GUIDE DE CONSOLIDATION D’ÉQUIPE POUR LES ÉQUIPES DE SOINS PRIMAIRES DE L’ONTARIO Module 7 : Améliorer la collaboration Janvier 2009 Modifié en décembre 2010 Révisé en décembre 2012 Révisé en décembre 2012 Objectif du guide L’objectif du guide est de vous aider, votre équipe et vous, à mieux comprendre les processus et à trouver des façons d’améliorer les soins axés sur le travail d’équipe dans votre organisation de soins primaires. Le guide est divisé en dix modules indépendants. Chaque module contient des renseignements généraux et du contenu théorique liés au sujet (partie A). Certains modules (modules 3, 4, 7 et 10) contiennent aussi des outils et des ressources complémentaires sur le sujet (partie B). Les modules ne se suivent pas. Choisissez un module qui aborde le problème que vous avez ciblé et servez-vous des outils qui s’appliquent le mieux à votre cas. Le module d’introduction contient des renseignements généraux sur les équipes interdisciplinaires, la collaboration interprofessionnelle en soins de santé et les types d’équipes. Il contient aussi des remerciements et des notices bibliographiques. Avant d’entamer une des activités proposées, on recommande à l’animateur ou au chef d’équipe ainsi qu’aux participants de passer en revue l’ensemble du module. Cette lecture leur permettra d’avoir pris connaissance de toute l’information nécessaire pour participer aux discussions. Chaque organisation de soins primaires désigne qui sera responsable de superviser la constitution de l’équipe et de régler les problèmes qui se poseront. Cette tâche incombe généralement à l’équipe de leadership actuelle ou à une nouvelle équipe d’amélioration de la qualité ou de leadership. De temps en temps, vous pourrez aussi faire appel à une consultante ou à un consultant externe pour animer les activités de consolidation d’équipe, bien que de l’animation externe ne soit pas nécessaire pour ces modules. L’ensemble des modules se trouve sur notre site Web à http://www.hqontario.ca/pour-équipesdaq/soins-primaires/outils-et-ressources, soit les modules suivants : Introduction Module 1 : Qu’est-ce qu’une équipe efficace? Module 2 : Consolider une équipe Module 3 : Clarifier les rôles et les attentes Module 4 : Tirer le meilleur des réunions Module 5 : Évaluer le rendement de l’équipe Module 6 : Comprendre le changement Module 7 : Améliorer la collaboration Module 8 : Améliorer la communication Module 9 : Leadership et prise de décisions Module 10 : Gérer les conflits L’expression « organisation de soins primaires » renvoie à un groupe de fournisseurs, de professionnels paramédicaux et d’autre personnel au sein d’une équipe de santé familiale (ESF), d’un centre de santé communautaire (CSC), d’une clinique dirigée par du personnel infirmier praticien (clinique DPIP) ou d’un autre modèle de pratique à plusieurs fournisseurs. Plusieurs équipes peuvent faire partie d’une seule organisation. Dans le cas d’un modèle de pratique à un seul fournisseur, « organisation » peut renvoyer à un fournisseur individuel et au personnel. 2 Améliorer la collaboration Partie A Il existe de nombreuses définitions de la collaboration, mais parmi les éléments communs de ces définitions figurent le partenariat d’au moins deux personnes qui travaillent ensemble, ainsi que les caractéristiques suivantes : a) des objectifs communs; b) la reconnaissance et le respect des forces et des différences; c) un processus décisionnel juste et efficace; d) une communication claire et fréquente pour améliorer l’accès à une gamme complète de services offerts par la bonne personne, au bon endroit et au bon moment (définition de la collaboration interprofessionnelle en soins de santé); Dans leur document, Daniel Way, Linda Jones et Nick Busing1 ont proposé une définition pratique de la collaboration : « un processus interprofessionnel de communication et de prise de décision qui permet aux connaissances et aux compétences distinctes et communes des fournisseurs de soins de santé d’influencer de façon synergique les soins prodigués aux clients ou aux patients ». [traduction] Une bonne compréhension d’autrui est à la base du respect nécessaire à la réussite d’une collaboration. La nécessité de gagner la confiance et le respect des autres membres de l’équipe découle d’une caractéristique