Manuel des Procédures d`Exécution Nationale (HACT)

Système des Nations Unies
République de Djibouti
DRAFT
MANUEL DES PROCEDURES D’EXECUTION
NATIONALE POUR LES OPERATIONS MISES EN ŒUVRE
DANS LE CADRE DE L’APPROCHE HARMONISEE DES
REMISES D’ESPECES AUX PARTENAIRES D’EXECUTION
Djibouti, Mai 2007
Listes des acronymes
CCA
CPAP
EXCOM
FACE
HACT
NU
FNUAP
ONG
PAM
PNUD
PTA
SNU
UNCT
UNDAF
UNDG
UNICEF
Bilan Commun du Pays
Plan d'action du programme de pays
Comité Exécutif
Formulaire d'autorisation de financement et de confirmation des dépenses
Approche Harmonisée de remises d’espèces
Nations Unies
Fonds des Nations Unies pour la Population
Organisation Non-Gouvernementale
Programme Alimentaire Mondial
Programme des Nations Unies pour le Développement
Plan de Travail Annuel
Système des Nations Unies
Equipe des Nations Unies du Pays ( UN Country Team)
Plan Cadre des Nations Unies pour l’Assistance pour le Développement
Groupe des Nations Unies pour le Développement
Fonds des Nations Unies pour l’Enfance
2
Sommaire
1
2
3
4
5
6
Introduction
Gestion des Achats et des Contrats
Gestion des Ressources Humaines
Gestion des Voyages et des Formations
Gestion des Finances et de la Comptabilité
Activités de Contrôle
3
4-11
12-15
16-23
24-25
26-34
35-38
I. Introduction
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
Introduction
Cadre pour les remises d’espèces aux partenaires d’exécution
Principes généraux
Evaluation des capacités
Procédures concernant les remises d’espèces
Activités de contrôle
Incidences sur le processus de programme
4
1.1. Introduction
Ce manuel, conçu sous forme de modules est largement inspiré des procédures des organismes
onusiens. Il constitue un outil de travail permettant aux responsables chargés de la réalisation des
projets et programmes appuyés par les 4 agences du Comité Exécutif du Groupe des Nations Unies
pour le Développement (FNUAP, PNUD , UNICEF et PAM) qui ont décidé de mettre en œuvre le
HACT (Approche Harmonisée pour les remises d’espèces aux partenaires d’exécution) afin de
répondre aux exigences d’une gestion à la fois efficiente, transparente et conforme aux pratiques
internationales. Il a pour objectif de fournir les directives et orientations en vue de la mise en œuvre
des activités du projet. Ces directives se rapportent aux aspects suivants :





La Gestion des Achats et des Contrats
La Gestion des Ressources Humaines
La Gestion des Voyages et Formation
La Gestion Financière et Comptable
Activités de Contrôle
Si l’objectif fondamental de l’exécution nationale demeure le renforcement des capacités nationales
et la durabilité des acquis, ses principes fondamentaux sont :

Application des règles et procédures du gouvernement, lorsqu’elles sont compatibles
avec les pratiques internationales reconnues, le but étant de faire en sorte qu’elles
soient intégrées aux programmes et structures nationaux et conformes à ceux-ci ;

Responsabilité incombant au gouvernement de veiller à ce que les ressources des NU
soient utilisées efficacement en établissant des rapports financiers appropriés et en
réalisant les objectifs du programme ou du projet.

Respect des règles et règlement des agences des NU lorsque une agence du SNU
fournit des services d’appui.
L’exécution nationale d’un programme ou d’un projet appuyé par les NU, suppose que le
Gouvernement fasse preuve d’un intérêt et d’une volonté d’assumer la responsabilité de la gestion du
programme ou du projet et qu’il existe des capacités nationales appropriées.
En somme, ce qu’il faut retenir comme conditions préalables à une exécution nationale, considérée
comme la norme, peut être ainsi résumé :

Intérêt du gouvernement ;

Existence d’un certain nombre de facteurs considérés comme essentiels et
déterminants ;

Application des procédures gouvernementales dans la gestion et la réalisation des
projets à condition qu’elles soient compatibles avec les pratiques internationales
reconnues ;

Respect des règles et des procédures des organismes onusiens lorsque l’exécution une
activité est confiée à une des agences.
Les éléments de ce manuel s’appliqueront aussi lorsqu’une Organisation Non-Gouvernementale agit
comme partenaire d’exécution ou de réalisation
5
1.2. Cadre pour les remises d’espèces aux partenaires d’exécution
Conformément à la résolution 56/201 de l'Assemblée Générale des Nations Unies sur l'examen
triennal des activités opérationnelles de développement du système des Nations Unies, le PNUD,
l'UNICEF, le FNUAP et le PAM qui sont membres du Comité Exécutif du Groupe des Nations
Unies pour le développement (UNDG) ont adopté un cadre opérationnel commun pour la remise
d’espèces aux partenaires d’exécution gouvernementaux et non gouvernementaux. La mise en œuvre
de ce cadre réduira sensiblement les coûts de transaction ainsi que le fardeau que crée la multiplicité
des procédures et règles des Nations Unies pour les partenaires.
Les partenaires d’exécution utiliseront des procédures et formulaires communs pour demander des
ressources en espèces et faire rapport sur leur utilisation. Les divers organismes 1 adopteront une
approche de gestion des risques et choisiront des procédures spécifiques pour la remise d’espèces sur
la base de l'évaluation commune de la capacité de gestion financière des partenaires d’exécution. Ils
s’entendront également sur la réalisation et la coordination des activités de contrôle des remises
d’espèces. Ces activités d'évaluation et de contrôle menées conjointement contribueront également à
la réduction des coûts.
L'adoption de la nouvelle approche harmonisée est une étape supplémentaire dans la mise en œuvre
de la Déclaration de Rome sur l'harmonisation et de la Déclaration de Paris sur l'efficacité de l'aide au
développement, en vertu desquelles l'aide au développement doit mieux correspondre aux priorités et
besoins nationaux. Grâce à cette approche, les activités seront davantage axées sur le renforcement
des capacités nationales de gestion et l'obligation de rendre des comptes en vue de progresser
graduellement vers l'utilisation des systèmes nationaux. Elle aidera également les organismes à
formuler leurs interventions de renforcement des capacités et à apporter leur appui aux nouvelles
modalités d'aide.
1.3 Principes généraux
a) Modalités de remises d’espèces
Quatre modalités de remises d’espèces sont à la disposition des organismes dans le cadre du contenu
des programmes et des accords opérationnels décrits dans les plans d'action du programme de pays
(CPAP) :

Les remises directes d’espèces aux partenaires d’exécution pour les obligations et les
dépenses qu'ils prendront à leur charge pour appuyer les activités convenues dans les plans de
travail annuels (PTA);

Les paiements directs aux fournisseurs et à d'autres tierces parties pour les obligations
encourues par le partenaire d’exécution à l'appui des activités convenues dans les plans de
travail annuels (PTA) ;

Le remboursement aux partenaires d’exécution des obligations et dépenses encourues à
l'appui des activités convenues dans les plans de travail annuels (PTA) ;

L'exécution directe par l'organisme dans le cadre de laquelle ce dernier prend à sa charge les
dépenses et les obligations à l'appui des activités convenues dans les plans de travail annuels
(PTA).
Il est souhaitable que les organismes s'entendent sur la meilleure modalité commune pour chaque
partenaire d’exécution.. Néanmoins, chaque organisme mais chacun d’eux est libre de choisir la
modalité la plus appropriée pour des programmes et partenaires d’exécution spécifiques.
1
Tout au long de ce manuel , le terme «organisme » sera employé pour désigner les organismes siégeant au Comité exécutif
du UNDG et tout autre organisme des Nations Unies qui décide d'adopter ces procédures.
6
b) Tableau 1 : Responsabilités en matière d'obligations et de paiements concernant les modalités
de remises d’espèces
Modalité
Obligation
Paiement
Remise directe d’espèces
Gouvernement/ONG
Gouvernement/ONG
Paiement direct
Gouvernement/ONG
Organisme
Remboursement
Gouvernement/ONG
Gouvernement/ONG
Exécution directe par l’organisme
Organisme
Organisme
c) Procédures harmonisées
Les procédures pour les remises d’espèces, y compris la périodicité des décaissements,
l'établissement des rapports sur l'utilisation des ressources en espèces et le contrôle de l'exactitude
des rapports, sont essentiellement les mêmes pour les trois premières modalités. Lorsqu'un partenaire
d’exécution reçoit des ressources en espèces de plusieurs organismes, ceux-ci emploieront les mêmes
procédures. Tous les partenaires d’exécution utiliseront le même format type pour demander des
ressources en espèces et faire rapport sur leur utilisation (voir l’Annexe I). Les organismes
continueront de rendre compte des remises d’espèces conformément à leurs politiques et procédures
établies sur le plan interne.
d) Gestion des risques
Le risque existe que les ressources en espèces remises aux partenaires d’exécution ne soient pas
utilisées conformément aux accords conclus entre les organismes et le partenaire d’exécution ou
qu’elles ne fassent pas l’objet de rapports appropriés. Le niveau de risque peut être différent selon les
partenaires d’exécution. Pour chaque partenaire d’exécution, les organismes peuvent gérer ce risque
efficacement et utilement : 1) en évaluant la capacité de gestion financière de ce partenaire
d’exécution ; 2) en appliquant les procédures appropriées concernant les remises d’espèces à ce
partenaire d’exécution ; et 3) en surveillant de façon appropriée les mécanismes de contrôle interne du
partenaire d’exécution concernant les remises d’espèces par des activités de contrôle.
Pour chaque partenaire d’exécution, le niveau de risque peut évoluer avec le temps, ce qui peut
aboutir à des changements dans les procédures concernant les remises d’espèces et les activités de
contrôle, et éventuellement le choix de la modalité.
1.4 Evaluation des capacités
Les organismes évalueront les risques associés aux opérations avec un partenaire d’exécution avant
d'effectuer des remises d’espèces conformément aux procédures harmonisées. Deux types
d'évaluation sont nécessaires :
a) Macroévaluation
Afin de se faire une idée satisfaisante des conditions de gestion des finances publiques en vigueur
pour les remises d’espèces par les organismes aux partenaires d’exécution, les organismes
procèderont à l’examen des évaluations existantes du système de gestion des finances publiques des
partenaires d’exécution. Cet examen sera entrepris une fois par cycle de programmation, de
7
préférence lors de l'élaboration des bilans communs de pays (CCA), et il pourra être actualisé lorsque
des changements importants se produisent dans le système de gouvernance du pays. Les résultats de
la macroévaluation fourniront des informations sur le contexte national qui seront utiles pour chaque
microévaluation.
b) Microévaluation
Elle évalue les risques liés aux remises d’espèces au partenaire et elle est effectuée une fois par cycle
de programmation ou à chaque fois que des changements importants se produisent dans la gestion
organisationnelle du partenaire d’exécution. Des évaluations doivent être effectuées pour les
partenaires (gouvernementaux ou ONG) qui reçoivent ou vont recevoir des montants en espèces
supérieurs à un plafond annuel (généralement 100 000 dollars des États-Unis au total de la part de
tous les organismes onusiens; ce montant est initialement défini dans le CPAP ou le PTA, ou il a fait
l'objet d'un accord local entre les organismes). S'agissant des partenaires d’exécution qui recevront
des montants en espèces inférieurs à 100 000 dollars par an, des évaluations peuvent être effectuées, si
les organismes concernés le souhaitent, pour déterminer les procédures les plus efficaces et utiles. Le
cas échéant ces évaluations peuvent être simplifiées 2.
La microévaluation devra aussi se pencher sur les questions suivantes :




Capacité Technique ;
Capacité de Gestion ;
Capacité Administrative ;
Capacité Financière.
Les macro et microévaluations ont deux objectifs :


