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31 mai 2002
Séminaire CERDP
Discours de clôture de M. Willy Henrard, Secrétaire général du Sénat
de Belgique
Chers collègues,
Mesdames et Messieurs,
Au terme de ce séminaire, je tiens à féliciter le CERDP pour cette
heureuse initiative.
Une institution comme le Parlement laisse de nombreuses traces écrites:
les documents entrés, les documents rédigés et les documents sortis
offrent une abondante information de nature juridique, administrative et bien entendu - historique. En tant que ‘mémoire’ de l'institution, les
archives constituent des instruments précieux pour tous ses collaborateurs.
Une partie d'entre elles a une importance vitale pour l'institution.
La gestion efficace de l’information documentaire est essentielle à la
continuité de l’organisation, à la réutilisation du savoir-faire déjà acquis et
à la justification de la stratégie suivie. Les archives de l’institution offrent
des informations originales, qui ne se trouvent pas dans la littérature
spécialisée.
L'information documentaire est un ‘produit’, dont il faut gérer le
processus de production et le cycle de vie à tous ses stades, de la
production à la destruction ou au stockage final. La réutilisation, la
conversion et la migration régulière des documents ont acquis une
nouvelle dimension dans un environnement électronique.
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En ce qui concerne la gestion de documents, c'est précisément maintenant,
à l'ère numérique, que des congestions risquent de se produire. Dans la
pratique journalière, l’on est confronté à une double information
documentaire, numérique et non numérique. Les archives de travail
personnelles, rangées dans des classeurs suspendus, coexistent le plus
souvent avec des flux de documents électroniques et des échanges d'emails. Cette situation est une cause d’inefficacité et de malentendus. Les
deux approches de gestion sont totalement différentes. Chacune possède,
du point de vue technique et organisationnel, un cadre conceptuel
spécifique.
Une gestion inefficace des documents provoque une augmentation des
coûts et engendre des crispations. Elle entraîne une communication
irrégulière et tardive des documents, un enchevêtrement d'archives en
double et d'archives ‘personnelles’, de longs temps de recherche, un
entremêlement de documents papier et électroniques sans constitution de
dossier par matière, une occupation de place excessive dans les entrepôts
et les systèmes informatiques.
Le coût de l'archivage électronique sans sélection préalable est trois fois
plus élevé que le coût actuel du stockage des documents papier. Il est
indispensable de sélectionner les données numériques, au risque de
stocker des informations sans valeur. Les e-mails qui fournissent une
information sur la stratégie doivent être conservés, les autres doivent être
détruits.
La gestion de documents offre de nombreuses possibilités à une
organisation, lorsqu'elle est bien conçue. De nos jours, la plupart des
Parlements doivent encore franchir le pas vers une gestion de documents
efficiente et efficace.
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Cela ne va pas de soi. Une telle gestion présuppose un processus
d'apprentissage, un ‘management’ du changement, auquel il n'est pas
possible d'échapper. Il n'est pas utile de reproduire le modèle des autres
organisations. Toute organisation doit ‘vivre’ elle-même le processus de
changement. Un faux départ est vite pris. Le rôle des archivistes doit être
clairement défini. Ils doivent accorder une part accrue de leur temps à
cette gestion documentaire. Jusqu’à présent, j’ai pensé que les archivistes
se préoccupaient du passé de l’institution, alors que nous nous chargions
de son avenir. Je dois dois reconnaître aujourd’hui qu’ils sont plus
avancés, en tout cas en ce qui concerne l’avenir de la numérisation. Le
déclic doit encore se produire au sein des Parlements. C’est pourquoi je
lance un appel aux archivistes, pour qu’ils nous fassent des propositions
concrètes!
La plupart des opportunités, mais aussi la plupart des obstacles, en
matière de gestion de documents se situent davantage sur le plan logique
et organisationnel que technique. On ne peut échapper aux schémas de
classification, au déroulement des opérations, à la gestion des versions. Il
importe d’analyser les processus et le cycle de vie des documents. Une
bonne maîtrise des flux d’information permet d’économiser du temps et
de l’espace.
Les durées de conservation doivent être fixées à l'avance. Une gestion du
cycle de vie est nécessaire. Dans un contexte de numérisation croissante,
on peut craindre qu’à terme, les pouvoirs publics ne soient plus en mesure
de remplir leurs obligations légales en matière de publicité. Il est capital
pour le fonctionnement des Parlements à l’ère du numérique que l’on
donne des garanties de durabilité quant à l’accès, à la consultation et à la
disponibilité des documents parlementaires numérisés. La transparence,
aux yeux des citoyens, est aujourd’hui devenue un impératif d’un État
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démocratique. ‘La transparence est au gouvernement ce que la
concurrence est au marché’. Cette formule s’applique éminement aux
Parlements.
Mesdames, Messieurs,
Je vous souhaite beaucoup de succès dans la poursuite de ce travail vital.
J’espère que la présente initiative ne restera pas sans lendemain, car
l’évolution rapide dans ce secteur nécessite une mise à jour permanente de
nos connaissances.
Je tiens enfin à remercier vivement les membres de tous les Parlements
qui ont apporté leur expertise et leur aide à l’organisation de ce séminaire.
Je vous invite maintenant au buffet et à la visite des Archives du
Parlement européen.
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