centrale de la collaboration : personne n’étant responsable de tous les aspects des soins prodigués à un patient, chacun doit avoir confiance dans la capacité des autres à s’acquitter de leurs responsabilités. La collaboration se fonde aussi sur des liens personnels étroits et sur des activités de consolidation d’équipe, comme des exercices, des retraites, des activités sociales ou récréatives et des séances de formation, qui permettront de créer des liens personnels et professionnels. De nombreux exercices peuvent favoriser la prise de conscience et la compréhension. De plus, le patient est souvent un membre négligé de l’équipe de soins de santé, tout comme sa famille et la collectivité. Les partenariats collaboratifs doivent se pencher sur la manière d’intégrer le patient et sa famille dans le plan de soins. Évaluer la collaboration dans une équipe La partie B contient plusieurs outils pour aider l’équipe. Choisissez ceux qui s’appliquent le mieux aux objectifs de votre organisation. Comme c’est le cas pour d’autres outils, les constatations tirées de ces activités doivent être recueillies par le ou la chef d’équipe et communiqués à l’équipe. Chacun peut parler de ses propres réponses, ou la personne chargée de l’animation peut résumer les constatations et susciter la discussion par des questions comme celles-ci : Est-ce que ça vous surprend? Ces constatations semblent-elles valables? Que devons-nous changer? Par quoi commencer? Parfois, une discussion ouverte peut grandement améliorer la collaboration. Par ailleurs, toute question tirée des outils de la partie B, notamment ceux qui évaluent le rendement de la collaboration, peut être posée à l’occasion d’une réunion ou de retraites pour entamer une discussion sur l’état de la collaboration dans l’équipe et sur les changements à apporter. 1 D. WAY, L. JONES et N. BUSING, Implementation strategies: Collaboration in primary care - family doctors & nurse practitioners delivering shared care [document de travail de l'Ontario College of Family Physicians], 2000, p. 1-10. Accessible à : www.ocfp.on.ca/English/OCFP/Communications/Publications/default.asp?s=1#FamilyMedicine 3 La partie B contient ces exercices et activités qui abordent les thèmes du module : 7.1 : Attitude au sein d’une équipe 7.2 : Connaissances et compétences dans la collaboration interprofessionnelle 7.3 : Évaluation des efforts collaboratifs actuels 7.4 : Mesure du niveau de satisfaction dans une équipe collaborative 4 Améliorer la collaboration Partie B Activité 7.1 : Attitude au sein d’une équipe Préparation : Revoir la partie A du module 7 Temps requis pour l’activité : De 20 à 30 minutes, plus un suivi à la réunion suivante Matériel : Documents à distribuer Stylos Les documents suivant doit être remis aux participants : Échelle d’attitude des équipes de soins de santé Description : Sondage auprès des membres de l’équipe concernant l’attitude envers la collaboration. Ce sondage cerne les différences d’attitude parmi les membres de l’équipe concernant l’importance du fonctionnement de l’équipe et de la collaboration au sein de l’équipe ainsi que la place de l’équipe au sein d’une organisation de soins primaires. Marche à suivre : 1. Utilisez ce sondage pour connaître l’attitude des participantes et des participants concernant la valeur et l’efficacité de la collaboration interprofessionnelle. 2. Chaque membre de l’équipe répond au sondage de façon anonyme, puis le remet à une seule personne. 3. Ensuite, un petit groupe représentatif de l’équipe analyse et résume les données. 4. À la prochaine réunion, communiquez à l’équipe les constatations tirées du sondage. 5. Ensuite, faites une séance de remue-méninges sur les avantages de la collaboration dans votre équipe, entre équipes ou au sein de toute l’organisation. Songez à des questions comme : Quels sont les avantages pour nos clients? Quels sont les avantages pour nous à titre de fournisseurs? Comment les membres de l’équipe envisagent-ils la collaboration? Quels sont les avantages de la collaboration? Quels en sont les désavantages? 