Recommandations de codage et de recueil - iPLESP

1 / 11
RECOMMANDATIONS DE CODAGE ET DE RECUEIL
DOMEVIH
Version du 02/08/2012
INTRODUCTION ............................................................................................................................... 2
PRESENTATION DU DOMEVIH ..................................................................................................... 3
DIFFERENCES ENTRE DMI2 ET DOMEVIH ................................................................................. 4
Evolution informatique .................................................................................................................... 4
Recueil des données ......................................................................................................................... 4
Données supplémentaires ................................................................................................................. 4
Données supprimées ........................................................................................................................ 4
Transfert des données....................................................................................................................... 5
Autorisation CNIL ........................................................................................................................... 5
RECUEIL DES DONNEES................................................................................................................. 5
Evénement ........................................................................................................................................ 5
Dates................................................................................................................................................. 5
Dossier Patient ................................................................................................................................. 5
1- Nom ......................................................................................................................................... 5
2- Sérologies VIH ........................................................................................................................ 6
3- Notification des antériorités ..................................................................................................... 6
Suivi ................................................................................................................................................. 6
1- Pathologies ............................................................................................................................... 6
2- Traitements .............................................................................................................................. 7
3- Biologie.................................................................................................................................... 7
4- Evénements cliniques, biologiques et thérapeutiques survenus en dehors de l'hôpital ........... 7
Décès ................................................................................................................................................ 7
ANNEXE 1 : Liste des recodages de codes CIM entre DMI2 et DOMEVIH ..................................... 9

2 / 11
INTRODUCTION
En réponse à l’émergence de l’épidémie de VIH/SIDA, le Ministère de la Santé a créé les CISIH, Centre
d’Information et de Soins de l’Immunodéficience Humaine dans les CHU. En 1992, un système
d’information centré sur le patient a été mis à disposition des CISIH conjointement par la DHOS et
l’INSERM SC4, autour du logiciel DMI2. Les données collectées dans le DMI2 ont permis de créer en 1995
la base de données hospitalière française sur l’infection à VIH (FHDH pour French Hospital Database on
HIV, ANRS CO4). Cette cohorte fait partie des cohortes financées par l’ANRS. A partir de 2011, c’est le
DOMEVIH qui servira de support au recueil des données dans la base.
La base a pour but de recueillir les informations cliniques sur les patients infectés par le VIH et suivis dans
les comités de coordinations de la lutte contre l’infection par le virus de l’immunodéficience humaine
(COREVIH). Elle est maintenant gérée au sein de l’unité INSERM et UPMC UMR S 943, “ Epidémiologie,
stratégies thérapeutiques et virologie cliniques dans l'infection à VIH ”, qui a fait suite au SC4.
Les objectifs généraux de la base de données hospitalière française sur l’infection à VIH (FHDH-ANRS
CO4) sont les suivants :
 Stratégies thérapeutiques : évaluation clinique à moyen et long terme
o Utilisation de méthodologies innovantes comme les modèles causaux et les méthodes de
« comparative effectiveness »
 Morbi-mortalité sévère non SIDA et impact de l’infection à VIH et/ou des traitements
o Tumeurs malignes
o Infarctus du myocarde
 Contribution à la surveillance épidémiologique de l’infection à VIH en France
 Thématique ouverte
o Tous les centres participants peuvent soumettre un projet au conseil scientifique
o D’autres chercheurs peuvent également soumettre un projet au conseil scientifique.
Deux groupes de réflexion sont en cours pour développer de nouveaux projets, l’un relatif aux migrants qui
est coordonné par Sophie Abgrall et Sophie Matheron et l’autre relatif à la co-infection par le virus de
l’hépatite C qui est coordonné par Murielle Mary-Krause et Gilles Pialoux. La base de données hospitalière
française sur l’infection à VIH participe à de nombreuses collaborations internationales (ART Cohort
collaboration, Cascade et Cohere au sein du projet européen Eurocoord, et HIV Causal collaboration). Elle
peut répondre à des demandes émanant des autorités de santé publique (AFSSAPS, HAS, EMEA, …).
