Définir des règles de management et les mettre en - Imagerie

IMAGERIE
Partag er les solutions org anisationnelles pour la
performance des services d'imag erie
http://imagerie.anap.fr/publication/1657-definir-des-regles-de-management-et-les-mettre-
en-application
Méthode ¨ Kit de productions
Définir des règles de management et les mettre
en application
De par la multitude d’acteurs à gérer avec des fonctions et tâches diérentes, la nécessité
de donner un cadre à respecter et une cohérence entre toutes les règles de fonctionnement
du service et le circuit d’information et de validation complexe, la mise en place des règles
de management dans un service d’imagerie est essentielle à son bon fonctionnement. Il
s’agit dans un premier temps de dénir les rôles et les responsabilités des pilotes du service
d’imagerie. Il s’agit aussi d’élaborer une charte de fonctionnement du service d’imagerie, qui
est avant tout un outil de management. Elle a pour but de couvrir l’ensemble des
problématiques d’organisation du service d’imagerie et formalise les règles applicables.
Cette fiche solution a pour but de répondre aux questions suivantes :
Comment construire les principales règles de fonctionnement d’un service d’imagerie ?
Quels rôles et responsabilités définir pour les responsables du service ?
Comment construire un circuit d'information pertinent dans le service?
Par ailleurs, les informations concernant l’élaboration d’une équipe projet et des outils de
pilotage sont disponibles dans la fiche : Se doter d'outils d'aide à la décision pertinents pour
son service d'imagerie.
Cible
Chef de service
Cadre du service
Radiologue responsable
Secrétaire coordinatrice
Coordinateur
Enjeux
Mettre en place des règles de fonctionnement permettant d’organiser l’aectation des
ressources
Dénir les modalités pratiques de fonctionnement du service d’imagerie (planication,
programmation, régulation)
Dénir les règles de management, d’hygiène, de sécurité de la prise en charge des
patients, de sécurité des personnels
Définir les règles de gestion de l’urgence et d’arbitrage d’ordre médical
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Communiquer et partager autour de ces règles au sein de la communauté du service
d’imagerie
Faire vivre la charte de fonctionnement
Indicateurs de suivi
Périodicité de réajustements des chapitres de la charte
Nombre de communications réalisées sur la charte sur l’année auprès des acteurs du
service, des nouveaux arrivants et des instances
Kit Outil / REX
Exemple de fiche de poste cadre manipulateur
Exemple de fiche de poste secrétaire coordinatrice
Trame de charte de fonctionnement du service d'imagerie
Exemple 1 de charte de fonctionnement
Exemple 2 de charte de fonctionnement
Exemple 3 de charte de fonctionnement
Outil d'évaluation de la charte de fonctionnement du service d'imagerie
Pré-requis
Disposer d’un processus de programmation formalisé
Clés de la réussite
Avoir une complémentarité des missions du cadre et du radiologue responsable
Disposer d’un cadre règlementaire interne au service de référence / incontestable et «
qui fait foi »
S’assurer du soutien institutionnel de la Direction
Utiliser le cadre xé par la charte pour faire des rappels auprès du personnel si des
dérives sont constatées : exemple de la note de service rappelant les règles de
planification des vacations
Adopter une démarche d’amélioration continue dans l’ajustement de la charte
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Acher les 10 principales règles de fonctionnement dans le service : Cette approche a
une visée pédagogique qui s’insère dans le quotidien des acteurs du service d’imagerie
Thèmes et fiches associés
Fiche : Revoir la planification pour organiser les flux de patients dans son service
Fiche : Améliorer le processus de programmation des examens et gérer les ux des
patients (externes, urgents, hospitalisés)
Fiche : Se doter d'outils d'aide à la décision pertinents pour son service d'imagerie
Sommaire
1. Déf inir le rôle et les responsabilités des acteurs du service
1.1. Le radiolog ue responsable
1.2. Le cadre manipulateur
1.3. La secrétaire coordinatrice
1.4 . L’aide manipulateur / ag ent médico- technique en imag erie
1.5. Les responsables de la radioprotection
2. Elaborer et mettre en œuvre des règ les de fonctionnement
2.1. Elaborer la charte de fonctionnement du service
2.2. Valider et mettre en œuvre les règ les de f onctionnement
2.3. Evaluer les règ les de fonctionnement
Actions pour la mise en oeuvre
1. Déf inir le rôle et les responsabilités des acteurs du service
1.1. Le radiolog ue responsable
Le rôle et les responsabilités de la fonction de radiologue responsable sont dénis par la
direction des ressources humaines et peuvent être inscrits dans la charte de fonctionnement
du service d’imagerie. Les missions du radiologue responsable sont à dénir par chaque
établissement en fonction des caractéristiques propres de son service d’imagerie. La liste
suivante peut aider à définir les tâches dédiées à ce poste :
Gestion du personnel :
En recrutant ou en participant au recrutement des radiologues
En veillant à la formation professionnelle continue des radiologues
En manageant les personnes et les équipes de façon à les associer au
fonctionnement du service et à créer de la coopération et une implication responsable
Organisation et planification des examens :
En dénissant un tableau de service de manière à garantir la présence des
compétences nécessaires
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En organisant la planication des examens pour orir les meilleurs délais d’accueil
des patients (en tenant compte des contraintes de maintenance et des plannings de
congés)
En organisant un circuit pour la prise en charge des urgences
En organisant une validation des demandes d’examens et un contrôle de la qualité
des demandes
En organisant le circuit du compte-rendu, de la transmission des résultats et de leur
archivage
Choix et gestion des équipements :
En adaptant le plateau technique à la demande et, notamment en milieu hospitalier,
à la mission du service d’imagerie
En assurant une veille technologique et scientifique médicale
Vous trouverez ici le référentiel métier et compétences du médecin radiologue de la Société
Française de Radiologie, dont une partie est dédiée à la prise en charge des activités de
gestion d’une structure d’imagerie.
