Guide du responsable pour le calendrier de vacances WEB

Direction des ressources humaines,
du développement des personnes et de la transformation
Service de gestion des carrières
VACANCES WEB
GUIDE DE PRÉPARATION DES CALENDRIERS DE
VACANCES
LOGIBEC
Direction des ressources humaines,
du développement des personnes et de la transformation
Service de gestion des carrières
Table des matières
Introduction ................................................................................................................. 1
Vérification et préparation des groupes....................................................................... 2
Pour accéder aux groupes .......................................................................................... 2
Ajout de groupes ......................................................................................................... 3
Employés .................................................................................................................... 3
Ajouter ou retirer un employé du groupe ..................................................................... 4
Transférer un employé dans un autre groupe ............................................................. 5
Employés non assignés .............................................................................................. 7
Calendrier ................................................................................................................... 9
Ajouter / supprimer les préférences de vacances ..................................................... 10
Rapport ..................................................................................................................... 12
Guide vacances Web - préparation calendriers de vacances - 2016-09-02
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Direction des ressources humaines,
du développement des personnes et de la transformation
Service de gestion des carrières
Introduction
Le dossier « Vacances » permet aux employés d’exprimer leurs préférences de vacances
ainsi qu’aux gestionnaires et par la suite, de les approuver et/ou de les modifier au besoin.
Avant la période de choix de vacances des employés, le gestionnaire doit procéder à la
préparation des calendriers puis, à la fin de la période de choix alloués aux employés, il doit
procéder à la modification de préférences exprimées au besoin et à l’approbation des
calendriers.
Accéder aux « Vacances WEB »
À partir de l’intranet, dans l’Espace employé, entrez votre code d’utilisateur et votre mot de
passe puis cliquez sur OK.
Cliquez ensuite sur le signe + qui précède le dossier « Vacances ».
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Vérification et préparation des groupes
À cette étape, le gestionnaire valide les différents groupes existants ainsi que leur composition
puis installe au besoin des quotas.
Groupes
Les groupes sont divisés par unités administratives et par titres d’emploi. Chez les infirmières
(catégorie 1), il existe une division supplémentaire sur les différents quarts de travail
(N-J-S-R).
Pour accéder aux groupes
À partir du dossier « Vacances », cliquez sur le signe + précédant « Vacances » pour voir
apparaître les différents choix et sélectionnez « Groupe ».
Afin d’accéder aux groupes de l’ensemble des départements sous votre responsabilité, cliquez
sur « Appliquer ». Pour visualiser uniquement les groupes d’un département, entrez le
numéro du département dans le champ du même nom et cliquez sur « Appliquer ».
La période inscrite est toujours celle à traiter. Vous pouvez cependant la modifier pour
visualiser les groupes des périodes passées.
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À partir de la « Liste des groupes », vous pouvez :


Vérifier que la division des groupes correspond à vos besoins ;
Vérifier les employés qui y sont rassemblés puis ajouter, retirer ou transférer des employés
d’un groupe à l’autre.
Ajout de groupes
Il est possible de diviser par quart la prise de vacances des employés de la catégorie 2. Ce
choix est laissé à la discrétion du gestionnaire. S’il le souhaite, le gestionnaire doit en faire la
demande au représentant de la Direction des ressources humaines.
De plus, le gestionnaire peut regrouper des unités faisant partie d’un même secteur d’activités
(service) afin que les choix de vacances soient faits à l’intérieur d’un même groupe. À sa
demande, le représentant des ressources humaines créera un groupe correspondant au
regroupement souhaité.
Employés
La section « Employés » est disponible à partir de la fenêtre de description du groupe. Pour
y accéder, cliquez sur « OUVRIR » dans la « Liste des groupes » puis cliquez ensuite sur
« Employés ».
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À partir de la liste des employés, le gestionnaire doit s’assurer que le groupe contient
uniquement les employés devant s’y retrouver.
