalisation des budgets et dans le contrôle du respect de ceux-ci en collaboration avec
le Responsable Administratif et Financier.
-
Il est un acteur majeur dans le suivi des projets immobiliers où il assiste la direction.
-
Il accompagne le Responsable Administratif et Financier dans la réalisation des Plans
Pluriannuels d’Investissements.
-
Il répond aux sollicitations extérieures et il valide les potentialités de collaboration
lorsqu’elles existent.
-
Il transmet à la comptabilité l’imputation analytique des factures, c’est-à-dire l’activité
et l’établissement concernés.
-
Il a en charge le suivi des litiges fournisseurs.
-
Il coordonne l’équipe entretien des locaux sur l’ensemble du site géographique de
Fumay.
-
Il coordonne également les travaux d’entretien.
III.2.e - Le pôle « Secrétariat du Siège Social »
Les missions du pôle « Secrétariat du Siège Social » se décomposent en trois parties
distinctes:

La mission accueil :
- L’accueil physique et téléphonique ainsi que l’orientation des personnes vers les personnels
ou services concernés.
- Le traitement de courriers divers. En ce qui concerne le courrier entrant : dépouillement,
enregistrement manuel et numérisé par scan puis distribution dans tous les services et
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établissements de l’Association. Concernant le courrier sortant : affranchissement du courrier
du Siège Social.
- Les mises à jour des cahiers de suivis : réservation de véhicules, réservation des salles de
réunion.

Le secrétariat lié au domaine médico-social :
- La coordination de réunion à vocation pédagogique (ordre du jour, compte-rendu, etc.).
- La coordination et suivi des dossiers M.D.P.H. de manière transversale (E.A., E.S.A.T.,
Foyers d’hébergement).
- La coordination et suivi des visites médicales (Médecine du Travail) dans les établissements
et services de l’Association, excepté pour l’IMPro où l’infirmière prend elle-même les rendezvous médicaux pour les salariés de cet établissement.
- Le secrétariat courant/classement.
- La mise à jour informatique des dossiers des usagers (fiches d’identité).
- Tous les quatre ans, le secrétariat du Siège Social traite l’enquête ES (Enquête auprès des
structures pour enfants et adultes handicapés) sur le volet des données encodées relatives aux
prises en charge des bénéficiaires sur l’ensemble des établissements et services médicosociaux de l’AFEIPH et L’IANT.

Le secrétariat transversal au profit des Direction Générale et Pédagogique et des
services du Siège Social et établissements de l’A.F.E.I.P.H. :
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De façon globale, le service assure le traitement de l’information écrite ou orale afin d’y
apporter des actions validées par la Direction Générale ainsi qu’un suivi pour tous les
établissements et services de l’A.F.E.I.P.H. :
- En relation directe avec la Direction Générale et Pédagogique
- Le traitement des courriers
- La gestion du planning de la Direction Générale.
- la coordination des réunions de fonctionnement et de concertation pédagogiques (ordre du
jour, compte-rendu, etc.)
- En relation avec les services du Siège Social
- La coordination et la transmission de l’information, organisation et contrôle des suivis
nécessaires
- La saisie de courriers
- En relation avec les instances représentatives de l’Association et du personnel
- La coordination des réunions de Bureau, du Conseil d’Administration, de l’Assemblée
Générale et du CHSCT.
- La transmission de tout document aux administrateurs (tout document d’information,
rapports d’activités, rapports budgétaires, présentations des comptes, comptes rendus de
séances, etc.).
- En relation avec les différents établissements et services de l’Association
- Le traitement et le contrôle des avances de caisse ainsi que la tenue de la caisse du Siège
Social.
- L’élaboration de dossiers divers : projet, renouvellement d’agrément, etc.
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- La saisie de courriers et mails divers ponctuels ou récurrents, attestations pour les salariés et
usagers.
- L’impulsion et le suivi des actions à mener, décidées en réunion de concertation
pédagogique et/ou de fonctionnement, auprès des personnes directement concernées.
- Le recueil annuel des éléments constituant les indicateurs des établissements soumis à
l’autorité de tarification ARS (ESAT, IMPRO, EA).
- La diffusion des informations utiles au fonctionnement des services (notes d’information,
notes de service…).
- La participation à l’organisation d’actions liées aux diverses manifestations et autres
évènements de l’Association.
- Le traitement des demandes des salariés et usagers concernant la Médaille d’honneur du
Travail.