Objectif de développement : Les évaluations permettent aux organismes et au
gouvernement de déterminer les points forts et les lacunes du système de gestion des
finances publiques ainsi que les pratiques de gestion financière des divers partenaires
d’exécution, et d'identifier les domaines se prêtant au renforcement des capacités.
Objectif de gestion financière : Les évaluations permettent aux organismes
d'identifier la modalité et les procédures les plus appropriées de transfert des
ressources ainsi que l'ampleur des activités de contrôle qui seront menées auprès de
chaque partenaire d’exécution.
Il est important que noter que l’assistance fournie par les organismes n’est pas conditionnée par ces
évaluations.
Chaque microévaluation se conclut par une description du risque global lié à la remise d’espèces, qui
est qualifié de faible, modéré, significatif ou élevé. Un risque « faible » indique un système financier
bien développé et un cadre de contrôle qui fonctionne bien. Un « risque significatif » ou un « risque
élevé » signifie que le système en est encore à ses débuts et que le cadre de contrôle n'est pas suffisant
pour garantir que les remises d’espèces seront utilisées comme convenu avec les organismes et
qu’elles feront l’objet de rapports appropriés. Les conclusions de la microévaluation déterminent
essentiellement la fréquence et la portée des activités de contrôle.
Dans des cas exceptionnels, lorsque la microévaluation d'un partenaire d’exécution ne peut être
effectuée, les organismes utiliseront les modalités et procédures applicables à un partenaire à risque
élevé. Lorsqu'une macroévaluation n'est pas effectuée, le système national de vérification des comptes
ne sera pas appelé à effectuer les vérifications.
2
Les divers organismes possèdent des évaluations simplifiées.
8
1.5. Procédures concernant les remises d’espèces
Tous les organismes effectuant des remises d’espèces en vertu de l'une des modalités décrites plus
haut (remise directe d’espèces, paiement direct, remboursement, exécution directe par l'organisme)
appliqueront les procédures décrites dans le présent cadre5. Lorsque plusieurs organismes appuient le
même partenaire d’exécution, ils appliqueront les mêmes procédures concernant les remises d’espèces
à ce partenaire, même lorsque les modalités sont différentes.
Les principaux éléments des procédures concernant les remises d’espèces sont les suivants :
a) Bases des décaissements


Toute remise d’espèces, quelle qu’en soit la modalité, se fonde sur les activités qu’effectuera
un partenaire d’exécution, telles qu'elles sont décrites dans les PTA;
Selon la modalité choisie, les partenaires d’exécution présenteront une demande à l'organisme
pour le versement des fonds ou pour convenir que l'organisme remboursera ou paiera
directement une dépense programmée. Cette demande fait partie du formulaire d'autorisation
de financement et de confirmation des dépenses (FACE ) à l’annexe I.
b) Périodicité des décaissements



Les remises directes d’espèces seront demandées et effectuées pour des périodes d'exécution
du programme ne dépassant pas trois mois.
Le remboursement de dépenses précédemment autorisées sera demandé et effectué tous les
trois mois ou après l'achèvement des activités.
Les paiements directs pour des activités précédemment autorisées seront effectués sur la base
d'une requête signée par le responsable désigné du partenaire d’exécution.
c) Rapport sur l'utilisation des ressources en espèces :



Les partenaires d’exécution qui reçoivent des ressources en espèces emploieront le formulaire
FACE pour faire rapport sur l'utilisation des ressources en espèces reçues ou pour demander
le remboursement de dépenses déjà encourues. Le responsable désigné du partenaire
d’exécution autorisera les paiements directs aux fournisseurs.
Le même formulaire FACE sera également utilisé pour demander de nouvelles remises
d’espèces ou l'autorisation d'engager des dépenses futures (pour le remboursement ou le
paiement direct aux fournisseurs).
Les ressources en espèces décaissées mais non utilisées par le partenaire d’exécution peuvent
être reprogrammées suite à un commun accord à condition que ce soit conforme à l'objectif
et au calendrier de la source de financement ; ou elles peuvent être rendues.
Pour le PAM, le présent cadre ne s'applique pas aux remises d’espèces pour les transports, la distribution et le suivi des
produits alimentaires.
5
9
d) Tableau 3: Périodicité des décaissements et rapports
Type
Périodicité des décaissements
Rapports
Remises directes d’espèces
Tous les trois mois
FACE
Paiements directs aux fournisseurs
Selon l’activité
FACE
Remboursement des dépenses
Selon l’activité
FACE
Exécution directe par l’organisme
Sans objet
Par l’organisme
1.6. Activités de contrôle
a) Contrôle de l'exactitude des rapports :
La portée, le type et la fréquence des activités de contrôle seront fonction du niveau de risque associé
au partenaire d’exécution, tel qu'il est déterminé par la microévaluation. Par rapport aux partenaires
d’exécution « à faible risque », les partenaires d’exécution considérés comme « à risque élevé » seront
soumis à des vérifications ponctuelles plus nombreuses, des activités de suivi programmatique plus
fréquentes et plus approfondies et des vérifications des comptes plus fréquentes. Des résultats
défavorables des activités de contrôle peuvent aboutir à une remise en cause et une révision des
modalités, procédures et activités de contrôle pour ce partenaire d’exécution. Les activités de contrôle
comprendront au moins une vérification des comptes pour chaque partenaire d’exécution qui reçoit un
minimum de 500 000 dollars des États-Unis au cours du cycle de programmation.
Lorsqu'un partenaire d’exécution reçoit des ressources en espèces de plusieurs organismes, ces
derniers coordonneront leurs activités de contrôle, se communiqueront les résultats entre eux et
effectueront conjointement les activités de contrôle lorsque c'est réalisable. Même lorsqu'un seul
organisme effectue des remises d’espèces à un partenaire d’exécution, les présentes directives
concernant les activités de contrôle seront appliquées.
b) Les activités de contrôle sont les suivantes :

Examens périodiques sur place des documents financiers du partenaire d’exécution
concernant les remises d’espèces.

Suivi programmatique des activités appuyées par les remises d’espèces - conformément aux
normes et aux directives des organismes pour les visites et le suivi sur le terrain.

Vérifications programmées des systèmes de gestion financière des partenaires d’exécution.
1.7 Incidences sur le processus de programme
Les décisions concernant les modalités, les procédures et les activités de contrôle pour les remises
d’espèces font partie intégrante du processus de programmation de pays commun.
a) Bilan commun de pays (CCA) - partie sur la responsabilité financière
Les principales conclusions de la macroévaluation doivent être résumées dans le CCA. L'une d'elles
doit préciser les domaines où les capacités nationales sont insuffisantes. Lors de l’élaboration de
l'UNDAF, l'UNCT doit collectivement examiner les résultats de l'analyse du CCA et s'entendre sur les
interventions qu'il mènera pour remédier aux éventuels lacunes constatées et doit désigner l'organisme
le plus habilité à le faire.
10
b) Plan d'action du programme de pays (CPAP)
Le CPAP définit les principaux résultats et stratégies escomptés du programme de pays ainsi que les
modalités concernant la gestion du programme. Pour la gestion des remises d’espèces, les éléments
suivants doivent figurer dans le CPAP :