Ajouter ou retirer un employé du groupe
Pour retirer un employé du groupe, sélectionnez le groupe et cliquez sur le signe
« Sauvegarder ».
Pour ajouter un employé au groupe, cliquez sur
puis
et la fenêtre de recherche s’ouvrira.
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Pour ajouter un employé, il est possible de le rechercher à partir de son matricule ou de son
nom et prénom. Cliquez ensuite sur OK au bas de la fenêtre. Dans la liste, sélectionnez
l’employé recherché et cliquez sur OK en haut de la fenêtre puis « Sauvegarder ».
Si l’employé sélectionné est déjà affecté dans un groupe, il apparaîtra dans votre groupe, mais
la case « Consultation » sera cochée et grisée. Vous devrez donc le retirer de son groupe
initial à l’aide du signe
en modification.
puis retourner décocher la case qui sera maintenant accessible
Si l’employé est affecté dans un groupe qui n’est pas sous votre responsabilité, vous devrez
alors contacter le représentant des ressources humaines pour compléter le transfert.
Transférer un employé dans un autre groupe
Dans la liste des employés, vous avez accès à la fonction « Transfert ». Cette fonction vous
permet de transférer un employé dans un autre de vos groupes.
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Cliquez sur « Transfert » et la page suivante apparaît.
Cliquez sur « Groupe » et la fenêtre de recherche apparaît.
Vous pouvez apposer des filtres pour que le choix des groupes soit plus précis. Par exemple,
en saisissant le numéro du département où se trouve le groupe, vous aurez ainsi la liste des
groupes de cette unité uniquement. Sélectionnez le groupe où l’employé doit être transféré.
Transférez un ou des employés d’un groupe à l’autre à l’aide des flèches. N’oubliez pas de
« Sauvegarder ».
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Employés non assignés
Dans la liste des menus, sous le menu « Groupes », se trouve « Employés non assignés ».
Dans cette liste, vous trouverez les employés qui ne sont affectés dans aucun groupe. C’est
dans cette liste aussi que se trouve les employés qui ont été retirés d’un groupe avec le signe
.
Cette liste vous permet de vous assurer qu’aucun de vos employés n’a été oublié dans vos
différents transferts. Les employés qui s’y trouvent ont peut-être été retirés de vos groupes et
n’ont pas encore été affectés dans un autre groupe. Par exemple, vous connaissez la date de
transfert d’un employé sur une autre unité. L’affectation de l’employé n’est pas à jour, car la
date de transfert est ultérieure à l’expression des préférences de vacances. Vous savez
cependant que les préférences de vacances de l’employé doivent être exprimées sur sa
nouvelle unité. Ainsi, vous avez retiré l’employé de votre groupe à l’aide du signe
et
c’est pour cette raison qu’il se trouve dans la liste des employés non assignés. Il y restera
jusqu’à ce que le gestionnaire de sa nouvelle unité l’ajoute à son groupe avec le signe
.
Attention : à l’exception du personnel de la catégorie 2 :
« La personne salariée doit faire son choix de congé annuel dans le service où elle est affectée
au 15 mars ou au 15 septembre ». (Article 12.04 des dispositions locales du STT du CHU de
Québec – Université Laval).
Quotas
À la page de description du groupe, vous avez accès à la fonctionnalité « Quotas ». Cette
fonctionnalité est aussi disponible à partir de la page « Employé ».
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Cliquez sur « Quotas ».
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À cette étape, vous pouvez inscrire le nombre d’absence que vous autorisez par semaine pour
chacun de vos groupes. Il est aussi possible de bloquer la prise de vacances sur certaines
semaines en cliquant directement sur la date (en bleu) au-dessus des champs blancs.
N’oubliez pas de « Sauvegarder ».
Les quotas n’empêcheront pas les employés de saisir une préférence de vacances lorsque le
quota est atteint par les préférences des employés qui ont exprimé leur choix avant lui.
