Cela ne va pas de soi. Une telle gestion présuppose un processus
d'apprentissage, un ‘management’ du changement, auquel il n'est pas
possible d'échapper. Il n'est pas utile de reproduire le modèle des autres
organisations. Toute organisation doit ‘vivre’ elle-même le processus de
changement. Un faux départ est vite pris. Le rôle des archivistes doit être
clairement défini. Ils doivent accorder une part accrue de leur temps à
cette gestion documentaire. Jusqu’à présent, j’ai pensé que les archivistes
se préoccupaient du passé de l’institution, alors que nous nous chargions
de son avenir. Je dois dois reconnaître aujourd’hui qu’ils sont plus
avancés, en tout cas en ce qui concerne l’avenir de la numérisation. Le
déclic doit encore se produire au sein des Parlements. C’est pourquoi je
lance un appel aux archivistes, pour qu’ils nous fassent des propositions
concrètes!
La plupart des opportunités, mais aussi la plupart des obstacles, en
matière de gestion de documents se situent davantage sur le plan logique
et organisationnel que technique. On ne peut échapper aux schémas de
classification, au déroulement des opérations, à la gestion des versions. Il
importe d’analyser les processus et le cycle de vie des documents. Une
bonne maîtrise des flux d’information permet d’économiser du temps et
de l’espace.
Les durées de conservation doivent être fixées à l'avance. Une gestion du
cycle de vie est nécessaire. Dans un contexte de numérisation croissante,
on peut craindre qu’à terme, les pouvoirs publics ne soient plus en mesure
de remplir leurs obligations légales en matière de publicité. Il est capital
pour le fonctionnement des Parlements à l’ère du numérique que l’on
donne des garanties de durabilité quant à l’accès, à la consultation et à la
disponibilité des documents parlementaires numérisés. La transparence,
aux yeux des citoyens, est aujourd’hui devenue un impératif d’un État