Fiche de fonction_Secrétaire Cabinet_Val

Fiche de fonction de référence N.O.S.O
Secrétaire – Assistant/e d’ophtalmologiste
MAJ : 8 Avril 2011
Missions Principales :
Le/la secrétaire assistant/e de médecin Ophtalmologiste est le pivot de
la relation entre le médecin, le patient et les interlocuteurs externes
(hôpitaux, laboratoires....). Constamment tournée vers le service, il/elle
doit faire preuve d’initiative, de discrétion (secret professionnel
oblige !) et de communication. Il/elle doit s’adapter à la personnalité des
médecins et à l’organisation du cabinet.
C’est aussi la première personne que voit ou entend le patient avant de
rencontrer le médecin ! Elle joue donc un rôle important dans la
présentation du cabinet médical.
Principales activités :
• ACCUEIL:
ACCUEIL
Accueil physique et téléphonique des patients,
Accueil téléphonique
Gestion du répondeur téléphonique
Assistance des patients
• Information au patient sur les différentes démarches
administratives à accomplir (notamment pour bien
remplir la feuille de soins)
• Gestion des rendezrendez-vous
Prise de rendez-vous et gestion des rendez-vous (patient,
médecin…)
Gestion des mails, de l’agenda du cabinet
• Gestion des urgences
Identification, conseil et instructions dans les situations
urgence
• Dossiers patients
Constitution et maintien à jour du dossier du patient
Suivi, classement et archivage des dossiers médicaux
Classement (ou scanner) des ordonnances et courriers reçus
au cabinet
• Secrétariat
Courrier: Rédaction, dactylographie, ouverture et envoi de
courriers
Gestion des stocks, des commandes (matériel, fourniture de
bureau, implants… )
Comptabilité
Relation avec les correspondants
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Gestion des dossiers administratifs du cabinet
Commandes de matériel
Suivi administratif des feuilles de soins (télétransmission,
encaissement)
Création de documents de suivi - tableaux opératoire
• Assistance aux médecins sur certaines activités (sous contrôle du
médecin)
• Entretien du matériel
La secrétaire travaille en liaison avec :
• Les opticiens,
opticiens pour généralement un duplicata d’ordonnance ou
avoir l’avis du médecin sur un éventuel changement de correction
• Les laboratoires,
laboratoires pour programmer des rencontres avec le médecin
ou effectuer un questionnaire
• Les médecins,
médecins pour avoir un avis médical ou un rendez-vous urgent
pour l’un de leurs patients
• Les pharmaciens
• Les cliniques
cliniques et les hôpitaux,
hôpitaux pour demander de prendre en charge
une urgence
• La Sécurité sociale pour vérifier les droits d’un assuré, notamment
CMU
• Les mutuelles
• Les fournisseurs,
fournisseurs pour commander des fournitures (de bureau ou du
matériel médical
Compétences clefs :
• Organisation et gestion des priorités
• Sens de l’accueil et relationnel
• Avoir une bonne connaissance de la fonction médicale,
connaissance de la réglementation des soins et des termes
techniques du quotidien.
• Autonomie et esprit d’initiative
• Connaissance du traitement de texte
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