SonoMuzik

Document ELEVE
SonoMuzik
SonoMuzik est une petite entreprise spécialisée dans l’organisation de concerts « clés en
main » pour des groupes, amateurs ou professionnels, qui ne disposent pas des ressources
nécessaires pour s’en charger eux-mêmes. SonoMuzik assure également la sonorisation
d’événements pour des associations, mairies ou entreprises (fête de la ville, carnaval, salon
professionnel…)
SonoMuzik s’occupe de trouver des lieux de concert et fournit le matériel et le personnel pour
sonoriser et éclairer les lieux. Elle dispose également d’un studio d’enregistrement, qu’elle
loue aux musiciens qui désirent s’enregistrer et produire un CD.
L’entreprise a été créée en 1992 par Serge Fortis ; le directeur. Elle est installée à Marseille et
travaille surtout dans les départements des Bouches-du-Rhône et du Vaucluse.
L’équipe de SonoMuzik est composée de trois personnes :
- Serge Fortis, ingénieur du son,
- Eva Maiden, éclairagiste,
- Pascal Van Eyck, technicien.
Eva et Pascal sont employés comme intermittents du spectacle, en CDD, à chaque fois que
SonoMuzik organise un concert. De temps en temps, pour les grosses opérations, SonoMuzik
fait appel à d’autres intermittents en renfort. Serge est employé à plein temps. Il assure une
permanence au bureau de Marseille et se rend fréquemment chez des clients pour mettre au
point l’organisation des concerts.
La répartition des tâches au sein de l’équipe est détaillée dans l’annexe 1.
L’activité de l’entreprise se développant, Serge n’a plus le temps de se consacrer aux tâches
administratives. Il envisage de recruter un administrateur. Au cours d’une réunion il explique
son idée à ses deux collaborateurs (voir annexe 2).
Travail à faire :
- établissez la fiche de fonction de l’administrateur,
- établissez le nouveau tableau de répartition des tâches, après recrutement de
l’administrateur,
- répondez aux questions de l’annexe 3.
Document ELEVE
Annexe 1
REPARTITION DES TACHES
dans l’entreprise SonoMuzik
au 15 janvier 2007
Tâches
Se rendre chez le client, négocier le contrat
Etablir le contrat de prestation de services
Rechercher un lieu de concert
Serge
Assurer une répétition sur place avec le client
Pour chaque
concert :



Assurer la mise en lumière du concert
Sonoriser et enregistrer le concert

Louer un véhicule pour le transport du matériel
Vendre (si nécessaire) les billets
Organiser le déplacement de l’équipe (transport,
hôtel)
Gérer la location du studio (planning, contrats,
enregistrements, copie CD)
Trouver de nouveaux clients (visites de prospection)
Toute
l’année :
Mettre à jour les fichiers « prospects » et « clients »
Gérer la comptabilité et les relations avec la banque
Etablir les contrats de travail
Verser les salaires et établir les déclarations
sociales, fiscales






Démonter et ranger le matériel
Assurer la publicité autour du concert
Pascal



Transporter et installer le matériel d’éclairage
Transporter et installer le matériel de sonorisation
Eva