5 Activité 7.1 : Attitude au sein d’une équipe Échelle d’attitude des équipes de soins de santé2 Pour chacun des énoncés, cochez le numéro qui décrit le mieux votre attitude actuelle envers la valeur et l’efficacité de la collaboration interprofessionnelle. Système d’évaluation : 1 = totalement en désaccord; 2 = en désaccord; 3 = indifférent (ni en accord ni en désaccord); 4 = d’accord; 5 = entièrement d’accord 1 2 3 4 5 La plupart du temps, le travail en équipe complique inutilement les choses. L’approche de l’équipe améliore la qualité des soins pour les patients/clients/familles. Les réunions d’équipe favorisent la communication entre les membres de l’équipe provenant de diverses professions. Les patients/clients recevant des soins d’une équipe ont plus de chances que d’autres d’être traités comme des personnes à part entière. Le fait de travailler au sein d’une équipe préserve l’enthousiasme et l’intérêt des professionnels de la santé envers leur travail. Élaborer en équipe un plan de soins pour un patient/client permet d’éviter des erreurs de prestation des soins. Les professionnels de la santé qui travaillent en équipe sont plus attentifs que les autres aux besoins affectifs et financiers des patients/clients/familles. L’élaboration d’un plan de soins interprofessionnels pour un patient/client demande beaucoup trop de temps. Les échanges permettent aux membres de l’équipe de prendre de meilleures décisions concernant les soins prodigués aux patients/clients. Dans la plupart des cas, le temps nécessaire aux réunions d’équipe pourrait être utilisé autrement. Les patients/clients hospitalisés qui reçoivent des soins d’une équipe sont mieux préparés à leur sortie que les autres. L’approchable de l’équipe rend la prestation des soins plus efficace. L’approche de l’équipe permet aux professionnels de la santé de répondre aux besoins des aidants naturels et des patients/clients. Le fait de devoir communiquer les observations à l’équipe permet de mieux comprendre le travail des autres professionnels de la santé. 2 HEINEMANN et coll., « Development of an Attitudes toward Health Care Teams Scale », Evaluation & the Health Professions, Sage Publications, vol. 22, 1999, p. 123-142. 6 Activité 7.2 : Connaissances et compétences dans la collaboration interprofessionnelle Préparation : Revoir la partie A du module 7 Temps requis pour l’activité : De 20 à 30 minutes Matériel : Documents à distribuer Stylos Le document suivant doit être distribué au groupe : Connaissances et compétences actuelles en matière de collaboration interprofessionnelle Description : o Sondage sur la confiance dans la compréhension des principes et des pratiques de collaboration à remplir individuellement. L’activité permet aux participants d’évaluer non seulement le niveau de préparation pour faire partie d’une équipe collaborative, mais aussi les personnes qui pourraient aider à diriger le processus. Marche à suivre : 1. Utilisez ce sondage pour connaître la confiance des participants dans les connaissances et les compétences liées à la collaboration interprofessionnelle. 2. Chaque membre de l’équipe répond au sondage de façon anonyme, puis le remet à une seule personne. 3. Ensuite, un petit groupe représentatif de l’équipe analyse et résume les données. 4. À la prochaine réunion, communiquez à l’équipe les constatations tirées du sondage. 5. Ensuite, faites une séance de remue-méninges sur les connaissances et les compétences communes de l’équipe. Songez à des questions comme : Quelles mesures pourrions-nous prendre en tant qu’équipe pour améliorer nos connaissances et nos compétences communes liées à la collaboration interprofessionnelle? Sur quel domaine d’expertise peut-on miser? Quels sont les domaines qui mèneraient naturellement à la réussite? 7 Activité 7.2 : Connaissances et compétences dans la collaboration interprofessionnelle Connaissances et compétences actuelles en matière de collaboration interprofessionnelle3 Pour chacun des énoncés, cochez le numéro qui décrit le mieux votre degré de confiance dans les connaissances et les compétences liées à la collaboration interprofessionnelle. Système d’évaluation : 1 = pas du tout; 2 = un peu; 3 = plus ou moins; 4 = fortement; 5 = absolument Actuellement, j’ai la certitude d’avoir les connaissances ou les compétences pour : 1 2 3 4 5 1. Définir précisément ce qu’on entend par pratique collaborative. 2. Discuter de la pratique collaborative avec mes collègues de l’équipe interprofessionnelle en utilisant un langage et un vocabulaire courants. 