Relation avec les autres cohortes ANRS et européennes : Dans le cadre de la réflexion globale sur
l’utilisation des différentes cohortes, La FHDH-ANRS CO4 pourra collaborer avec les différentes cohortes
européennes et également avec les différentes cohortes ANRS. Il est en effet fondamental de rappeler que la
FHDH-ANRS CO4 devra conserver une fonction de recherche translationelle importante sous l’égide de
l’ANRS.
Tous les projets sont examinés par le Conseil Scientifique du Groupe d’Epidémiologie Clinique des
COREVIH (GEC). Tous les projets approuvés par ce Conseil Scientifique font l’objet d’un courrier aux
centres pour solliciter la participation au groupe de travail correspondant. Les articles sont co-signés par les
membres du groupe de travail au nom de la base de données hospitalière française sur l’infection à VIH
(FHDH-ANRS CO4) et tous les centres participants sont listés. Dans la mesure du possible, la taille des
groupes de travail est limitée à 12 personnes, pas plus d’une personne par service, pour ne pas dépasser les
limites imposées par certains journaux. Les projets ne doivent pas être redondants avec les projets menés
dans le cadre des autres cohortes soutenues par l’ANRS. Ils sont le plus souvent centrés sur des événements
cliniques, ce qui est rendu possible par la taille de la base de données et la possibilité de retourner au dossier
du patient (accord CNIL en 1999) pour valider les diagnostics.
Depuis sa création, les données de la base ont contribué à plus de 100 articles répertoriés dans PubMed et /ou
Web of Knowledge.

3 / 11
Le Conseil Scientifique, qui est renouvelé régulièrement, est actuellement constitué des personnes suivantes :
S Abgrall, F Barin, M Bentata, E Billaud, F Boué, C Burty, A Cabié, D Costagliola, L Cotte, P De Truchis,
X Duval, C Duvivier, P Enel, L Fredouille-Heripret, J Gasnault, C Gaud, J Gilquin, S Grabar, C Katlama,
MA Khuong, JM Lang, AS Lascaux, O Launay, A Mahamat, M Mary-Krause, S Matheron, JL Meynard, J
Pavie, G Pialoux, F Pilorgé, I Poizot-Martin, C Pradier, J Reynes, E Rouveix, A Simon, P Tattevin, H Tissot-
Dupont, JP Viard, N Viget.
Murielle Mary-Krause assure la coordination du Conseil Scientifique et c’est à elle que les projets doivent
être soumis
PRESENTATION DU DOMEVIH
L’écriture du DOMEVIH s’inscrit dans le cadre de la restructuration de la coordination de la lutte contre
l’infection par le VIH et l’instauration des comités de coordinations de la lutte contre l’infection par le virus
de l’immunodéficience humaine (COREVIH), en remplacement des CISIH, selon le décret n°2005-1421 du
15 novembre 2005.
Pour aider les COREVIH à accomplir leur mission de recueil, de suivi épidémiologique et de transmission
nationale de données clinico-épidémiologiques sur l’infection par le VIH, le Ministère en charge de la santé a
fait développer le logiciel DOMEVIH (Dossier médico-épidémiologique du VIH) afin de collecter et de
traiter les informations de nature médicale et épidémiologique relatives à la prise en charge hospitalière des
personnes atteintes d’infection par le VIH. Les données ainsi recueillies servent ensuite à alimenter la base
de données hospitalière française sur l’infection à VIH (FHDH-ANRS CO4) nécessaire aux études menées
nationalement par l’unité INSERM U943 et aux études menées soit au niveau local par les centres eux-
mêmes, soit au niveau régional par les COREVIH. La finalité du traitement est d’assurer le suivi
épidémiologique des patients et de permettre l’évaluation des pratiques de soins dans l’infection par le VIH
et la réalisation de recherches cliniques et épidémiologiques.
Le projet DOMEVIH a pour but de moderniser à la fois le système actuellement en place dans les
établissements (DMI2) et la transmission des données. En effet, le DOMEVIH offre les caractéristiques de
robustesse, d’ergonomie et de facilité de maintenance qui manquent au DMI2 tout en pérennisant le recueil
des informations et l’alimentation des bases de données actuellement constituées tant au niveau local qu’au
niveau national. La modification du périmètre des informations saisies et transmises a été justifié par
l’évolution des problématiques de l’infection par le VIH et concerne principalement la nationalité du patient,
la notion de transgenre, le sous-type VIH1 et des données cliniques et biologiques liées aux hépatites B et C.