Entre le secrétariat du Siège Social et les organismes et partenaires extérieurs :
Les contacts privilégiés sont établis principalement avec les autorités de tarification: l’ARS, le
Conseil Général, la DI-RECCTE Territoriale et Champagne-Ardenne, l’AGEFIPH, au travers
de l’élaboration de conventions, rapports budgétaires et présentations de bilans de l’exercice
annuel, contrats divers, et signalement des évènements indésirables de l’Association.
Le secrétariat du Siège Social sollicite des établissements internes :
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-
une communication optimale de la part des différents établissements et services de
l’A.F.E.I.P.H. pour recueillir des informations ponctuelles ou en attente de réponse,
dans le respect des délais demandés ou impartis.
-
une communication relative à toute modification de fonctionnement ou à une situation
touchant le bon fonctionnement du secrétariat du Siège Social directement (ex :
prévenir des absences à l’accueil).
-
un travail d’équipe en toute confiance.
III.2.f - Le service informatique
Le service informatique de l’Association et de l’ensemble des établissements de
l’A.F.E.I.P.H. est assuré par un Responsable NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information
et de la Communication).
Concernant l’informatique et la téléphonie, il a pour mission :
- la maintenance des réseaux
- la maintenance software et hardware (logiciel et matériel)
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- l’étude, le développement et le déploiement de la structure informatique
- le conseil technique en liaison avec le service achats
- la formation et l’information des utilisateurs
Le Responsable NTIC travaille également par projet, notamment :
- le suivi de projet sur Microsoft Project
- la réalisation d’audit
- l’assistance dans la mise en place des projets au niveau technique, communication et
commercial
Le Responsable NTIC est également formé à l’habilitation électrique, ce qui lui permet
d’apporter une assistance technique au besoin et d’établir un pré-cahier des charges.
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III.1. Organigramme hiérarchique et fonctionnel du Siège Social
Membres de l’Association
Conseil d’Administration
Président – Mr DUMONT
Directeur Général – Mr GALEA
Directrice Générale Adjointe en charge de la
direction pédagogique - Mme SPINETTE
Service Administratif et Financier
Responsable – Mr LELONG
Service Qualité
Responsable – Melle DESSEILLE
Service Ressources Humaines
Responsable – Mme MALBRAND
Service Achats et entretien
Responsable - Mr CRETY
Agents d’entretien
Mme DI SALVO
Mme LECLERCQ
Mme MARECHAL
Responsable NTIC*
Mr GROGNET
Service Comptabilité
Mme BARTHEL - Comptable
Mme GENON – Aide-Comptable
Service Ressources Humaines
Melle BOURLIQUAUX - Assistante Ressources Humaines
Mme SCIOT – Assistante Ressources Humaines
Mme GILLARD – Assistante Ressources Humaines
Mme AMPOLINI – Assistante Ressources Humaines
Référent Santé
Mr RUOCCO
* Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication
Les personnes en gris sont des professionnels rattachés au Siège Socia
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Service Secrétariat
Mr AIT HAMMOU - Mme DRUART – Mme PIETRUSZKA
Secrétariat de Direction
Agent accueil, secrétariat
IV.
Coordination et formation
IV.1 - La coordination et les moments de concertation organisés par les services
du Siège Social
Le Siège Social utilise différents outils de communication pour échanger de manière
efficiente :
- Mails
- Notes de service
- Réunions

Réunions de fonctionnement
Ces réunions ont pour objet d’échanger et de se positionner sur le fonctionnement, les
difficultés éventuelles et l’organisation des établissements de l’Association, les nouvelles
orientations législatives et réglementaires, les innovations dans le secteur médico-social, etc.
Elles sont également les moments propices au partage des informations relatives aux
établissements et à l’Association.
Assistent à la réunion de fonctionnement, le Directeur Général, la Directrice Générale
Adjointe en charge du volet Pédagogique, la Responsable des Ressources Humaines, le
Responsable Administratif et Financier, le Responsable du service Achats, la Responsable
Qualité, la secrétaire de direction, les Chefs de service, les infirmières et la psychologue.
La réunion de fonctionnement est bimensuelle et l’ordre du jour est établi après consultation
de chaque personne concernée par la réunion.
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Le compte-rendu est établi à l’issue de chaque réunion, validé et ensuite diffusé pour
application.

Réunions de concertation pédagogique
Ces réunions ont pour objet d’échanger et de se positionner sur les situations particulières, les
thèmes spécifiques, l’accompagnement proposé, etc.
Assistent à la réunion de concertation pédagogique la Directrice Générale Adjointe en charge
du volet Pédagogique, la Responsable Qualité (selon les sujets abordés), la secrétaire de
direction, les Chefs de service, le coordinateur pédagogique, les coordinateurs éducatifs du
Pôle Logement, les infirmières et les psychologues.
La réunion de fonctionnement est bimensuelle et l’ordre du jour est établi après consultation
de chaque personne concernée par la réunion.
Le compte-rendu est établi à l’issue de chaque réunion, validé et ensuite diffusé pour
application.

