compte_rendu_17_mai

COMPTE-RENDU DE REUNION DU 13 MAI 2015
Participants
Michel PAKLOGLOU (Président)
Emilie BELLEMIN
Marylou FAUVE
Noémie SULMONT
Soumia MELLAS
Tibaud JACQUET
Ordre du jour
• Tee –shirts carte postal
• Pique– Nique AAAL
• Arrêtes municipaux
• Document physique
• Base de données
• Olympique lyonnais
• Modday Vénérieu
•L’évolution du taux d’inscrit
• Rendez- vous
• Guide des sports
• Running conseil
• Véhicule
• club athlétismes
• Plan de communication
Ouverture de la session à 9 heures au au Vélodrome du parc de la Tête d’Or
Vous trouverez, ci-dessous, la mise au point de la réunion du 13 mai du service communication de
l’association Oxygène concernant le déroulement du Run In Lyon 2015.
1-Les tee-shirts, cartes postales
Concernant les cartes postales, le service communication doit envoyer un mail à DAVID REGARD
En lui indiquant qu’il est impératif d’obtenir les cartes postales le 18 ou 19 mai
Les stagiaires du service communication doivent envoyer un mail à Léo BOCHET Pascal
QUATREHOMME Thomas DELPEUCHE leurs indiquant que les flyers sont en cours d’impression ainsi
que les tee-shirts
A partir du mois de mai il y aura la distribution de cartes postales sur les lieux stratégiques
2-Pique-nique AAAL
Le service communication s’occupe toujours du suivit du pique-nique et des invitations
3-Affichage
L’affichage de la « Buvette des enfant du Rhône »a bien été réalisé.
Concernant « wood stower» festival de Jazz il faut suivre le dossier et prévoir l’affichage du run il lyon
au terrasse des îles et connaitre la date d’affichage.
Pour cela il faut envoyer un mail à Camille quatorze
Une deuxième campagne d’affichage « Decaux » doit être réalisée.
Pour cela il faut s’adresser à la ville de lyon à Sylvie BERCEGEAY ET Aurélie CANTIN
En leur expliquant que suite au retour de Michel PACKLOGLOU nous voulons les remercier de leur aide
grâce à la campagne d’affichage il y a eu une augmentation d’inscription.
Il faut également préciser s’il est possible de réaliser une campagne pour les mois de juillet août.
4 – Olympique lyonnais
Le service communication doit envoyer a mail à Serge BEX en indiquant que suite à la réunion du 13
mai, il serait agréable de mettre en place un partenariat d’échange entre l’olympique lyonnais et le
run in lyon
Nous aimerions mettre en place une publicité dans le journal l’olympique lyonnais, en échanges
Génération Oxygène autorise de créer une team OL concernant le RUN IN LYON.
5-Base de données
Michel a fourni les contacts nécessaires à l’élaboration de la base de données de l’organisation du Run
In Lyon. L’annuaire global d’Oxygène a été imprimé, elle sera revue par Michel ultérieurement pour
mise à jour.
6 - mudday Vénérieu
Le service communication doit envoyer un mail à Thomas DELPEUCH et Léo BOCHET et Pascal
QUATREHOMME en indiquant que l’association Génération Oxygène s’engage à tenir le stand pendant
les jours du mudday
Il est trop tôt pour définir les participants.
Mais nous savons déjà que des membres permanant de l’association oxygène seront présents ( michel, sylvie,
nausica, charlotte ) .
Les stagiaires doivent également préciser qu’ils ont bien pris note qu’il est impératif de privilégier la
communication sur les stands, même si certains membres participeront également au mudday.
La team Oxygène autorise 15 invitations
Voici la répartition des invitations :
Nombre
de
dossard
Nom de l’organisme
4
Education national
Distribution de cartes postales : salles de sport,
gymnases, piscines
4
Police national, RAID, GIPN ,GIGN
Distribution de cartes postales : Commissariats,
gendarmerie, lieux d’entrainement
2
Pompiers
Distribution de cartes postales : Casernes, lieux
d’entrainement
2
Société MINGAT
Echange de partenariats, mise en place de cartes
postales sur la zone Rhône-Alpes (16 magasins)
2
Club de forme
Distribution de cartes postales dans les différents
clubs de forme
Administration
Distribution de cartes postales dans les différents
centres administratifs
1
Ces membres permettent
7- l’évolution du taux d’inscrit
Afin de comparer l’évolution des inscrits de chaque année, un tableau devra être réalisé de 2009 à
2015 concernant la progression d’inscrit par année avec le nombre total d’inscrit.