3. Déterminer la marche à suivre par une équipe pour garantir une collaboration efficace. 4. Expliquer à mes collègues les avantages et l’objectif de la collaboration. 5. Définir les éléments essentiels d’une collaboration efficace. 6. Décrire mes fonctions, responsabilités et compétences professionnelles aux membres des autres professions. 7. Reconnaître et respecter les fonctions, responsabilités et compétences distinctes et communes des autres professionnels par rapport aux miennes. 8. Négocier les fonctions et les responsabilités avec mon équipe. 9. Communiquer les évaluations et les recommandations liées au cas d’un patient/client d’une façon claire, concise et pertinente pour faciliter la prise de décisions interprofessionnelles. 10. Communiquer d’une manière qui fait en sorte que chacun des membres de l’équipe se sente valorisé, respecté et compris. 11. Déterminer la nécessité d’avoir recours à un membre d’une autre profession et, de manière appropriée, le consulter, orienter le patient vers lui ou lui confier des soins. 12. Déterminer la nécessité d’une collaboration interprofessionnelle continue pour la prestation de soins, et l’établir de façon appropriée. 13. Participer au leadership commun et à la prise de décisions consensuelles au sein d’une équipe. 14. Mettre en œuvre et coordonner efficacement un plan de collaboration interprofessionnelle en soins de santé pour un patient/client/famille. 15. Reconnaître les facteurs interpersonnels, organisationnels ou systémiques qui peuvent aider ou nuire à la collaboration interprofessionnelle. 16. Travailler avec les membres d’autres professions pour effectuer des changements et résoudre des conflits dans la collaboration interprofessionnelle en soins de santé. 3 JONES L. et D. WAY. Collaborative Practice Learning Guide, élaboré pour Appui à la pratique interdisciplinaire : programme d’éducation et de mentorat pour médecins de famille ainsi qu’infirmières et infirmiers praticiens; Fonds pour l’adaptation des o soins de santé primaires du ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l’Ontario, n G03-05685 (2006). 8 Activité 7.3 : Évaluation des efforts collaboratifs actuels Préparation : Revoir la partie A du module 7 Temps requis pour l’activité : De 20 à 30 minutes Matériel : Documents à distribuer Stylos Le document suivant doit être distribué au groupe : Évaluation de la collaboration Description : Sondage sur la satisfaction des membres de l’équipe concernant la manière dont se fait la collaboration Les impressions personnelles des membres de l’équipe peuvent différer quelque peu de leur perception de l’efficacité de l’équipe, car ils peuvent identifier des personnes qui éprouvent des difficultés à composer avec la manière dont les choses évoluent ou avec leur place au sein de l’équipe de soins ou de l’organisation. Il peut être utile de faire ce sondage en parallèle avec l’évaluation de l’efficacité de la collaboration. Marche à suivre : 1. Utilisez ce sondage pour connaître la perception des participants concernant les mesures prises par les membres de l’équipe en matière de collaboration. 2. Chaque membre de l’équipe fait l’évaluation de la collaboration de façon anonyme, puis la remet à une seule personne. 3. Ensuite, un petit groupe représentatif de l’équipe analyse et résume les données. 4. À la prochaine réunion, communiquez à l’équipe les constatations tirées du sondage. Ensuite, faites une séance de remue-méninges sur l’évaluation des mesures prises par l’équipe en matière de collaboration. Songez aux questions suivantes : Quels sont les mesures prises qui nous aident à collaborer plus efficacement? Dans quels domaines sommes-nous vraiment bons? Dans quels domaines devrions-nous nous améliorer? Quels sont nos objectifs? 