les modalités disponibles de transfert de ressources que l'organisme et le gouvernement
conviennent d'utiliser ;
le fait que les procédures applicables dépendent de l'évaluation du risque lié à la remise
d’espèces à chaque partenaire d’exécution ;
le fait qu'une microévaluation des capacités financières sera entreprise pour chaque partenaire
d’exécution ;
les principes et la portée des activités de contrôle ;
le fait que les modalités et procédures concernant les remises d’espèces qui sont appliquées à
un partenaire d’exécution donné peuvent être modifiées sous réserve de l'expérience et des
résultats des activités de contrôle ;
l'engagement des partenaires gouvernementaux et des organismes en ce qui concerne la
remise d’espèces et leur utilisation, les rapports et les activités de contrôle, y compris les
vérification des comptes.
c) Plan de Travail Annuel (PTA)
Le plan de travail annuel définit en détail les activités qui seront menées par les partenaires
d’exécution ainsi que les budgets correspondants. C’est sur Le PTA que se fondent les décaissements
et les efforts à déployer pour déterminer le coût raisonnable des activités programmées. Il doit
indiquer entre autres les modalités de transfert des ressources qui seront appliquées.
d) Examen annuel
Chaque plan de travail annuel est soumis à un examen annuel par le partenaire d’exécution et
l'organisme qui l’appuie. Dans le cas de programmes communs, l'examen annuel sera effectué
conjointement par les organismes participants. C'est dans ce cadre qu’il convient d'examiner
également l'efficacité des modalités et procédures de transfert des ressources qui ont été appliquées,
compte tenu des résultats des activités de contrôle entreprises au cours de l'année.
11
II- Gestion des Achats et des Contrats
2.1
2.2
2.3
Procédures d’Achats et des Contrats de Service
Gestion du Matériel
Gestion du Carburant
12
2.1 Procédures d’achats et de contrat:
Pour tout achat l’expression des besoins doit être exprimée par le service utilisateur par le biais d’une
requête dûment approuvée par la direction du projet. Cette dernière doit s’assurer que la demande
formulée cadre avec le programme de travail, et contribue directement à la réalisation des objectifs
du projet.
a) Achat et contrat de service entre 1.000 et 9.999 dollars
Pour tout achat dont la valeur dépasse mille dollars E.U (1.000$1-177.000FD) et inférieur à dix mille
dollars (10.000$-1.770.00FD), le projet doit impérativement lancer une consultation auprès d’au
moins trois fournisseurs. La même demande de prix doit être adressée à tous les fournisseurs et sur
cette demande toutes les informations nécessaires doivent être mentionnées : Quantité, nature, prix,
performance, délai de livraison, garantie, etc.
Les demandes de prix peuvent être adressées par courrier ou déposées chez le fournisseur contre
décharge qui sera versée dans les dossiers du projet. Une date limite d’acceptation des offres des prix
doit être mentionnée sur la demande.
A la réception des offres, le projet doit les examiner dans les meilleurs délais. Le prix est le principal
critère de sélection. Toutefois, Il n’est pas l’unique critère de sélection. Les performances, les
garanties, la disponibilité, les services après vente sont autant des critères déterminants si la
différence entre les offres de prix demeure inférieure à 15%. Le choix retenu doit être approuvé par
au moins deux personnes et une note écrite justifiant ce choix , signée par le Directeur du projet, doit
être versée dans les dossiers du projet.
Un bon de commande, signé par le Directeur du projet, doit être transmis au fournisseur. Ce bon de
commande doit faire référence à la demande et à l’offre de prix. Il doit également mentionner la
quantité, le prix unitaire et le prix total et éventuellement la remise accordée par le fournisseur. Le
bon de commande doit également mentionner l’adresse à laquelle les biens commandés doivent être
livrés.
A la livraison des biens, le fournisseur doit remettre l’original d’un Bon de Livraison qui mentionne
l’ensemble des biens livrés. Une commande peut faire l’objet de deux ou plusieurs Bons de livraison
si cette livraison est étalée dans le temps. Le Directeur du projet ou toute autre personne concernée
par cette acquisition doit signer le bon de livraison suivi de la mention « Conforme au Bon de
Commande N°… du …. ». Le bon de livraison doit être versé dans les dossiers du projet et une copie
signée doit être remise au fournisseur. L’agent payeur ne peut en aucun cas signer un bon de livraison.
Une copie du bon de livraison signée doit être attachée à la facture finale transmise pour paiement.
Les prix mentionnés sur la facture doivent être identiques à ceux mentionnés dans l’offre de prix et
dans le bon de commande. Toute modification doit faire l’objet de l’accord préalable et justifié par le
projet
Le service financier du projet procède au paiement de la facture après vérification de la conformité
avec le bon de commande, et le bon de livraison. Toute facture soumise au paiement doit porter les
coordonnées du fournisseur, la date d’envoi, le N° du compte courant bancaire, le N° du registre du
commerce et le cachet de fournisseur. Les articles et les prix ne doivent être ni rayés ni surchargés.
L’utilisation des effaceurs est strictement interdite.
1
Le taux des Nations Unies dollars/ francs Djibouti est 1 $ dollar pour 177 FD
13
b) Achat et contrat de service entre 10.000 et 28.248 dollars
Tout achat de biens ou de services dont le montant est supérieur ou égal à dix mille dollars (10.000$1.770.00FD) et inférieur à vingt huit mille deux cent quarante huit dollars EtatsUnis (28.248$5.000.000FD) doit nécessairement faire l’objet d’un appel d’offre..
Les offres reçues doivent être fermées et porter la mention « Ne pas Ouvrir : Offre de prix pour…. ».
Toute offre de prix reçue après la date limite mentionnée dans la demande de prix est
automatiquement rejetée. Le fournisseur doit être informé par écrit que son offre n’a pas été examinée
en raison de dépassement la date limite retenue.
Le responsable administratif du projet doit ouvrir un dossier spécial pour les achats dont le montant
est supérieur ou égal à dix mille dollars. La demande de consultation, la liste des fournisseurs
contactés, la lettre d’accompagnement à l’offre de prix des fournisseurs et toute autre pièce jugée
importante doit être classée dans ce dossier.
Le dépouillement et l’analyse des offres doivent être effectués par un Comité d’achat interne à
l’institution qui bénéficie du projet. Ce comité doit être crée au démarrage du projet. L’organisme de
financement doit être représenté dans ce comité. Le Directeur du projet concerné par cette acquisition
ne doit pas faire partie de ce Comité.
Le Comité d’achat ouvre les offres, les examine selon des critères pré-établis. Chaque page de l’offre
doit porter les paraphes de l’ensemble des membres du Comité. Les Offres doivent être classées par
ordre de pertinence. Le Comité doit soumettre un rapport de dépouillement et des recommandations
au Directeur du projet. Si ce dernier n’approuve pas la recommandation du Comité, il doit justifier et
documenter sa décision par écrit.
Les procédures de commande, de réception et de paiement demeurent les mêmes que celles d’un
achat de plus de mille dollars. Cependant, il est envisageable d’accorder des avances au fournisseur à
hauteur de 30% lui permettant de livrer la commande dans les meilleurs délais.
c) Achat et contrat de services dépassant les 28.248 dollars
Tout achat dépassant les vingt huit mille deux cent quarante huit dollars Etats Unis (28.248$5.000.000FD) doit passé par la Commission Nationale des marchés et ce sont ses procédures qui
s’appliqueront.
2-2. Gestion du Matériel.
Le matériel financé par l’organisme demeure la propriété de l’organisme jusqu’à son transfert ou
cession. Cette règle s’applique quel que soit le responsable de l’achat du matériel concerné. Le
matériel peut être transféré à la fin d’un programme ou projet, ou à tout moment pendant la durée du
programme ou projet.
Il incombe à l’agent d’exécution de veiller à ce que le matériel et les fournitures achetés grâce à des
fonds de l’organisme soient rigoureusement utilisés aux fins du programme ou projet et qu’ils soient
bien entretenus. L’agent d’exécution doit répertorier tout matériel durable financé par le l’organisme
et envoyer un inventaire détaillé et certifié à l’organisme au plus tard le 15 janvier de chaque année.
Voir annexe 3 pour modèle.
En cas de dommages, de vol ou de perte de véhicules ou d’autres types de matériel, l’institution
désignée doit soumettre à l’organisme un rapport, notamment un rapport de police, expliquant en
détail les évènements qui ont provoqué la perte ou l’endommagement du matériel. Ce rapport sera
utilisé aux fins de l’assurance et, le cas échéant, de mesures disciplinaires.
14
Une fiche d’entretien et d’utilisation journalière doit être maintenue à jour pour tout le matériel
roulant et la liste des utilisateurs doit être chaque année communiquée à l’organisme . Un modèle de
formulaire se trouve en annexe 2.
Lorsqu’il n’est plus nécessaire aux fins du projet, le matériel peut être transféré à un autre programme
ou projet ou au gouvernement où peut être vendu. En cas de transfert, un document de transfert de
propriété doit être établi et versé au dossier. Si le matériel est vendu, la vente doit être réalisée
conformément aux procédures de l’organisme.
Cet inventaire qui doit être mis à jour chaque année et doit être signé par le Gouvernement et
l’organisme. Annexe 3 présente un modèle de formulaire qui doit comporter au moins les éléments
suivants
-
Description du matériel
N° de série
Date d’acquisition
Valeur
Emplacement,
Etat
Remarques
2.3 Gestion du carburant
La gestion du carburant est de la responsabilité du partenaires d’exécution. La dotation autorisée hors
taxe est de 700 litres par véhicule et par trimestre.
15
III- Gestion des Ressources Humaines
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
Structure catégorielle du Personnel du Projet
Le Recrutement
Les Salaires et indemnités
La sécurité Sociale
Les Congés
L’Evaluation des Performances
Les mesures en cas de fraude
La séparation
16
3-1. Structure Catégorielle du Personnel des Projets.
A titre indicatif, les catégories de personnel constituant la structure des projets sont les suivantes .
3.1.1. Personnel du gouvernement
a. Le Directeur National du Projet et les fonctionnaires affectés au projet (DN)
Le Directeur National est désigné par le Gouvernement pour assurer la mise en œuvre globale du
projet en termes d’activités à mener, de gestion et de supervision globale du projet. Il est et demeure
un fonctionnaire du Gouvernement nommé par décret ou arrêté suivant les cas et ne peut être salarié
du projet. De même, le gouvernement peut désigner en fonction de leur expertise, certains
fonctionnaires pour des missions bien précises au sein du projet. Ces fonctionnaires ne font pas partie
des effectifs du personnel du projet et ne doivent pas par conséquent, être rétribués par le budget du
projet. Les termes de référence standard du Directeur National figurent en annexe 4.
3.1.2 . Personnel du projet
Le personnel du projet peut être recruté par le gouvernent ou par l’organisme Si c’est l’organisme
qui recruté ce sont ses procédures et sa grille de salaire qui s ‘appliquent. En l’occurrence c’est
l’organisme qui doit établir le contrat
Si c’est le partenaire d’exécution qui recrute, se sont ces procédures et sa grille de salaire qui doivent
s’appliquer. Dans ce cas précis c’est le partenaire d’exécution qui doit établir le contrat.
Le personnel du projet est :
a). Le Conseiller Technique Principal (CTP)/Coordinateur, recruté sur le projet
Le Conseiller Technique Principal fait partie de l’équipe dirigeante du projet suivant les termes de
références préalablement définis. Il apporte son appui technique au projet et peut être recruté sur le
plan national. En l’absence des capacités nationales, le CTP peut être recruté sur le plan international.
Dans ce cas, il sera demandé à l’organisme de procéder au recrutement selon les procédures propres.
Cette même règle pourrait à la demande du gouvernement s’appliquer pour tous les recrutements du
personnel international quelque soit le statut ou le niveau de responsabilité de la personne à recruter.
b). Le Personnel du Projet (PP) recruté sur le projet
Le personnel du projet est constitué pour l’essentiel des nationaux recrutés à divers niveaux de la
hiérarchie en conformité avec l’organigramme du projet résultant des besoins en ressources humaines
définis dans le document du projet. Cette catégorie de personnel doit être recruté conformément aux
procédures de recrutement retenues dans le présent manuel. Les fonctionnaires du gouvernement
peuvent postuler à ces postes à la condition qu’ils se libèrent de leurs obligations précédentes durant
la durée du contrat. Ils font partie des effectifs et sont intégralement rémunérés par le projet. La durée
du contrat ne peut excéder la durée du projet. Le personnel local de projet peut être classifié comme
professionnel ou d’appui suivant le niveau de responsabilités définies dans les termes de référence de
chaque poste.
3.1.3 Le Personnel du projet recruté sur une base temporaire
En fonction des besoins ponctuels exprimés du projet, la direction peut recourir à des compétences
nationales ou extérieures sur une base temporaire n’excédant pas une durée estimée à 3 mois.
Le recours à cette catégorie de personnel s’avère indispensable:
17

en vue de fournir une expertise et/ou des compétences/connaissances particulières, non
disponibles au sein du personnel du projet, et dont ce dernier éprouve le besoin pour une
période déterminée.

en vue de remplacer et d’assurer les fonctions normalement menées à bien par le personnel
d’appui, fonctions pour lesquelles aucun autre membre du personnel existant n’est disponible
ou pour lesquelles il n’existe pas de besoin continu.
Le titulaire d’un contrat temporaire n’a pas le statut d’un membre du personnel du projet.
3.2 Le recrutement.
Dans tous les cas ci-dessus évoqués aucun recrutement ne peut s’effectuer sur une base rétroactive.
Une autorisation médicale doit être délivrée par un Médecin agréé du Gouvernement pour tout contrat
de plus de trois mois
Le bureau de l’organisme financier n’assure aucune exonération, ni remboursement des impôts. Par
contre, le bureau doit s’impliquer pour s’assurer de la régularité dans l’application des dispositions
sociales et fiscales en vigueur dans le pays.
Le personnel recruté sur une base temporaire ne perçoit pas d’heures supplémentaires alors que les
membres du personnel d’appui, et non professionnel peuvent être payés pour leurs heures
supplémentaires, sur une stricte base horaire conformément à la réglementation nationale.
a) Etablissement du contrat
Le contrat du personnel des projets peut être établi par l’agence partenaire ou l’organisme financier.
Dans le cas où c’est l’agence partenaires qui signe le contrat, ce sont les procédures dans le présent
manuel qui s’appliqueront
Au cas où le contrat est établi par l’organisme, ce sont les procédures internes de l’organisme qui
s’appliqueront.
b) Les Termes de Référence
Pour tout recrutement à un poste du projet, les termes de référence doivent être définis par la direction
du projet et l’organisme et adressés au service d’administration et du personnel pour action.
c) La classification
Tout poste créé doit être immédiatement classifié en considération du niveau de responsabilités et des
exigences de ce poste contenus dans les termes de référence de celui-ci. De même, la classification
doit être approuvée par la direction du projet et l’organisme.
d) Publication
Au terme de la définition des termes de référence et de la classification du poste, le service
administratif se doit de procéder à la publication la plus large possible du poste à pourvoir, par le biais
des affiches, de publications dans les journaux les plus lus de la place, et si possible, même à la radio
et à la télévision ainsi que sur les pages internet. Cette publication doit répondre au principe de
18
transparence dans les recrutements du personnel des projets. De même, la durée de la publication ne
peut être inférieure à une semaine. Enfin, les dossiers doivent être reçus sous pli fermé à l’adresse
indiquée dans les termes de référence, et ne peuvent être ouverts que par un comité ad hoc désigné par
la direction du projet, dont la composition et le rôle doivent être en conformité avec les procédures
nationales de recrutement. L’organisme de financement, le gouvernement, et la direction du projet
doivent être représentés dans ce comité.
e) Présélection, Test et Interview
Le comité ad hoc procède à une analyse des dossiers de candidatures reçues, et dresse une liste de
candidats les plus méritants afin de les convoquer à des tests écrits et/ou des interviews. Au terme de
la sélection, un procès verbal doit être établi et versé le dans les dossiers du projet. Ce procès verbal
qui doit être signé par tous les membres du comité doit refléter la synthèse des étapes suivantes :