De plus, afin de déterminer de façon plus précise les doublons, il y a transmission au niveau national du jour
de naissance du patient.
Lorsqu’une personne séropositive au VIH a recours aux services des centres hospitaliers pour une des
raisons suivantes : consultation médicale, hospitalisation de jour ou hospitalisation classique, l’anamnèse et
les données cliniques et biologiques de ce patient sont enregistrées localement.
L’intégration de ces données dans le DOMEVIH se fait soit par saisie directe (écrans de saisie), soit par
import de fichiers plats provenant d’autres sources.
Le DOMEVIH permet d’effectuer des contrôles de qualité des données saisies ou importées et d’afficher des
états prédéfinis. Il permet également une exploitation statistique simple des données. Outre ces fonctions de
saisie, d’importation et d’exploitation, le DOMEVIH présente les fonctionnalités classiques facilitant son
utilisation : recherche de patients, impression, export sous format bureautique courant, ...
L’alimentation de la Base de données hospitalière française par les données du DOMEVIH permettra, à
terme, de déterminer les files actives des COREVIH, non plus de façon déclarative par les centres mais de
façon plus formelle et institutionnelle, et pourra servir à la détermination des budgets COREVIH.
Le DOMEVIH permettra également de constituer une base « régionale » au sein du COREVIH afin de
réaliser des analyses, y compris un rapport d’activité, au sein du COREVIH. Les données de ces bases
régionales seront anonymisées au même titre que la base nationale.

4 / 11
DIFFERENCES ENTRE DMI2 ET DOMEVIH
Evolution informatique
Le DOMEVIH est développé sur le socle technique Microsoft.Net et la base de données opensource
PostGreSQL sur des postes Windows version 2000 ou XP.
Afin de faciliter l’utilisation et la maintenance informatique de l’application au niveau local, les deux
modifications suivantes ont été réalisées :
• le DOMEVIH peut être installé sur un mode client-serveur multi-utilisateurs
• le poste sur lequel est installé le DOMEVIH peut être relié au réseau local.
Recueil des données
Le recueil est toujours centré sur le patient. Toutefois les données biologiques, thérapeutiques et cliniques
(diagnostics, hépatites B et C) peuvent être saisies chacune de façon indépendante et en dehors d’un recours.
Les antécédents cliniques sont également recueillis sur une fiche à part du dossier patient.
L’alimentation du DOMEVIH pourra se faire par transfert de données provenant de logiciels tiers, par
l’intermédiaire de passerelle. Le développement de ces passerelles ne sera pas pris en charge par le
Ministère, l’ATIH ou l’INSERM, mais devront être réalisées à la charge des hôpitaux détenant les logiciels
tiers. Un recueil complémentaire devra être réalisé pour les variables présentes dans le DOMEVIH et non
dans le logiciel tiers.
Données supplémentaires
Les données supplémentaires sont justifiées par l’évolution des problématiques de l’infection par le VIH :
• Le rajout de la nationalité des patients est important car les patients d’origine sub-saharienne sont
plus souvent porteurs que les autres de pathologies définissant ou non le SIDA. Ainsi, il est
indispensable d’avoir la nationalité des patients pour pouvoir étudier l’évolution de pathologies
telles que, par exemple, la tuberculose, l’isosporose ou le paludisme. De même, l’identification
des caractéristiques socio-démographiques des patients pris en charge tardivement dans
l’infection à VIH nécessite la détermination de la nationalité des patients, les immigrés
représentant, en France, plus de 30% de ces sujets dont 73% viennent d’Afrique sub-saharienne.
Ces données de nationalité sont donc également indispensables dans l’étude de l’accès aux soins
des différentes populations infectées par le VIH. Les données collectées sont similaires à celles
de la déclaration obligatoire.
• L’intégration de transgenre dans la détermination du sexe des patients infectés par le VIH a été
demandée par les associations en raison de problématiques spécifiques face au VIH/Sida peu ou
pas étudiées pour cette population.
• Le rajout de la notion de sous-type VIH1 est important pour étudier l’augmentation de la
diversité génétique du VIH1 et l’impact de ces différents sous-types sur l’évolution de la
maladie.