De plus une courbe doit être réalisée de 2013 à 2015 semaine par semaine.
Par manque d’information de l’année 2014, le service communication doit envoyer un mail a Roméo
GASPAR en lui demandant d’envoyer le tableau d’inscription de semaine en semaine pour pouvoir faire
un suivit de 2014 à 2015
8 - Document physique
Les documents de suivis (site d’offre de stage écoles …) sont actuellement sur la boite mail et zone de
partage ou attente de réponses. Michel demande à ce que des dossiers physiques soit établis et
présents sur la table du Vélodrome pour consultation
9 - rendez-vous
Sylvie VITELLI doit prendre rendez-vous avec Rémi CIZERON
10 – guide des sports
L’un des stagiaires de communication doit contacter l’esprit d’équipe pour connaitre s’il était possible
de publier une affiche du Run in lyon dans le guide des sports 2015- 2016
11- Running conseil
demander à « terre de running » la possibilité de refaire les mêmes opérations que RMC (test de
chaussure, news letter)
12- Arrêtés Municipaux
Concernant l’arrêté Municipaux du 13 juin les membres de l’association Génération Oxygène seront
présents avec les membres des AAL sur les Berges du Rhône.
13 - Véhicules
Le service communication doit demander à Pascal QUATREHOMME Léo BOCHET et Thomas DELPEUCH
s’il serait judicieux de floquer les véhicules run in lyon et mudday (un vehicule run in lyon, une
mudday)
14- club athlétismes
Contacter tous les clubs athlétismes pour les informer du Run in lyon
Leur indiquer également que lors du championnat athlétisme des Vétérants du 4 au 16 août il y aura
une action de communication.
15 – plan de communication
Voici le plan de communication qui a été réalisé par le service communication
PLAN DE COMMUNICATION OPERATIONNEL
EQUIPE DE COMMUNICATION D’AVRIL A JUIN :
Emilie Bellemin – Université Claude Bernard Lyon 1
Marylou Fauvre – Université Claude Bernard Lyon 1
Noémie Sulmont – Université Jean Monnet (Saint-Étienne)
Tibaud Jacquet – Université sud Toulon Var
La cellule de communication sera renouvelée par de nouveaux stagiaires jusqu’au Run in Lyon.
MAI
Présence à différentes
courses hors stade :
• Courir pour elles le
dimanche 24 Mai
• 24 heures de l’INSA les
22,23 et 24 Mai
• 10 kilomètres de Bron
le dimanche 31 Mai
JUIN
JUILLET
Entraînement sur les Possible
deuxième
berges du Rhône le 13 campagne
d’affichage
Juin de 9 heures à 13 Decaux (entre 100 et 200
heures
faces)
Distribution de flyers
dans
les
zones
économiques
de
l’agglomération lyonnaise
AOUT
Possible publicité dans le
journal distribué avant
match de l’Olympique
Lyonnais
Entraînement sur les
berges du Rhône le 4
Juillet de 9 heures à 13
heures
Distribution des cartes 1 micro-performé RIL à la
postales dans les endroits Terrasse des Iles
stratégiques (voir pièce
jointe)
Affichage permanent à la
buvette des enfants du
Rhône (depuis le 11 mai)
Campagne d’affichage JC
Decaux
MOYENS UTILISES
 Cartes postales
 Voitures floquées
 Affiche permanente
 T-shirts du RIL et du
Mud Day
 Voitures floquées

Emplacement  Journal d’avant-match
 T-shirts au couleur du publicitaires JC Decaux de l’Olympique Lyonnais
sur la ville de Lyon
RIL et du Mud Day
 Cartes postales
CONTACTS
Course hors stade : Sylvie Vitelli (Courir pour elles) et AAAL
Arrêtés municipaux – Entraînement sur les berges du Rhône : Lionel De Rozario (Chef de service OTEP) 
[email protected]
Woodstower : Camille Quatorze (Communication presse)  [email protected]
Campagne d’affichage JC Decaux : Aurélie Cantin et Sylvie Bercejeay (Chargées de communication) 
[email protected] et [email protected]
Olympique Lyonnais : Serge Bex (Directeur commercial de la régie sportive)  [email protected]
Fermeture de la session à 11 Heures 35
Ecrit par
MELLAS soumia
par l’approbation de
PACKLOGLOU Michel