La présélection
Les résultats des tests écrits si nécessaire,
Le compte rendu des interviews.
f). Approbation du recrutement
Le procès verbal doit être approuvé par la direction du projet et l’organisme sur la base des
recommandations du comité de sélection. La direction peut aussi, en fonction des informations à sa
disposition, ne pas respecter le classement suggéré par le Comité lors du choix final. Dans ce cas, il
doit justifier par écrit et documenter sur le choix opéré.
g) Mobilisation
g-1. Le Conseiller Technique Principal/Coordinateur et le Personnel du projet
Une fois la sélection faite, une offre d’engagement détaillée avec le niveau du salaire et les documents
pertinents (conditions d’emploi, règlement du personnel) est envoyée au candidat sélectionné qui doit
l’accepter par écrit.
A l’issue de cette acceptation l’organisme ou le partenaire d’exécution établi un contrat.
Attestation médicale d’aptitude : Dès l’acceptation de l’offre, le candidat doit se faire examiner par un
Médecin agréé du Gouvernement dans son lieu de résidence et envoyer les résultats (attestation
médicale) à la direction du projet
A la réception de l’attestation médicale, un contrat est établit reprenant les conditions définies dans
l’offre dûment signé du candidat sélectionné et envoyé pour signature à la direction du projet. Le
candidat doit au préalable fournir une copie de sa pièce d’identité, et éventuellement une copie de son
acte de naissance ainsi qu’une copie certifiée conforme de tous ses diplômes et attestations/certificats
de travail.
De même, l’administration du projet doit procéder aux arrangements nécessaires afin d’inscrire le
nouveau membre du personnel à la caisse nationale de la sécurité sociale.
Le Service du Personnel doit l’intégrer dans le système de paie.
Au terme d’un recrutement transparent et concurrentiel, le candidat sélectionné devra, conformément
à la pratique être recruté en premier lieu sur une base temporaire pour une période probatoire de 3
mois. Sur la base d’une évaluation favorable du superviseur au terme de la période de 3 mois, le
19
candidat peut prétendre obtenir un contrat d’une durée supérieure, conformément au document du
projet et aux termes de référence du poste. Toutefois, la durée du contrat ne doit jamais dépasser la
durée du projet.
g-2. Le personnel recruté sur base temporaire
Pour tout recrutement temporaire Une offre de service doit être établie et que le contractant doit
approuver et signer avant sa mobilisation
g.2.1. Consultant international :. Le projet fournit le billet d’avion (Aller-Retour) du lieu de
résidence vers le lieu d’affectation. Le projet doit également faciliter le voyage du consultant dans la
mise à disposition de toute documentation jugée utile pour l’obtention de son visa. Des indemnités
journalières peuvent être accordées conformément à l’offre.
g.2.2. Consultant national : Le Projet prend en charge le voyage en cas de mission à l’intérieur du
pays et le paiement des frais de mission.
g.2.3. Personnel d’appui : Une offre de service doit être établie et que le contractant doit approuver
et signer avant sa mobilisation.
g-3. Pour le personnel recruté hors du lieu d’affectation,
Le Projet prend en charge le voyage jusqu’au lieu d’affection, ainsi que le voyage de retour au terme
du contrat.
g-4. Dans tous les cas,
Toutes les modalités (fréquence de paiement, frais de mission, avance sur honoraires…) doivent être
contenues dans le contrat. Aucun avantage/facilité ne pourra être accordé, hormis ce qui est
clairement indiqué dans le contrat.
h) Recrutement des fonctionnaires du Gouvernement.
Les fonctionnaires du gouvernement peuvent de plein droit concourir aux postes à pourvoir initiés par
les projets. Toutefois, si la candidature d’un fonctionnaire est retenue, ce dernier doit impérativement
se libérer de son statut de fonctionnaire et se mettre à la disposition du projet à plein temps. Pour les
consultants, il est demandé une mise en congé du supérieur hiérarchique.
3.3 Les salaires et indemnités
a. détermination du salaire
La grille de salaire qui sera appliquée sera celle du partenaire d’exécution ou de l’organisme si le
contrat est établi par ce dernier. La grille du gouvernement ne pourra en aucun cas être supérieure à la
grille des salaires des fonctionnaires des Nations Unies ayant le même type de contrats, et assumant le
même niveau de responsabilités. Pour chaque catégorie de personnel, la rémunération à retenir sur la
grille salariale est un forfait qui résulte de la somme du salaire de base de la catégorie et de l’échelon
et de l’indemnité de transport et de tout autre avantage prévu par la législation nationale.
20
b. Gestion des présences et mode de paiement.
Une fiche mensuelle doit être établie pour chaque membre du personnel du projet. Cette fiche
mentionne les présences et les absences pour différentes raisons. Elle doit être signée à la fin de
chaque mois par la personne concernée et son Supérieur hiérarchique. Cette fiche servira de base dans
le calcul du salaire.
Le paiement des salaires doit être effectué par chèque ou par virement bancaire et une copie du
chèque ou du virement doit être classée dans le dossier de la personne concernée.
3.4 La sécurité sociale
La couverture sociale des catégories des personnels des projets recrutés sur le plan international est
fonction du type de contrat et aussi de la structure contractante.
La couverture sociale du personnel national des projets, doit répondre aux exigences de la législation
locale en la matière. Des mécanismes appropriés doivent être mise en œuvre par le partenaire
d’exécution pour s’assurer du respect de cette législation.
Dans le cas d’un contrat établi par l’organisme financier c’est la réglementation de l’organisme qui est
appliquée
3.5 Les congés
a. Le congé annuel
Pour les congés, si le contrat est établi par le partenaire d’exécution ce sont ses règles du
gouvernement qui seront appliquées.
Lorsque le contrat est établi par l’organisme financier ce sont ses règles internes qui seront appliquées
b. Le congé de maladie
Pour les congés de maladie, si le contrat est établi par le partenaire d’exécution ce sont ses règles du
gouvernement qui seront appliquées.
Lorsque le contrat est établi par l’organisme financier ce sont ses règles internes qui seront appliquées
c. Le congé de maternité
Pour les congés de maternité, si le contrat est établi par le partenaire d’exécution ce sont les règles du
gouvernement qui seront appliquées. Toutefois, elle ne pourra en aucun cas être autorisée à travailler
au-delà de deux semaines avant la date prévue pour l’accouchement.
Lorsque le contrat est établi par l’organisme financier ce sont ses règles internes qui seront appliquées
A la reprise du travail après son accouchement et jusqu’au deuxième mois de l’enfant, toute
fonctionnaire a droit à une heure par jour, pouvant être prise en 2 temps, pour l’allaitement de son
bébé. Une durée raisonnable de déplacement d’une heure peut aussi être autorisée pour les enfants de
moins de six mois.
Un personnel choisissant de ne pas exercer son droit au congé de maternité ne peut pas en demander
le paiement, ni demander le changement en congé annuel.
21
d. Le congé de paternité
Pour les congés de paternité si le contrat est établi par le partenaire d’exécution ce sont ses règles du
gouvernement qui seront appliquées avant la date prévue pour l’accouchement.
Lorsque le contrat est établi par l’organisme financier ce sont ses règles internes qui seront appliquées
Le congé de paternité est comptabilisé comme congé spécial avec solde. Les titulaires de contrat sur
base temporaire n’ont droit à aucun type de congé.
e. Comptabilisation des congés
Les congés sont comptabilisés dans les fiches mensuelles de présences dont un modèle figure en
annexe 4.
3.6 L’Evaluation des performances et renouvellement de contrat
a. Pour les contrats des consultants/prestataires de services recrutés sur une base temporaire
Le personnel temporaire est évalué à travers une fiche dont le modèle se trouve en annexe 5. Cette
évaluation déterminera si dans l’avenir le contrat sera renouvelé.
b. Pour les contrats de Personnel de Projets
Les titulaires de contrat de type CTP national et Personnel de Projet sont évalués en deux temps:
En fin de la période probatoire
En fin de la période contractuelle.
Au terme de l’évaluation, le superviseur formule son appréciation concernant les prestations du
fonctionnaire pendant la période évaluée selon le modèle suivant :


Satisfaisant et recommande la prolongation du contrat ;
Non satisfaisant et recommande la séparation ou la fin du contrat.
A partir de la seconde année, le fonctionnaire du projet a droit à une augmentation de son salaire
allant de 3,5 à 5% si il a donné satisifaction Cette décision doit être matérialisée par un acte
administratif.
Pour tout fonctionnaire dont la direction recommande la séparation, le projet devra engager la
procédure de séparation prévue à cet effet.
c. Renouvellement de contrat
Le contrat est renouvelé en fonction de la disponibilité des fonds, des recommandations des
évaluations et surtout de la durée du projet.
22
3.7 Mesures en cas de fraude
En cas de fraude ou malversation prouvée et documentée, le Directeur du projet soumet le dossier à
un comité ad hoc de discipline.. Ce Comité examine le dossier et formule des recommandations au
Directeur du projet.
3.8 Séparation.
a. Démission.
Un préavis ne doit pas normalement dépasser 30 jours
Au cas ou le contrat est établi par le partenaire ce sont les règles du partenaire qui s’appliquent
Si ce le contrat est établi par l’organisme financier ce sont les règles du partenaire qui s’appliqueront
S’il s’agit d’une séparation initiée par le staff. Une période de préavis de 30 jours est nécessaire.
Le préavis est payé tel que mentionné dans le contrat. Le crédit de congé continue à courir. A la
discrétion de la Direction, le staff peut être autorisé à prendre son congé pendant cette période.
b. Séparation pour fin de projet
Si le contrat arrive à expiration à la fin du projet. Il y a lieu de prévenir le staff un mois avant la fin
du projet.
c. Séparation pour indisponibilité du budget
En cas de séparation pour des raisons budgétaires, le préavis sera donné selon les modalités du
contrat. Le crédit de congé s’arrête au début du préavis.
d. Séparation pour faute lourde.
Pour toute faute considérée comme lourde, le cas doit être soumis au comité mentionné au point 3-7.
Dans le cas où la responsabilité du fonctionnaire est confirmée, et après approbation du Directeur du
projet, le contrat doit être immédiatement rompu et aucune indemnité de licenciement ne peut être
payée.
23
IV Gestion des Voyages et des Formations
4.1
Voyages et formation
24
4.1 Voyages et formation
A travers les projets de développement, les organismes des NU financent les activités de formation
tendant à promouvoir la réalisation des objectifs et des résultats attendus. Les participants aux
activités de formation sont les bénéficiaires des programmes et projets et les fonctionnaires du
gouvernement. En principe, les consultants ne peuvent suivre une formation dans le cadre d’un
programme ou d’un projet étant donné qu’ils sont recrutés pour s’acquitter de tâches spécifiques pour
lesquelles ils doivent déjà être qualifiés.
Le projet peut prendre à sa charge les frais de voyage des fonctionnaires du gouvernement devant se
rendre à des conférences, réunions ou autres manifestations non prévues au stade de la formulation du
document de projet, à condition que leur participation soit nécessaire à la réalisation des résultats du
programme ou du projet.
Le projet peut prendre à sa charge les frais de voyage et les indemnités de subsistance de participants
qui résident dans une région du pays autre que celle où a lieu la formation.
Les voyages d’étude sont organisés conformément au plan de travail du projet. L’agent de réalisation
doit veiller à ce que l’itinéraire le plus économique soit retenu et que les indemnités versées ne soient
pas supérieurs aux taux applicables par le système des Nations Unies.
La formation dans le pays (séminaires, ateliers et autres) est organisée conformément au plan de
travail et à un budget convenu.
Le personnel du projet peut être appelé à effectuer des missions de suivi ou d’évaluation des activités
à l’intérieur du pays. Ces missions sont normalement prévues dans le plan de travail trimestriel du
projet. L’objet de la mission et les résultats attendus doivent faire l’objet de termes de référence
spécifiques à chaque mission. Ces termes de référence doivent être approuvés par le Directeur du
projet qui désigne par ordre de mission les fonctionnaires retenus.
A la fin de la mission, le ou les fonctionnaire(s) ayant effectué cette mission doivent soumettre un
rapport écrit qui mentionne le déroulement de la mission et les résultats obtenus. Ce rapport doit être
soumis au Directeur du projet au plus tard une semaine après la fin de la mission.
Les frais de mission auxquels le fonctionnaire a droit doivent lui permettre d’être logé et nourri dans
des conditions jugées acceptables. Le montant de ces frais doit être mentionné dans l’ordre de mission
et calculé sur la base des indemnités accordées par le Gouvernement sans pour autant dépasser le
montant accordé aux fonctionnaires des Nations Unies
Le projet peut être appelé à prendre en charge les frais de mission des fonctionnaires du
Gouvernement qui se déplacent dans le cadre des activités du projet. Le montant de l’allocation
accordée à ce titre doit être égale à celui accordé par le Gouvernement sans pour autant dépasser le
montant accordé aux fonctionnaires du SNU. Cette même règle s’applique aux déplacements et aux
missions du Directeur National du projet.
Tous les frais autres que les indemnités journalières de subsistance et qui sont liés au bon déroulement
de la mission, peuvent être remboursés sur la base de justification et après accord du Directeur
National du projet.
Les frais de mission calculés sur la base du nombre de jours retenus pour la mission doivent être
payés à concurrence de 80% avant le départ et 20% après soumission du rapport de mission.
25
V- La Gestion Financière et Comptable
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
Ouverture et clôture du compte bancaire
Plan de Travail Annuel
Formulaire des dépenses ( FACE)
Avance de fonds
Paiements Directs
Remboursement
Exécution par l’organisme
Etablissement du Rapport Financier
Engagement des Fonds et Procédures Comptables
Gestion des Fonds
Procédures de Décaissement des Fonds
26
Dès sa signature par les différentes parties concernées, le document de projet et les plans d’action du
programme (CPAP) deviennent un cadre juridique valable qui confirme :