1.2. Le cadre manipulateur
Le rôle et les fonctions du cadre manipulateur peuvent être eux aussi inscrits dans la charte
de fonctionnement du service d’imagerie. Les missions de celui-ci sont à dénir par
l’établissement et la liste suivante peut vous aider à définir ce poste :
Application de la politique de l’établissement
En participant aux réunions institutionnelles
En appliquant et faisant vivre la politique de l’établissement
Gestion et animation des équipes du service
En préparant les différentes réunions du service d’imagerie
En participant aux réflexions sur l’évolution du département
Gestion des ressources humaines
En élaborant et en gérant le planning de travail des MER et des AS
En organisant et participant à l’évaluation des personnels du service
Organisation et coordination de la prise en charge du patient
En assurant la continuité et la sécurité des soins au sein du service d’imagerie
En actualisant les pratiques conformément à la réglementation o En s’assurant que
les notions de radioprotection sont intégrées dans les protocoles et appliquées
Contribution et mise en œuvre de la démarche qualité
En participant aux différentes étapes de certification par l’HAS
Gestion des structures, des équipements, du matériel et des consommables
En s’assurant auprès des personnes concernées de la gestion optimale des stocks,
des consommables, et autres matériels
Un exemple de fiche de poste du cadre MER vous est proposé.
1.3. La secrétaire coordinatrice
Le rôle et les fonctions de la secrétaire coordinatrice peuvent être eux aussi inscrits dans la
charte de fonctionnement du service d’imagerie. Les missions de celle-ci sont à dénir par
l’établissement et la liste suivante peut vous aider à définir ce poste :
Gestion de plannings des secrétaires:
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En veillant à la bonne adéquation de la présence des secrétaires à l’activité
En gérant les congés et les absences
Gestion des compétences :
En s’assurant de la répartition équilibrée des tâches eectuées par les secrétaires
en fonction de l’organisation choisie (cf. che : Organiser l'accueil téléphonique et
physique du patient)
En organisant et participant à l’évaluation des secrétaires du service
En proposant un plan de formation adapté à chaque personnel
Participation à la vie du service d’imagerie :
En participant aux différentes réunions du service
En veillant à l’adéquation des absences de radiologue à l’activité de secrétariat
Un exemple de fiche de poste de secrétaire coordinatrice vous est proposé.
1.4 . L’aide manipulateur/ ag ent médico- technique en imag erie
Le rôle et les fonctions de l’aide manipulateur peuvent être eux aussi inscrits dans la charte
de fonctionnement du service d’imagerie. Les missions de celui-ci sont à dénir par
l’établissement et la liste suivante peut vous aider à définir ce poste :
Fluidification du circuit patient et optimisation de l’occupation des équipements
En faisant le lien avec les différents intervenants du service
En prenant en charge le patient à son arrivée
En vériant les informations patient de chaque dossier donné par la secrétaire
(identité, date de naissance, contre-indication, etc)
En formant un binôme avec le manipulateur
En fournissant, une fois l’examen réalisé, les résultats au patient
1.5. Les responsables de la radioprotection
Le rôle et les fonctions des responsables de la radioprotection peuvent être eux aussi
inscrits dans la charte de fonctionnement du service d’imagerie. Les missions de ceux-ci sont
à définir par l’établissement et la liste suivante peut vous aider à définir ces postes :
1.5.1. La Personne Compétente en Radioprotection (PCR)
Radioprotection des personnels du service :
En dénissant les objectifs collectifs et individuels de dose pour les opérations
prévues sous la responsabilité de l’employeur
En eectuant les contrôles techniques de radioprotection o En réalisant un suivi des
résultats des dosimétries actives
En participant à la gestion des situations d’urgences
En participant à la formation des travailleurs
1.5.2. La Personne Spécialisée en Radiophysique Médicale (PSRPM)
Radioprotection des patients :
En assurant que les équipements, les données et procédés de calcul utilisés pour
déterminer et délivrer les doses et activités administrées au patient dans les
procédures d’exposition aux rayonnements ionisants sont appropriés et utilisés selon
les dispositions présentes dans le code de la santé publique
En procédant, en imagerie l’estimation de la dose reçue par le patient au cours des
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