ChapitreLocal

Chapitre Local AFIS
Organisation
Auteur : Michel Galinier
Date : 13 – 12 – 2009
Edition : 1.0
SOMMAIRE
AFIS, Association Française d’Ingénierie Système,
Association à but non lucratif, régie selon la loi 1901, enregistrée sous le n° 0913012880 - SIRET : 432 689 859 00028 – APE : 748K
Siège social : AFIS - Parc Club Orsay - 32, Rue Jean Rostand - 91893 Orsay Cedex – Tél : 01 60 19 50 88 – Fax : 01 60 19 50 87
E-mail : [email protected] - Site Web: http://www.afis.fr
1
Raison d’être ............................................................................................................................................... 3
2
Organisation ................................................................................................................................................ 3
3
Responsabilités ........................................................................................................................................... 4
3.1
Responsable du Chapitre Local ........................................................................................................... 4
3.2
Trésorier................................................................................................................................................ 4
3.3
Secrétaire ............................................................................................................................................. 4
3.4
Marketing/Publicité ............................................................................................................................... 4
4
Financement ................................................................................................................................................ 4
5
Reporting ..................................................................................................................................................... 5
6
Edition.......................................................................................................................................................... 5
Chapitre Local AFIS - édition 1.0
2/5
1
Raison d’être
Un Chapitre Local peut être proposé à l’instigation de tout groupe d’adhérents AFIS. Un Chapitre Local peut
être focalisé sur une région géographique, c’est sa vocation première mais on pourrait aussi l’envisager pour
des domaines applicatifs particuliers : transports, aéronautique, automobile par exemple. Il est une « filiale »
de l’AFIS, il fonctionne donc de manière autonome mais il doit respecter les principes de gouvernance de
l’AFIS.
Un Chapitre Local est censé organiser réunions, ateliers, tutoriels,… sur des thèmes spécifiques au bénéfice
des adhérents de la communauté AFIS.
Sont attendus de l’autonomie du Chapitre Local:

Souplesse et adaptabilité pour satisfaire les besoins locaux

Connaissance locale pour utiliser ressources et opportunités

Faible investissement de l’AFIS central

Grande valeur ajoutée pour les adhérents et membres locaux de l’AFIS
L’autonomie confère aussi la responsabilité de respecter les objectifs et l’éthique de l’AFIS central tels que
définis par les documents de gouvernance (voir site Web). L’AFIS central a la responsabilité d’assister,
autant qu’il le peut le Chapitre Local et de s’assurer qu’il fonctionne de manière cohérente et régulière (en
prenant en considération que les administrateurs du Conseil d'Administration sont aussi des volontaires et
ont un temps limité à consacrer à l’AFIS).
2
Organisation
Un Chapitre Local doit mettre en place un comité se réunissant périodiquement pour planifier ses activités et
effectuer les activités de gouvernance nécessaires pour le conserver actif. Un Chapitre Local doit être
approuvé par l’AFIS central, formalité nécessaire pour que le Chapitre Local soit reconnu comme une entité
AFIS. Le Conseil d’Administration de l’AFIS se réserve le droit de refuser cette approbation pour toute raison
qui le conduirait à penser que les activités du Chapitre Local se font au détriment des objectifs de l’AFIS.
L’AFIS central n’oblige à aucune organisation ou mode opératoire particuliers mais les exigences minimales
de bon fonctionnement conduisent à recommander :

De 3 à 6 volontaires pour le comité. Trois personnes est un minimum pour faire face au travail
professionnel et aux investissements personnel qui peuvent, aléatoirement, épuiser l’équipe.

Les volontaires du comité doivent être d’une manière ou d’un autre approuvés par la communauté
AFIS locale. Clairement, our le lancement du Chapitre Local, le comité s’auto sélectionne. Les
adhérents AFIS de la communauté locale, doivent avoir la possibilité de se joindre au comité et de
voter périodiquement pour les volontaires du comité (lors d’une réunion annuelle par exemple). Il est
d’autant plus facile de persuader les adhérents de s’investir dans le comité, qu’ils savent que leur
rôle/mission dans ce comité a une durée limitée.

L’AFIS central recommande 4 rôles dans ce comité : Responsable, Trésorier, Secrétaire, EducationRecherche. Idéalement les 4 rôles/missions devraient être affectés à des volontaires différents.
D’autres rôles/missions peuvent être identifiés pourvu que ces 4 missions soient couvertes.

Les réunions sont ouvertes à tous les adhérents AFIS, à jour de leur cotisation. Ceci signifie que
toutes les réunions du Chapitre Local doivent être publiées sur le site Web de l’AFIS.

Pour tout souci/difficulté concernant le fonctionnement, les membres du Chapitre Local doivent en
premier lieu contacter un membre du comité. Ce n’est que si le comité du Chapitre local ne répond
pas de manière satisfaisante qu’il sera fait appel à un administrateur de l’AFIS central.