La disponibilité des ressources.
La satisfaction de toutes les conditions et facteurs essentiels à son exécution.
La volonté commune des parties à réaliser les résultats et objectifs retenus.
5.1 Ouverture et clôture d’un compte bancaire
La responsabilité d’ouvrir et de clôturer un compte bancaire au nom du projet incombe au
gouvernement et selon sa réglementation. Dans le cas où le gouvernement confirme par écrit que les
conditions locales ne permettent pas l’ouverture d’un compte distinct pour les fonds du projet.
L’organisme peut approuver l’utilisation d’un compte général auprès de la banque centrale, à
condition qu’il soit possible de distribuer par l’agent d’Exécution, de suivre et de vérifier facilement
les fonds alloués au projet.
Le gouvernement doit communiquer officiellement à l’organisme de financement le N° du compte,
les noms et les qualités des personnes chargées de gérer ce compte ainsi que les spécimens de leurs
signatures. Les titres de paiements (chèques, ordre de virement ou de paiement) doivent porter
impérativement une double signature.
Il est fortement recommandé d’avoir au moins trois signataires des ordres de paiements afin de palier
aux éventuels retards dans les opérations de paiement dus à l’absence ou à l’indisponibilité de l’un
des deux signataires. Les spécimens de signatures doivent être déposés à la banque, à l’organisme de
financement et auprès du gouvernement.
Seul le Gouvernement est habilité à clôturer le compte bancaire du projet. Il doit informer la banque
et l’organisme de financement par écrit et demander que le solde disponible soit transféré à ce dernier.
Un compte séparé pour chaque projet sera ouvert. Au cas ou plus de deux organismes financent un
projet, un compte par financement émanant d’un organisme sera maintenu
5.2 Plan de Travail Annuel ( PTA)
La première action de mise en œuvre du projet au niveau financier est l’élaboration d’un Plan de
Travail Annuel L’objectif de ce plan est de préparer une stratégie de répartition des fonds alloués
entre les différentes activités clés du projet. Cette répartition, dans le temps et dans l’espace, devrait
permettre aux responsables du projet et aux autres partenaires d’apprécier la cohérence globale des
projets, le cheminement logique dans la réalisation des produits et l’interrelation entre les activités
clés du projet, les produits et les effets escomptés.
Le PTA couvre une période de 12 mois du projet. Son élaboration exige une connaissance parfaite
des réalités et du contexte dans lequel le projet est appelé à œuvrer. La contribution de l’ensemble des
partenaires doit être assurée car la rigueur financière est une condition nécessaire mais pas suffisante
pour aboutir à un Plan à la fois réaliste et réalisable.
Le Plan annuel de travail permet également de concevoir une programmation réaliste des activités en
fonction des capacités matérielles et humaines du projet et une prévision des besoins en ressources.
Etant entendu que les liens étroits établis entre les activités, les produits et les effets escomptés sont
ainsi renforcés. Le Plan annuel de travail est le tableau de bord principal du projet durant l’année
considérée.
27
La modalité des remises de fonds appliquée dépendra des résultats de la micro et macro évaluations
et sera décrite dans les plans d'action du programme de pays (CPAP) et le document de projet :




Les remises directes d’espèces aux partenaires d’exécution pour les obligations et les
dépenses qu'ils prendront à leur charge pour appuyer les activités convenues dans les plans de
travail annuels (PTA);
Les paiements directs aux fournisseurs et à d'autres tierces parties pour les obligations
encourues par le partenaire d’exécution à l'appui des activités convenues dans les plans de
travail annuels (PTA) ;
Le remboursement aux partenaires d’exécution des obligations et dépenses encourues à
l'appui des activités convenues dans les plans de travail annuels (PTA) ;
L'exécution directe par l'organisme dans le cadre de laquelle ce dernier prend à sa charge les
dépenses et les obligations à l'appui des activités convenues dans les plans de travail annuels
(PTA).
5.3 Formulaire Autorisation de financement et confirmation des dépenses
(FACE)
Le même formulaire est utilisé pour les avances de fonds, les paiements directs, le remboursement et
même le rapport financier. Un exemplaire de ce formulaire ainsi que les directives y afférant se
trouvent à l’annexe 1. Le formulaire FACE est aligné au Plan de Travail Annuel. il met l’accent
l’enregistrement des requêtes/dépenses au niveau de l’activité. Les activités inclues dans le FACE
sont spécifiées dans le Plan de Travail. L’entité qui signe le Plan de Travail Annuel est la même qui
signe le formulaire FACE
Le même est utilisé pour les organismes du Comité Exécutif du Groupe des Nations Unies pour le
Développement (PNUD, FNUAP, UNICEF et PAM).
5.4 Avances de fonds
C’est à partir du PTA que les avances requises pour un trimestre sont tirées et présentées à travers
le formulaire FACE.
Les programmes et projets sont normalement financés par des avances trimestrielles que les
organismes versent au partenaire d’exécution. Des avances mensuelles peuvent être accordées si les
conditions locales l’exigent. Pour assurer une utilisation optimale des ressources, les avances sont
consenties sur la base d’une prévision des dépenses trimestrielles ou mensuelles, conformément au
plan de travail. Les avances ne peuvent être supérieures au montant nécessaire pour le trimestre
suivant.
Le partenaire d’exécution soumet toutes les demandes d’avance à l’organisme à travers le formulaire
FACE.
A l’exception des organismes des Nations Unies les organismes ne consentiront pas d’avances aux
agents de réalisation. Les fonds dont ces derniers ont besoin leur sont directement fournis par les
partenaires d’exécution par prélèvement sur ses propres avances ou sous forme d’une Demande de
paiement direct.
28
5.5 Paiement direct
Le partenaire d’exécution peut demander à l’organisme d’effectuer des paiements au profit de tiers
pour des biens et services fournis à un programme ou projet. Lorsque l’organisme effectue un
paiement au nom de l’agence partenaire, ce dernier doit soumettre la demande de paiement direct à
travers le formulaire FACE. Une fois le paiement effectué, l’organisme en informe le partenaire
d’exécution et lui transmet les copies des pièces justificatives.
Lorsque l’organisme effectue des paiements directs à la demande de l’agent d’exécution, sa
responsabilité financière n’est nullement engagée. Il n’est que l’agent payeur qui exécute une
transaction financière à la demande de l’agent d’exécution.
5.6 Remboursement
Pour utiliser la modalité des dépenses engagées par les partenaires d’exécution un accord doit être
obtenu au préalable de l’organisme.
5.7 Exécution par l’organisme
Dans le cas d’une exécution par l’organisme, ce sont les procédures et la réglementation interne de
l’organisme de financement qui prévalence pour toutes les opérations.
5.8 Etablissement du rapport financier.
Le partenaire d’exécution doit obligatoirement soumettre le rapport financier
formulaire FACE à la fin de chaque trimestre.
en utilisant le
Le but est de comptabiliser les dépenses courantes effectuées avec les avances précédentes, de
calculer le solde des avances et de demander l’avance pour le trimestre suivant en fonction du budget
du programme ou projet.
Si l’organisme ne reçoit pas de rapport financier au plus tard 15 jours après la fin du trimestre, il doit
prendre officiellement contact avec l’agent d’exécution. Lorsqu’une avance n’est pas réglée depuis
plus de deux trimestres et que le rapport financier n’est pas reçu ou qu’il n’indique pas de dépenses
imputées à cette avance, l’organisme de financement doit s’enquérir de la situation auprès du
partenaire d’exécution. La stratégie d’exécution du projet doit être révisée en vue de prendre des
mesures pour surmonter toutes difficultés liées à l’exécution ou à la réalisation.
L’organisme de financement doit dès réception du rapport financier, vérifier si des ressources sont
disponibles au titre du budget et veiller à ce que le montant demandé ne soit pas supérieur au montant
qui serait raisonnablement nécessaire pour les décaissements des trois prochains mois.
Les organismes ne consentiront pas des avances de fonds que sur la base du rapport financier complet
et signé par les deux parties contenant les détails des dépenses effectuées grâce à l’avance du
trimestre précédent
5.9 Engagement des fonds et Procédures Comptables
Dès la vérification et l’approbation du rapport financier et de la demande d’avance de fonds, sur la
base d’un plan de travail détaillé, l’organisme est tenu de procéder à l’avance des fonds. Cette avance
doit être effectuée par virement direct au compte bancaire du projet conformément à la demande
d’avance formulée, soit en monnaie locale soit en dollars des Etats Unies. L’organisme de
financement doit informer l’agent d’exécution dès que l’ordre de paiement est transmis à la banque.
29
L’avance accordée par l’organisme doit être inscrite sur les livres comptables du projet dès que la
banque confirme la disponibilité des fonds sur le compte du projet. Un extrait bancaire portant sur
cette confirmation doit être classé comme pièce justificative à la pièce comptable. Le projet inscrit
sur ses comptes l’avance effectuée et éventuellement les charges retenues par la banque.
Le projet doit disposer de deux livres comptables. Un livre pour les opérations bancaires et un livre
pour la gestion de la caisse. Aussi, un classeur pour chacune des principales composantes du projet
doit être tenu. A titre d’exemple, un classeur pour le personnel du projet, un autre pour les activités de
formation et un autre pour le matériel acquis par le projet. Les livres comptables doivent être
numérotés et ces numéros doivent concorder avec ceux figurant sur toutes les pièces comptables
classées dans des classeurs. Chaque facture/reçu liquidé doit porter un cachet avec la mention « paid »
ou « payé ».
Conformément au plan de travail et aux activités envisagées, les engagements financiers du projet
doivent être planifiés. Avant chaque engagement le Directeur de projet doit s’assurer que les
procédures ont été respectées durant tout le processus. Sa responsabilité, comme représentant du
Gouvernement dans la mise en œuvre des activités du projet, est entièrement engagée.
5.10 Gestion des fonds
a) Gestion de la caisse du Projet
Le recours à des paiements à travers la caisse doit être limité au strict minimum et ne peut être justifié
que :

S’il s’agit d’un paiement courant dont le montant est inférieur à cent dollars des E.U.( 100).