• Les nouvelles données cliniques et biologiques concernent essentiellement l’étude de la co-
infection Hépatite B ou C qui devient une préoccupation de premier ordre aujourd’hui. En effet,
les co-infections VIH-VHC et VIH-VHB sont devenues les premiers facteurs de co-morbidité et
de mortalité en dehors du VIH, la co-infection VIH-hépatite étant, par ailleurs, une source
d’aggravation de l’hépatite.
Données supprimées
• données concernant les partenaires du patient, de la mère de l’enfant atteint (origine
géographique)
• nombre de consultations ayant eu lieu dans le semestre précédent, au niveau des fiches de suivi

5 / 11
Transfert des données
Afin de moderniser la transmission des données anonymisées, le système a évolué vers une plateforme
d’échanges de fichiers, accessible via le réseau par un client léger (navigateur web) qui permet, de façon
sécurisée :
• de télétransmettre les données des centres vers un serveur central situé à l’ATIH,
• aux établissements, aux centres régionaux (COREVIH) et à l’INSERM, de télécharger les
fichiers (mise à jour des thésaurus, par exemple) du serveur central.
Le réseau Internet sécurisé sera emprunté en utilisant les technologies de chiffrement SSL (HTTPS).
L’identification des utilisateurs sera basée sur le système identifiant–mot de passe protégé par HTTPS.
La télétransmission concernera toujours des fichiers cryptés de données anonymisées. Cette télétransmission
se fera 2 fois par an, en mars et en septembre.
Autorisation CNIL
Le Ministère en charge de la santé a demandé pour le DOMEVIH une autorisation unique CNIL
(autorisation reçue le 25/11/2009 sous le numéro 252221 version 8) avec une simple mise en conformité des
centres hospitaliers. Dans l’hypothèse où un centre hospitalier répond à des conditions différentes de celles
préconisées dans la demande unique faite par le Ministère en charge de la santé, ce centre devra faire une
demande spécifique.
RECUEIL DES DONNEES
Evénement
Les hospitalisations complètes et de jour doivent être obligatoirement toutes recueillies.
Pour les consultations, les recours ne doivent faire appel à une fiche de suivi saisie dans le DOMEVIH que
dans le cas d'un événement clinique (même s'il ne fait pas partie de la classification SIDA), d'un changement
dans la biologie ou d'une modification de traitement, qu'il soit antirétroviral, prophylactique ou curatif.
Si un patient ne présente aucun des critères précédents, une fiche de suivi doit être renseignée au moins tous
les 6 mois afin que le sujet apparaisse dans la file active et ne soit pas considéré comme perdu de vue.
Dates
Quand dans une date, le jour est inconnu, la consigne est de saisir le 15. Si c'est le mois qui est inconnu, la
consigne est de saisir le 6. Ainsi, une date pour laquelle seule l'année sera connue, par exemple 1985, sera
saisie au 15/06/1985.
Dossier Patient
1- Nom
Dans le cas d'homonyme ayant le même nom, le même prénom et le même jour et mois de naissance, afin de
les distinguer pour le calcul du numéro d'anonymat, il est obligatoire de rajouter à la fin de leur nom une
lettre (et non un chiffre qui n'est pas pris en compte dans le calcul du numéro d'anonymat, et qui entraînera
donc le même numéro d'anonymat pour les 2 sujets différents). Par exemple, si vous avez deux sujets
CHRISTMAS Merry née le 15/6/XXXX suivis dans votre centre, il faut saisir le 1er comme CHRISTMASA
et le second comme CHRISTMASB.
Par ailleurs, pour les femmes, il faut indiquer dans le champ Nom, le nom de jeune fille et non le nom de
femme mariée afin d'éviter tout problème en cas de changement de nom dans le calcul du numéro
d'anonymat. Le nom de femme mariée sera à saisir dans le champ "Nom marital".
Attention : Les champs Nom, Prénom et Date de naissance ne sont pas modifiables. Si vous avez fait une
faute d’orthographe la 1ère fois que vous les avez saisi et validé, ils seront enregistrés tels que dans le
DOMEVIH. Toute modification sera ensuite possible dans les champs « Nom corrigé », « Prénom corrigé »
et « Date de naissance corrigée », ces derniers n’étant pas utilisés pour le calcul du numéro d’anonymat.