9 Activité 7.3 : Évaluation des efforts collaboratifs actuels Évaluation de la collaboration4 Évaluez jusqu’à quel point vous êtes d’accord ou en désaccord avec les énoncés suivants relatifs aux mesures prises par les membres de votre équipe, les équipes ou l’organisation. Utilisez l’échelle suivante pour indiquer à quel point vous êtes d’accord ou en désaccord. Entièrement d’accord D’accord Ni d’accord ni en désaccord En désaccord Totalement en désaccord 5 4 3 2 1 Les membres de l’équipe : ____ 1. ____ 2. ____ 3. ____ 4. ____ 5. ____ 6. ____ 7. ____ 8. ____ 9. ____ 10. ____ 11. ____ 12. ____ 13. ____ 14. ____ 15. sont dignes de confiance et font preuve de confiance. demandent de l’aide au besoin. traitent les autres avec dignité et respect. parlent ouvertement de ce qu’ils ressentent. écoutent attentivement l’opinion des autres. s’expriment clairement sur les objectifs du groupe. font des sacrifices personnels pour atteindre un objectif de groupe. peuvent compter les uns sur les autres. mettent la main à la pâte lorsque les autres sont débordés. reconnaissent la contribution des autres. interagissent régulièrement les uns avec les autres. traitent chaque relation avec les autres comme si elle était permanente, même si ce n’est pas le cas. se chargent de présenter leurs collègues à des personnes qui peuvent les aider à réussir. transmettent librement l’information qui pourrait être utile à autrui. entretiennent de bons rapports avec des personnes de milieux divers et ayant des intérêts différents. 4 KOUZES, J. et B. POSNER. The Leadership Challenge, 3e éd., Jossey-Bass (marque de Wiley, 989 Market Street, San Francisco, CA 94103-1747), 2003 10 Activité 7.4 : Mesure du niveau de satisfaction dans une équipe collaborative Préparation : Revoir la partie A du module 7 Temps requis pour l’activité : De 30 à 40 minutes, plus un suivi à la réunion d’équipe suivante Matériel : Documents à distribuer Stylos Les documents suivant doit être remis aux participants : Questionnaire sur la pratique collaborative Satisfaction du fournisseur relative à la collaboration actuelle Description : Deux questionnaires qui évaluent l’efficacité actuelle de la collaboration. Le second est lié au questionnaire sur la satisfaction personnelle. Cette activité donne de l’information sur l’efficacité de l’équipe à un moment donné. Elle peut aussi être récurrente (tous les six mois, par exemple) pour mesurer l’évolution du rendement de l’équipe. Marche à suivre : 1. Utilisez ces deux outils pour connaître le degré de collaboration actuel au sein de l’équipe et la satisfaction relative à la collaboration actuelle. 2. Chaque membre de l’équipe répond au questionnaire de façon anonyme, puis les remet à une seule personne. 3. Ensuite, un petit groupe représentatif de l’équipe analyse et résume les données. 4. À la prochaine réunion, communiquez à l’équipe les constatations tirées du sondage. 5. Ensuite, faites une séance de remue-méninges. Songez aux questions suivantes : Avez-vous été surpris des réponses aux questionnaires? (Dans l’affirmative, pourquoi?) Avons-nous évolué depuis la dernière évaluation du degré de collaboration ou du degré de satisfaction relative à la collaboration? Pourquoi avons-nous évolué ou n’avons-nous pas évolué? Quelle est votre vision de l’avenir? Quels sont les domaines qui mèneraient naturellement à une réussite? * Remarque : ces outils ne doivent pas nécessairement être utilisés au même moment. Dans une réunion, vous pourriez choisir d’utiliser un seul outil au lieu de deux pour économiser du temps. 11 Activité 7.4 : Mesure du niveau de satisfaction dans une équipe collaborative Questionnaire sur la pratique collaborative5 Il s’agit d’un questionnaire en deux parties. Pour chaque énoncé, inscrivez le chiffre qui s’applique le mieux à vous. Il n’y a ni de « bonnes » ni de « mauvaises » réponses. Vous devez inscrire une réponse pour chacun des énoncés. Si vous collaborez avec plus d’un partenaire, répondez en songeant à la collaboration générale plutôt qu’à la collaboration avec une personne en particulier. PARTIE 1 : MESURE DE LA COLLABORATION ACTUELLE Songez à la collaboration générale avec vos partenaires (fournisseurs, professionnels paramédicaux, personnel administratif et autres membres de l’équipe au sein de votre domaine de pratique). Inscrivez un crochet sous le chiffre qui correspond à votre degré actuel d’accord ou de désaccord avec chacun des énoncés. Échelle d’évaluation 1 TOTALEMENT 2 EN DÉSACCORD 3 PLUS OU MOINS 4 INDIFFÉRENT 5 6 PLUS OU MOINS D’ACCORD Mes partenaires et moi : 1 2 7 3 ENTIÈREMENT 4 5 6 7 1. prévoyons prendre ensemble les décisions concernant les soins prodigués aux patients/clients (au besoin) 2. communiquons ouvertement lors de la prise de décisions concernant les soins prodigués