Si les conditions locales ne permettent pas de faire appel aux services bancaires.
En règle générale, le paiement en espèce doit être perçu comme une exception imposée par des
considérations qui dépassent le champ d’action du projet. Les procédures découragent fortement le
recours au paiement en espèce et cette pratique ne peut garantir une gestion efficiente et contrôlable
des fonds.
La gestion de la « petite caisse » obéit ainsi aux règles suivantes :




La gestion des fonds de la caisse ne doit pas être confiée à celui ou celle qui est chargé du
contrôle des dépenses.
Les fonds ainsi que toutes les pièces justifiant les dépenses doivent être placés dans un coffre
spécial. L’accès au coffre doit être strictement limité.
Chaque projet doit avoir une caisse particulière et le contrôle de la clôture des comptes de la
caisse doit être journalier. Le Journal de Caisse doit être numéroté et daté.
Les billets de banque disponibles en caisse en fin de journée doivent être répertoriés en
nombre et en valeur.
Pour faire face aux paiements courants du projet (achat de timbre, petite réparation, achat urgent de
fourniture de bureau, remboursement de petite dépense, etc.) le montant maximum des fonds qui
peuvent être gérés en liquide est limité à 500 US $ par mois.
Dès l’ouverture d’une caisse pour le projet, le Directeur du projet doit désigner par écrit la personne
qui sera chargée de la gestion de cette caisse. L’organisme de financement doit être informé de cette
désignation. Le Directeur du projet et le personnel chargé des finances ne doivent en aucun cas être
désignés comme chargés de la gestion de la caisse.
30
Le Directeur du projet ou toute autre personne désignée par ce dernier, doit de temps à autre effectuer
des contrôles afin de s’assurer de la bonne gestion des fonds déposés. Chaque opération de contrôle
doit être mentionnée sur le Journal de la caisse avec les commentaires et les observations du Directeur
du projet.
A la fin de chaque mois, un état détaillé de la caisse doit être signé et approuvé par le Directeur du
projet et aucun paiement en espèce ne peut être effectué sans l’approbation et la signature du
Directeur du projet.
b) Gestion des avances de fonds exceptionnelles :
Dans des cas particuliers et afin de permettre aux projets d’évoluer dans un contexte socioéconomique particulier, l’organisme de financement autorise l’utilisation des avances de fonds
exceptionnelles afin d’effectuer certains paiements. Cette possibilité demeure toutefois conditionnée
par un certain nombre de règles de gestion que les responsables des projets doivent respecter.
Dans le cas où le contexte local exige des paiements importants en liquide, le projet est tenu de
s’assurer que les conditions de sécurité permettent une telle opération. Les fonds retirés doivent être
déposés dans le coffre du projet placé en lieu sûre au plutôt 48 heures avant la date des paiements et
toutes les précautions doivent être prises afin d’assurer les conditions de sécurité lors du retrait des
fonds et des paiements.
Le recours à des paiements en espèces doit être strictement limité et ne peut être justifié par le refus
des fournisseurs d’accepter les chèques ou les virements bancaires. Ces modalités sont des pratiques
internationalement reconnues. Afin d’éviter toute controverse, le mode de paiement doit être
mentionné sur la demande des prix et les bons de commande du projet.
Il est fortement recommandé de faire appel à l’organisme pour effectuer des paiements directs si cette
procédure facilite les activités des projets et évite la gestion et les paiements en espèces.
Lors des retraits pour les avances exceptionnelles, le chèque doit être libellé au nom de la personne
chargée de la gestion de ce fonds exceptionnel. Si les montants retirés dépassent Cinq mille dollars
Etats Unis, le transfert des fonds de la banque au projet doit être confié à des professionnels en
matière de transfert de fonds ou, si les pratiques locales le permettent, à travers les services de la
banque. Le Directeur du projet demeure pleinement responsable vis à vis de l’organisme de
financement pour toute avance de fonds en espèces jusqu’à la justification des dépenses effectuées.
Les avances de fonds exceptionnelles doivent être clôturées dès la fin de l’activité qui a nécessité ces
avances. Un état détaillé des dépenses doit être établi, certifié et approuvé par le Directeur national
du projet. Le solde doit être déposé à la banque au plus tard 48h après la clôture des états financiers de
ces avances.
c) Gestion du compte bancaire :
Dès l’ouverture d’un compte bancaire, le Directeur du projet doit désigner par écrit les personnes
habilitées à signer les titres de paiement émis sur ce compte. L’’organisme doit en être informé.
Outre les approbations au niveau des titres de paiement, le Directeur du projet approuve ou délègue
l’approbation aussi bien des charges imputées pour la gestion du compte que toute opération
d’alimentation du compte.
Le compte du projet ne peut en aucun cas recevoir des fonds autres que ceux transférés par
l’organisme Le Directeur du projet doit en informer la banque de cette mesure.
31
Seuls les chèques remis par la banque au projet et répertoriés dans les livres comptables du projet
(Numéro du chèque et numéro de la série) peuvent être utilisés lors des paiements ou le retrait des
fonds. La pratique des chèques de guichet est formellement interdite.
Si les fonds disponibles sur le compte du projet ne permettent pas d’effectuer un paiement ou de
retirer des fonds, le projet ne peut en aucun cas négocier un découvert auprès de la Banque même si
les circonstances permettent d’envisager une alimentation du compte dans le court terme. Les charges
et les agios pour découvert ne peuvent être acceptés lors de l’approbation des rapports financiers.
L’organisme ne peut être tenu responsable vis-à-vis de la banque ou du gouvernement pour des
engagements pris à titre personnel par le Directeur du projet.
Chaque projet dispose d’un compte bancaire distinct. Le transfert entre les comptes des projets est
formellement contraire aux procédures financières. Aussi, les fonds disponibles, étant destinés au
financement d’activités prévues par le projet et approuvés par un organisme ne peuvent en aucun cas
servir au financement.
A la fin de chaque mois, le projet est tenu d’effectuer des rapprochements entre les paiements
effectués et les états soumis par la banque. Cette pratique, appelée « Réconciliation bancaire » doit
être basée sur les livres comptables du projet et sur les relevés mensuels soumis par la banque et
arrêtés à la même date. Toute différence doit faire l’objet d’une investigation et apurée lors de la
prochaine réconciliation.
Toute réconciliation finalisée doit être certifiée et approuvée par le Directeur du projet.
d) Gestion des Fonds Opérationnels
Les fonds opérationnels constituent un mode de paiement exceptionnel utilisé dans les zones à
risques majeurs, où l’inexistence du système bancaire ou de transfert de fonds adéquat et fiable rend
improbable l’exécution des activités du projet.
Des garanties de sécurités doivent être fournies à l’organisme pour obtenir son avis de non objection
après s’être assuré qu’aucune autre solution ne peut être envisageable. Néanmoisn, C’est un système
peu recommandable en considération du niveau de risques jugés très élevé.
Dès acceptation par l’organisme, la procédure applicable aux avances de fonds exceptionnels est
entamée. Le montant maximum des fonds opérationnels est limité à cinq mille dollars Etats-Unis.
5.11 Procédures de décaissement des fonds des projets
Le service Financier du projet procède à tout paiement après vérification de la conformité des
documents qui y sont attachés (bon de commande, contrat, bon de livraison ou certification de
service rendu, ordre/rapport de mission…). Toute facture soumise au paiement doit porter les
coordonnées du fournisseur, la date d’émission, l’identité bancaire, fiscale, le numéro du registre de
commerce, et le cachet du fournisseur. La quantité, la nature, et les prix doivent clairement apparaître
et ne doivent être ni rayés, ni surchargés. L’utilisation des effaceurs est strictement interdite.
a) Requête de paiement et certification de service rendu
Les factures ou toute autre demande de paiement doivent parvenir au service administratif du projet
qui doit soit certifier, soit soumettre pour certification. Une fois certifiées, les factures ou demandes
de paiement doivent être transmises au service des finances pour préparation des règlements après les
vérifications et les contrôles d’usage.
32
b) Effectivité de paiement
Le service des finances doit procéder aux paiements suivant les procédures ci-après :







Vérification de la validité des pièces jointes, et des signatures autorisées ;
Vérification du respect du processus de la transaction à payer ;
Contrôle de la disponibilité budgétaire ;
Contrôle arithmétique, établissement de la pièce comptable, et imputation du compte et de
l’activité à débiter ;
Comptabilisation de la pièce comptable
Mise à jour du grand livre des comptes
Etablissement du chèque ou du virement bancaire
c) Approbation et signature des titres de paiement
Le Directeur du projet signe conjointement avec une des personnes habilitées à signer sur les titres de
paiement. En cas d’absence ou d’indisponibilité du Directeur du projet les deux autres personnes sont
habilitées à signer les titres de paiement.
d) Remise du titre de paiement au bénéficiaire

S’il s’agit d’un chèque, le service des finances doit le remettre en mains propres au fournisseur ou
à toute autre personne porteuse d’une délégation contre signature sur la pièce comptable à la
quelle une copie de la pièce d’identité doit être attachée.

S’il s’agit d’un virement, le cachet de la banque sur une copie de l’ordre du virement fait fois. Sur
demande du fournisseur, une copie de l’ordre du virement peut lui être délivrée.
e) Archivage des documents comptables :

Les titres de paiements (chèque/ virement) doivent être conservés dans le coffre fort du projet
avec les pièces afférentes