Réunions en lien avec l’évaluation interne et externe
Ces réunions, organisées régulièrement, ont pour objet d’informer les membres du personnel
du Siège Social sur le processus de l’évaluation interne et externe, et ce tout au long de la
démarche d’évaluation. Elles sont également l’occasion de travailler certaines pistes
d’amélioration issues du plan d’amélioration continue de la qualité et d’assurer un suivi
régulier de ce plan.
Assistent à la réunion tous les membres du personnel du Siège Social.
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
Réunions d’équipe
- Service Comptabilité
Il n’y a pas de réunions formelles organisées mais les membres du service Comptabilité se
réunissent régulièrement pour faire le point sur l’état d’avancement des travaux en cours et
sur l’organisation de ceux à venir. Ces réunions informelles permettent d’échanger sur
l’actualité de l’Association.
- Service Ressources Humaines
Les membres du service Ressources Humaines se réunissent régulièrement pour faire le point
sur l’état d’avancement des travaux en cours et organiser ceux à venir. Ces réunions
permettent d’échanger sur l’actualité de l’Association, sur les réunions de fonctionnement, les
Comités d’Entreprise, etc.
- Service Secrétariat
Les membres du service Secrétariat se réunissent ponctuellement à des moments charnières de
l’année afin d’organiser et de coordonner le travail à effectuer.
- Service Qualité
La Responsable Qualité rencontre régulièrement la Direction Générale pour faire le point sur
l’état d’avancement des travaux en cours et organiser ceux à venir. Cette personne, dans le
cadre de ses missions, assiste également à certaines réunions organisées par les autres services
de l’Association ou par des partenaires et organismes extérieurs.
Au-delà des réunions institutionnellement programmées, les professionnels se réunissent
autant que nécessaire en fonction des préoccupations rencontrées.
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
Représentants du personnel
Dans le cadre du respect de la règlementation et en application de la loi L93-1313 et des
articles L2326-1, L2326-2, L2326-3 du code du travail, concernant la représentativité du
personnel au sein de l’Association, une Délégation Unique du Personnel a été créée.
Cette instance a pour objet de réunir les objectifs, prérogatives et droits du Comité
d’Entreprise et des Délégués du personnel.
Les élections des représentants du personnel sont organisées régulièrement dans ce cadre. Le
dernier scrutin a eu lieu en mai 2013. Le protocole d’accord préélectoral établi à ce titre
prévoit en son article 3 le maintien d’une délégation unique des représentants du personnel.

Unité Economique et Sociale
L’article 4 du protocole d’accord préélectoral rappelle et valide l’existence d’une Unité
Economique et Sociale rassemblant les personnels de l’A.F.E.I.P.H. et du groupement de
coopération L’IANT. Les salariés du groupement entrent donc dans le périmètre de l’Unité
Economique et Sociale pris en compte dans le calcul des effectifs et bénéficient des modalités
et des droits liés aux institutions représentatives du personnel.
Les réunions des représentants de la Délégation Unique du Personnel ont pour objet d’aborder
les questions et les préoccupations des salariés, mais aussi de négocier et de valider certaines
décisions. Elles permettent également d’informer les membres de la Délégation Unique du
Personnel à tous les niveaux de la vie de l’Association et notamment, des postes vacants au
sein des différents établissements de l’Association. Les membres de la Délégation Unique du
Personnel ont aussi un droit d’information sur le plan annuel de formation.
Assistent au Comité d’Entreprise, les représentants du personnel élus, la Responsable des
Ressources Humaines et le Directeur Général en tant que Président du Comité d’Entreprise.
Ces réunions sont organisées mensuellement.
IV.2 - La formation
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Un plan de formation annuel est établi pour chaque établissement de l’Association. Celui-ci se
base sur le budget alloué à chaque établissement et sur les besoins en formation des
professionnels et/ou sur des orientations de la Direction Générale. En effet, la Direction
Générale peut demander aux professionnels de se former selon le besoin relevé (ex :
installation d’un nouvel outil informatique). De même, le professionnel peut demander les
formations qui lui semblent pertinentes. Le choix final reste toutefois à l’appréciation de la
Direction Générale, au regard des propositions faites par la Responsable des Ressources
Humaines.
Etabli par le service des Ressources Humaines, le plan de formation est validé par la Direction
Générale et présenté au Comité d’Entreprise. Par ailleurs, la mise en œuvre du plan de
formation est gérée par le service des Ressources Humaines.
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