Cependant, un avertissement lui sera fait ainsi qu’au gestionnaire à l’ouverture des
calendriers. Le respect des quotas devra être assuré manuellement par le gestionnaire.
Calendrier
Pour accéder aux calendriers, cliquez sur le signe + qui précède « Calendrier » dans le menu
et choisissez « Responsable ».
Si vous cliquez sur « Appliquer », vous aurez la liste de tous les calendriers auxquels vous
avez accès. Pour faire une recherche plus précise, vous pouvez inscrire un département, un
titre d’emploi ou un matricule et cliquez sur « Appliquer ».
Pour accéder à un calendrier, cliquer sur « Ouvrir ».
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Dans cette page, vous trouvez les employés du groupe sélectionné. Vous aurez le détail de
leur banque de vacances et de leur quantum. Les vacances inscrites au calendrier ne peuvent
en aucun cas dépasser le quantum disponible.
Vous verrez aussi les quotas si vous en avez installé. Au fur et à mesure que les préférences
seront installées, les quotas seront ajustés. Afin de ne pas brimer les employés plus anciens
dans l’expression de leurs préférences, ces derniers pourront saisir des préférences même si
le quota est dépassé. Un avertissement sera toutefois annoncé à l’employé et au gestionnaire.
Ce dernier devra assurer le respect de ses quotas lui-même.
Ajouter / supprimer les préférences de vacances
Vous avez maintenant accès au calendrier. À partir d’ici, vous pouvez approuver et modifier
les préférences exprimées par les employés. Les choix des employés sont représentés par
des X noirs.
Pour retirer et modifier un de ses choix, positionnez-vous sur le X à retirer et cliquez sur le
bouton droit de la souris. Vous pourrez alors retirer la sélection en cliquant sur « Supprimer ».
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Pour ajouter une semaine de vacances, vous faites la même opération, mais vous cliquez sur
la flèche vers l’intérieur pour installer les vacances sur les 5 jours de la semaine, puis sur
« Ajouter ». Vous devez sauvegarder chaque modification en cliquant sur « Sauvegarder ».
Lorsque le calendrier est complété et vérifié, vous devez l’approuver. L’approbation peut se
faire un employé à la fois ou globalement en cliquant sur « Approuver » accessible aux
employés. Lorsqu’ils sont approuvés, les X passent du noir au vert.
Une fois le calendrier approuvé, les fonctionnalités du haut de la page changent. À la toute fin,
vous devez cliquer sur « Finaliser » afin de rendre le calendrier disponible aux employés.
Pour apporter une modification une fois que le calendrier est approuvé, vous devez d’abord
retirer l’approbation en 3 étapes :



Retirer l’approbation globale du calendrier : cliquez sur « Enlever l’approbation ».
Retirer l’approbation de l’employé : sélectionnez l’employé en apposant un crochet dans
le carré précédant son nom puis cliquez sur « Enlever l’approbation ».
Retirer l’approbation sur la semaine de vacances à modifier : sélectionnez la case
contenant un X de la semaine à retirer et cliquez sur « Enlever l’approbation ».
Vous pouvez apporter la modification puis « Sauvegarder » et « Approuver ».
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Rapport
La fonction « Rapport » vous permet d’enregistrer et d’imprimer vos calendriers.
Dans la liste de choix de calendriers, sélectionnez les calendriers à imprimer ou à enregistrer
puis cliquez sur « Générer rapport ». Vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur le +
précédant le menu « Rapport » puis sur « Générateur de listes ».
Vous avez maintenant accès à la génération des listes. Cliquez sur « Appliquer » après avoir
saisi les paramètres souhaités. Vous pouvez générer une liste pour des départements
sélectionnés à l’aide du + et du – qui suivent le paramètre « Groupe » ou pour tous vos
groupes en sélectionnant « Tous les groupes ».
Lorsque la sélection est terminée, cliquez sur « Appliquer ».
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A partir de cette page, vous pouvez sélectionner les différents groupes pour les visualiser et
enregistrer ou imprimer le document.
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