aux patients/clients 3. partageons la responsabilité des décisions prises concernant les soins prodigués aux patients/clients 4. coopérons lors de la prise de décisions concernant les soins prodigués aux patients/clients 5. tenons compte des préoccupations des professionnels lors de la prise de décisions concernant les soins prodigués aux patients/clients 6. coordonnons la mise en œuvre d’un plan commun pour les soins prodigués aux patients/clients 7. faisons preuve de confiance dans la capacité de l’autre à prendre des décisions communes concernant les soins prodigués aux patients/clients 8. respectons les connaissances et les compétences de l’autre dans la prise de décisions concernant les soins prodigués aux patients/clients 9. collaborons entièrement lors de la prise de décisions concernant les soins prodigués aux patients/clients 5 JONES L. et D. WAY. Collaborative Practice Learning Guide, élaboré pour Appui à la pratique interdisciplinaire : programme d’éducation et de mentorat pour médecins de famille ainsi qu’infirmières et infirmiers praticiens; Fonds pour l’adaptation des soins o de santé primaires du ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l’Ontario, n G03-05685 (2006). 12 Activité 7.4 : Mesure du niveau de satisfaction dans une équipe collaborative Satisfaction du fournisseur relative à la collaboration actuelle6 PARTIE 2 : SATISFACTION RELATIVE À LA COLLABORATION ACTUELLE Songez à la collaboration générale avec vos partenaires (fournisseurs, professionnels paramédicaux, personnel administratif et autres membres de l’équipe au sein de votre domaine de pratique). Pour chacun des énoncés suivants, inscrivez un crochet sous le chiffre qui correspond à votre degré actuel de satisfaction ou d’insatisfaction. Échelle d’évaluation 1 TRÈS 2 INSATISFAIT 3 4 PLUS OU MOINS INDIFFÉRENT 5 PLUS OU MOINS 6 7 SATISFAIT TRÈS Inscrivez votre degré actuel de satisfaction concernant les éléments suivants : 1 2 3 4 5 6 7 1. La planification commune lors de la prise de décisions concernant les soins prodigués aux patients/clients. 2. La communication ouverte lors de la prise de décisions concernant les soins prodigués aux patients/clients. 3. La responsabilité commune relative aux décisions prises concernant les soins prodigués aux patients/clients. 4. La collaboration lors de la prise de décisions concernant les soins prodigués aux patients/clients. 5. La prise en compte des préoccupations des professionnels lors de la prise de décisions concernant les soins prodigués aux patients/clients. 6. La coordination de la mise en œuvre d’un plan commun pour les soins prodigués aux patients/clients. 7. La confiance démontrée dans la capacité de tous à prendre des décisions communes concernant les soins prodigués aux patients/clients. 8. Le respect dont tous font preuve pour les connaissances et les compétences de chacun. 9. Le degré de collaboration lors de la prise de décisions concernant les soins prodigués aux patients/clients. 10. La manière dont les décisions sont prises concernant les soins prodigués aux patients/clients (c’est-à-dire le processus décisionnel, pas nécessairement les décisions elles-mêmes). 11. Les décisions qui sont prises concernant les soins prodigués aux patients/clients. 6 Ibid. 13 Références HEINEMANN et coll. « Development of an Attitudes toward Health Care Teams Scale », Evaluation & the Health Professions, Sage Publications, vol. 22, 1999, p. 123-142. JONES L. et D. WAY. Collaborative Practice Learning Guide, élaboré pour Appui à la pratique interdisciplinaire : programme d’éducation et de mentorat pour médecins de famille ainsi qu’infirmières et infirmiers praticiens; Fonds pour l’adaptation des soins de santé primaires du ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l’Ontario, no G0305685 (2006). KOUZES, J. et B. POSNER. The Leadership Challenge, 3e éd., Jossey-Bass (marque de Wiley, 989 Market Street, San Francisco, CA 94103-1747), 2003. WAY, D., L. JONES et N. BUSING, Implementation strategies: Collaboration in primary care family doctors & nurse practitioners delivering shared care [document de travail de l’Ontario College of Family Physicians], 2000, p. 1-10. Accessible à : www.ocfp.on.ca/English/OCFP/Communications/Publications/default.asp?s=1#FamilyM edicine 14 www.hqontario.ca