Le Chapitre Local doit documenter et publier sur le site Web AFIS toute procédure qu’il jugerait bon
de mettre en place.
Chapitre Local AFIS - édition 1.0
3/5
3
3.1
Responsabilités
Responsable du Chapitre Local
Il est responsable du fonctionnement global du Chapitre Local et s’assure qu’il fonctionne
conformément aux directives fournies par l’AFIS central dans ce document.
Il s’assure que le comité tient régulièrement des réunions pour planifier les activités du Chapitre Local.
Il s’assure que le Chargé de Mission Communication de l’AFIS central est informé des activités du
Chapitre Local.
3.2
Trésorier
Il est le responsable de tout ce qui concerne le Chapitre Local en matière financière : collecte d’argent,
paiement des factures, gestion des fonds alloués par l’AFIS central, etc…Le trésorier doit préparer à la fin de
chaque année fiscale un reporting financier et une prévision budgétaire pour l’année qui suit. Ces
documents sont transmis au Trésorier de l’AFIS central. Toute demande de financement spécifique doit être
documenté et transmise au Trésorier de l’AFIS central.
3.3
Secrétaire
Il est responsable de la liste membres du Chapitre Local, adhérents AFIS ou pas ; c’est lui qui gère la liste
des présents à chaque réunion. Cette information est transmise au Chargé de Mission Communication pour
tracer les évolutions en termes de nouveaux membres du Chapitre Local, qui ont participé aux réunions, et
leur adhésion à l’AFIS.
C’est lui qui soumet le rapport annuel des activités du Chapitre Local, chiffres de participation et prévision
pour l’année qui suit.
Tout fichier identifiant les membres du Chapitre Local ne peut être utilisé que dans ce cadre et ne peut être
transmis à tout autre individu, groupe ou organisation sans l’accord de l’AFIS central.
3.4
Marketing/Publicité
Il est fortement recommandé que l’un des volontaires du comité ait en charge une mission de
marketing/publicité, pour s’assurer que toute information sur les événements organisés par le Chapitre Local
soit diffusée le plus largement possible vers la communauté concernée.
L’AFIS central peut fournir la liste des adhérents et contacts de la région du Chapitre Local.
Tout support publicitaire AFIS (plaquettes, stylos,…) peut être fourni par l’AFIS central pour distribution
gratuite aux membres du Chapitre Local.
L’utilisation du logo AFIS est autorisé pour toute publicité/marketing du Chapitre Local ; celui-ci peut lui
rajouter son propre logo mais sans modification du logo AFIS lui-même.
3.5
Enseignement-Recherche
Il est aussi fortement recommandé que l’un des volontaires du comité soit issu de l’EnseignementRecherche pour s’assurer que les enseignants chercheurs du Chapitre Local sont bien impliqués dans ses
activités. L’un des objectifs est de faciliter la coopération industrie-enseignement-recherche par
l’intermédiaire de stages, formations, sujets de thèses, publications, réunions spécifiques,…
4
Financement
Idéalement, le Chapitre Local, utilise les ressources localement disponibles (dans les entreprises,
organismes d’enseignement et de recherche, …dans lesquels travaillent des adhérents AFIS) pour
minimiser la nécessité de dépenser de « l’argent réel ». L’AFIS central est apte à fournir un support financier
mais pour conserver une certaine équité et éviter un sur engagement du budget AFIS on essaiera de
l’éviter. Classiquement le Chapitre Local ne prélèvera pas de frais de participation, ce qui simplifie le
Chapitre Local AFIS - édition 1.0
4/5
fonctionnement. Il est cependant inévitable que dans des circonstances données des frais doivent être
engagés.
AFIS central allouera à chaque Chapitre Local un budget de 1000€ ?. Des justificatifs (factures/reçus) sont
exigés pour chaque dépense. Le Trésorier de l’AFIS central peut émettre en faveur du Trésorier du Chapitre
Local un chèque pour disposer des liquidités nécessaires au paiement des factures/remboursements. Il n’est
pas pertinent que le Chapitre Local dispose de son propre compte bancaire étant donnés le faible montant
des sommes en jeu.
Le budget non dépensé en fin d’année ne peut reconduit pour l’année suivante. Le cash non dépensé en fin
d’année sera déduit du budget de l’année suivante.
Le niveau de budget annuel alloué au Chapitre Local sera périodiquement revu par le Conseil
d’Administration au vu du fonctionnement réel et des objectifs de l’AFIS central.
Le budget annuel peut être consommé en dépenses justifiables liées aux événements et au fonctionnement
du Chapitre Local. Ces dépenses peuvent inclure les rafraîchissements, la location de salle et les frais
d’orateurs invités. Les dépenses de fonctionnement peuvent inclure les repas de travail, reconnaissant les
volontaires donnent leur temps et qu’une réunion autour d'un repas fournit un endroit neutre où se
rencontrer. Il faut que cette dépense soutiennne l’AFIS d’une manière ou d’une autre et que le niveau de la
dépense soit raisonnable.
Pour des événements plus ambitieux, le comité établit un budget spécifique. Ces événements ambitieux
impliquent habituellement de facturer un coût d’inscription et la nécessité d'organiser l'enregistrement des
participants.L’AFIS fournira son support pour s'assurer qu'un budget sain a été établi. Ce budget doit être
approuvé par le Trésorier et le Chargé de Mission Communication avant de prendre tous les engagements
au nom de l’AFIS. Le Trésorier AFIS devra s'assurer que les lignes financières sont totalement définies et
comprises (devis, facturation, paiement, TVA etc.) et que tous les frais généraux sont compris et facturés.
5
Reporting
Les reporting vers l’AFIS central sont identifiés dans le contexte ci-dessus ; ils sont résumés ici.
Annuellement, en fin d'année :

Reporting financier

Reporting du secrétaire

Plan pour l'année suivante
Selon le cas :


6
Reporting événement
o
Nombre de participants
o
Coûts engagés
o
« Lessons learnt »
Notes pour le Conseil d’Administration AFIS
Edition
Edition 1.0 : destinée à commentée et revue par les parties prenantes
Edition 2.0 : validée par le Conseil d’Administration de l’AFIS en date du xxxx
Edition 2.1 : correction des erreurs et intégration dans le site Web AFIS
Chapitre Local AFIS - édition 1.0
5/5