Une fois les titres de paiement remis au bénéficiaires, les pièces comptables doivent être
classées par ordre chronologique suivant les numéros qui leurs sont attribués. Il est vivement
recommandé pour des raisons de sécurité, qu’il y ait un double classement des pièces comptables : les
originaux dans un premier dossier, et les copies dans un second.
33
VI- Activités de Contrôle
6.1
6.2
Activités de Contrôle
Clôture du Programme
34
6.1 Activité de Contrôle
a) Suivi et évaluation,
Le suivi, l’audit et l’évaluation sont des outils de gestion essentiels qui sont interdépendants et qui se
complètent mutuellement. Ces instruments qui aident le projet à s’acquitter de ses obligations de
rendre compte de l’utilisation des ressources qui lui sont confiées, offrent une base solide pour la prise
de décisions et permettent de tirer des enseignements pratiques de l’expérience acquise.
Tous les programmes et les projets, quels que soient leur durée et leur budget, doivent faire l’objet
d’un suivi et d’un rapport systématique. De même, tous les projets doivent faire l’objet d’au moins
une évaluation. La responsabilité du suivi et de l’évaluation incombe à l’institution chargée de
l’exécution du projet.
Dès l’approbation du projet ou programme, un plan détaillé du suivi doit être établi. Ce plan doit
mentionner spécifiquement la stratégie de suivi retenue, les rapports à produire, les consultations
envisagées et la nature des décisions à prendre.
b). Suivi des programmes et projets
Tous les programmes et les projets, quels que soient leur durée et leur budget, doivent faire l’objet
d’un suivi et d’un rapport systématique. De même, tous les projets doivent faire l’objet d’au moins
une évaluation. La responsabilité du suivi et de l’évaluation incombe à l’institution chargée de
l’exécution du projet.
Dès l’approbation du projet ou programme, un plan détaillé du suivi doit être établi. Ce plan doit
mentionner spécifiquement la stratégie de suivi retenue, les rapports à produire, les consultations
envisagées et la nature des décisions à prendre.
Le suivi des activités doit faire l’objet d’un rapport semestriel qui retrace la situation du départ, les
activités entreprises, les difficultés rencontrées, les résultats obtenus et le budget engagé par rapport
aux prévisions initiales. A partir de l’expérience vécue, le rapport doit formuler des recommandations
qui seront examinées par l’ensemble des partenaires.
Le suivi régulier des activités du projet permet d’apporter les ajustements nécessaires en vue de
réaliser les résultats et les objectifs initialement retenus. Le rapport de suivi doit être succinct et
précis. L’accent doit être mis sur les difficultés rencontrées et sur les moyens suggérés pour dépasser
ces difficultés.
Les rapports de suivi sont des instruments de base pour la réalisation d’une évaluation ou d’un audit
du projet. Les décisions retenues suite aux recommandations formulées dans les rapports de suivi
doivent être planifiées dans le temps et toute implication budgétaire doit être approuvée par le bailleur
de fonds.
c) Evaluation des projets et programmes
Chaque projet doit faire l’objet d’au moins une évaluation indépendamment de sa durée et de son
budget. Cette évaluation doit être entreprise par une structure externe au projet avec la collaboration
étroite du projet et de tous les partenaires.
En collaboration avec l’organisme de financement le Directeur du projet doit préparer les termes de
référence de l’évaluation et l’étendue de celle-ci qui doit porter à la fois sur les aspects techniques et
financiers du projet. L’objectif ultime de toute évaluation est de permettre au projet de mesurer
35
l’impact de son intervention et à l’organisme de s’assurer que les ressources engagées ont été utilisées
d’une manière efficiente et les objectifs ont été réalisés.
L’évaluation doit également ressortir les leçons à tirer et les précautions à prendre lors des prochaines
interventions. La pertinence de la modalité d’exécution retenue doit également être évaluée et des
recommandations précises et objectives doivent être formulées.
Le rapport d’évaluation doit être examiné lors d’une réunion qui regroupe l’ensemble des partenaires
à un niveau élevé. Le but de cette réunion est de permettre aux participants d’apprécier les acquis, de
prendre conscience des difficultés rencontrées, et de prendre les décisions qui s’imposent à tous les
niveaux.
d). Audit des projets et programmes
En ce qui concerne l’audit pour chaque partenaire d’exécution, l'ampleur initiale des activités de
contrôle exigées par les organismes dépend de l'évaluation du risque et de l'ampleur des ressources en
espèces reçues des organismes. Pour chaque partenaire d’exécution, les résultats des activités de
contrôle peuvent aboutir à des modifications des procédures et modalités de remises d’espèces ainsi
que du type et de la fréquence des activités de contrôle futures.
La composition, la fréquence et l'ampleur spécifiques des activités de contrôle pour chaque partenaire
d’exécution seront déterminées par les représentants de pays des organismes qui effectuent des
remises d’espèces et par toute condition posée spécifiquement par les organismes. Les activités de
contrôle les plus importantes seront effectuées auprès des partenaires d’exécution dont les pratiques
de gestion financière laissent le plus à désirer.
Les activités de contrôle sont les suivantes :
Examens périodiques sur place des documents financiers du partenaire d’exécution concernant les
remises d’espèces. Ils peuvent inclure des vérifications ponctuelles par le personnel de l'organisme
ainsi que des vérifications spéciales des comptes par les cabinets d’audit; ils peuvent être des examens
documentés de routine ou ils peuvent être effectués en raison de préoccupations concernant le
fonctionnement des mécanismes de contrôle interne d'un partenaire d’exécution pour les remises
d’espèces.
Vérifications programmées des systèmes de gestion financière des partenaires d’exécution. Pour
chaque partenaire d’exécution, les vérifications doivent être programmées au moins une fois pendant
le cycle de programmation si un montant supérieur à 500 000 dollars Etats Unis en espèces est fourni
(ou sera fourni) par des organismes pendant la période couverte par le CPAP, ou si un ou plusieurs
organismes l'estiment nécessaire pour les partenaires d’exécution qui reçoivent moins de 500 000
dollars Etats Ybus.
Par ailleurs, l’organisme ou le Gouvernement peuvent à tout moment demander l’audit d’un projet
donné. Le plan annuel d’audit annuel doit être établit en étroite consultation entre les différents
partenaires.
L’objectif de l’audit est de donner l’assurance à l’organisme que les ressources ont été gérées
conformément :


Aux règlements financiers, règles et procédures prescrits pour les programmes ou
projets ;
Au descriptif de projet, aux plans de travail, y compris les activités, les dispositions en
matière de gestion et de réalisation, le suivi, l’évaluation et les dispositions applicables
à l’établissement de rapports ;
36

Aux conditions applicables à l’exécution dans les domaines de la gestion, de
l’administration et des finances.
L’audit des programmes et projets dans le cadre de l’exécution nationale doit porter sur les éléments
suivants, sans que cette liste soit limitative :





Evaluation du taux d’exécution ;
Comptabilité, suivi de la situation financière et rapports financiers ;
Système de gestion pour la comptabilisation, la documentation et l’établissement de
rapports sur l’utilisation des ressources ;
Utilisation et gestion du matériel ;
Structure de gestion, y compris l’efficacité des mécanismes de contrôle interne et de
tenue de dossiers.
L’audit est réalisé normalement au niveau où les documents originaux sont maintenus. Il porte sur les
fonds fournis au gouvernement sous forme d’avance. Les dépenses engagées pour le compte du
programme ou projet par des organismes des Nations Unies en tant qu’agents de réalisation ou par
l’organisme dans le cadre de l’appui à l’exécution nationale sont couvertes par les auditeurs des
comptes de ces organismes.
6.2 Clôture du programme ou du projet.
a) Durée de vie du projet
Le partenaire d’exécution est tenu de respecter la durée indiquée sur le document de projet. Un délai
supplémentaire peut être accordé par l’organisme de financement.
b) Rapport final du projet
Il est obligatoire et doit être établi par le Directeur de projet pour décrire les acquis du projet.
c) Transfert des équipements
Les équipements acquis dans le cadre du projet sont la propriété de l’organisme. Un inventaire final
doit être effectué au préalable et soumis à l’organisme qui décidera du transfert définitif de ces
équipements à l’Agent d’exécution, ou au Gouvernement. Dans ce cas, ce dernier devient légalement
propriétaire et responsable du matériel transféré.
d) Clôture du compte du projet
Dès l’approbation du rapport final, le Directeur du projet doit procéder à la clôture du compte du
projet et au transfert du solde au compte de l’organisme. Le dernier rapport financier permettra de
préparer la révision finale du budget. Le projet est définitivement clôturé dès que la révision finale du
budget est approuvée. Pour des raisons techniques ou autres les organismes peut décider de clôture un
projet
37
ANNEXES
Annexe 2
Formulaire d’autorisation et de confirmation des dépenses
(FACE)
Rapport utilisation du véhicule
Annexe 3
Rapport d’inventaire
Annexe 4
Termes de référence directeur national du projet
Annexe 5
Formulaire de présence du personnel
Annexe 6
Formulaire d’évaluation
Annexe 7
Plan de Travail Annuel
Annexe 1
38
Annexe I : Directives relatives à l'utilisation du formulaire d'autorisation de financement et de
confirmation des dépenses (FACE)
But
Le formulaire harmonisé Autorisation de financement et confirmation des dépenses (FACE) simplifie
les tâches administratives concernant l’autorisation des dépenses ou la remise d’espèces aux
partenaires d’exécution..
Le formulaire FACE appuie plusieurs fonctions importantes :



La demande d'autorisation de financement : La partie « Demandes/Autorisations » sera
remplie par le partenaire d’exécution qui y inscrit le montant des fonds demandés qui seront
utilisés au cours de la nouvelle période comptable. Par rapport à cette demande, l'organisme
peut accepter, refuser ou modifier le montant approuvé.
Rapport sur les dépenses : La partie « Rapport » sera remplie par le partenaire d’exécution
pour faire rapport à l'organisme sur les dépenses encourues au cours de la période comptable
considérée. L'organisme peut accepter, refuser ou demander un amendement aux dépenses
faisant l’objet de rapports.
Confirmation des dépenses : La partie « Confirmation » sera remplie par le responsable
désigné du partenaire d’exécution pour confirmer l'exactitude des données et des informations
fournies.
Lors du processus de confirmation, le responsable désigné fait l'une des déclarations suivantes ou les
deux :

La demande de financement présentée représente les estimations des dépenses programmées
conformément au CPAP/au PTA, et les estimations détaillées de coûts sont jointes en annexe
et/ou

Les dépenses effectives pour la période considérée ont été effectuées conformément au
CPAP/au PTAet aux estimations détaillées de coûts précédemment approuvées. En outre le
responsable désigné atteste que les justificatifs financiers seront disponibles sur demande
pendant une période de cinq ans.
Lors du traitement d’un paiement à un partenaire d’exécution, un exemplaire du formulaire FACE
approuvé doit être renvoyé au partenaire d’exécution avec l’avis de décaissement, le chèque, etc.
L'examen détaillé de chaque partie du formulaire FACE figure ci-après.
Approche générale et principes directeurs

Le formulaire FACE vise à remplacer tous les autres documents utilisés par les partenaires
d’exécution pour demander des fonds et faire rapport sur les dépenses. Toutes les parties du
formulaire ne seront pas utilisées tout le temps. Ainsi par exemple, pour un décaissement
initial, seule la partie « Demandes » du formulaire sera remplie. Pour un paiement final lors
de l'achèvement du PTA seule la partie « Rapport » sera remplie.

Le formulaire FACE sera utilisé pour les remises directes d’espèces, les remboursements aux
partenaires d’exécution et les paiements directs.

Il ne sera donné aucune suite à un formulaire FACE où manquerait la signature appropriée du
responsable désigné.
39

Le formulaire FACE s'aligne sur le PTA. Les activités pour lesquelles l'autorisation de
financement est demandée ou pour lesquelles les dépenses font l’objet de rapport sont celles
qui sont définies dans le PTA

Le formulaire FACE est normalement validé par le responsable désigné qui signe le PTA
Dans tous les autres cas, Le PTA indiquera tout autre responsable autorisé à valider le
formulaire FACE. Ainsi par exemple, le responsable désigné signant le PTA peut appartenir
au ministère central de la santé tandis que les dépenses peuvent être encourues par un bureau
de santé régional. Dans de tels cas, le PTA doit préciser si l'autorité centrale traitera et signera
un formulaire FACE groupé ou si plusieurs formulaires FACE seront traités par d'autres
responsables autorisés des bureaux subalternes des partenaires d’exécution. Les relations
hiérarchiques pertinentes doivent être précisées dans le PTA.

Une demande de financement figurant dans le formulaire FACE doit être accompagnée d'une
estimation détaillée du coût des activités à financer conformément aux directives des
différents organismes. La nature et les détails de cette liste peuvent être négociés au niveau du
pays.