Document ELEVE
Annexe 2
Extrait de la réunion du 15 janvier entre Serge, Eva et Pascal :
Serge : Depuis six mois je n’y arrive plus… Nous avons assuré l’organisation de 46 concerts
depuis les vacances, soit plus de deux par semaine ! C’est bien sûr une excellente nouvelle,
mais le travail administratif augmente en proportion, et je ne peux plus le faire correctement.
Je propose donc l’embauche d’un administrateur.
Eva : Est-ce que la société en a les moyens ?
Serge : D’après mes calculs, oui. Mais on ne sait pas si l’activité va se poursuivre à ce rythme.
Je pense lui proposer d’abord un temps partiel, par exemple 20 heures par semaine.
Eva : D’accord, mais pourquoi dis-tu « l’administrateur » ? Quelles seront ses tâches ? et tu
penses forcément à un garçon ?
Serge : Non, pas du tout ! On recrutera la personne la plus compétente, garçon ou fille. La
fonction de l’administrateur, ou administratrice, est très complète. Sa mission est de prendre
en charge toute la gestion administrative de l’entreprise.
Il fera donc pratiquement tout ce que je faisais moi-même jusqu’à présent, c’est-à-dire la
comptabilité, les relations avec la banque, la mise à jour des fichiers, les contrats de travail,
les salaires, les déclarations sociales et fiscales... Quoi d’autre ? Ah oui ! Il pourra gérer le
studio d’enregistrement : le planning de location, les contrats personnalisés… mais pas
l’enregistrement et la copie des CD : cela reste de ma compétence.
Il aura le temps (que je n’avais pas) de concevoir, réaliser et envoyer des documents de
promotion de SonoMuzik : mise à jour du site Interne, plaquette en couleurs, courriers
promotionnels… Pour l’instant je me réserve encore les visites de prospection, parce que j’ai
de nombreux contacts dans les mairies et les entreprises de la région. De même pour les
clients, je continuerai à aller les voir pour chaque concert, c’est normal, il faut négocier les
contrats, parler de la technique… c’est mon rôle.
Pascal : Et en ce qui concerne l’organisation des concerts ?
Serge : On peut lui confier les contrats de prestations de service : il faut les adapter à chaque
cas, les faire signer par le client, les archiver… C’est une grosse responsabilité : aucune erreur
n’est admise ! Il sera chargé également des relations avec nos fournisseurs (location de
véhicule, achat de matériels) et nos clients (prise de rendez-vous, suivi des concerts). Et
surtout, il pourra assurer la publicité autour des concerts : il faut envoyer à chaque fois deux
ou trois cents lettres, en publipostage, en respectant bien les consignes du client ! Je
continuerai à rechercher les lieux de concert, dans un premier temps… toujours parce que je
connais bien les responsables des équipements municipaux et des salles privées, c’est vite
fait !
Pascal : Et la vente des billets ?
Eva : C’est le rôle de l’administrateur, il me semble ?
Serge : Oui, bien sûr.
Eva : Il faudrait alors qu’il soit présent lors des concerts, non seulement pour la vente des
billets, mais aussi parce que c’est à ce moment-là que nous avons des occasions de rencontrer
des professionnels, susceptibles de devenir des clients.
Serge : C’est vrai, mais avec un temps partiel, il n’y arrivera jamais ! Disons alors qu’il
vendra les billets les jours qui précèdent le concert, par correspondance. Mais le jour du
concert, il faudra que quelqu’un d’autre s’en charge, quelqu’un de l’équipe du client ! C’est à
voir lors de la négociation. Quant aux contacts possibles pendant les concerts, nous
continuerons à les assurer, puisque nous sommes sur place.
Pascal : Tu crois qu’on peut lui demander d’organiser aussi nos déplacements, quand nous
devons rester deux ou trois jours sur place ?
Serge : Oui. Je vais lui donner la liste des hôtels que nous utilisons régulièrement et nos
contraintes de prix. C’est désormais lui qui s’occupera de nos déplacements, aussi bien pour
l’hébergement que pour les transports.
Eva : Et comment vois-tu l’emploi du temps de notre nouvel administrateur ?
Serge : L’idéal, ce serait qu’il vienne du lundi au vendredi, de 14 à 18 H. Moi je resterai au
bureau le matin de 10 H à midi, pour assurer une permanence et répondre au téléphone.
L’après-midi je pourrai me déplacer en prospection ou chez des clients.
Pascal : Est-ce qu’Eva et moi serons amenés à « commander » cet administrateur ?
Serge : Vous serez très souvent en contact avec lui pour l’organisation des concerts, mais je
préfère qu’il ne dépende, hiérarchiquement, que de moi. Ce sera plus clair. D’ailleurs, surtout
dans un premier temps, je contrôlerai son travail, pour savoir si on peut compter sur lui, s’il
respecte bien les consignes, s’il nous transmet des informations exactes, s’il agit dans les
délais fixés, s’il produit des documents de qualité, s’il utilise bien le matériel et les logiciels
que nous avons…
Voyez-vous autre chose à lui confier ?
Eva : Je crois que ça suffit pour le moment. Il va être bien occupé. Si les affaires continuent
de marcher aussi bien, il faudra bientôt lui proposer un temps complet.
Serge : Tu as raison. Je pense, lors des entretiens d’embauche, signaler aux candidats que le
poste évoluera vers un temps complet d’ici six mois, si l’entreprise maintient son activité.
C’est motivant, non ?
Eva : Oui, d’autant plus que l’administrateur jouera un rôle de premier plan dans le
développement de notre activité !
Serge : On verra s’il est performant… d’après la satisfaction de nos clients, bien sûr, et
d’après nos observations. Il faudra d’ailleurs lui donner tout de suite des critères de
performance dans sa définition de fonction. Je pense que ça l’aidera.
Document ELEVE
Prénom :
Nom :
Classe :
Annexe 3
Questions
1 - La création de la fiche
de fonction de l’administrateur répond à plusieurs
objectifs.
Lesquels ?
2 - A qui devra être remis
le nouveau TRT ?
3 - Les membres de
l’équipe de SonoMuzik
sont-ils polyvalents ou
spécialisés ?
4 - Comment Serge pourrat-il mesurer la performance
de l’administrateur en ce
qui concerne la satisfaction
des clients ?
Vos réponses