Le cycle normal de décaissement pour le formulaire FACE est trimestriel.
En-tête
L'en-tête du formulaire FACE permet au partenaire d'exécution de faire rapport sur la raison et
l'objectif de la demande de financement/du rapport. Ces données sont généralement nécessaires pour
un codage correct dans les systèmes de gestion financière et de comptabilité. Les données spécifiques
sont les suivantes :









Le nom de l'organisme
La date de la demande
Le type de demande (remise directe d’espèces, paiement direct, remboursement)
Le pays où le programme est exécuté
Le titre et le code (le cas échéant) du programme
Le titre et le code du PTA
Le(s) responsable(s)
Le partenaire d'exécution
La devise dans laquelle la demande/le décaissement est effectué.
Corps du formulaire
Description de l'activité : C'est un champ contenant une courte description de l'activité telle qu'elle
figure dans le PTA correspondant, ainsi que sa durée. Ces données sont normalement nécessaires
pour les systèmes de gestion des programmes ou projets de l'organisme.
Colonne de codes : Cette deuxième colonne permettra à l'organisme d'entrer ses propres codes de
comptabilité. Ces données sont nécessaires pour le système de comptabilité financière de l'organisme.
L'organisme peut entrer ces données lui-même ou demander au partenaire d'exécution de le faire.
Dans ce dernier cas, il faudra former le personnel de contrepartie.
Rapport
Le formulaire FACE est un formulaire dynamique qui doit s'équilibrer et rapprocher la période
comptable considérée avec la suivante. La première colonne du nouveau formulaire (colonne A)
reprend donc les données de la dernière colonne (colonne G) du formulaire FACE précédemment
40
présenté et autorisé. Veuillez noter que les colonnes C, D, F et G sont en jaune. Elles sont vides
lorsque le formulaire FACE est présenté à l'organisme. Elles seront remplies par celui-ci avant le
traitement financier du formulaire. Toutes les autres colonnes doivent être remplies par le partenaire
d'exécution.
Colonne A - Montant autorisé : La colonne A sera vide lors de la première demande d'un partenaire
d'exécution. Elle doit comprendre la date de l'autorisation précédente la plus récente.
Colonne B - Dépenses effectives : La colonne B indique les dépenses effectives par le partenaire
d'exécution pour la période considérée. Les dépenses faisant l’objet d’un rapport du partenaire
d'exécution sont, à ce stade, encore soumises à l'examen et à l'approbation de l'organisme. Le
responsable désigné du partenaire d'exécution atteste que ces dépenses font l’objet de rapports
conformément aux stipulations du PTA du CPAP et/ou d'autres accords liés avec l'organisme.
Colonne C - Dépenses acceptées par l'organisme : La colonne C est utilisée par l'organisme pour
examiner et approuver, refuser ou demander une modification des dépenses signalées par le partenaire
d'exécution. Si les montants tels qu'ils sont inscrits sont acceptés, aucune modification à cette partie
du formulaire ni aucune communication avec le partenaire d'exécution concernant ces dépenses ne
sont nécessaires. Cependant si des changements sont apportés (par exemple pour mettre en question
ou refuser une dépense signalée), le montant inscrit par l'organisme dans la colonne C sera différent
de celui inscrit dans la colonne B. En ce cas, il faut faire connaître ce changement au partenaire
d'exécution.
Colonne D – Solde: La colonne D indique le solde des fonds autorisés qui peuvent être utilisés au
cours de la période comptable considérée et qui ne sont pas encore dépensés à la date du formulaire.
L'expression « non dépensé » peut également désigner des dépenses qui sont soit connues soit en
cours à la date du formulaire FACE mais qui ne peuvent être confirmées par le partenaire d'exécution
pour des raisons de calendrier ou de retard dans les rapports internes. Le solde restant des fonds
autorisés par activité peut être reporté, reprogrammé ou remboursé, selon les procédures internes de
chaque organisme.
Demandes/Autorisations
Colonne E - Nouvelle période comptable et montant demandé : La colonne E définit la période
comptable sur laquelle porte la nouvelle demande et qui normalement suit immédiatement la dernière
période comptable considérée. Cette colonne contient les demandes d'autorisation de dépenses ou de
réception des fonds, par activité, pour cette période. Chaque fois qu'une demande de fonds nouveaux
ou supplémentaires est présentée, elle sera accompagnée d'une liste détaillée des dépenses
conformément au PTA. Cette colonne peut également indiquer tout solde figurant dans la colonne D,
qui est demandé pour reprogrammation. Ceci réduira en conséquence le montant total de la nouvelle
demande de décaissement.
Colonne F - Montant autorisé : La colonne F est utilisée par l'organisme pour établir les montants des
fonds, par activité, qui seront décaissés pour la nouvelle période comptable considérée. Cette colonne
est remplie par l'organisme. Elle peut être utilisée pour accepter, refuser ou modifier les montants
demandés dans la colonne E. Tout crédit aux fins de reprogrammation sera indiqué dans cette colonne
pour rapprocher les montants.
Colonne G - Montant autorisé non versé : La colonne G est la somme des colonnes D et F, et elle
indique le montant total autorisé qui est non versé. Dans les rapports ultérieurs, le montant de cette
colonne sera reporté dans la colonne A du nouveau formulaire FACE.
41
Confirmation
Cette partie est utilisée par le responsable désigné du partenaire d'exécution pour demander des fonds
et/ou confirmer les dépenses. La date, la signature du/de la responsable et son titre doivent figurer
dans cette partie.
À l'usage de l'organisme uniquement
Approbation : L'encadré « Pour tous les organismes » en bas à gauche du formulaire doit être signé
par le fonctionnaire compétent de l'organisme. Cette partie indique que la demande de fonds a été
examinée et approuvée et elle autorise l'inscription des dépenses signalées. Le/La fonctionnaire doit
signer et dater le formulaire et indiquer son titre.
Encadrés pour les codes comptables : Le reste du formulaire est utilisé par les organismes pour y
inscrire les codes exigés par leur système de comptabilité et de gestion financière. Ces encadrés sont
remplis par les organismes concernés.
42
Annexe 2
FICHE D’UTLISATION DU VEHICULE
Véhicule n° :
HORAIRES
Achat carburant.
Kilométrage tableau de bord.
Quantité de carburant.
Trajet journaliser.
Revue par Assistante Administrative.
Date :
KILOMETRAGE
(Sortie – Entrée)
RAISONS
PASSAGER
Chauffeur
Annexe 3
INVENTAIRE DE MATERIEL
Award 12229- Lutte contre la pauvreté
Au 31/12/2004
Volet suivi et évaluation DSRP
N° série
Quantité
1
1
1
1
1
1
1
Date
2003
2003
2003
2003
2003
2003
2004
Description
Véhicule toyota HILUX 1IT 185
Climatiseur TOYOCOOL
PC Compaq
Table de bureau
Imprimante HP
UPS mercury
Fax Canon
45
Valeur $
18 000
508
1130
496
397
84
565
Emplacement
Primature
Primature
Primature
Primature
Primature
Primature
Primature
Remarques
Annexe 4
TERMES DES REFERENCES
DIRECTEUR NATIONAL DE PROJET
Le DNP est le point focal en termes de responsabilité et d’obligation de rendre compte au niveau de l’agence
nationale d’exécution. Le DNP est choisi parmi le personnel ayant rand de directeur ou à niveau supérieur de
l’agence nationale d’exécution. Il travaille à temps et il est tenu de consacrer aux activités de ce dernier un temps
raisonnable.
Rôles et responsabilités :
1.
Responsable de la bonne exécution et mise en œuvre du projet pour obtenir les effets et résultats
prévus.
2.
veille à la bonne utilisation des ressources des projets.
3.
joue le rôle de point focal pour la coordination du projet avec l’agence d’exécution, l’organisme de
financement le Gouvernement et les autres partenaires.
4.
veille à ce que la contribution du gouvernement au projet soit mise à disposition.
5.
joue un rôle d’impulsion et de coordination dans le processus de sélection du gestionnaire de projet.
6.
supervise le travail du gestionnaire de projet et facilite le travail de ce dernier ainsi que ses
collaborateurs.
7.
Veille à ce que le plan de travail du projet soit élaboré et mis à jour, en consultation et en accord avec le
PNUD.
8.
Anime et organise le processus de recrutement des cadres et agents de soutien du projet,
conformément aux procédures de recrutement fixées.
9.
Autorise l’engagement des crédits pour l’acquisition des ressources, notamment du personnel, des
consultants, des biens et services et de la formation. Peut nommer un adjoint qui sera chargé de
suppléer le DNP en cas d’absence.
10. Représente l’agence nationale d’exécution aux réunions du projet et aux évaluations annuelles.
11. Anime les efforts visant la constitution de partenariats susceptibles de faciliter la réalisation prévue dans
le descriptif du projet.
Soutien les efforts de mobilisation des ressources afin de permettre leur augmentation lorsque des résultats ou
réalisations supplémentaires sont nécessaires.
Annexe 5
N° du Projet :
Rapport Mensuel des Présences et des Congés
Nom et
Mois & Année :
Préparé par :
Prénom du
Fonctionnaire______________________________________________________
______________________________________
_______________________________
Contrat N° :____________________________ Fonction :________________________________ Site du Projet :_________________________________________ Téléphone N° :_____________________
Marquer par ce signe
Date
a)
Présence au Travail
b)
Weekends 1/
c)
Jours fériés
d)
Département Officiel
e)
Congé annuel
f)
Congé de maladie non justifié
g)
Congé de maladie justifié
h)
Congé de Maternité
i)
Cogé Compensatoire
j)
Congé spécial sans rémunération
x
1
x
S'il s'agit d'un jour entier ou par
2
3
4
5
6
7
8
9
S'il s'agit d'une demi journée.
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
REMARQUES / OBSERVATIONS :
__________________________________________________
Nom et signature du Directeur du Projet
_______________________
(Date)
________________________________________________
Signature du fonctionnaire
_________________________
(Date)
Annexe 6
CONFIDENTIEL
RAPPORT CONCERNANT UN STAFF DANS LECADRE D’UN PROJET
Il est demandé aux superviseurs hiérarchiques du fonctionnaire employé au titre d’une engagement de
courte durée de remplir le rapport ci-après pour aider le Bureau des Services du Personnel à évaluer les demandes
réengagement :
NOM
:
DIVISION
:
N° DE CONTRAT
:
TITRE FONCTIONNEL
:
DEBUT DU CONTRAT
:
CATEGORIE ET CLASSE
FIN DE CONTRAT :
:
TACHE ET AFFECTATION :
APPRECIATION SOUS CHACUNE DES RUBRIQUES SUIVANTES : Fournir une note chiffrée entre 1 à 6
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Compétences techniques et professionnelles
Qualité de travail
Rendement
Ponctualité
Initiative
Sens des responsabilités
Rapports personnels avec les autres fonctionnaires
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
APPRECIATION GLOBALE DES APTITUDES DE L’INTERESSE : (cochez l’une des cases)
(
a.
b.
c.
d.
) Excellent
(
) Bien
(
) Assez-bien
(
) Insuffisant
L’intéressé a-t-il les aptitudes pour les fonctions d’encadrement ?
L’intéressé serait-il plus apte à une autre catégorie de tâche que celles auxquelles il a été affecté ? Dans
l’affirmative, indiquez quelles sortent de travail conviendrait à ses aptitudes et à son tempérament :
Autres observations :
Envisageriez vous d’employer à nouveau l’intéressé (cochez les cases suivante) :
(
(
(
e.
( X ) Très bien
) Oui, à un niveau plus élevé
) Oui, au même niveau
) Oui, mais seulement à un niveau inférieur
Assiduité : Nombre de jours d’absence :
Date :
Signature du Superviseur :
Signature du Coordonnateur Résident :
(1) Excellent
(2) Très bien
(3) Bien
(4) Moyen
(5) Assez-bien
(6) Insuffisant
Annexe 7
PLAN ANNUEL DE TRAVAIL
2006
PNUD
DJIBOUTI
Format budgétaire
Année : 2006
Numéro de Projet: DJI/06/M02/A
Titre du Projet : Appui à l'introduction de l'énergie solaire
Produits attendus (OUTPUT)
Activités
Stratégie formulée
Stratégie et cadre légal
Projets de démonstration mis en œuvre
Projets de démonstration
Partenaire Responsable
Fonds
Description budgétaire
Gouvernement
22300
PNUD
Consultants
71200
30 000
Gouvernement
22300
PNUD
Divers
74500
5 000
Gouvernement
22300
PNUD
Consultants
71300
2 000
Gouvernement
22300
PNUD
Consultants
71200
110 000
Gouvernement
22300
PNUD
Voyages
71600
3 000
Donateur
Montant